2

Министерство Образования Российской Федерации

Саратовский Государственный Технический Университет

Институт Бизнеса и Делового Администрирования

КАФЕДРА ММЛ

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Организация делопроизводства на предприятии ООО “iLe de Bouhte”

ВЫПОЛНИЛ: студент 4 курса

ПРОВЕРИЛ: преподаватель

Волкова О.Г.

САРАТОВ 2005

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ДОСЬЕ

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

3. Информационно-справочные документы

4. Документы по личному составу

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Документы необходимы для работы и функционирования любой организации, финансовой отчетности, т.к. именно в документах отражается все, что происходит в организации. Они также являются доказательствами, которые отражают определенные действия в организации. Как только человек научился писать он начал создавать документы. Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной информации. С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство».

«Делопроизводство - это наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг» Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: «Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов».

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);

- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- создание условий для хранения документов.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом ГОСТ Р 6.38-2003.

ДОСЬЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Досье ОРГАНИЗАЦИИ или ПРЕДПРИЯТИЯ представляет собой краткую характеристика деятельности данного предприятия или организации.

В досье предприятия входят в основном исходные данные о предприятии, т.е. ее реквизиты. Например: почтовый и юридический адрес предприятия, банковские реквизиты организации, телефон, цели и виды деятельности.

Например: досье фирмы ООО «iLe de Bouhte»

Общество с ограниченной ответственностью

ООО «iLe de Bouhte»

410011, г. Саратов, ул. Танкистов, 1

Телефон/факс: (8452) 64 - 64 - 69

ИНН 1365294856

КПП 235698451

БИК 134687426

Р/с 1362549876513246

Наименование банка: ФЗАО АКБ РиР «КРАСБАНК» Ленинский район г. Саратов

К/с 329654812365946286132

ОКАТО 12365943256

ОКПО 9996235263

Код налогового органа: 1234.

Целью деятельности ООО «iLe de Bouhte» является: продажа парфюмерии.

ООО «iLe de Bouhte» осуществляет:

- розничная торговля парфюмерии;

- разработка новых технологий и процесс внедрения их в сферу услуг (качественная консультация, брендовый товар);

- спонсорство, с целью рекламы и привлечения клиентуры;

- гарантия качественного предоставления услуг (полное информирование клиента);

- проведение акций с розыгрышем призов, т.е. продукцией салона (например на Новый год);

- выпуск именных дисконтных карт с накопительной скидкой

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

УСТАВ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Общество ограниченной ответственности «iLe de Bouhte в дальнейшем именуемое «Общество», является обществом ограниченной ответственности. Общество является юридическим лицом, действует на основании Устава и законодательства Российской Федерации.

1.2 Общество создано без ограничения срока его деятельности.

1.3 Общество создано путем преобразования государственного предприятия «iLe de Bouhte» в соответствии с Указом Президента Российской Федерации и 721 от 01.07.92 г.

1.4 Фирменное наименование общества Полное: « парфюмерный салон iLe de Bouhte» сокращенное «iLe de Bouhte».

1.5 Место нахождения общества: Россия, г. Саратов. Почтовый адрес общества: Россия, г. Саратов, 410011, ул. Танкистов, д.1.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1 Торговля парфюмерией брендовых марок

2.2 Насыщение рынка данными товарами

2.3 Рентабельность салона

2.4 Расширение ассортимента предлагаемых товаров

2.6 Повышенное качество сервиса

ФУНКЦИИ

3.1 Увеличение целевой группы

3.2 Увеличение клиентской базы

3.3 Закрепление статуса элитного магазина и периодическое подтверждение.

3.4 Открытие сети салонов (по стране)

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1 Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

4.2 Предоставлять финансовые отчеты налоговым службам по мере требования или отчетности поквартально.

4.3 Общество несёт ответственность по обязательствам всем своим имуществом. Общество не отвечает по обязательствам участников, участники не отвечают по обязательствам Общества. Участники несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества в пределах стоимости внесённых ими вкладов. Участники Общества, внёсшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников.

4.4 В случае несостоятельности (банкротства) Общества по вине его участников или по вине других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, на указанных участников или других лиц в случае недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.

4.5 Общество имеет право создавать дочерние общества с правами юридического лица, открывать филиалы и представительства, образовывать совместные предприятия, в том числе и за рубежом, участвовать в акционерных обществах, ассоциациях и других организациях и предприятиях.

УЧАСТНИКИ ОБЩЕСТВА «парфюмерный салон iLe de Bouhte» ИМЕЮТ ПРАВО:

- участвовать в управлении делами Общества в порядке, предусмотренном действующим законодательством и Уставом Общества;

- принимать непосредственное участие в распределении прибыли;

- получать информацию о деятельности Общества, знакомиться с бухгалтерской документацией Общества.

- в любое время выйти из Общества согласно имеющимся долям;

- продать или иным образом уступить свою долю в уставном капитале Общества либо ее часть в порядке, предусмотренном законодательство и настоящим Уставом;

- получить в случае ликвидации Общества часть имущества, оставшегося после расчетов с кредиторами, или его стоимость;

- осуществлять иные права, предусмотренные настоящим Уставом и действующим законодательством.

- осуществлять со своей долей любые действия: продать, оформить дарственную (подарить), обмен (осуществить равноценный обмен, например: на акции предприятия)

УЧАСТНИКИ ОБЩЕСТВА «парфюмерный салон iLe de Bouhte» ОБЯЗАНЫ:

- вносить вклады в порядке и размерах, определенных учредительными документами Общества, т.е. учредительским договором;

- не разглашать конфиденциальную (секретную для организации, в том числе финансовую) информацию о деятельности Общества;

- соблюдать положения учредительных документов;

- вносить дополнительные взносы в размере; способом и в порядке, предусмотренном решением собрания участников;

- исполнять принятые на себя в установленном порядке обязательства по отношению к Обществу;

- оказывать Обществу содействие в осуществлении им своей деятельности;

- посещать общие собрания /очередные и внеочередные/ участников Общества или обеспечивать на них явку своих представителей;

- участники Общества, доли которых в совокупности составляют не менее 10% Уставного капитала Общества вправе требовать в судебном порядке исключения из Общества участника, который грубо нарушает свои обязанности, либо своими действиями /бездействиями/ делает невозможной деятельность Общества и существенно ее затрудняет.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ.

5.1 Связь осуществляется либо с поставщиками продукции, либо напрямую с производителями (заводами), которой магазин в дальнейшем торгует (реализует).

5.2 Взаимоотношения с конкурентами - производится скрытый шоппинг, постоянное наблюдение за ассортиментом конкурентов. Выделяются новинки, перенимаются нереализованные идеи.

ПРОИЗВОДСТВЕННО - ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Осуществляется:

6.1 Место для хранения продукции - склады, в которых имеются условия необходимые и подходящие для данного товара.

6.2 Непосредственное предоставление услуг - реализация товара.

ИМУЩЕСТВА И СРЕДСТВА

Имущества:

В данном случае помещение салона было арендовано, поэтому оно не является собственностью данного салона. То же самое можно сказать и про служебное авто, т.к. был нанят водитель с автомобилем. Поэтому также не является собственностью данной организации. В распоряжении организации имеется только лишь оборудование закупленное для продажи и обустройства внутреннего интерьера.

7.1 оборудование, необходимое для продажи - стеллажи.

Средства:

7.2 денежные

7.3 материальные средства

ОТЧЕТНОСТЬ

Отчеты предоставляются по мере требования налоговыми службами. Отчетность внутри организации (бухгалтерская) ежемесячные, также сдаются квартальные (плановые) и годовые балансы.

УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ

Размешенные и объявленные акции.

9.1 Уставной капитал общества составляет 1.00000$. Он составляется из номинальной стоимости акций общества, приобретенных акционерами.

Увеличение уставного капитала.

9.2 Уставной капитал общества может быть увеличен путем увеличения номинальной стоимости акций или размещения дополнительных акций.

РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ

10.1 Прекращение деятельности Общества происходит путем ликвидации.

10.2 Общество может быть реорганизовано или ликвидировано добровольно по единогласному решению его участников или по решению суда в установленных законодательством случаях.

10.3 Общество вправе преобразоваться в акционерное общество или в производственный кооператив.

10.4 Общество считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. При реорганизации Общества в форме присоединения к нему другого юридического лица, первое из них считается реорганизованным с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

Реорганизация Общества влечет переход прав и обязанностей, принадлежащих Обществу, его правопреемникам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации

Ликвидация Общества производится назначенной им по согласованию с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, ликвидационной комиссией, а в случаях прекращения деятельности Общества по решению суда или органа, принявшего решение о ликвидации Общества - ликвидационной комиссией, назначенной этими органами.

10.5 Ликвидационная комиссия оценивает наличное имущество Общества, выявляет его дебиторов и кредиторов, осуществляет с ним расчеты, принимает меры к оплате долгов Общества третьими лицами, а также его участниками, составляет промежуточный ликвидационный баланс и представляет его для утверждения собранию участников или органу, принявшему решение о ликвидации Общества, по согласованию с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц.

10.6 После завершения расчетов с кредиторами, ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который утверждает собранием участников Общества или органом, принявшим решение о ликвидации, по согласованию с органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц.

10.7 Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество и денежные средства Общества передаются его участникам пропорционально их вкладам в Уставный капитал.

10.8 Ликвидация считается завершенной, а Общество прекратившим свою деятельность с момента внесения записи об этом в единый государственный реестр юридических лиц.

ПОЛОЖЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО БЮРО

1. Общие положения

1.1 Юридическое бюро является самостоятельным структурным подразделением ООО “ iLe de Bouhte ” и подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.2 Начальник юридического бюро назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора. На должность Начальника Юрбюро назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее пяти лет.

1.3 Структуру и штат утверждает Генеральный директор ООО “ iLe de Bouhte ” с учетом объемов работы и особенностей производства.

2. Задачи.

Обеспечение соблюдения законности в деятельности ООО “ iLe de Bouhte ”, защиты его правовых интересов, российского законодательства.

3. Функции.

Основными функциями являются:

3.1 Осуществление проверки соответствия действующему законодательству приказов, распоряжений, соглашений и актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, а также участие в необходимых случаях в подготовке этих документов; подготовка заключений по другим правовым вопросам.

3.2 Совместно с другими подразделениями предприятия подготовка предложений об изменении действующих или отмене фактически утративших силу приказов изданных на предприятии.

3.3 Организация работы по заключению хозяйственных договоров, участие в подготовке указанных договоров и визирование их.

3.4 Оказание правовой помощи соответствующим структурным подразделениям предприятия в претензионной работе, передача исковых материалов в судебные и арбитражные органы.

3.5 Представительство с целью защиты интересов предприятия в государственных и общественных организациях, ведение судебных и арбитражных дел.

3.6 Обеспечение анализа и обобщения результатов рассмотрения судебных дел для постановки перед руководством вопросов об улучшении деятельности предприятия.

3.7 Организация систематизированного учета и хранения поступающих на предприятие нормативных актов.

3.8 Подготовка заключений по предложениям о привлечении работников предприятия к дисциплинарной и материальной ответственности.

3.9 Консультация контроля за соблюдением на предприятии установленного законодательством порядка приемки продукции и товаров по количеству и качеству.

4. Права.

Юридическое бюро имеет право:

4.1 Проверять соблюдение законности в деятельности структурных подразделений.

4.2 Требовать от подразделений предприятия предоставления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.

4.3 Осуществлять связь с другими организациями по возникающим вопросам.

4.4 Не визировать представляемые на подпись директору предприятия проекты распорядительных и правовых документов, давать заключения с предложениями о законности порядка разрешения рассматриваемых вопросов.

5. Ответственность.

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных положением на бюро задач и функций несет начальник бюро.

ХАРАКТЕРИСТИКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Штатное расписание - это прежде всего документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

В соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации штатное расписание разрабатывается предприятиями самостоятельно.

Штатное расписание составляется по установленной форме и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Штатное расписание содержит:

- перечень структурных подразделений,

- перечень должностей,

- сведения о количестве штатных единиц,

- сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения или они вовсе не вносились. В этом случае оформляется перечень изменений.

В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.

Общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете.

Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. Парфюмерный салон «iLe de Bouhte»

№ п/п		Наименование должности	Кол-во штатных единиц
		ДИРЕКЦИЯ:
	1.	Директор	1
	2.	Главный бухгалтер	1
	3.	Заместитель ген.директора по общим вопросам	1
		ИТОГО:	3
		ФИНАНСОВО - ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СЛУЖБА:
	1.	Программист	1
	2.	Бухгалтер	2
	3.	Кассир	1
	4.	Юрисконсульт	1
	5.	Секретарь	1
		ИТОГО:	6
		ОТДЕЛ:
	1.	Менеджер отдела	3
	2.	Продавец - консультант	12
		ИТОГО:	15
		ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ:
		Заведующий хозяйством	1
		Слесарь, уборщицы	5
		ИТОГО:	6
		ОХРАНА
	1.	Начальник охраны	1
	2.	Старший контролер	2
	3.	Контролер	6
		ИТОГО:	9
		Всего по ООО «iLe de Bouhte»	39

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ООО «iLe de Bouhte»

№ п/п	Наименование должности	Кол-во Штатных единиц	Ставка	Должно- стной оклад
1	ДИРЕКЦИЯ:
	Директор	1	1	50000
	Главный бухгалтер	1	1	35000
	Заместитель ген. дир. по общим вопросам	1	1	20000
	ИТОГО:	3	3	105000
2	ФИНАНСОВО - ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СЛУЖБА:
	Программист	1	1	8000
	Бухгалтер	2	2	10000
	Кассир	1	1	5000
	Секретарь	1	1	4000/3500
	ИТОГО:	5	5	39500
3	ОТДЕЛ:
	Менеджер отдела	2	2	18000
	Продавец - консультант	6	6	10000
	ИТОГО:	8	8	92000
4	ХОЗЯЙСТВЕННАЯ СЛУЖБА:
	Завхоз	1	1	9000
	Слесарь	2	2	3000
	Уборщик	4	4	2500
	ИТОГО:	9	9	25000
5	ОХРАНА:
	Старший контролер	2	2	6000
	Контролер	6	6	5500
	Начальник охраны	1	1	15000
	ИТОГО:	12	12	60000
	ВСЕГО:	85	85	321500

Распорядок работы салона «iLe de Bouhte»

Пн., Вт., Ср., Чет., Пят. с 9.00 до 19.00

Суббота с 9.00 до 18.00

Воскресенье - выходной

Время работы персонала «iLe de Bouhte»

№ п/п	Должности	Кол-во штатных единиц	Продолжительность работы
1	Директор	1	Ненормированный рабочий день
2	Заместитель генерального директора	1	Ненормированный рабочий день
3	Главный бухгалтер	1	Ненормированный рабочий день
4	Программист	1	9.00-19.00
5	Бухгалтер	2	9.00-19.00
6	Кассир	1	9.00-19.00
7	Секретарь	1	9.00-19.00
8	Менеджер отдела	6	С 9.00 до 19.00
9	Продавец - консультант	35	С 9.00 до 19.00
10	Заведующий хозяйственной службой	1	10.00-19.00, суббота - воскресенье выходной
11	Уборщица	3	09.00 до окончания
12	Начальник охраны	1	В смене с 12.00
13	Старший контролер	2	В смене с 12.00
14	Контролер	6	В смене с 09.00

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Менеджера отдела

1. Общие положения

1.1 Менеджер отдела непосредственно подчиняется директору ООО ” iLe de Bouhte ”

1.2 Менеджер отдела руководствуется в совей работе положением об и настоящей должностной инструкцией.

1.3 Менеджер отдела назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора.

1.4 На должность менеджера отдела назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области управления персоналом и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия по управлению персоналом; законодательство о труде; основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала; структуру управления и их кадровый состав; этику делового общения; правила и нормы охраны труда.

2. Обязанности.

Менеджер отдела обязуется:

2.1 Организовать работу персонала в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями политики для достижения цели (получения прибыли) и эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

2.2 Определяет потребность в персонале.

2.3 Изучает рынок товаров с целью определения необходимости закупки определенной продукции.

2.4 Осуществляет закупки товаров, заключает договора с поставщиками продукции.

2.5 Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

2.6 Доводит всю необходимую информацию до персонала.

2.7 Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций.

3 Права

Менеджер отдела имеет право:

3.1 Докладывать директору о всех выявленных недостатках, в пределах совей компетенции.

3.2 Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4 Ответственность.

Менеджер отдела несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Характеристика приказа

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

ПРИКАЗ

15.05.2005г. №26

г.Саратов

О изменении организационной структуры салона в ООО “ iLe de Bouhte ” и внедрении новых должностей.

В связи с загруженностью менеджера отдела ООО “ iLe de Bouhte ” считается необходимым внедрить несколько дополнительных должностей и разбить один большой отдел на несколько маленьких для облегчения работы персонала, на основании докладной записки заместителя генерального директора по общим вопросам И.Р.Орлова от 15.05.2005г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Главному бухгалтеру О.Ю.Симофоровой осуществить перерасчет в соответствии с новым штатным расписанием. Ознакомлен. Подпись.

2. Заместителю генерального директора по общим вопросам И.Р.Орлову внести изменения в организационную структуру ООО “ iLe de Bouhte ”. Ознакомлен. Подпись.

3. Секретарю О.Л.Белли внести изменения штатное расписание. Ознакомлен. Подпись.

РЕШЕНИЕ

15.05.2005г. №26

г.Саратов

О подготовке персонала к квартальной аттестации

На основании координационного плана от 01.01.2005г. Совет директоров общества с ограниченной ответственностью “ iLe de Bouhte ”

РЕШИЛ

1. Назначить ответственным за проведение квартальной аттестации заместителя директора по общим вопросам ООО “ iLe de Bouhte ” И.Р. Орлова.

2. А.А.Простову, старшему продавцу, подготовить задание по аттестации, для ее дальнейшего проведения и представить на рассмотрение Совету до 19.05.2005г.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительства, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законом РФ.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О замене товарного стеллажа

В связи с проблемой выставки товара на прилавок.

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Купить товарный стеллаж. Ответственным назначить менеджера отдела А.А.Толстых.

1. Осуществлять контроль за проведением замены решено возложить заместителя директора по общим вопросам И.Р.Орлова.

2. Провести замену товарного стеллажа в ООО “ iLe de Bouhte ”. Ответственным назначить старшего продавца И.Р.Простов. Срок исполнения - 25.05.2005г.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации области

С целью наведения порядка в работе с документацией.

1. Утвердить Инструкцию по этике.

2. Руководителям структурных подразделений обеспечить строго выполнение инструкции.

ПРОТОКОЛ

Заседание совета директоров

Председатель: А.Ю.Грачева

Секретарь: А.А.Линь

Слушатели: А.А.Толстых, И.Р.Орлов.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Замена товарных стеллажей в отделе. Докладчик И.Р.Орлов

1. СЛУШАЛИ:

Замена товарных стеллажей в отделе

Доклад А.А.Толстых

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Подготовить необходимую документацию для проведения замены товарных стеллажей в отделе до 19.05.2005г. (отв. А.В.И.Р.Орлов).

1.2 Проведение замены стеллажей в отделе до 21.05.2005г. (отв. А.А.Толстых).

Председатель подпись А.Ю.Грачева

Секретарь подпись А.А.Линь

ПРОТОКОЛ

Общего собрания коллектива

Председатель: А.Ю.Грачева

Секретарь: А.А. Линь

Присутствовали: 2 сотрудников. И.Р.Орлов, А.А.Толстых.

Слушатели: директор ООО “СИДАНКО”, ООО “РОТОНДО”.

Рассмотренные вопросы:

1. О выделении помещения под склад (Выступили И.Р.Орлов, А.А.Толстых.)

Принятые решения:

1. Подготовить документы до 18.05.2005г. (Ответственный И.Р.Орлов)

Председатель подпись А.Ю.Грачева

Секретарь подпись А.А.Линь

3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Характеристика документов. Подавляющее число документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличии от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленные группы составляют справки второго вида. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие, чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами 9обычно приказом) по указанию вышестоящих организаций или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожений дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и т.д.

Независимо от разновидности акта составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие, и указывают наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокола должен составлять секретарь или специальное лицо. От его квалификации, умение вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписание протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание. Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяются на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; печатается через два интервала, после заголовка, прямо о полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы, также оформляется слово «секретарь».

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляют присутствующих. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируется также оперативные совещания. В остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить только лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.

СПРАВКА № 26

О наличии строительных материалов на складе № 26

На складе № 77 имеются следующие строительные материалы:

1. Плитки напольная - 250м

2. Товарные стеллажи - 15 шт

Заведующий хозяйством ________________________ В.Р.Кушманов

(подпись)

ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

ООО “АССОРТИ - СТРОЙ”

ОКПО 231265316, ОГРН 12635412653462,ИНН/КПП21365215/2563251

Россия, 410055, г.Саратов, ул.Московская, 25тел./факс: (8452) 98-96-59

р/с 12345678 в 4 - м отделении ЭКОНОМБАНК

от 01.12.2005г. №345/3-5 Директору

ООО “ iLe de Bouhte ”

на №_________от _________ г-же А.Ю.Грачевой

О причинах поломки товарного стеллажа

410044, г.Саратов,

ул. Танкистов, 1

Тел.: (8452) 64-64-64

Факс: (8452) 64-64-64

Начальнику операционного отдела

4 - го отделения ЭКОНОМБАНКа А.П.Жидкову,

просим удовлетворить данное требование.

Для решения вопроса о причинах поломки товарного стеллажа просим сообщить и выделить средства:

- причины поломки и степень поломки

- Ф.И.О. лиц, причастных к данной поломке

Исп: И.Р.Орлов вход №333/33-3

Тел. (8452) 64-64-64 01.12.2005

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу Вас дать указания установить новые стеллажи в отделе для их дальнейшей эксплуатации

Заведующий хозяйством Сидаренко подпись В.А. Сидаренко.

4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставление отпуска, поощрение, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, а также документы, входящие в личное дело.

Знание кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятии, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге форматом А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу. Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресовано заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомление с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщается о нем в устной форме или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируется приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О нарушении», «О наложении административного штрафа» и т.п. В приказе по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глагола печатаются прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставленных рабочих дней и дата начала и окончания отпуска.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. В доверенности фиксируются следующие данные: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, срок действия доверенности, наименование фирмы.

Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие, и даже столетие. Для России, контракт - явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системы оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимуществ. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладом, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу - большие деньги, за плохую работу - никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде (КЗоТ) и не согласовывать это с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Резюме - это документ, который автор составляет самостоятельно. Резюме составляется в произвольной форме, от руки на листе бумаги форматом А4. Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации, общественно-политической деятельности данного человека. Основные реквизиты: наименование документа (резюме); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; дата; личная подпись.

ДОВЕРЕНОСТЬ

г.Саратов_______________ “__12____” декабря______200__года

Настоящей доверенностью Общество с ограниченной ответственностью “ iLe de Bouhte ”, именуемое в дальнейшем Общество, в лице Генерального директора Грачевой А.Ю., действующего на основании Устава Общества, уполномочивает ___ Петрова А.М., именуемого в дальнейшем Представитель, имеющего паспорт 6300 121111, выданный 5222236, проживающему по адресу Московская 156/65;

Представлять интересы Общества в отношениях со всеми подразделениями службы судебных приставов Министерства юстиции РФ со всеми правами, которые предоставлены законом Взыскателю, в том числе с правом знакомиться с материалами исполнительного производства, делать из них выписки, снимать с них копии, представлять дополнительные материалы, заявлять ходатайства, участвовать в совершении исполнительных действий, давать устные и письменные объяснения в процессе исполнительных действий, высказывать свои доводы и соображения по всем вопросам, возникающим в ходе исполнительного производства, возражать против ходатайств, доводов и соображений других лиц, участвующих в исполнительном производстве, заявлять отводы, обжаловать действия судебного пристава - исполнителя.

Настоящая доверенность выдана с правом предъявления и отзыва исполнительного документа; передачи полномочий судебного пристава - исполнителя; получение присужденного имущества (в том числе денег).

Настоящая доверенность выдана сроком на один год.

Подпись Представителя____________________________удостоверяю:

Генеральный директор

РЕЗЮМЕ

Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович

АДРЕС: ул. Чапаева, 55

ТЕЛЕФОН: 8 (8452) 35-65-95

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.04.1984г. г.Саратов

ГРАЖДАНСТВО: РФ

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: холост

ОБРАЗОВАНИЕ: В 2002 году поступил в Поволжскую Академию Права на специальность правоведение 1992 - 2002 - школа № 134.

ОПЫТ РАБОТЫ:

- с декабря 2003 - 2004г.г. работал юрисконсультом в ОАО “ДИКОМП”

По требованию могу предоставить необходимые документы и рекомендации, о прохождении учебного курса.

Следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДАННЫЕ: имеется хобби - уличные гонки.

Иван Иванович Иванов И.О.Ф.

ЗАЯВЛЕНИЕ

01.01.2005

г. Саратов

Прошу принять меня на работу, на должность продавца - консультанта с 05.01.2005.

Грачева А.Ю.

Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, оплата, качество, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом. Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, факсимальной и иной связи.

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контракта и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, установлено, что договорные обязательства должны быть выражены в рублях. Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительными.

Составными частями договора являются:

- название вида и заголовок документа;

- дата, номер, место составления;

- наименование сторон (полные названия организации).

- предмет договора;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации, сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон;

- подписи должностных лиц;

- печати фирм - контрагентов.

Коммерческие договора хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

ПРИКАЗ

10.12.2005г. №95 г.Саратов

По личному составу

1. УВОЛИТЬ

1.1 Уволить Сидаренко Антона Ивановича, продавца - консультанта, 11.12.2005 за невыполнение должностных обязанностей. Основание: Заявление И.Р.Орлова

2. ПРИНЯТЬ

2.1 Петрова Сергея Антоновича, на должность продавца - консультанта, 12.12.2005 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Криволапова Сергея Дмитриевича с визой начальника отдела.

Директор А.Ю.Грачева А.Ю.Грачева

Зам.дир. И.Р.Орлов И.Р.Орлов

Главный бухгалтер А.А.Астахова А.А.Астахова

С приказом ознакомлены:

16.11.2005 И.И.Иванов

16.11.2005 И.В.Жарковский

В дело 10 - 25

16.11.2005 Толстых А.А.Толстых

Заключение

Документ - носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности. Действительно, отсутствие любых документов (или неверное их заполнение, оформление), даже совершенно не важных на первый взгляд, может привести к серьезным проблемам.

Как показывает практика, неправильное составление тех или иных документов (а тем более их отсутствие) - это одна из основных причин возникновения конфликтов с партнерами по бизнесу, налоговыми органами, собственными работниками. При отсутствии надлежащим образом оформленных документов организация сталкивается с необходимостью доказывать факт осуществления ею тех или иных финансово-хозяйственных операций с помощью иных имеющихся в ее распоряжении документов, что в ряде случаев бывает затруднено.