Сущность менеджмента

Реферат

по курсу Основы менеджмента

на тему: «Сущность менеджмента»

Окружающий нас деловой и общественный мир состоит из организаций - производственных и обслуживающих, частных и государственных, больших, средних и малых, коммерческих и некоммерческих и пр. Каждая из них по отношению к внешнему окружению является открытой: потребляет его ресурсы, соответствующим образом перерабатывает их, а полученные результаты деятельности передает во внешнюю среду. Непрерывность и эффективность процессов обмена обеспечивают жизнеспособность организации.

Общим для всех организаций является то, что они являются управляемыми, добиваются результатов не сами по себе, а под руководством менеджеров, от опыта и квалификации которых зависит общая результативность. Часто при характеристике деятельности менеджеров используют определение Питера Друкера, известного теоретика в области управления, который отметил: «Менеджеры определяют направления развития своих организаций, выступают в роли лидеров и решают, как использовать имеющиеся организационные ресурсы для достижения поставленных целей».

Менеджмент обособлен от остальных видов деятельности в организации, но его отделение от других работ не является абсолютным и не исключено участие менеджеров в технической работе организаций. В крупных компаниях обособление менеджмента выражено более четко, чем в малых. Во всех организациях менеджер выполняет свою работу с помощью других людей.

Выражение «другие люди» относится не только к подчиненным, но и к вышестоящим руководителям, знания и навыки которых могут быть полезны для менеджера. Менеджеру нередко требуется поддержка коллег из других подразделений. У некоторых управляющих подчиненные вообще отсутствуют, но для выполнения работы они имеют возможность использовать людей из других организаций. Например, менеджер по рекламе из рекламного агентства, не имеющий в своем подчинении никого, взаимодействует с руководителями и менеджерами компаний, заказывающих рекламу. Естественно, он использует их труд, интеллект и мотивы поведения для достижения целей своей организации - получить как можно больше заказов.

Термины «менеджмент», «менеджер» стали очень популярным в России с начала 90-х годов в связи с переходом к рынку. До этого времени использовались выражения «управление», «управленец». При внешней схожести между ними существует значительная разница. В зарубежной практике английское «менеджмент» употребляется применительно к фигуре менеджера, действующего в определенной организации - предприятии, фирме. Тем самым менеджмент отделяется по смыслу от более широкой системы управления, для которой более приемлемы «администрирование», «администрация».

Разделение управления и менеджмента по содержанию вполне оправдано, так как управленческая деятельность является более широкой, чем менеджерская, За счет управленческих процессов можно менять ситуацию в мире, стране, регионе. Менеджмент осуществляется на ограниченной площадке предприятия и нужен для обеспечения эффективного достижения целей, стоящих перед конкретной организацией.

Однако, не смотря на смысловое различие, в целях более удобного чтения учебного пособия мы будем использовать термины «менеджмент» «управление» как синонимы, хотя речь в нем пойдет исключительно об основах организации эффективной менеджерской деятельности на предприятии, в фирме.

С позиций теории управления предприятие и фирма являются организациями. Принять считать, что основу мира менеджеров составляют организации. Организация - это искусственное, т. е. специально созданное образование достижения одной или нескольких совместных целей и состоящее не менее чем из двух индивидов. Менеджер осуществляет координацию деятельности работников и движение организации к поставленным целям.

Содержание менеджмента

Существует несколько определений содержания менеджмента, характеризующих его различные аспекты. Рассмотрим основные из них: раскрывающие содержание управления организацией как открытой системой и характеризующие менеджмент с точки зрения деятельности по удовлетворению потребностей клиентов.

Управление организацией как открытой системой. Организация зависит от внешней среды: она получает ресурсы извне и передает результаты деятельности во внешний мир. Менеджмент необходим для достижения высоких результатов деятельности, которые, однако, он не сводятся только к выпуску продукции или оказанию услуг. К результатам кроме удовлетворения потребностей клиентов относятся достижение целей, обеспечение производительности и эффективности. Эффективность характеризует степень приближения организации к поставленным целям, перечень которых может быть намного шире, чем ответственность перед потребителем (см., например, табл. 1.).

В приведенной таблице первые два блока - базовых целей и общей политики - наглядно показывают зависимость организаций от внешней среды и стремление компаний достичь высокой общественной эффективности. Третий блок «Кодекс поведения» включат внутренние цели предприятий, достижение которых повышает результативность их деятельности и также способствует развитию общества.

Производительность характеризует количество ресурсов, потребовавшихся для достижения целей организации. Их перечень достаточно широк, в него, как правило, включают человеческие ресурсы, финансовые, сырье и материалы, технологические и информацию. Производительность, как и эффективность, должна быть высокой и обеспечивать рациональное использование всех ресурсов, которыми располагает общество, чтобы способствовать общественному прогрессу.

Таблица 1. Цели организаций: Коно Т. Стратегии и структура японских предприятий /Пер. с англ. Общ. ред. и вступ. ст. О. С. Виханского. М.: Прогресс. 1987. С. 84. (частотные характеристики отдельных положений деловых кредо 290 японских компаний)

Примечание: Число указывает частоту, проценты получены делением частоты на число компаний

Рассматривая управление организацией как открытой системой, можно дать следующее определение. Менеджмент - это деятельность, направленная на эффективное и производительное использование организационных ресурсов, обеспечивающая достижение целей организации, рост эффективности и производительности.

Качество менеджмента в организации влияет на общественную эффективность - повышает ее или, напротив, снижает и, в конечном счете, характеризует использование ресурсов страны. Неэффективный менеджмент приводит к расточительству в потреблении имеющихся ресурсов, что особенно недопустима по отношению к человеческим ресурсам. Поэтому так важно добиваться достижения высоких результатов деятельности менеджеров во всех организациях.

Схематично, используя для изображения деятельностных позиций менеджеров фигурки людей, управление организацией как открытой системой можно представить в виде схемы (Рис. 1).

Содержание менеджмента с точки зрения деятельности по удовлетворению потребностей клиентов. Данный аспект тесно связан с предыдущим, поскольку главное предназначение организации заключается в удовлетворении потребностей своих клиентов или заказчиков (потребителей), находящихся во внешней среде по отношению к предприятию, но вместе с тем позволяет выявить некоторые важные и специфические моменты.

Для удовлетворения заказа потребителя под руководством менеджеров приобретаются и потребляются ресурсы и осуществляется деятельность исполнителей таким образом, чтобы потребности клиентов были удовлетворены наилучшим образом (Рис. 2.).

Распределение ролей происходит следующим образом. Заказчик выражает содержание потребности и фиксирует ее удовлетворение. Менеджер строит и перестраивает деятельность предприятия в рамках понятого и принятого заказа на производство продукта определенного типа. Исполнитель входит в построенную менеджером деятельность и производит заказанный продукт, реализуя требования, предъявленные ему деятельностью и менеджером. От менеджера зависит, будет ли исполнитель выполнять нормы деятельности, которые вырабатывает общество и посредством которых человеческая активность приобретает определенную форму. Для этого менеджер должен иметь управленческие средства и уметь ими правильно пользоваться. За счет обучения менеджер овладевает средствами, которые выработаны в практике и описаны в теории управления. При отсутствии необходимых средств, менеджер должен уметь вырабатывать их самостоятельно.

Управленческая деятельность обслуживает исполнительскую, снимая затруднения, возникающие в ходе создания продукта и связанные либо с нехваткой ресурсов, либо с неправильной реализацией норм деятельности.

Управленческая деятельность мыслительная по своей природе, ее содержанием является мышление. Многие процессы не видны наблюдателю, их результаты сложно определить заранее. Но именно за счет мышления менеджер принимает грамотные управленческие решения и достигает цели, стоящие перед организацией.

Логика управления

Для того, чтобы управлять, менеджеру нужно определить цели, которые следует достичь, т. е. принять решение о постановке целей и запланировать результаты деятельности. Фактически это означает получение ответов на вопросы:

- что производить и предлагать потребителю сегодня, завтра, в перспективе;

- когда и в какие сроки производить;

- сколько потребуется ресурсов всех видов, какими будут размеры партий производимых товаров, объемы оказываемых услуг и пр.;

- где производить - в каких странах, регионах, подразделениях предприятия и пр.

Постановка данных вопросов и поиск ответов на них характеризует содержание функции планирования. Планирование - это прогнозирование и подготовка организации к будущему. В процессе планирования определяются цели и показатели деятельности организации, ставятся задачи и оцениваются ресурсы, необходимые для их достижения.

После осуществления функции планирования необходимо организовать деятельность предприятия таким, образом, чтобы поставленные цели были достигнуты. Для этого менеджер должен получить ответы на вопросы:

- какие основные бизнес-процессы выделить и организовать?

- какие технологии использовать?

- кто и какие будет поставлять ресурсы?

- как и какой подобрать персонал?

- как распределить время, ресурсы и действия - кто что конкретно, как и с какими ресурсами будет делать, взаимодействовать с другими исполнителями, отвечать за результаты и пр.?

- как наиболее рационально использовать организационные ресурсы, привлечь недостающие, обеспечить высокое качество деятельности и получаемых результатов, осуществить координацию отдельных, но взаимосвязанных действий и пр.?

Их содержание характеризует функцию организации. Организация предполагает назначение рабочих задач, их конкретизацию в отделах и подразделениях компании, распределение между ними ресурсов. В результате организации формируется структура управления, позволяющую распределять и координировать совместную работу.

Когда приняты решения по функциям планирования и организации, необходимо мотивировать или побуждать исполнителей к требуемым действиям, помогая им понять во имя чего они трудятся, за что им положены и запрещены поощрения и пр. Для мотивации необходима власть, не позволяющая подчиненным уклоняться от выполнения норм деятельности.

Наконец, необходимо контролировать деятельность организации, чтобы быть уверенным, что результаты соответствуют намеченным планам, а если возникают отклонения, то вовремя принять необходимые меры воздействия. В процессе выполнения функции контроля ставятся следующие вопросы:

- как конкретные работники или подразделения выполняют возложенные на них обязанности?

- своевременно ли работники предприятия получают точную, необходимую им в работе информацию?

- в какой степени действия компании соответствуют поставленным целям и намеченным задачам?

- какие корректирующие меры следует предпринять, чтобы не допустить (ликвидировать) отставания, исправить брак, пр.?

Управление - это непрерывное выполнение определенных действий, называемых функциями управления, процессами или специализированными видами управленческой деятельности. Как правило, исходя из логики управления, выделяют четыре основные функции - планирование, организацию, мотивацию и контроль. Они являются основными в менеджменте и характеризуют управление как сложный процесс. Объектами приложения функций являются производственная деятельность предприятия, финансовая, маркетинговая, кадровая, инновационная, экологическая и т.п.

Реализация функций сопровождается принятием управленческих решений. Постановка целей, распределение полномочий и ответственности между работниками, разработка планов, определение размера премии - это примеры управленческих решений. Для этого необходима переработка большого количества информации, которую менеджер получает вербально, невербально или письменно в процессе непосредственного общения или с помощью различных источников (документов), Поэтому кроме основных выделяют связующие процессы в менеджменте - коммуникации и принятие управленческих решений.

Коммуникации - это процесс обмена информацией. Разработка управленческого решения представляет собой выбор альтернативы, позволяющей наиболее эффективно реализовать функции управления и достичь цели организации за счет эффективного и рационального использования ресурсов. Менеджер удерживает основные и связующие процессы и объекты их приложения как целое за счет осуществления процесса руководства, или лидерства.

Руководство (лидерство) - это способность оказывать влияние на отдельных лиц, группы, побуждая их работать на достижение целей организации. При этом руководитель вместе с другими членами коллектива направляет свои усилия на решение определенных задач.

Функции, процессы принятия решений, коммуникации и руководство раскрывают логику управления, следуя которой можно дать еще одно определение содержания менеджмента. Менеджмент - это деятельность руководителя (лидера) по эффективному и производительному достижению целей предприятия за счет планирования, организации, мотивации и контроля над организационными ресурсами.

Схематично логику управления можно представить в виде матрицы (Рис. 3). Наполнение ее клеток содержанием происходит в процессе деятельности менеджеров.

Методы руководства, осуществления функций управления, принятия решений, налаживания коммуникаций - это средства деятельности менеджера. Выбор их конкретных форм зависит от множества обстоятельств, среди которых наиболее значимы состояние внешней среды, в которой находится организация, и факторы внутри организации.

Многоаспектность определений понятия менеджмента указывает на исключительную сложность управленческой деятельности. Менеджер несет непосредственную ответственность за достижение высоких результатов деятельности в той сфере, которая ему вверена. При этом способы мышления и восприятия мира менеджером самым непосредственным образом влияют на результаты, которые достигает организация. Если менеджер видит мир черно-белым, а его работа похожа на борьбу за существование, то этими же стереотипами начинают мыслить его подчиненные. В этом случае достигаемые результаты вряд ли будут высокими. И напротив, наличие у менеджера оптимизма, целеустремленности, умения решать проблемы и стремления к максимальной результативности заражает подчиненных и окружающих верой в успех и приводит к эффективной совместной деятельности и достижению поставленных целей.

Специализация менеджеров

Исторически появление менеджеров-профессионалов вызвано отделением управления от труда по производству продукции или оказанию услуг в связи с ростом предприятий. Степень обособления менеджмента определяется размерами организаций - на крупных предприятиях создается развитая система управления с высокой специализацией ее работников, существует четкая граница между трудом и менеджментом. На средних предприятих эта граница выражена менее явно, в мелких компаниях она зачастую отсутствует, так как функции управления интегрированны с рабочим процессом.

Наряду с размерами на обособление менеджмента влияют отношения собственности. Когда создается новый бизнес, и в нем участвуют один или два человека, функции менеджмента и собственника совмещаются. Собственник или партнеры выполняют все функции, необходимые при выполнении работы, так же как и саму работу. Если дело расширяется, возникает необходимость привлечения наемных работников, и за выполнение определенных функций менеджмента начинают отвечать исключительно собственник предприятия или партнеры, а роли наемных работников ограничиваются. Затем, по мере дальнейшего развития бизнеса происходит более широкое отделение собственности от управления - собственник или партнеры, отвечают только за стратегические результаты, а повседневное управление предприятием осуществляют наемные менеджеры.

По мере роста организации развивается иерархия менеджмента - появляются уровни управления, которые схематично можно представить в виде пирамиды, каждый уровень которой имеет два названия (Рис. 4).

Руководители высшего звена - президент фирмы, вице-президент, генеральный директор, директор, управляющий и т. п. - отвечают за принитие важнейших решений для организации в целом и несут всю полноту ответственности за общие результаты деятельности. Данный уровень, хотя и в лице одного директора на самых маденьких предприятих, имеется во всех организациях, поэтому он получил второе название - институциональный.

Руководителей высшего звена иначе называют генеральными менеджерами, топ-менеджерами или дженералистами, что подчеркивает их ведещую роль на предприятии, в фирме.

Руководителей среднего звена иногда называют младшими начальниками. Они представлены заведующими отделов (финансового, маркетинга, производственного и др.), начальниками служб (качества, информатизации, сбыта, и др.), руководителями подразделений (начальниками цехов, производителями работ и пр.). Руководители среднего звена готовят информацию для принятия решений на высшем уровне управления, а затем принятые там решения доводят до нижестоящих менеджеров в форме конкретных заданий и спецификаций. Основную часть своего времени они тратят на взаимодействие по вертикали управления - с вышестоящими руководителями и подчиненными, являясь своего рода буфером между ними. Отсюда второе название данного уровня - управленческий.

Руководители низового звена отвечают за выполнение производственных заданий, предоставление информации о ходе производства на средний уровень управления и рациональное использование ресурсов. Типичные должности низового уровня - мастер, специалист по нормированию труда в цехе, мастер по качеству. Они непосредственно взаимодействуют с рабочими, производящими продукцию и оказывающими услуги клиентам предприятия, то есть с неуправленческим уровнем, на который опирается управленческая пирамида. Поэтому низовое звено иначе называют техническим уровнем управления.

Менеджеры в системе управления играют различные роли, каждая из которых предполагает выполнение определенных видов деятельности, позволяющих осуществлять все функции управления - планирование, организацию, мотивацию и контроль. Роль - это набор представлений о поведении менеджера.

Как правило, выделяют три категории ролей - информационные, межличностные и связанные с процессом принятия решений (управление действиями). Каждая категория включает в себя несколько ролей. Считается, что наиболее полно деятельность менеджера может быть описана с помощью десяти ролей (табл. 2).

Информационные роли направлены на создание и развитие информационной сети менеджера. Чем выше уровень управления, тем больше времени менеджер тратит исполнение информационных ролей. По некоторым оценкам у генеральных менеджеров 75% рабочего времени уходит на разговоры с другими людьми.

Межличностные роли связаны с необходимостью налаживания взаимоотношений менеджера с другими людьми и использованием навыков руководства.

Роли, связанные с принятием решений исполняются тогда, когда у менеджера возникает необходимость выбора альтернативы и действий. Эти категории ролей исполняют менеджеры всех уровней управления - высшего, среднего и низового. Но менеджеры высшего уровня принимают более масштабные решения и несут ответственность за результаты деятельности организации в целом.

Таблица 2. Десять ролей менеджеров

Эффективные менеджеры в течение рабочего дня последовательно, а порой и одновременно исполняют несколько ролей: они занимаются поиском и получением информации, руководят и мотивируют подчиненных, принимают решения о выделении ресурсов, регулируют споры и разрешают конфликты и т.п. Чем меньше организация, тем большее количество ролей играет один менеджер.

Распределение ролей менеджеров в малых и средних фирмах существенно отличается от деятельности их коллег в корпорациях. В небольших компаниях на первый план выходит роль оратора, так как каждый менеджер должен продвигать свою не очень известную фирму на во внешний мир. Нужно убедить, что она производит продукцию или оказывает услуги, которые заслуживают общественного внимания.

В малых фирмах очень важна роль предпринимателя, поскольку творческий подход к делу способствует повышению конкурентоспособности фирмы. Остальные роли имеют меньшее значение, хотя и их умелое и эффективное исполнение необходимо для успешной деятельности компаний.

Позиции менеджера и предпринимателя

Менеджер и предприниматель занимают разные позиции в рыночной экономике и имеют разные цели. Менеджер находится в организации, все его внимание направлено на то, чтобы производство товаров или услуг, ради которых создана фирма, четко функционировало. Предприниматель находится во внешней среде по отношению к организации (Рис. 5).

Предприниматель внимательно следит за сферой потребления и свою главную задачу видит в том, чтобы вовремя зафиксировать дисбаланс между спросом и предложением, увидеть появление новых потребностей, либо предложить (а иногда и навязать) новые стандарты потребления. Это порождает у него предпринимательские идеи, которые он в виде мотивов передает в организацию, чтобы менеджеры их реализовали.

Предприниматель заинтересовывает менеджеров в производстве нового продукта (услуги) будущей предпринимательской сверхприбылью, получение которой возможно до тех пор, пока не установится новое равновесие, т. е. не произойдет насыщение рынка новым продуктом или услугой.

Менеджер стремится, чтобы организация действовала отлажено, как часовой механизм, а процессы управления, построенные им, были стабильны и эффективны. А предприниматель заставляет менеджеров отказываться от налаженных схем производства и производить новое. Без менеджеров он не может реализовать свои идеи и достичь цели, а у последних без предпринимателя нет стимулов непрерывно развивать свою организацию.

Роли предпринимателя и менеджера являются полярными - менеджер стабилизирует деятельность, а предприниматель ее разрушает, в результате чего происходит непрерывное обновление производства и расширяются возможности потребления.

Тандем «предприниматель-менеджер» является ресурсом современного рынка, ускорителем процессов преобразований и нововведений. Предприниматель контур производства и потребления собирает в единое целое, и в этом заключается его основная роль в рыночной экономике. Если существующие организации не могут реализовать цели предпринимателя, то он создает новую организацию, принципиально отличающуюся от имеющихся, что еще более способствует ускорению общественного развития.

Менеджер может играть роль предпринимателя, как это уже было рассмотрено в предыдущем параграфе, но наряду с ней он исполняет и другие. Исходя из различия деятельностных позиций, представленных на рис. 2.5., можно утверждать, что для того, чтобы менеджер стал эффективным предпринимателем, он должен совмещать позиции, то есть одновременно смотреть во внешнюю среду и во внутреннюю. Это очень сложно, и при длительном совмещении в конечном счете одна из позиций берет верх. Как правило, страдает управление, так как предприниматель по своей природе не склонен заниматься кропотливой менеджерской деятельностью по стабилизации процессов в организации.

Менеджер получает заработную плату за конкретный труд в организации, за вполне определенную деятельность. Предприниматель же в основном занят специфическим мышлением, он рискует, организуя новое. Но если он правильно все предугадал, то его предвидение приносит очень высокий доход. Не случайно по статистике развитых стран доход предпринимателей примерно в три раза превышает доходы менеджеров.

Предпринимательское управление необходимо на малых предприятиях, в неустойчивой рыночной среде. Если деятельность малой организации успешна, то она начинает расти и со временем становится крупной. В корпорациях существуют формы организационного разделения позиций предпринимателя и менеджера, что способствует ускорению процессов развития, модернизации, создания и потребления новых продуктов и услуг.