- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток ООД УУМ состоит из документов, создаваемых в ООД УУМ и отправляемых за его пределы. Исходящие документы ООД УУМ создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Ответные документы ООД УУМ значительно превышают инициативную группу документов. Это связано с тем, что в большинстве случаев информацией владеют участковые уполномоченные, будь то информация о гражданах, проживающих на территории административного участка или об исполнении и состоянии запрашиваемого дела. Как правило, запросы поступают в ООД УУМ от таких организаций, как ЖЭК, ПВС и др. Также к исходящим документам ООД УУМ относятся сопроводительные письма, отправляемые заявителю вместе с копией решения.

Внутренний документопоток ООД УУМ составляют документы, создаваемые и используемые в самом ООД УУМ, не выходящие за его пределы. К ним относятся организационные документы, определяющие правила выполнения отдельных видов деятельности - расписания дежурств, схема расстановки оперативных групп, сроки сдач дел и др. Самостоятельные группы внутреннего документопотока ООД УУМ составляют плановые и отчетные документы Ст.УУМ и УУМ, документы по учету личного состава ООД УУМ и т.д. Как уже было сказано ранее, в ООД УУМ используются бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры и пр.).

Изначальную основу документооборота в ООД УУМ отражает Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [6]

Рисунок 10 - Этапы документооборота ООД УУМ

Инструкция устанавливает следующие этапы документооборота ООД УУМ в соответствии с рисунком 10:

- прием сообщений о преступлениях и иной информации;

- регистрация сообщений о преступлениях и иной информации;

- разрешение сообщений о преступлениях и иной информации;

- контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации;

- сдача в архив.

Рассмотрим и проанализируем более подробно каждый из вышеперечисленных этапов.

Прием сообщений о преступлениях и иной информации.

Поступающие сообщения о преступлениях и иная информация, вне зависимости от места и времени совершения правонарушений, а также полноты сообщаемых сведений и формы представления, принимаются в любом органе внутренних дел.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в подразделения делопроизводства органа внутренних дел по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником органа внутренних дел и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Вне органов внутренних дел, а также в органах внутренних дел, где нет дежурных частей, сообщения о преступлениях или иную информацию обязаны принимать любые сотрудники органов внутренних дел и действовать в соответствии с требованиями, установленными статьей 18 Закона Российской Федерации «О милиции». Полученные при этом ими сообщения о преступлениях и иная информация передаются в дежурную часть соответствующего органа внутренних дел (по телефону или с помощью иного вида связи).

Дежурные подразделений вневедомственной охраны и государственной инспекции безопасности дорожного движения информацию о выявленных преступлениях или происшествиях, а также о принятых по ним решениях передают в дежурные части территориальных органов внутренних дел.

Устные и письменные заявления о преступлении или о явке с повинной, которые подаются непосредственно заявителями, должны быть оформлены в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации должностным лицом, наделенным полномочиями по составлению соответствующих процессуальных документов. При этом заявитель предупреждается об уголовной ответственности за заведомо ложный донос, о чем в протоколе принятия устного заявления о преступлении делается соответствующая запись, которая удостоверяется подписью заявителя.

Устное сообщение о преступлении, сделанное при производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении заносится в протокол следственного действия и оформляется в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации Ч. 4 ст. 141 УПК Российской Федерации..

Вся информация о преступлениях и правонарушениях, в зависимости от ее содержания и формы поступления (обнаружения), в соответствии с рисунком 11 подразделяется на:

- сообщения о преступлениях Пункт 43 ст. 5 УПК Российской Федерации.:

- устные и письменные заявления о преступлениях и явки с повинной, которые подаются непосредственно заявителями;

- сообщения о совершенных или готовящихся преступлениях, полученные из иных источников.

- непосредственное обнаружение признаков преступления сотрудниками органов внутренних дел;

- иную информацию о правонарушениях (происшествиях и событиях, угрожающих личной и общественной безопасности), поступившую по телефону, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи.

Рисунок 11 - Классификация информации о преступлениях и правонарушениях

Анализируя организацию документооборота в ООД УУМ, важно отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет оперативность сбора, обработки и использования документированной информации сотрудниками милиции. Документооборот ООД УУМ можно охарактеризовать как функцию коммуникации участковых уполномоченных милиции с гражданами, коллегами, сторонними организациями, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности ООД УУМ, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Регистрация сообщений о преступлениях и иной информации.

Согласно Инструкции сообщения о преступлениях (письменные заявления о преступлениях и явке с повинной, протоколы принятия устных заявлений о преступлениях и явке с повинной, рапорты об обнаружении признаков преступления) и поручения прокурора о проведении проверки по сообщениям о преступлениях, распространенных в средствах массовой информации, регистрируются в Книге учета сообщений о преступлениях в дежурной части органа внутренних дел.

Также в КУС регистрируются заявления, содержащие признаки безвестного исчезновения человека, и рапорты сотрудников органов внутренних дел о непосредственном обнаружении и выявлении ими признаков преступлений.

Протокол принятия устного сообщения о преступлении, сделанного при производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении регистрируется в КУС с отметкой «Дополнительно выявлено в ходе расследования».

Иная информация и письменные заявления о несчастных случаях, авариях, катастрофах, стихийных бедствиях и иных событиях, требующих проверки для обнаружения признаков преступления, регистрируются в Журнале учета иной информации о правонарушениях.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в ООД УУМ по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником ООД УУМ и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Сообщение о преступлении и иная информация, поступившие по подследственности из других правоохранительных органов, регистрируются в соответствии с требованиями Инструкции, о чем отправитель уведомляется письменно. Срок разрешения сообщения о преступлении и иной информации исчисляется с момента поступления их в орган внутренних дел по подследственности.

При регистрации сообщений о преступлениях, поступивших в дежурную часть органа внутренних дел, на заявлении (протоколе заявления), рапорте об обнаружении преступления в обязательном порядке проставляется штамп о регистрации в соответствии с рисунком 12.

В оттиск штампа УУМ вносит регистрационный номер записи в КУС, дату регистрации, наименование органа внутренних дел, свои подпись, инициалы и фамилию.

Рисунок 12 - Штамп о регистрации

При поступлении письменного заявления о преступлении, информация о котором ранее была зарегистрирована в ЖУИ, заявление регистрируется в КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующая отметка.

Порядок приема, регистрации поступающих сообщений представлен на рисунке 13.

Разрешение сообщений о преступлениях и иной информации.

Рисунок 13 - Порядок приема, регистрации поступающих сообщений

По результатам рассмотрения сообщений и иной информации участковым уполномоченным милиции принимается одно из следующих решений Ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации.:

- о возбуждении уголовного дела;

- об отказе в возбуждении уголовного дела;

- о передаче сообщения по подследственности.

О принятом решении сообщается заявителю и разъясняются его право обжаловать принятое решение и порядок обжалования в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела регистрируются в журнале учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, который ведется в органах внутренних дел сотрудником по учетно-регистрационной работе или лицом, исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очередной двойной порядковый номер (через дробь): номер по КУС/номер по журналу учета отказных материалов в соответствии с рисунком 14.

Рисунок 14 - Регистрация отказного материала

Если разрешение поступивших сообщений о преступлениях и иной информации не относится к компетенции данного органа внутренних дел или правонарушение совершено на территории обслуживания другого органа внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации по указанию начальника органа внутренних дел в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации передаются по подследственности или в суд (по делам частного обвинения) Пункт 3 ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации., о чем делается отметка в КУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим принимаются необходимые меры по предотвращению или пресечению преступления, а равно по сохранению следов преступления Ч. 3 ст. 145 УПК Российской Федерации..

Заявитель информируется о передаче его сообщения о преступлении по подследственности или в суд Ч. 2 ст. 145 УПК Российской Федерации. в течение суток с момента принятия решения.

По результатам проверки иной информации, содержащей признаки правонарушения, начальник органа внутренних дел принимает решения о:

- перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления);

- приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело.

Порядок разрешения сообщений о преступлениях и иной информации представлен на рисунке 15.

Рисунок 15 - Порядок разрешения поступающих сообщений

Передача сообщений и иной информации УУМ для проведения проверки без регистрации в КУС или ЖУИ категорически запрещается.

Проверка сообщений о преступлениях и иной информации осуществляется в соответствии с письменным указанием начальника органа внутренних дел либо лица, исполняющего его обязанности, в порядке, установленном уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Однако в действительности распределение поступившей информации и ее дальнейшее движение представляется достаточно трудным для измерения, поскольку документационное обеспечение деятельности ООД УУМ часто идет с опозданием от оперативной работы, и передача информации сначала идет без документационного сопровождения в соответствии с рисунком 16.

Рисунок 16 - Схема движения поступающей информации в ООД УУМ

Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации.

Начальник ООД УУМ несет ответственность за соблюдение законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации. Однако в действительности он не осуществляет ежедневный контроль за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ.

Для проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации в ООД УУМ создается комиссия, состав которой утверждается приказом начальника органа внутренних дел. Председателем комиссии, как правило, назначается начальник ООД УУМ. Включение в состав комиссии сотрудника по учетно-регистрационной и статистической работе обязательно, но в действительности это требование не выполняется. Начальник ООД УУМ не утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы, а секретарь комиссии не ведет делопроизводство. Это обусловлено тем фактором, что большой объем работы с документами не позволяет сотрудникам заниматься организацией проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации,

Сдача в архив.

По окончании КУС, ЖУИ, журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, накопительные дела по материалам проверок, книжки с талонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел в секретариат для их хранения в течение 5 лет.

Магнитные записи с поступившей в дежурную часть органов внутренних дел по телефону информацией о правонарушениях, в том числе полученные с помощью многофункционального цифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, затем уничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателя комиссии.

Итак, документооборот ООД УУМ - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью ООД УУМ.

2.3.2 Анализ движения документов в ООД УУМ

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООД УУМ МОБ РОВД состоит из ряда этапов:

- приема документов и регистрации документов;

- передачи на рассмотрение начальнику РОВД;

- рассмотрения начальником РОВД;

- фиксации резолюции начальника РОВД;

- передачи на рассмотрение начальнику МОБ;

- рассмотрения начальником МОБ;

- фиксации резолюции начальника МОБ;

- передачи на рассмотрение начальнику ООД УУМ;

- рассмотрения начальником ООД УМ;

- фиксации резолюции начальника ООД УУМ;

- передачи на исполнение УУМ;

- принятия решения УУМ;

- передачи решения на рассмотрение и утверждение начальнику РОВД;

- отправки документов заявителям;

- сдачи в архив.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства РОВД, руководства МОБ, руководства ООД УУМ, УУМ. На основании анализа перечисленных этапов документооборота методом наблюдения и непосредственного участия в работе с документацией ООД УУМ МОБ РОВД составим оперограмму движения входящего документа в процессе принятия решения в соответствии с рисунком 17.

Рисунок 17 - Оперограмма движения входящих документов в ООД УУМ

Как видно из рисунка 17, на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ.

Оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 18 показывает, что на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из принятия решения, согласования, визирования и отправки.

На оперограммах наглядно видны затраты времени на повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документов и централизации их обработки.

Рисунок 18 - Оперограмма движения исходящих документов в ООД УУМ

Как видно из рисунка 19, среди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД.

Рисунок 19- Этапы движения входящих документов ООД УУМ

Аналогичная ситуация складывается и в процессе движения исходящих документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.

Рисунок 20 - Этапы движения исходящих документов ООД УУМ

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволит установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, запросов от несоподчиненных организаций и пр. Кроме этого, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.

Итак, в ходе анализа движения документооборота ООД УУМ выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами, УУМ не соблюдается главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

С нечеткой организацией движения документов в ООД УУМ связано много недостатков в организации документооборота ООД УУМ.

При существующей схеме движения документооборота сотрудникам ООД УУМ катастрофически не хватает времени приступить к оформлению дел в то время, как параллельно необходимо проверить факты, изложенные в сообщении. Следует добавить, что материалы оформляются вручную, а это занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ не успевает выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалы накапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота, который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту, потерю документов, задержки прохождения и исполнения документов. В связи с этим возникают проблемы своевременного исполнения решений, так как неформальная передача информации и ее отсутствие в документированном виде об исполнении в реальном времени порождает противоречивость принимаемых решений.

Отсутствие контроля за соблюдением законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации, за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.

Таким образом, в существующей системе документооборота ООД УУМ МОБ РОВД существуют следующие проблемы документационной деятельности:

- задержки прохождения и исполнения документов;

- потеря документов;

- избыточность документооборота;

- противоречивость принимаемых решений;

- сложные схемы согласования документов;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- бесконтрольность исполнителей.

В процессе управления в ООД УУМ собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, как неформальной, так и задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы ООД УУМ во многом определяется умением УУМ составлять и оформлять управленческие документы. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам ООД УУМ. По сути дела, организация работы ООД УУМ с документами является координирующим центром РОВД, что на практике означает полную осведомленность о состоянии криминальной обстановки на территории участка, правильное оформление переписки с несоподочиненными организациями, гражданами и т.д.

2.4 Анализ автоматизации документационного обеспечения управления

Эффективность борьбы ООД УУМ с преступностью определяется уровнем организации оперативной, следственной, профилактической работы, проводимой органами внутренних дел. В свою очередь, результаты этой работы зависят от качества информационной поддержки, поскольку основные усилия УУМ в расследовании, раскрытии и предотвращении преступлений так или иначе связаны с получением необходимой информации, именно эти функции и призваны обеспечить система информационного обеспечения органов внутренних дел, которая поддерживает в настоящее время незначительный объем информации.

Сейчас в ООД УУМ Ленинского РОВД накоплен значительный массив оперативно-розыскной и справочной информации, необходимой работникам правоохранительных органов для проведения оперативно-следственных и розыскных мероприятий, а также для решения других служебных задач. Однако отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы в местах проживания населения.

В целом в ООД УУМ в автоматизированном режиме с помощью ЭВМ обрабатываются документы примерно 1000 документов в год, всего же ежегодно обрабатывается свыше 20000 документов в соответствии с рисунком 28.

Рисунок 28 - Соотношение ежегодной обработки документов

До сих пор компьютеризация ООД УУМ сводится только к поставке персональных компьютеров и создания на их базе простейших автономных систем в соответствии с рисунком 29.

Рисунок 29 - Техническое оборудование ООД УУМ

Анализируя наличие и соответствие современным требованиям в этой области уже имеющееся в ООД УУМ техническое оборудование в соответствии с таблицей 5, можно сделать вывод, что в целом оснащенность ООД УУМ техническими средствами и офисным оборудованием можно назвать неудовлетворительным.

Таблица 5 - Техническое оборудование ООД УУМ

Технические характеристики оборудования	Кол-во, шт	Износ, лет
Компьютер: 2.66GHz процессор Pentium 2 (512k,533MHz) Socket478 box MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem DIMM 128Mb DDR SDRAM M.Tec (PC3200,CL2.5) HDD 40 Gb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r FDD 3.5" SONY Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w Клавиатура Genius Easy Touch "KB-10" PS/2 + мышь NetScroll+ PS 15"Roverscan 115GS, FST /0.28 /1280X1024@60 /"95 Сетевой фильтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м)	1	20
Принтер Hp laserjet 1150, lpt	1	4
Телефонный аппарат	2	20

Однако с помощью одних только персональных ЭВМ не решить проблем информатизации ООД УУМ. Прежде всего, необходимы крупные хранилища колоссальных картотек - интегрированные банки данных, в которых вся информация, по всем категориям учета систематизируется, хранится и поддерживается в актуальном состоянии в одном месте, с обеспечением обмена между УПМ, а также прямого доступа к УУМ с УПМ в пределах своей компетенции. Эти функции обеспечивают мощные базовые ЭВМ и специализированные сетевые компьютерные средства. Развитие электронных средств сбора, обработки и передачи информации обусловило активное внедрение новых информационных технологий во все сферы деятельности общества и в том числе и в правоохранительную. Автономные компьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально не решают характерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота ООД УУМ. В ООД УУМ отсутствует компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ в соответствии с рисунком 30.

Рисунок 30 - Отсутствие компьютерной сети в ООД УУМ

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника ООД УУМ МОБ РОВД информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ в целом, в которой подсистемы УПМ должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо, в первую очередь, наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего требованиям современных систем электронного делопроизводства. Такое техническое обеспечение в ООД УУМ практически полностью отсутствует, что значительно затрудняет внедрение АИС в ООД УУМ.

Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами.

Глава 3. Предложения по рационализации ДОУ

3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМ

Разработка рациональных схем движения документов. В ходе анализа движения документов в ООД УУМ было выявлено, что на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ, на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Среди этапов движения как входящих, так и исходящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД. «Ожидание» рассмотрения документов руководством РОВД, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов, увеличивает сроки прохождения документов. Таким образом, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения - принятия УУМ решения по сообщению, поступившему от заявителя.

Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени позволит наиболее эффективно организовать документооборот в ООД УУМ.

При применении в работе методики предварительного рассмотрения документов входящих и исходящих документов УУМ выявляет документацию по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы УПМ и т.д.

Основным критерием, влияющим на движение документов к УУМ, является содержание документа, поэтому УУМ должен иметь четкие представления о порядке рассмотрения и разрешения сообщений о преступлениях. В связи с этим к УУМ предъявляются такие требования, как высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание законов, доверие к ним руководителя.

Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя РОВД от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Рассмотрение документов руководителем РОВД организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение.

Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего и исходящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы принятия УУМ решения в необходимые сроки.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в УПМ, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в РОВД. УУМ может непосредственно приступить к процессу исполнения документа, принятия решения по сообщению.

Таким образом, технологическая цепочка движения и обработки входящих документов в ООД УУМ состоит из следующих этапов:

- приема сообщений о преступлениях;

- регистрации сообщении о преступлениях;

- принятия решения УУМ.

Предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ порядок движения входящих документов представлен на разработанной оперограмме движения входящих документов в соответствии с рисунком 32.

Рисунок 32 - Разработанная оперограмма движения входящих документов в ООД УУМ

Разработанная оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 33 показывает, что после принятия решения УУМ непосредственно отправляет документ заявителю и сдает материал в архив. Таким образом, предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ процесс исходящих документов складывается из принятия решения, отправки документа заявителю и сдачи материала в архив.

Рисунок 33 - Разработанная оперограмма движения исходящих документов в ООД УУМ

На оперограммах наглядно видны затраты времени на операции и весь путь прохождения документа. В таблице 6 приведен сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения документов.

Таблица 6 - Сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения документов

Процесс движения документов в ООД УУМ	Затраты времени, чел/час
	Существующий	Разработанный
Всего	44,2	1,1
Время обработки входящих документов	31	0,5
Время обработки исходящих документов	13,2	0,6

Как видно из таблицы 6, время обработки входящих документов сократилось на 30,5 часов, время обработки исходящих документов - на 12,6 часов. В целом время прохождения документа от приема до отправки сократилось на 43,1 час в соответствии с рисунком 34 после разработки рациональных схем движения документов.

Рисунок 34 - Сокращение времени прохождения документа

Таким образом, вышеизложенная схема перемещения документа в процессе его жизненного цикла позволит обеспечить своевременность принятия УУМ решения по поступившему сообщению, оперативность обработки поступившей информации, определения обстоятельств расследуемого дела, сокращение самого процесса исполнения документа, достижения высоких показателей раскрываемости преступлений.

По сути дела, рациональная организация работы УУМ с документами обеспечивает повышение эффективности организации работы УУМ в целом, приводит к экономии рабочего времени или освобождению его для рассмотрения других материалов. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства РОВД. На практике это означает полную осведомленность УУМ о состоянии криминальной обстановки на территории участка, рациональное использование времени для повышения квалификации, обмена опытом с коллегами, прием граждан и пр.

Итак, эффективно организовать документооборот в ООД УУМ позволит оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Разработка унифицированных форм документов. Упорядочение процессов документирования ООД УУМ помимо соблюдения процедур составления документов включает в себя также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

В ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению и оформлению документов, являющиеся обязательными для исполнения и предписывающиеся законами и актами государственного управления.

Оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, применяемой в ООД УУМ, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения относят к числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота в ООД УУМ, и связывают с разработкой унифицированных требований к текстам документов.

Под унификацией документов в ООД УУМ понимается их приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. Основная цель унификации документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного принятия решения по поступившим сообщениям о преступлениях как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Как правило, в процессе принятия решения по поступившему сообщению о преступлении создается от 5 до 15 документов. Каждая форма документа сопровождается сопутствующими документами, собранными в процессе проверки фактов, изложенных в сообщении, рассмотрения обстоятельств дела и т.п.

Комплекс документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного принятия решения по поступившим сообщениям о преступлениях, в зависимости от обстоятельств дела, может принимать немыслимые размеры.

При унификации документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы документов заменяются единой унифицированной формой документа в соответствии с рисунком 35.

Рисунок 35 - Приведение применяемых форм документов к унифицированной форме

В таблице 7 проведен анализ относительного количества документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, после унификации.

Решение	Количество решений за месяц	Количество документов, образующихся в процессе принятия решения	Количество документов за месяц	Количество документов за месяц после унификации документов
О возбуждении уголовного дела	4	14	56	4
Об отказе в возбуждении уголовного дела	17	8	136	17
О перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления)	9	10	90	9
О приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело	38	6	228	38
О передаче сообщения по подследственности	17	5	85	17

Таблица 7 - Относительное количество документов, образующихся в

процессе решения

Из рисунка 36 наглядно видно, что количество документов, образующихся в процессе принятия решения по поступившему сообщению о преступлении, после унификации сократится в 7 раз.

Унифицированная форма документа (таблица 8) должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем:

- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится к решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением обстоятельств либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);

Рисунок 36 - Сокращение количества документов после унификации

- применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

В документе может указываться: название формы документа, номер и дата регистрации в КУС или ЖУИ, адресование, срок исполнения, краткая преамбула принятия решения, примечание, номер и дата регистрации в Журнале учета отказных материалов или КУС, номер и дата проверки, дата сдачи в архив, срок хранения, дата заполнения, должность, звание, Ф.И.О и подпись УУМ. Могут быть внесены и другие графы, например, особые сведения и др.

Ежегодно унифицированная форма пересматривается, в нее вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в законодательстве РФ, функциях и задачах ООД УУМ.

Разработанная унифицированная форма документа графически изображена на рисунке 37.

Как наглядно видно из рисунка 37, разработанная унифицированная форма документа характеризуется стандартной формой построения, возможностью приспособления к автоматизированной обработке, минимизацией показателей, исключением дублирования, включением всех необходимых для принятия решений показателей.

Таблица 8 - Структура разработанной унифицированной формы документа

Заголовочная часть	Наименование документа
	Номер и дата регистрации в КУС или ЖУИ
	Адресование
	Срок исполнения
Содержательная часть	Краткая преамбула принятия решения
	Примечание
Информационная часть	Номер и дата регистрации в Журнале учета отказных материалов или КУС Номер и дата проверки Дата сдачи в архив Срок хранения
Оформляющая часть	Дата заполнения	Должность, звание, Ф.И.О и подпись УУМ

Таким образом, унификация документов, применяемых в деятельности ООД УУМ, внедрение и использование разработанной унифицированной формы документа в делопроизводственный цикл ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы УУМ с документами, упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота ООД УУМ, способствуя возможности использования менее квалифицированных работников и высвобождение значительного количества УУМ с более высокой квалификацией для организации профилактической и иной работы с гражданами.

Рисунок 37 - Пример заполнения постановления об отказе в возбуждении уголовного дела

3.2 Внедрение информационной поддержки документооборота

Система «Дело» 8.0 является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность в России. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в современной РФ. При разработке системы автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы» (ЭОС http://eos.ru) пошла наиболее реальным путем автоматизации делопроизводства в российских учреждениях: ее автоматизированные технологии полностью преемственны традиционной и обеспечивают эволюционную трансформацию документооборота в более эффективный. Решения, заложенные в системе «Дело», ориентированы на использование правил делопроизводства, принятых в России.

Система «Дело» состоит из следующих подсистем:

* подсистема Документы;

* подсистема Отчетные формы;

* подсистема Справочники;

* подсистема Пользователи.

Подсистема Документы реализует основные функциональные возможности системы «Дело».

Подсистема поддерживает следующие технологические этапы обработки документов:

* регистрацию документов;

* исполнение документов;

* поиск документов в картотеках;

* рассылку исходящих документов.

Обработка документов на каждом из этих этапов обеспечивается выполнением набора команд, которые, в свою очередь, объединяются в модуль подсистемы - функцию.

Подсистема «Справочники»

Подсистема обеспечивает ввод значений в справочники системы, т. е. настройку системы на организационную структуру предприятия и правила делопроизводства. Ввод значений в каждый из справочников реализуется отдельной командой (отдельным режимом).

Подсистема «Пользователи»

Подсистема ведет список пользователей системы. При работе с данным списком для каждого пользователя определяется:

* идентификатор и пароль пользователя;

* права доступа к настройкам системы;

* права доступа к картотекам системы;

* права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек;

* права доступа к папкам внутри каждого из доступных кабинетов;

* права доступа к документам разных грифов допуска;

* права доступа к подсистемам и функциям системы.

Подсистема «Отчетные формы»

Подсистема обеспечивает формирование стандартных отчетов. В отличие от функции поиска

подсистемы Документы, данная подсистема формирует список документов в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм (на основе разработанных шаблонов MS Word).

Подсистемой поддерживается формирование следующих отчетов:

* сведения о документообороте (по отношению к подразделениям и должностным лицам);

* сводка об исполнении контрольных документов;

* сводка-напоминание об исполнении контрольных документов.

Основу данного продукта составляют:

- система понятий данной предметной области, взятая из нормативных документов по делопроизводству и документообороту;

- информационная и функциональная модели делопроизводства, построенные на основе международных стандартов структурного анализа и проектирования систем с использованием современных CASE-технологий;

- промышленная технология проектирования заказных версий системы.

К основным функциям системы относятся:

- регистрация документа;

- редактирование регистрационной карточки;

- ввод исполненных резолюций;

- поиск документа;

- получение отчетов и пр.

Система «ДЕЛО» позволяет автоматизировать все основные технологические функции документооборота и делопроизводства, среди них:

- централизованная и децентрализованная регистрация документов;

- управление электронными образами (файлами) документов;

- передача документов на рабочие места сотрудников организации (с учётом заданной маршрутизации);

- поиск документов по любому реквизиту (сочетанию реквизитов) регистрационной карточки;

- полнотекстовый поиск;

- автоматическое формирование картотек подразделений;

- формирование личных папок пользователей для хранения документов;

- группировка документов в папки кабинетов с возможностью осуществления коллективной работы с ними;

- работа с проектами резолюций;

- ведение номенклатуры дел;

- приём документов по электронной почте;

- отправка документов по электронной почте;

- регистрация отправки исходящих документов (с учётом возможности формирования реестров исходящей корреспонденции);

- контроль исполнительской дисциплины в части своевременного исполнения документов и резолюций;

- регистрация перемещений оригиналов и копий бумажного документа;

- ведение журналов (ознакомления сотрудников с документами, уничтожения оригиналов документов и их бумажных копий);

- получение стандартных справок и отчётных форм.

К моменту внедрения системы «Дело» на предприятии, как правило, уже существуют устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:

- * порядок первичной регистрации документа;

- * порядок формирования регистрационного номера документа;

- * порядок отслеживания движения документов от одного исполнителя к другому;

- * порядок подшивки (списания) документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

- * порядок рассылки исходящих документов.

3.3 Требования к серверной и клиентской части

Программное обеспечение системы ДЕЛО состоит из серверной и клиентской частей. В случае установки системы на автономный компьютер (а не в сети) серверная и клиентская части программного обеспечения устанавливаются на одном компьютере.

Установка системы ДЕЛО предусматривает навык работы в сети с СУБД Oracle версии 8.х/9.x или MS SQL Server 7.0/2000.

Требования к серверной части определются выбранной платфомой (Windows NT 4.0 Server / Windows 2000 Server / Unix / Novell Netware), требованиями СУБД (MS SQL Server / Oracle), предполагаемым количеством пользователей системы ДЕЛО, документооборотом организации. В каждом конкретном случае конфигруация сервера определяется индивидуально.

Усредненные характеристики сервера:

* процессор Pentium III и выше;

* оперативная память не менее 512 Мб;

* свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД . 50 Мб.

В случае установки системы ДЕЛО под СУБД Oracle требуется наличие на сервере установленной и настроенной СУБД Oracle версии 8.х/9.x.

В случае установки системы ДЕЛО под СУБД MS SQL Server требуется наличие на сервере установленной операционной системы Windows NT версии 4.0 (с установленным Service Pack 5 и выше) или Windows 2000 Server и установленной и настроенной СУБД MS SQL Server версии 7.0 или 2000 с видом сортировки Dictionary Case-Insensitive и кодовой страницей Cyrillic 1251 (или Cyrillic General collation для MS SQL Server 2000). Режим авторизации должен быть выбран смешанный (Mixed Mode). При этом служба MS SQL Server должна запускаться под пользователем (аккаунтом) администратора сервера.

Для установки системы ДЕЛО требуется компьютер с процессором Pentium II и выше, оперативной памятью не менее 64 Мб. Программа работает под управлением Windows 98, Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP. Программа требует наличия на компьютере установленной и настроенной клиентской части СУБД Oracle версии 8.х/9.x (SQL*Net и Required Support File) или MS SQL Server 7.0 или 2000 (Client Connectivity) соответственно.

Для использования всех функциональных возможностей системы ДЕЛО на рабочей станции должны быть установлены: MS Internet Explorer 5.5, текстовый редактор MS Word 2000, MS Outlook 2000 (или более поздние версии перечисленных программ). В случае использования MS Outlook 2000, необходимо установить MS Outlook в варианте «Корпоративная или для рабочих групп».

Для использования опции сканирования и для работы подсистемы «Поточное сканирование» необходимо установить на рабочую станцию программу FineReader версии 4.0 Professional, или 6.0 Scripting Edition.

Для использования опции «ЭЦП и шифрование» необходимо установить на рабочей станции пакет CryptoPro.

Минимальное разрешение экрана 800х600, 256 цветов (рекомендуется 1024х768, High Color).

Основная часть ПО системы ДЕЛО написана с помощью средства разработки Power Builder 7.0 build 10108. Для функционирования приложений, написанных с помощью этого средства разработки, необходим набор Runtime библиотек, называемый Power Builder Deployment Kit (PBDK). PBDK входит в комплект поставки. Доступ к базе данных осуществляется через клиента СУБД.

Заключение

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.