17

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение 3
• 1. Положение об отделе занятости и рынка труда 5
• 2. Правила составления и оформления управленческих документов 7
• 3. Должностная инструкция 10
• 4. Альбом унифицированных форм документов учреждения 12
• Заключение 14
• Список литературы 16
• Приложения 18

Введение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнитель-ной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея-тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце-дур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление доку-ментацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по-треблении информации. В современном обществе информация стала полно-ценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политиче-ской жизни общества. Качество информации определяет качество управле-ния, поскольку информация пронизывает все ор-ганы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи-зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв-ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Документы используются в различных областях деятельно-сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой от-расли и для каких целей он используется. Так, для юристов до-кумент является прежде всего способом доказательства или сви-детельства чего-либо, для историка -- историческим источни-ком, кибернетика-документалиста -- носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик-сации и передачи управленческих решений.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля-ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп-равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля-ются:

- организационно-правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

- отчетная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному соста-ву);

- финансовая документация;

- документация по материально-техническому обеспечению;

- договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч-реждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен-тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. [1]

1. Положение об отделе занятости и рынка труда

Отдел программ занятости и рынка труда (далее - отдел) является структурным подразделением агентства по занятости населения Астраханской области (далее - агентство).

Отдел осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью областных государственных учреждений центров занятости населения (далее - центры занятости населения) по изучению процессов, происходящих в сфере занятости и перспективы развития отраслей и территорий области в части определения потребности в рабочих местах, формированию и организации контроля за реализацией Программы содействия занятости населения Астраханской области, сбору и систематизации статистических данных, характеризующих рынок труда, прогнозу тенденций развития рынка труда.

Отдел по согласованию с руководителем агентства и его заместителем координирует свою работу с работой органов исполнительной и законодательной власти Астраханской области, органов местного самоуправления в пределах компетенции отдела.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами и федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Уставом Астраханской области, законами Астраханской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Астраханской области, Положением об агентстве по занятости населения Астраханской области, Положением об отделе.

Основными задачами отдела являются:

- предпрограммное изучение перспективы социально-экономического развития территорий области в целях определения потребности в рабочих местах и организации подготовки квалифицированных специалистов;

- проведение мониторинга в сфере занятости населения области в разрезе населенных пунктов с целью выявления кризисных явлений и оперативного принятия упреждающих мер;

- изучение и прогноз тенденций и направлений развития регистрируемого рынка труда области в разрезе территорий и категорий граждан;

- формирование Программы содействия занятости населения области на основе прогноза рынка труда, социально-экономического развития области и с учетом мер содействия занятости населения, осуществляемых в городах и районах области;

- формирование и представление в установленные сроки государственной статистической отчетности в Федеральную службу по труду и занятости и территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Астраханской области.

Положение об отделе представлено в приложении 9.

2. Правила составления и оформления управленческих документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-ционно-распорядительной документации. Требования к офор-млению документов». (Полный перечень реквизитов организационно-распорядительных документов приведен в Приложении 1).

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО-СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со-став зависит от назначения документа. [8]

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. [10]

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

3. Должностная инструкция

В настоящее время регламентации делопроизводственных процессов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

- положение о службе ДОУ;

- должностные инструкции работников;

- инструкция по ДОУ (делопроизводству);

- табель и альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

- правила подготовки и оформления управленческих документов;

- инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Должностная инструкция - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Должностные инструкции разрабатываются на каждого работника службы ДОУ. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

При разработке должностных инструкций для работников службы ДОУ следует руководствоваться “Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих”, (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 с последующими изменениями).

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

В приложении 8представлена должностная инструкция ведущего специалиста отдела программ занятости и рынка труда.

4. Альбом унифицированных форм документов учреждения

Альбом унифицированных форм документов учреждения - совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов (прил. 10-14).

Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связанна с ним на содержательном уровне.

Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляются службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Поскольку процедура разработки табеля и альбома форм - это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков, многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.

В процессе ведения в табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом форм только с разрешения руководителя учреждения.

Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенном персональным компьютером.

Информация, содержащаяся в документах учреждения, является важнейшим управленческим ресурсом. Каждый руководитель должен отдавать себе отчет в том, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделений, отвечающих за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, и это надо понимать не только как обеспечение службы ДОУ современными техническими средствами, но, в первую очередь, как нормативную регламентацию деятельности службы ДОУ и ее работников, а также технологических процессов работы с документами.

Заключение

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований ТК и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 1998.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1991.

3. Государственная система документационного обеспечения управления/Росархив, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1999. Проект.

4. ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 1997.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, ВНИИДАД. 2001.

6. Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1988.

7. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

8. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. -- М.: Издательство стандартов, 1975.

9. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело - 2001.

10. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Ор-джоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.

11. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 288 с.

12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.

13. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

15. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. -- М.: ПРИОР, 1999 - 144с.

16. Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки//Делопроизводство - 1998 - № 2.

17. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель - 2001 - №1.

18. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М., Минтруда, 1998.