40

Министерство науки и образования РФ Федеральное агентство по образованию ГОУ ВПО

Саратовский Государственный Технический Университет

Институт Бизнеса и Делового Администрирования

Кафедра ММЛ

Курсовая работа

по «Делопроизвоизводству»

Документоведение на предприятии ООО “Клеопатра”

Выполнила: студентка группы МНЖ - 44а

Фролова И.И.

Проверила: Волкова О.Г.

Саратов-2007

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ДОСЬЕ

Схема-макет движения документооборота

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

3. Информационно - справочные документы

4. Документы по личному составу

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Документы необходимы для работы и функционирования любой организации, финансовой отчетности, т.к. именно в документах отражается все, что происходит в организации. Они также являются доказательствами, которые отражают определенные действия в организации. Как только человек научился писать он начал создавать документы. Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной информации. С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство».

«Делопроизводство - это наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг». Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: «Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов».

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);

создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

создание условий для хранения документов.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом ГОСТ Р 6.38-2003.

ДОСЬЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Досье ОРГАНИЗАЦИИ или ПРЕДПРИЯТИЯ представляет собой краткую характеристика деятельности данного предприятия или организации.

В досье предприятия входят в основном исходные данные о предприятии, т.е. ее реквизиты. Например: почтовый и юридический адрес предприятия, банковские реквизиты организации, телефон, цели и виды деятельности.

Например: досье салона красоты “Клеопатра”

Общество с ограниченной ответственностью

ООО “Клеопатра”

410049, г. Саратов, проспект Энтузиастов, 37а.

Телефон/факс: (8452) 96 - 37 - 54

ИНН 1365294856

КПП 235698451

БИК 134687426

Р/с 1362549876513246

Наименование банка: ЦБ КБ “Экспресс Волга Банк” Заводского района г. Саратов

К/с 329654812365946286132

ОКАТО 12365943256

ОКПО 9996235263

Код налогового органа: 1234

Целью деятельности салона красоты “Клеопатра” является: предоставление различного вида услуг, таких как:

- парикмахерских услуг;

- косметолог;

- педикюр;

- маникюр;

- солярий;

- косметологический кабинет;

- массажный кабинет;

- наращивание волос;

- наращивание ногтей;

- наращивание ресниц и т.д.

Схема-макет движения документов в салоне красоты “Клеопатра”

40

Схема движения входящего документа

40

40

Схема движения исходящего документа

Схема движения внутренних документов

ПРИКАЗА

40

Объяснительной записки

40

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

- устав организации;

- положение об организации;

- штатное расписание;

- должностные инструкции работников.

Устав. Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций и предприятий. Устав негосударственного предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в которых найдет отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и другие сведения.

Уставы оформляются по правилам, изложенным выше. Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава.

Отметка о регистрации устава, проставляемая на титульном листе, включает:

- наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц;

- дату регистрации;

- государственный регистрационный номер.

Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, работу железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

УСТАВ

Общество ограниченной ответственности “Клеопатра”

г. Саратов 2003год

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Общество ограниченной ответственности “Клеопатра” в дальнейшем именуемое «Общество», является обществом ограниченной ответственности. Общество является юридическим лицом, действует на основании Устава и законодательства Российской Федерации.

1.2 Общество создано без ограничения срока его деятельности.

1.3 Общество создано путем преобразования государственного предприятия “Клеопатра” в соответствии с Указом Президента Российской Федерации и 721 от 01.07.92 г.

1.4 Фирменное наименование общества Полное: «салон красоты Клеопатра» сокращенное «Клеопатра».

1.5 Место нахождения общества: Россия, г. Саратов. Почтовый адрес общества: Россия, г. Саратов, 410049, проспект Энтузиастов, д. 37а.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1 Предоставление различных видов услуг

2.2 Насыщение рынка данными услугами

2.3 Рентабельность салона

2.4 Расширение ассортимента предлагаемых услуг

2.6 Повышенное качество сервиса

ФУНКЦИИ

3.1 Увеличение целевой группы

3.2 Увеличение клиентской базы

3.3 Закрепление статуса элитного салона красоты и периодическое подтверждение.

3.4 Открытие сети салонов

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1 Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

4.2 Предоставлять финансовые отчеты налоговым службам по мере требования или отчетности поквартально.

4.3 Общество несёт ответственность по обязательствам всем своим имуществом. Общество не отвечает по обязательствам участников, участники не отвечают по обязательствам Общества. Участники несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества в пределах стоимости внесённых ими вкладов. Участники Общества, внёсшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников.

4.4 В случае несостоятельности (банкротства) Общества по вине его участников или по вине других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, на указанных участников или других лиц в случае недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.

4.5 Общество имеет право создавать дочерние общества с правами юридического лица, открывать филиалы и представительства, образовывать совместные предприятия, в том числе и за рубежом, участвовать в акционерных обществах, ассоциациях и других организациях и предприятиях.

УЧАСТНИКИ ОБЩЕСТВА «салон красоты Клеопатра» ИМЕЮТ ПРАВО:

- участвовать в управлении делами Общества в порядке, предусмотренном действующим законодательством и Уставом Общества;

- принимать непосредственное участие в распределении прибыли;

- получать информацию о деятельности Общества, знакомиться с бухгалтерской доку-ментацией Общества.

- в любое время выйти из Общества согласно имеющимся долям;

- продать или иным образом уступить свою долю в уставном капитале Общества либо ее часть в порядке, предусмотренном законодательство и настоящим Уставом;

- получить в случае ликвидации Общества часть имущества, оставшегося после расчетов с кредиторами, или его стоимость;

- осуществлять иные права, предусмотренные настоящим Уставом и действующим зако-нодательством.

- осуществлять со своей долей любые действия: продать, оформить дарственную (подарить), обмен (осуществить равноценный обмен, например: на акции предприятия)

УЧАСТНИКИ ОБЩЕСТВА «салон красоты Клеопатра» ОБЯЗАНЫ:

- вносить вклады в порядке и размерах, определенных учредительными документами Общества, т.е. учредительским договором;

- не разглашать конфиденциальную (секретную для организации, в том числе финансовую) информацию о деятельности Общества;

- соблюдать положения учредительных документов;

- вносить дополнительные взносы в размере; способом и в порядке, предусмотренном решением собрания участников;

- исполнять принятые на себя в установленном порядке обязательства по отношению к Обществу;

- оказывать Обществу содействие в осуществлении им своей деятельности;

- посещать общие собрания /очередные и внеочередные/ участников Общества или обес-печивать на них явку своих представителей;

- участники Общества, доли которых в совокупности составляют не менее 10% Уставно-го капитала Общества вправе требовать в судебном порядке исключения из Общества участника, который грубо нарушает свои обязанности, либо своими действиями /бездействиями/ делает невозможной деятельность Общества и существенно ее затрудняет.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ.

5.1 Связь осуществляется либо с поставщиками продукции, либо напрямую с производителями (заводами), которой магазин в дальнейшем торгует (реализует).

5.2 Взаимоотношения с конкурентами - производится скрытый шоппинг, постоянное наблюдение за ассортиментом конкурентов. Выделяются новинки, перенимаются нереализованные идеи.

ПРОИЗВОДСТВЕННО - ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Осуществляется:

6.1 Место для хранения продукции - склады, в которых имеются условия необходимые и подходящие для данного товара.

6.2 Непосредственное предоставление услуг - реализация товара.

ИМУЩЕСТВА И СРЕДСТВА

Имущества:

7.1 помещение, в котором располагается салон

7.2 оборудование, необходимое для продажи - стеллажи

Средства:

7.3 денежные

7.4 материальные средства

ОТЧЕТНОСТЬ

Отчеты предоставляются по мере требования налоговыми службами. Отчетность внутри организации (бухгалтерская) ежемесячные, также сдаются квартальные (плановые) и годовые балансы.

УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ

Размешенные и объявленные акции.

9.1 Уставной капитал общества составляет 1000000 рублей. Он составляется из номинальной стоимости акций общества, приобретенных акционерами.

Увеличение уставного капитала.

9.2 Уставной капитал общества может быть увеличен путем увеличения номинальной стоимости акций или размещения дополнительных акций.

РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ

10.1 Прекращение деятельности Общества происходит путем ликвидации.

10.2 Общество может быть реорганизовано или ликвидировано добровольно по едино-гласному решению его участников или по решению суда в установленных законодательством случаях.

10.3 Общество вправе преобразоваться в акционерное общество или в производственный кооператив.

10.4 Общество считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. При реорганизации Общества в форме присоединения к нему другого юридического лица, первое из них считается реорганизованным с момента внесе-ния в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

Реорганизация Общества влечет переход прав и обязанностей, принадлежащих Общест-ву, его правопреемникам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации

Ликвидация Общества производится назначенной им по согласованию с органом, осу-ществляющим государственную регистрацию юридических лиц, ликвидационной комиссией, а в случаях прекращения деятельности Общества по решению суда или органа, принявшего ре-шение о ликвидации Общества - ликвидационной комиссией, назначенной этими органами.

10.5 Ликвидационная комиссия оценивает наличное имущество Общества, выявляет его дебиторов и кредиторов, осуществляет с ним расчеты, принимает меры к оплате долгов Обще-ства третьими лицами, а также его участниками, составляет промежуточный ликвидационный баланс и представляет его для утверждения собранию участников или органу, принявшему ре-шение о ликвидации Общества, по согласованию с органом, осуществляющим государствен-ную регистрацию юридических лиц.

10.6 После завершения расчетов с кредиторами, ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который утверждает собранием участников Общества или органом, при-нявшим решение о ликвидации, по согласованию с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц.

10.7 Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество и денежные средства Общества передаются его участникам пропорционально их вкладам в Уставный капитал.

10.8 Ликвидация считается завершенной, а Общество прекратившим свою деятельность с момента внесения записи об этом в единый государственный реестр юридических лиц.

Председатель ___________ Л.Ю. Логинова

Секретарь _______________ А.А. Андреева

Положение об организации. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Структура текста положения, например положения о министерстве, так же как и устав предприятия, включает в себя следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения. Связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Положения бывают индивидуальные и типовые.

Индивидуальные - это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятия.

Типовые это положение о ценах основного производства, структурных подразделениях.

Положение разрабатывается по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

ПОЛОЖЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО БЮРО

1. Общие положения

1.1 Юридическое бюро является самостоятельным структурным подразделением ООО “Клеопатра” и подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.2 Начальник юридического бюро назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора. На должность Начальника Юрбюро назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее пяти лет.

1.3 Структуру и штат утверждает Генеральный директор ООО “Клеопатра” с учетом объемов работы и особенностей производства.

2. Задачи.

Обеспечение соблюдения законности в деятельности ООО “Клеопатра”, защиты его правовых интересов, российского законодательства.

3. Функции.

Основными функциями являются:

3.1 Осуществление проверки соответствия действующему законодательству приказов, распоряжений, соглашений и актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, а также участие в необходимых случаях в подготовке этих документов; подготовка заключений по другим правовым вопросам.

3.2 Совместно с другими подразделениями предприятия подготовка предложений об изменении действующих или отмене фактически утративших силу приказов изданных на предприятии.

3.3 Организация работы по заключению хозяйственных договоров, участие в подготовке указанных договоров и визирование их.

3.4 Оказание правовой помощи соответствующим структурным подразделениям предприятия в претензионной работе, передача исковых материалов в судебные и арбитражные органы.

3.5 Представительство с целью защиты интересов предприятия в государственных и общественных организациях, ведение судебных и арбитражных дел.

3.6 Обеспечение анализа и обобщения результатов рассмотрения судебных дел для постановки перед руководством вопросов об улучшении деятельности предприятия.

3.7 Организация систематизированного учета и хранения поступающих на предприятие нормативных актов.

3.8 Подготовка заключений по предложениям о привлечении работников предприятия к дисциплинарной и материальной ответственности.

3.9 Консультация контроля за соблюдением на предприятии установленного законодательством порядка приемки продукции и товаров по количеству и качеству.

4. Права.

Юридическое бюро имеет право:

4.1 Проверять соблюдение законности в деятельности структурных подразделений.

4.2 Требовать от подразделений предприятия предоставления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.

4.3 Осуществлять связь с другими организациями по возникающим вопросам.

4.4 Не визировать представляемые на подпись директору предприятия проекты распорядительных и правовых документов, давать заключения с предложениями о законности порядка разрешения рассматриваемых вопросов.

5. Ответственность.

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных положением на бюро задач и функций несет начальник бюро.

Должностная инструкция. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3-5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии - тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ менеджера

1. Общие положения

1.1 Менеджер салона красоты непосредственно подчиняется директору ООО ” Клеопатра”

1.2 Менеджер салона красоты руководствуется в совей работе положением об и настоящей должностной инструкцией.

1.3 Менеджер салона красоты назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора.

1.4 На должность менеджера салона красоты назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области управления персоналом и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия по управлению персоналом; законодательство о труде; основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала; структуру управления и их кадровый состав; этику делового общения; правила и нормы охраны труда.

2. Обязанности.

Менеджер салона красоты обязуется:

2.1 Организовать работу персонала в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями политики для достижения цели (получения прибыли) и эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

2.2 Определяет потребность в персонале.

2.3 Изучает рынок товаров с целью определения необходимости закупки определенной продукции.

2.4 Осуществляет закупки товаров, заключает договора с поставщиками продукции.

2.5 Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

2.6 Доводит всю необходимую информацию до персонала.

2.7 Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций.

3 Права

Менеджер салона красоты имеет право:

3.1 Докладывать директору о всех выявленных недостатках, в пределах совей компетенции.

3.2 Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4 Ответственность.

Менеджер салона красоты несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.

С должностной инструкцией ознакомлен______________ (подпись)

Штатное расписание. Штатное расписание - это, прежде всего документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

В соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации штатное расписание разрабатывается предприятиями самостоятельно.

Штатное расписание составляется по установленной форме и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Штатное расписание содержит:

- перечень структурных подразделений,

- перечень должностей,

- сведения о количестве штатных единиц,

- сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения или они вовсе не вносились. В этом случае оформляется перечень изменений.

В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.

Общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете.

Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

№ п/п		Наименование должности	Кол-во штатных единиц
		ДИРЕКЦИЯ:
	1.	Директор	1
	2.	Бухгалтер	1
		ИТОГО:	2
		ФИНАНСОВО - ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СЛУЖБА:
	1.	Кассир	1
	2.	Юрисконсульт	1
	3.	Секретарь	1
		ИТОГО:	3
		ОТДЕЛ:
	1.	Менеджер отдела	1
	2.	Работники салона	20
		ИТОГО:	21
		ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ:
		Слесарь, уборщицы	4
		ИТОГО:	4
		ОХРАНА
	1.	Охранник	2
		ИТОГО:	2
		Всего по ООО «Клеопатра»	32

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

№ п/п		Наименование должности	Кол-во штатных единиц	Ставка	Должно-стной оклад
		ДИРЕКЦИЯ:
	1.	Директор	1	1	50000
	2.	Бухгалтер	1	1	15000
		ИТОГО:	2	2	65000
		ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СЛУЖБА:
	1.	Кассир	1	1	8000
	2.	Юрисконсульт	1	1	10000
	3.	Секретарь	1	1	8000
		ИТОГО:	3	3	26000
		ОТДЕЛ:
	1.	Менеджер отдела	1	1	10000
	2.	Работники салона	20	20	140000
		ИТОГО:	21	21	150000
		ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ:
		Слесарь, уборщицы	4	4	16000
		ИТОГО:	4	4	16000
		ОХРАНА
	1.	Охранник	2	2	14000
		ИТОГО:	2	2	14000
		Всего по ООО «Клеопатра»	32	32	271000

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся:

приказ;

протокол;

постановление;

распоряжение;

Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются юридическими документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.

Приказ. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

ПРИКАЗ

15.05.2007г. №26 г. Саратов

О изменении организационной структуры салона в ООО “Клеопатра” и внедрении новых должностей.

В связи с загруженностью менеджера отдела ООО “Клеопатра” считается необходимым внедрить несколько дополнительных должностей и разбить один большой отдел на несколько маленьких для облегчения работы персонала, на основании докладной записки администратор салона красоты Н.Ю. Иванова от 15.05.2007г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Бухгалтеру Е.С. Мордовина осуществить перерасчет в соответствии с новым штатным расписанием до 17.05. 2007г.

2. Администратор солона красоты Н.Ю. Иванова внести изменения в организационную структуру ООО “Клеопатра” до 20.05.2007г.

3. Секретарю А.А. Андреева внести изменения штатное расписание до 22.05.2007г.

Директор _______________ Л.Ю. Логинова

Протокол. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решений на собраниях, заседаниях, конференциях, различных -деловых встречах и т. д.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чис-том листе бумаги. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть начинается с указания председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании или являющихся членами коллегиального органа. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при необходимости указывают их должности.

В вводной части указывают и повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на данном заседании. Указываются вопросы в порядке их значимости и формулируются в именительном падеже.

Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.

ПРОТОКОЛ

15.05.2007г. № 77 г. Саратов

Заседание совета директоров

Председатель: Л.Ю. Логинова

Секретарь: А.А. Андреева

Слушатели: Н.Ю. Иванова, И.Р. Сурков.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Замена парикмахерского оборудования. Докладчик Н.Ю. Иванова

СЛУШАЛИ:

Замена парикмахерского оборудования

Доклад И.Р. Сурков

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Подготовить необходимую документацию для проведения замены парикмахерского оборудования до 19.05.2007г. (отв.Н.Ю. Иванова).

1.2 Проведение замены парикмахерского оборудования до 21.05.2005г. (отв. И.Р. Сурков).

Председатель _______________ Л.Ю. Логинова

Секретарь _______________ А.А. Андреева

Постановление. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих пред данными органами, и установления стабильных норм и правил.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15.05.2007г. г. Саратов №26

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации области

С целью наведения порядка в работе с документацией.

1. Утвердить Инструкцию по этике.

2. Руководителям структурных подразделений обеспечить строго выполнение инструкции.

Глава администрации области _________________ П.П. Петров

М.П.

Распоряжение. Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительства, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законом РФ.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.05.2007г. №26

г. Саратов

О замене парикмахерского оборудования

В связи с торможением открытия нового салона.

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Купить новое оборудование. Ответственным назначить менеджера отдела Д.В. Серов. Срок исполнения - 17.05.2007г.

2. Осуществлять контроль за проведением замены решено возложить на администратора Н.Ю. Иванову. Срок исполнения - 21.05.2007г.

3. Провести замену парикмахерского оборудования в ООО “Клеопатра”. Ответственным назначить менеджера отделе И.Р. Сурков. Срок исполнения - 25.05.2007г.

Директор ООО “Клеопатра” _________ Л.Ю. Логинова

Визы: В дело 07-15 Родионова 613-45-07 15.05.2007г.

3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

письма;

докладную записку;

справку;

и др.

Письмо. Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:

- введение, в котором объясняются причины составления письма;

- основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;

- заключение, в котором формулируется основная цель письма.

В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Как правило, письма составляются в двух экземплярах, первый из которых сначала регистрируется в журнале исходящих документов, а затем отправляется адресату; второй же (копия) хранится в деле. В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды, писем:

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;

- сопроводительное письмо;

- письмо-извещение;

- письмо-приглашение;

- письмо-подтверждение;

-другие виды писем.

ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

ООО “Бархатный берег”

ОКПО 231278911, ОГРН 1269012653462, ИНН/КПП21365215/2563251

Россия, 410056, г.Саратов, ул.Чернышевского, д.57, тел./факс: (8452)96-96-96

р/с 12345678 во 2 - м отделении ЭКОНОМБАНК

от 24.01.2007г. №234/5-3 Генеральному директору

ООО “Клеопатра”

на №_________от _________ Л.Ю. Логиновой

410049, г.Саратов,

проспект Энтузиастов, 37а

Тел.: (8452) 64-75-35

Факс: (8452) 64-75-35

А.В.Иванова

Составить списки участников семинара

О проведении семинара на тему: “введение новых технологий при наращивании волос, ресниц, ногтей и т.д.”

Просим Вас прислать списки участников семинара, для того, что бы была проведена жеребьевка участников.

Директор Д.А.Лобанов

М.П.

ОТВЕТНОЕ ПИСЬМО

ООО “Клеопатра”

Россия,410049,г.Саратов,проспект Энтузиастов,37а,тел./факс:(8452) 64-75-35

ООО “Бархатный берег”

410056 г.Саратов,

ул. Чернышевского, 57

тел./факс: (8452) 96-96-96

А.А.Иващенко

Принять и оформить заявки

О проведении семинара на тему: “введение новых технологий при наращивании волос, ресниц, ногтей и т.д.”.

Ознакомившись с Вашей просьбой, высылаем Вам списки участников семинара.

Генеральный директор ____________ Л.Ю. Логинова

А.В.Иванова вход 565/7-2

Заявки приняты и оформлены

В дело 7/2 30.01.2007г.

Докладная записка. Докладная записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть подана как по инициативе работника, так и по инициативе руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение.

Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.

Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Внутреннюю докладную записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату, номер, место составления, заголовок к тексту, адресат.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.06.2007г. №15

Командировать сотрудника А.Е. Гусева

О командировании сотрудника на завод “SCARLIT”

В связи с расширением салона и формированием плана рекламной кампании на 1-е полугодие 2007 года прошу Вас командировать сотрудника П.В. Звереву на завод “SCARLIT” для ознакомления с новыми разработками.

Директор ________________ Л.Ю. Логинова

В дело 08-11

Справка. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех иных фактов или событий, например отражающий основную деятель-ность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т. д.

Справки бывают двух видов:

- содержащие информацию о фактах и событиях служебного ха-рактера;

- выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю - на стандартном листе бумаги А4. Справка содержит те же реквизиты, что и записка.

Текст справки состоит из двух частей:

- фактов, служащих основанием для составления;

- конкретных сведений, отражающих сущность вопроса.

Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную информацию, или разбит на разде-лы, пронумерованные арабскими цифрами.

Внутренние справки подписывает руководитель структурного под-разделения, внешние руководитель организации, а при необходимос-ти и главный бухгалтер.

Строительно - монтажное Генеральному директору управления (СМУ) № 55 ООО “Клеопатра”

Л.Ю. Логиновой

СПРАВКА № 26

01.05.2007 г. Саратов

О наличии строительных материалов на складе № 15

На складе № 55 имеются следующие строительные материалы:

1. Зеркала - 35 м

2. Плитка напольная - 100 м

Заведующий хозяйством _______________ М.Р. Курбатов

4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставление отпуска, поощрение, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, а также документы, входящие в личное дело.

Знание кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятии, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге форматом А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу. Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресовано заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомление с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщается о нем в устной форме или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируется приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О нарушении», «О наложении административного штрафа» и т.п. В приказе по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глагола печатаются прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставленных рабочих дней и дата начала и окончания отпуска.

ООО “Клеопатра”

ПРИКАЗ

10.12.2007г. № 54 г. Саратов

По личному составу

1. УВОЛИТЬ

1.1 Уволить Игнатову Татьяну Ивановну, парикмахера, 11.12.2007г. за невыполнение должностных обязанностей. Основание: Заявление Н.Ю. Ивановой

2. ПРИНЯТЬ

2.1 Петрову Анастасию Антоновну, на должность работника солярия, 12.12.2007г. с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Криволапова Сергея Дмитриевича с визой начальника отдела.

Директор ____________ Л.Ю. Логинова

Администратора _____________ Н.Ю. Иванова

Бухгалтер ______________ Е.С. Мордовина

В дело 10 - 25

16.11.2007г. подпись Л.Д. Ломтив

Резюме. Резюме - это документ, который автор составляет самостоятельно. Резюме составляется в произвольной форме, от руки на листе бумаги форматом А4. Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации, общественно-политической деятельности данного человека. Основные реквизиты: наименование документа (резюме); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; дата; личная подпись.

РЕЗЮМЕ

Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович

АДРЕС: ул. Чапаева, 55

ТЕЛЕФОН: 8 (8452) 35-65-95

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.04.1984г. г.Саратов

ГРАЖДАНСТВО: РФ

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: холост

ОБРАЗОВАНИЕ: В 2002 году поступил в Поволжскую Академию Права на специальность правоведение 1992 - 2002 - школа № 40.

ОПЫТ РАБОТЫ:

- с декабря 2003 - 2004г.г. работал юрисконсультом в ООО “Гутмон”

По требованию могу предоставить необходимые документы и рекомендации, о прохождении учебного курса.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДАННЫЕ: имеется хобби - хоккей.

Иван Иванович Иванов.

Договор. Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, оплата, качество, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте. Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом. Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, максимальной и иной связи. Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект. При составлении контракта и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, установлено, что договорные обязательства должны быть выражены в рублях. Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительными.

Составными частями договора являются:

- название вида и заголовок документа;

- дата, номер, место составления;

- наименование сторон (полные названия организации).

- предмет договора;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации, сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон;

- подписи должностных лиц;

- печати фирм - контрагентов.

Коммерческие договора хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

Заключение

Документ - носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности. Действительно, отсутствие любых документов (или неверное их заполнение, оформление), даже совершенно не важных на первый взгляд, может привести к серьезным проблемам.

Как показывает практика, неправильное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) - это одна из основных причин возникновения конфликтов с партнерами по бизнесу, налоговыми органами, собственными работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация сталкивается с необходимостью доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово-хозяйственных операций с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случаев бывает затруднено.

Каждый документ в зависимости от своего назначения заключает в себе определенную информацию и поэтому может выполнять только совершенно определенные функции. По своему назначению документы подразделяются на:

1. распорядительные, то есть предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий (например, приказ на выплату премии, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета);

2. оправдательные, то есть подтверждающие факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения (например, авансовый отчет);

3. комбинированные, то есть заключающие в себе функции как распорядительного, так и оправдательного документа.

Список литературы

1. Делопроизводство. Учебное пособие для колледжей. Феникс. Ростов-на-Дону 2001.

2. Курс делопроизводства. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Учебное пособие для высших учебных заведений. ИНФРА-М.; Москва - Новосибирск 2003.

3. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. Статус - КВО, Москва 2000.

4. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. Издательство «Экономика», Москва 1999.

5. Руководство по делопроизводству. Пособие для служащих. Издательство «Экономика», Москва 2000.