Управление коммуникациями в менеджменте

Компании соблазняют быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети Internet. Они рассматривают глобальную сеть как дополнение к своим собственным локальным сетям.

При низкой стоимости услуг (часто это только фиксированная ежемесячная плата за используемые линии или телефон) пользователи могут получить доступ к коммерческим и некоммерческим информационным службам США, Канады, Австралии и многих европейских стран. В архивах свободного доступа сети Internet можно найти информацию практически по всем сферам человеческой деятельности, начиная с новых научных открытий до прогноза погоды на завтра.

Электронная почта - самая распространенная услуга сети Internet. В настоящее время свой адрес по электронной почте имеют приблизительно 20 миллионов человек. Посылка письма по электронной почте обходится значительно дешевле посылки обычного письма. Кроме того, сообщение, посланное по электронной почте дойдет до адресата за несколько часов, в то время как обычное письмо может добираться до адресата несколько дней, а то и недель.

В настоящее время испытывает период подъема, во многом благодаря активной поддержке со стороны правительств европейских стран и США. Ежегодно в США выделяется около 1-2 миллионов долларов на создание новой сетевой инфраструктуры. Исследования в области сетевых коммуникаций финансируются также правительствами Великобритании, Швеции, Финляндии, Германии.

3.3 Топология локальных сетей

Термин "топология сети" относится к пути, по которому данные перемещаются по сети. Существуют три основных вида топологий: "общая шина", "звезда" и "кольцо".

Топология "общая шина" предполагает использование одного кабеля, к которому подключаются все компьютеры сети. В случае "общая шина" кабель используется совместно всеми станциями по очереди. Принимаются специальные меры для того, чтобы при работе с общим кабелем компьютеры не мешали друг другу передавать и принимать данные.

В топологии "общая шина" все сообщения, посылаемые отдельными компьютерами, подключенными к сети. Надежность здесь выше, так как выход из строя отдельных компьютеров не нарушит работоспособности сети в целом. Поиск неисправностей в кабеле затруднен. Кроме того, так как используется только один кабель, в случае обрыва нарушается работа всей сети.

Прикладное ПО - любая конкретная программа, способствующая выполнению задачи, возложенной на ЭВМ в пределах данной организации.

ООО «Аллимпекс» занимается рыбодобычей, переработкой рыбопродукции и поставкой ее на внутренний и зарубежный рынок.

Генеральный директор отвечает за деятельность всего предприятия, имеет право подписи договоров, заключения контрактов, управления денежными ресурсами предприятия. Ген. Директор подотчетен Собранию акционеров.

Главный инженер отвечает за три цеха и является заместителем ген. Директора. Отвечает за организацию работ в механическом цехе, который занимается эксплуатацией оборудования и изготовлением и монтажом технологических линии по выпуску продукции. В его ведении цех ремонтной службы, которая работает в три смены, так же, как и производственные рабочие. В распоряжении гл. инженера находится также и автотранспортный цех.

Производственно технологический отдел ведает всей технологической цепочкой по выпуску продукции, разрабатывает новые технологические линии и технологии. В распоряжении начальника ПТО технологи, конструкторы, инженера.

Гл. бухгалтер ведет всю учетную денежную политику предприятия. Бухгалтерия оплачивает сырье, переводит и получает деньги за реализованную продукцию, оплачивает расходы предприятия по всем видам. Рассчитывает себестоимость продукции по видам, начисляет и выплачивает заработную плату работникам ООО «Аллимпекс»

Коммерческий директор имеет в своем распоряжении цеха по выпуску:

Рыбной нарезки, выпуска консервов, икорный и засольный цеха. В его распоряжении готовая продукция, которую необходимо реализовать. В службе коммерческого директора есть специалист по рекламе готовой продукции. Предприятие продает свою продукцию в Корею, Китай, Японию, страны ближнего зарубежья, в г. Москва, Киев, С - Петербург.

Механический цех занимается изготовлением приспособлений для поточных линий по переработке продукции. Начальник цеха присутствует на планерках, проводимых гл. инженером.

Ремонтный цех занимается ремонтом всех технологических линий, коммуникаций цехов, ремонтом зданий и сооружений. В случае необходимости детали и узлы заказываются в механическом цехе.

Автотранспортный цех занимается перевозкой людей и грузов, как внутри завода. Так и за его пределами.

ПТО - производственно - технологический отдел разрабатывает технологические процессы по выпуску новой продукции, технологи проверяют выпускаемую продукцию на соответствие качества, принимают сырье, определяя сортность сырца, определяя в какую переработку пустить сырье.

В задачи планово - технологического отдела входит также конструкторская разработка новых технологических линий и потоков, узлов и деталей агрегатов.

Материальный отдел бухгалтерии занимается учетом всех материальных ресурсов предприятия, в том числе оборотных фондов, основных средств, инструмента и прочего.

Финансовый отдел бухгалтерии просчитывает себестоимость основной продукции, финансовым прогнозированием, учетом всех видов затрат.

Расчетный отдел занимается начислением и выплатой через кассу заработной платы служащим и работникам предприятия. Начисляет отпускные и выходные пособия, занимается перечислением всех платежей в бюджеты разных уровней.

Отдел реализации занимается отправкой и отгрузкой готовой продукции, контролем за прохождением грузов, осуществляет снабженческие функции.

Цех 1. - занимается выпуском продукции в вакуумной упаковке.

Цех 2. выпускает продукцию в замороженном виде. При цехе есть холодильные мощности общим объемом до 2000 т.

Цех 3. занимается выпуском баночной продукции, в том числе в составе этого цеха икорная линия.

Коммуникации с внешней средой.

На деятельность организации ООО «Аллимпекс» наиболее важное влияние оказывают следующие факторы внешней среды:

- информация о ценах на внутреннем и зарубежном рынках;

- информация о нововведениях в технологии производства рыбной продукции;

- изменения в российском законодательстве, в том числе таможенном и налоговом законодательстве;

- изменение цен на сырье, горюче - смазочные материалы;

- условия перевозки грузов грузовым флотом.

Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Источниками информации извне являются средства массовой информации, нормативные и законодательные документы, сообщения торговых агентов, информация о состояниях рынка через Интернет, информация из магазинов, где реализуется продукция предприятия. Предприятие использует СМИ для передачи информации, которая создает благоприятный имидж предприятия, например телевизионную передачу о запуске новой линии в эксплуатацию, сообщения о том, что мороженая продукция пользуется спросом на рынках Японии, что имеет положительную реакцию общественности на хозяйственную деятельность. Фирма также использует средства массовой информации для привлечения покупателей к собственным товарам через эффективную рекламу на радио и телевидении собственной продукции. Например, в январе этого года по местному телевидению была запущена реклама рыбной соломки, к выпуску которой приступило предприятие.

ООО «Аллимпекс» подчиняется государственному регулированию, строго соблюдая законы. Для этого через компьютерную сеть она получает сведения об изменениях в законодательстве, обновляя свои юридические программы «Консультант и Консультант плюс».

Организация должна иметь информацию о своих непосредственных конкурентах. Она получает ее из средств массовой информации, используя прайс - листы, информацию с выставки пищевой продукции в г. Москве, информацию о конференции производителей рыбной продукции в г. Владивостоке, а конфиденциальную по неформальным каналам.

ООО «Аллимпекс» имеет постоянную информацию из банков. Это необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать проценты по займам и кредитам.

Конъюнктура рынка также отслеживается по информационной компьютерной сети, где аналогичные предприятия рекламируют свою продукцию, через Е-мэйл заключаются предварительные соглашения и сделки, так например через компьютерную сеть в 1998 г. было заключено шесть соглашений с Юго-Азиатским биржевым фондом, в марте 1999 г были заключены предварительные соглашения с Сеульским оптовым рынком рыбной продукции. Через электронную почту очень удобно связываться с зарубежными партнерами. Используя ИНТЕРНЕТ, фирма может отследить спрос на аналогичную продукцию на рынках Юго-Восточной Азии, Австралии, Америки. Рыбные биржи этих стран ежедневно публикуют цены на своих рынках, изменение спроса и предложения. Например, информация о снижении спроса на соленую рыбу из Токийской рыбной биржи повлияла на направление деятельности ООО «Аллимпекс» Производственные мощности и рабочие были переориентированы на выпуск нарезки и мороженой продукции штучной заморозки. Эта информация помогла избежать затоваривания соленой продукции. Таким образом, своевременная и достоверная информация о состоянии внешнего окружения кладется в основу обеспечения коммерческого успеха фирмы, и имеет большое значение для деятельности данной организации.

Цена своевременной информации намного превышает стоимость оборудования отделов и подразделений компьютерной техникой и позволяет оперативно реагировать на изменения рынка рыбной продукции.

Целевые группы и задачи воздействия на них в ООО « Аллимпекс»

ООО « Аллимпекс» проводит активную коммуникационную политику. Данное предприятие имеет определенные задачи воздействия, направленные на целевые контактные группы, с целью изменить их поведение, позиции, поступки, действия в пользу предприятия, в его хозяйственной, коммерческой и общественной деятельности.

Мы детально рассмотрим коммуникационное воздействие организации на 14 целевых групп, определенных в главе 2, и отметим степень его воздействия на соответствующие группы.

А). В задачи целевого воздействия предприятия на трудовой коллектив входят следующие позиции:

- создание благоприятных условий труда. На предприятии был проведен опрос работников по поводу улучшения условий труда. На основе высказанных мнений в каждом цехе разместили раздевалки, которые оснащены душевыми комнатами, во всех производственных цехах рабочим выдаются специальные халаты, которые стираются 1 раз в 3 дня за счет предприятия. Столовая кормит рабочих горячими обедами с 40% скидкой, что особенно имело большое положительное влияние на рабочих во время энергетического кризиса в Петропавловске-Камчатском;

- мероприятия по технике безопасности. При приеме на работу инструктаж на рабочем месте проводит бригадир или мастер. В первую неделю новичка курирует по технике безопасности один из наиболее квалифицированных рабочих. Один раз в 2 недели проводится разбор несчастных случаев и случаев травматизма по рыбной отрасли. По технике безопасности рабочие обязаны расписываться в журнале по ТБ.

- для профессиональной подготовки в 1997г. были командированы на Сахалин, на поточную японскую линию по производству нарезки и икры 3 технолога цеха, начальник смены. В 1998 г. в это же предприятие был послан в командировку ст. механик цеха. Для улучшения обработки данных на компьютере в 1998 -99гг было послано на обучение в «ИНКО» в общей сложности 6 бухгалтеров, включая главного бухгалтера. При организации сети, камчатской компьютерной фирмой «Систем сервис компьютинг» на предприятии был проведен вводный курс лекций по обучению пользователей программы «1С - бухгалтерия» в количестве 22 час на одного человека.

- коммуникационное воздействие на повышение производительности труда и на усиление мотивации к качественному труду ориентировано на обеспечение гласности в премировании работников по таким направлениям:

1. Перевыполнение выпуска продукции. За каждый пакет нарезки выплачивается 0, 17 коп., а если учесть, что за смену выпускается до 2 т. продукции, то прибавка к зарплате получается ощутимая

2. Отсутствие брака. Бригада получает премиальные в размере 4% стоимости партии товара. При наличии брака менее 5% бригада имеет 1% стоимости партии, при наличии более 5 % премиальные не начисляются.

Эта информация доводится до рабочих с помощью вывешивания результатов посменной выработки за неделю на стенде в коридоре цеха, так, что каждый рабочий, проходя в раздевалку, видит стенд,

3. За прогулы без уважительной причины работник лишается всех видов начисления премий за месяц. Присутствие на работе в нетрезвом состоянии категорически запрещено, работника отправляют с работы домой и за этот день, согласно КЗОТ ему могут засчитать прогул. Поскольку зарплата в цехе почти на 160% выше отраслевой и средней по юроду, рабочие стараются держаться за рабочее место. Выговоры за прогулы выносятся приказом Директора по предприятию и обязательно обнародуются.

Б) Коммуникационное обеспечение работы с профсоюзами. Профсоюзный комитет ООО «Аллимпекс» разрабатывает ежегодно коллективный договор, в котором предусмотрены все социальные льготы постоянно работающим на заводе Информация о содержании договора доводится до рабочих через председателя профсоюза путем оглашения принятых решении или копия договора вывешивается на всеобщее обозрение на информационном стенде.

В ходе опроса выяснилось, что многим рабочим тяжело добираться до места работы, поэтому по многочисленным просьбам рабочие на завод доставляются транспортом предприятия.

Ежегодно каждому цеху выделяется определенное количество путевок в санатории - профилактории. Дирекцией предприятия заключен договор с домом отдыха в г. Хабаровске, в котором рабочие поправляют свое здоровье Обсуждение, кому дать путевку проводится гласно с привлечением дирекции. В) Важной целевой группой коммуникационных воздействии предприятия являются акционеры. На предприятии проводилось акционирование Уставной капитал предприятия принадлежит четырем учредителям, в число которых входит директор предприятия. Остальные трое учредителей не работают непосредственно на предприятии. 20% акций распределено между главными специалистами и управленческим персоналом, а 80% акций - между учредителями.

При проведении ежегодного общего собрания акционеров, за месяц до дня собрания каждый акционер получает информацию о финансовом состоянии предприятия в виде пакета финансовых документов с полным финансовым отчетом за год.

Акционерам на Собрании открыто предлагается до 3 вариантов распределения прибыли с учетом интересов предприятия и акционеров. Они могут гласно обсудить предложенные варианты и выбрать наиболее привлекательный. В первые два года почти вся прибыль ООО «Аллимпекс» направлялась на расширение производства.

Г) Задачами целевого коммуникационного воздействия предприятия на торговый персонал являются: повышение уровня продаж продукции, реклама новых видов продукции, незнакомой покупателям (например, рыбное ассорти в вакуумной упаковке).

Д) Одной из важных целевых групп коммуникационного воздействия предприятия являются коммерческие посредники и оптовые покупатели. ООО «Аллимпекс» имеет своих торговых агентов на рыбных рынках Токио, Гонконга, других стран Юго-Восточной Азии. Вся продукция предприятия имеет собственную торговую марку, которая широко известна на рыбных рынках разных стран, коммерческим посредникам предоставлено право торговать под этой маркой. Торговые агенты пользуются переносными компьютерами с модемами связи для получения и передачи информации. Этим обеспечивается оперативная связь с предприятием в лице коммерческого директора, который имеет стационарный компьютер с модемом Письменные сообщения поступают от агентов по электронной почте ежедневно или по мере необходимости. Право на торговлю своим товаром предприятие по договору передало ряду своих торговых посредников на торговых биржах и рынках. В случае нарушения условий договора торговыми посредниками, договор с ними аннулируется, и они несут ощутимый штраф за невыполнение определенных условий Торговые посредники должны придерживаться определенной торговой вилки по ценам, таким образом, проведение гибкой ценовой политики ООО «Аллимпекс» активно воздействует на оптовых покупателей. Допустим торговый агент в Гонконге сообщает коммерческому директору о желании оптового покупателя приобрести крупную партию товара и он просит увеличить торговую скидку до 1, 5 % от стоимости при приобретении более 10 т. продукции Администрация ООО «Аллимпекс» пошла навстречу покупателю и в течение ближайших торгов по новой, более низкой цене было продано около 90 т. продукции. Розничной продажей предприятие практически не занимается.

Е) Коммуникационное обеспечение работы с единичными покупателями практически не проводится, т. к. на рынках и магазинах г. Петропавловска - Камчатского продукция предприятия не поступает, т. к. вся продукция по договорам поставляется в г. Москву, г. С-Петербург и за рубеж. В 1997 г. было реализовано через сеть магазинов в г. Петропавловске - К всего 31 % выпущенной продукции с организацией рекламы через ТВ, радио. В 1998 г. эта цифра упала до 11 % от общего объема продаж. Мероприятие по формированию спроса на продукцию ООО «Аллимпекс» были проведены в приморских городах Китая в 1998 г. Объем продаж через Гонконг возрос на 17% по сравнению с 1997 г. Но высокое качество продукции позволило не тратить деньги на рекламу в 1998 г, переложив эту обязанность на торговых агентов, увеличив их процент комиссионных выплат с продаж.,

Ж) Важной целевой группой коммуникационных воздействий предприятия являются банки. ООО «Аллимпекс» имеет собственный счет в Токийском коммерческом банке для оперативных расчетов с оптовыми покупателями, в РФ предприятие имеет счет в Камчатском Агропромбанке, который активно с ними сотрудничает, открывая кредитную линию в случае необходимости. Достоверная информация из ежеквартальных отчетах об устойчивом финансовом положении предприятия сыграла большую роль при заключении кредитных соглашений. Банк со своей стороны предложил наиболее благоприятное условие кредитной сделки при условии строгого соблюдения договорных обязательств Осуществление кредитных операций на льготных условиях для ООО «Аллимпекс» не в последнюю очередь обусловлено репутацией предприятия, и является, на наш взгляд, следствием успешного осуществления мероприятий по неукоснительному соблюдению договорных обязательств, связанных с условиями платежей 3) Задачей целевого коммуникационного воздействия ООО «Аллимпекс» на поставщиков сырья является установление политики гибких цен в зависимости от сортности для того чтобы приобрести сырец на наиболее выгодных для себя условиях, были изучены предприятия многих поставщиков, что потребовало создания информационной базы. На основе этой информации был сделан выбор в пользу тех поставщиков, чьи предложения оказались наиболее привлекательными. В процессе работы с поставщиками постоянно поддерживается обратная связь, позволяя гибко реагировать на изменение цен, качество продукции, объема и ее ассортимента Предприятие заключило договоры на поставку сырья со многими рыбодобывающими фирмами, в условиях которых четко определена политика цен на определенный период.

На основе уже имеющегося опыта было выяснено, что поставщику выгодно сдавать ритмично на ООО «Аллимпекс» продукцию по более низкой цене, чем продавать разовыми партиями по более высокой. ООО «Аллимпекс» имея возможность разовых закупок сырья по низкой цене предпочитает брать у стабильных поставщиков, которые условиями договора завязаны на сортность продукции. Предприятие приобретает только сырье 1 и высшего сорта.

Контроль за качеством осуществляется комиссией в составе технолога судна, технолога предприятия и закрепляется двухсторонним актом. Сортность рыбы проверяются по ГОСТу и отраслевым министерством Информация о закупочных ценах поступает непосредственно от фирм, предлагающих свою продукцию ( сырье) через телефонную связь и личные контакты И) Коммуникационное обеспечение с маркетинговой инфраструктурой рынка Аудит в фирме осуществляется камчатской фирмой «Руф - Аудит», которая по приглашению предприятия проводила проверку в 1998 г., подтвердив правильность финансовой политики предприятия и дав возможность укрепить свои позиции на финансовом рынке, получить в 1999г. более льготный кредит. В итоге объективная положительная оценка результатов экономической деятельности, высказанная сторонним наблюдателем повышает престиж организации, способствует привлечению новых потребителей, большем уровню лояльности со стороны региональных властей, в том числе соответствующих налоговых органов. Предприятие не имеет связей с маркетинговыми центрами по причине их отсутствия. Внешние консультанты не привлекались за исключением момента выхода на внешний рынок в 1996 г., когда первые партии товара поступили на Токийский рынок,

К) Одной из важных целевых групп коммуникационных воздействий предприятия является конкуренты. Конкуренция на рыбном рынке аналогичной продукции достигла высокой степени в 1998 г., когда поступила и довольно широко распространилась информация, что Владивостокская рыбная биржа выбросила партию более дешевого аналогичного продукта на Юго-Азиатский рынок и только деятельность торговых агентов позволила избежать крупных убытков. В условиях свободной конкуренции торговых соглашений между предприятиями не существует и поэтому ООО «Аллимпекс» активно защищает свои позиции на рынке с помощью постоянного совершенствования своего товара, учитывая пожелания своих потребителей через регулярно проводимые опросы. Важной функцией оценки конкурентоспособности продукции является ее цена. Информация о ценах на товары конкурентов собирается в банк данных в компьютер коммерческого директора и является конфидициальной информацией. Целью этой коммуникационной деятельности является обеспечение своему предприятию возможности оперативно отвечать на изменение ценовой политики, ассортиментной политики. Гарантировать качество продукции и проводить эффективную рекламную компанию.

Л) Коммуникационному обеспечению работы со средствами массовой информации отводиться большое значение. Постоянные контакты с целью получения информации из внешней среды осуществляются через сеть ИНТЕРНЕТ, где рыбные рынки и биржи Гонконга, Токио, Сингапура, Малайзии публикуют информацию о ценах и объемах поставки товара, среди которых много товаров из Приморского края.

В свою очередь ООО «Аллимпекс», имея свой САЙТ в сетях ИНТЕРНЕТ, довольно широко освещает информацию о своих будущих поставках, о ценах, скидках, о производстве новых видов продукции.

Другим важным источником информации являются прогнозы Камчатрыбвода и статистические данные соответствующих областных служб.

В камчатской прессе предприятие практически не проводит рекламы, т. к. спрос на продукцию позволяет предприятию почти полностью продавать ее на внешних рынках.

М) Также большое значение отводится коммуникационному обеспечению работы с правительственным учреждениями.

Предприятие внимательно следит за правительственными постановлениями в области законодательства имея в своих компьютерах программу «Консультант Плюс», которая своевременно обновляется с периодичностью один раз в неделю ООО «Аллимпекс» внимательно следит за изменениями в таможенном законодательстве РФ, т к. большую часть своего товара оно продает на зарубежных рынках Льготами по налогообложению предприятие не пользуется, за исключением льготного налога на производство и продажу пищевых продуктов - (НДС) в размере 10%.

Качество продукции определяется областной СЭС, которая дает заключение о качестве продукции, чем обеспечивается защита прав потребителей. По решению Камчатэкологии предприятие было вынуждено заплатить штраф за сброс неочищенных вод в бухту в 1998 г. Внедрение новой линии позволило выпускать продукцию с меньшим количеством отходов. Рыбные отходы приобретает Зверосовхоз и свиноферма.

Н) На наш взгляд, коммуникационному взаимодействию с общественными организациями, движениями, партиями со стороны предприятия уделяется незначительное внимание, тем самым упускается возможность повышение имиджа организации

О) ООО «Аллимпекс» ведет довольно обширную коммуникационную работу с региональной службой занятости. Отдел кадров, анализируя информацию о вакантных местах, довольно гласно и широко информирует трудоспособное население, состоящие на учете в службе занятости, о возможности трудоустройства. Также и ведущие специалисты предприятия проводят собеседования с претендентами на должность для выявления их профессиональной подготовки и соответствия предъявляемым требованиям.

Из вышеизложенного видно, что ООО «Аллимпекс» стремится эффективно воздействовать в основном на все целевые группы коммуникационной системы предприятия. Но так как деятельность предприятия многогранна, а проблемы, обусловленные изменением рыночных условий, возникают постоянно, зачастую работа с отдельными категориями целевых групп руководством данного предприятия упускается.

Межуровневые коммуникации.

Коммуникации между высшим и средним звеном управления используют все традиционные каналы: совещания, планерки, беседы, докладные записки. А в последнее время все больший объем информативной базы строятся на основе вычислительной техники по принципу локальной сети.

Данное соединение применено в ООО «Аллимпекс». Компьютер Генерального директора соединен сетью с высшим звеном управления: Главный бухгалтер. Начальник ПТО, Главный инженер. Коммерческий директор. В ООО « Аллимпекс» используются компьютеры марки «Пентиум II», В бухгалтерии, в расчетном отделе применяется «Пентиум - 233» В комплексе компьютеров «Бухгалтерия» применяется программное обеспечение «1С-Бухгалтерия», которая позволяет учитывать материальные средства, прохождение товаров и материальных ценностей по складу, рассчитывать амортизацию основных средств, начисление зарплаты, анализ движения денежных и прочих оборотных средств предприятия.

Система доступа к информации предполагает разную полноту права на использование банка данных. Так Генеральный директор имеет доступ ко всей информации, Гл. бухгалтер к ПТО и бухгалтерии. Начальник ПТО к компьютерам своего отдела, Главный инженер к мех. мастерским и ремонтной службе. Коммерческий директор к цехам по выпуску продукции, отделу сбыта.

Коммуникации по восходящей в ООО «Аллимпекс».

Коммуникации по принципу, снизу вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях.

В отделах служащие свои предложения высказывают начальнику отдела, который докладывает о дельных предложениях вышестоящему начальнику.

Таким образом, коммуникации между подразделениями привели к увеличению выпуска продукции, получению более высокой прибыли. После придания приоритета выпуску «рыбного ассорти», объем продаж за период с января по март 12998 г. возрос на 160%.

На основе базовой технологии ООО «Аллимпекс» может выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специально созданные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникации между отделами одного подразделения строятся по принципу локальной сети типа «звезда». Начальник отдела имеет доступ к информации каждого своего подчиненного.

На рис. 8 показаны компьютеры, соединенные звездой. В этом случае каждый компьютер через специальный сетевой адаптер подключается отдельным кабелем к объединяющему устройству.

Данное соединение сделано в нашей организации, компьютеры соединены в сеть. В схеме сделана система доступа к информации. При необходимости можно объединять вместе несколько сетей с топологией "звезда", при этом получаются разветвленные конфигурации сети. С точки зрения надежности эта топология не является наилучшим решением, так как выход из строя центрального узла приведет к остановке всей сети. Однако при использовании топологии "звезда" легче найти неисправность в кабельной сети.

Рис.8.

Помимо сообщений по компьютеру ген. директор и все отделы осуществляют документооборот через секретаря директора, который фиксирует документооборот в журналах исходящей и входящей информации.

От директора исходят распоряжения, приказы, доводимые до всех начальников служб и отделов и работников предприятия.

От начальников отделов директору идут заявления, докладные записки, объяснительные, документы на подпись.

Коммуникации между различными службами сделаны по принципу «кольцо», т. е. начальник ПТО имеет информацию от Главного бухгалтера, но не имеет доступа к материальному и прочим отделам бухгалтерии. Гл. инженер может по сети связаться с коммерческим директором, но не имеет доступа по сети к конкретному цеху минуя ком. директора или его заместителя.

Это упорядочивает схему управления организацией, т. е. каждому определен свой уровень информативности.

Схема доступа к информации в каждом отделе построена по принципу «сверху вниз», например, гл. бухгалтер имеет информацию со всех подразделений своей службы, но, материальный отдел не может получить информацию с компьютера гл. бухгалтера, но может получить информацию со других служб, складов, кассы, и пр.

При необходимости беседы или личного участия, естественно, гл. инженер договаривается о встрече с коммерческим директором в его или своем кабинете, заодно привлекая к решению вопроса компетентных и заинтересованных лиц.

Обратная связь

Под обратной связью понимается следующее: отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем сообщения, которое проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять информационный шум. Эффективная обратная связь помогает быстрее реагировать на изменение ситуаций, конъюнктуры рынка и т. п.

При решении вопроса о размещении новой линии в цехе к решению вопроса на совещание приглашаются начальник ПТО с чертежами цеха, технолог, начальник цеха, начальник мех. цеха.

Вариант системы обратной связи - опрос работников можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих по многим вопросам, например, четко ли до них доведены цели их деятельности, с какими проблемами они сталкиваются. Получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы ли они о переменах, которые отразятся на их работе. Иногда полезно узнать мнение простых рабочих об условиях работы в цехе, зарплате и др.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Директор отдал распоряжение через коммерческого директора об отправке партии товара в Японию. Коммерческий директор через сеть Интернет связался с контрагентом в Японии и через агента - перевозчика отправил 15т. рыбопродукции. При продаже в Японии партии расфасованной рыбопродукции с расфасовкой 0, 5 кг (нерка) -8 т. и 0, 25 -2 т (отношение 4: 1), выяснилось, что покупатели более охотно берут более мелкую упаковку. Продукция в более мелкой упаковке была реализована оптовым покупателям в течении 2 часов после начала торгов.