Главная
Коллекция "Otherreferats"
Менеджмент и трудовые отношения
Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек
Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек
Оформление и заполнение трудовых книжек. Подготовка к ведению трудовых книжек - заполнение сведений о работнике. Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек, создание дубликатов, внесение изменений. Основной документ о трудовой деятельности.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 26.02.2009 |
| Размер файла | 35,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
31
СОДЕРЖАНИЕ
- Введение 3
- Глава 1. Оформление и заполнение трудовых книжек 5
- 1.1. Подготовка к ведению трудовых книжек 5
- 1.2. Заполнение сведений о работнике 9
- 1.3. Заполнение сведений о работе 13
- Глава 2. Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек 16
- 2.1. Дубликат трудовой книжки 16
- 2.2. Внесение изменений в трудовую книжку 19
- 2.3. Выдача трудовой книжки при увольнении 21
- 2.4. Учет и хранение трудовых книжек 22
- Заключение 25
- Список литературы 27
- Приложения 29
Введение
Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих (ст. 66 ТК РФ).
Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика - 2005 - №4 - с.18.
Наряду с указанными субъективными причинами есть и причины объективные, связанные с несоответствием действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 (далее - Инструкция), изменялась и дополнялась в 1985 г. (постановление Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252), в 1987 г. (постановление Госкомтруда СССР от 31.03.87 № 201) и в 1990 г. (постановление Госкомтруда СССР от 19.10.90 №412).
В постановлениях прошлых лет, естественно, не нашли отражения более поздние проблемы: дефицит бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, возникший в начале 1990-х гг. и приведший к использованию в негосударственных организациях «самодельных» типографских бланков; отсутствие трудовых книжек у лиц, закончивших школу или вуз, но не нашедших работу по трудовому договору на протяжении нескольких месяцев, а иногда и лет или потерявших трудовую книжку и не имеющих возможности восстановить ее из-за ликвидации предприятия и уничтожения архива; требование предъявления в определенных случаях вне места работы трудовой книжки, а не выписки из нее, что формально противоречит п. 2.6 Инструкции, и т. д. Правильное решение этих и других аналогичных проблем - насущная задача каждого специалиста организации, которому поручено ведение трудовых книжек.
В этой связи предоставляется актуальным рассмотрение порядка заполнения, оформления, ведения, учета и хранения трудовых книжек.
В связи с этим целью данной курсовой работы является освещение вопросов методологии и практики порядка заполнения, оформления, ведения, учета и хранения трудовых книжек.
В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:
- рассмотреть порядок оформления и заполнения трудовых книжек;
- изучить порядок заполнения сведений о работнике и работе;
- охарактеризовать порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек;
- проанализировать практические аспекты оформления дубликата трудовой книжки;
- исследовать процесс выдачи трудовой книжки при увольнении работника;
- подвергнуть исследованию организацию учета и хранения трудовых книжек.
Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.
Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и логику излагаемого материала.
Глава 1. Оформление и заполнение трудовых книжек
1.1. Подготовка к ведению трудовых книжек
С 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу в соответствии с заключенным трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.
Образцы новых бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку были утверждены приказом Минфина России № 117н только 22 декабря 2003 г., после чего началось их изготовление Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (ГОЗНАК). В связи с этим многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять документы старого образца. Конечно, не по вине работников кадровых служб организации оказались в начале года без новых бланков трудовых книжек, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 1 января 2004 г., уже нельзя Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика - 2007 - №1 - с.21.
Бланки образца 1974 г. подлежат уничтожению по соответствующему акту (Приложение 1).
Как показывает практика, некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г., «успели» уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную трудовую книжку старого образца. Для выхода из этой ситуации можно посоветовать таким работникам запастись копиями приказов о приеме на работу и увольнении с работы для внесения (в виде исключения) информации об их стаже по первому месту работы в трудовую книжку образца 2003 г., оформленную на новом месте работы. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку, за справкой об отсутствии бланков нового образца в соответствующий период Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика - 2007 - №1 - с.22.
В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция), сделана попытка разделить вопросы заполнения и ведения книжек, т. е. отдельно рассмотреть организацию работы с этим документом и порядок внесения в него соответствующих записей. В целом такой подход представляется целесообразным, хотя четкого разграничения названных вопросов не получилось, и работники кадровых служб, заполняющие, например, раздел трудовой книжки «Сведения о работе», должны пользоваться как Правилами, так и Инструкцией Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право - 2005 - с.25.
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Такую практику можно признать оправданной, т. к. прием на работу специалиста кадровой службы, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним. Пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками (применяется в небольших организациях) (приложение 2).
Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников (приложение 3).
Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: «Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее» Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготов-ления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» .
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 4) форме, включающей 12 граф вместо ранее предусмотренных 13. Нередко приходится слышать от работников кадровых служб, что специалисты бухгалтерии, перегруженные своей работой, отказываются от учета и хранения бланков трудовых книжек и вкладышей в них, считая это функцией кадровиков. Следует подчеркнуть, что в п. 41 Правил прямо сказано, что приходно-расходную книгу по учету бланков ведет бухгалтерия организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.
Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение. Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы (приложение 5).
По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представляться отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (приложение 6).
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).
Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы? Несмотря на то что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика - 2007 - №1 - с.23. Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 7).
Согласно п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении названных книг. Практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск печати организации, что представляется вполне оправданным Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика - 2005 - №4 - с.18.
Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу в соот-ветствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением тех случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работода-телем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Исключение из этого правила сделано только для работодателей -- фи-зических лиц, которые не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 309 ТК РФ).
1.2. Заполнение сведений о работнике
В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта - основного документа, удостоверяющего личность граждани-на РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14-летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверя-ющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, води-тельские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).
После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работни-ка (без сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтоже-нию по соответствующему акту. Как уже было отмечено, наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.
Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабски-ми цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры - для года), например: дата рождения -- 09.04.1962.
Запись об уровне образования вносится только при наличии у ра-ботника документов, подтверждающих факт прохождения государствен-ной (итоговой) аттестации:
- аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпуск-ников XI (XII) классов;
-диплом а о начальном, среднем, высшем и послевузовском профес-сиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также дип-лома о неполном высшем профессиональном образовании). Поступающий на работу может иметь незаконченное образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, за-четной книжкой или студенческим билетом).
На основании документов об образовании заполняется и следующая строка титульного листа - «Профессия, специальность». При заполне-нии этой строки нужно учитывать следующее:
- диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессио-нальной подготовки, а не о «присвоении квалификации» по определен-ной «специальности», как это указано в дипломе специалиста;
- гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специально-сти (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книж-ку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или вы-полняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником про-фессионального образования с присвоением квалификации по соот-ветствующей специальности;
Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация», воспринимая их как одно и то же, отсюда - типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наиме-нования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпуск-нику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности «экономика и управление на предприятии (по отраслям)» записывают квалификацию «экономист»). Отметим, что описанная ошиб-ка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадро-вых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требо-вания Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться «без каких-либо сокращений» (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недо-статочно в самом титульном листе Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право - 2005 - с.14. Думается, что государственным инс-пекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек не-обходимо учитывать эту «нестыковку» между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общерос-сийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст (ОКСО). Дата заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой нача-ла работы в организации (работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней). Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка (« « 20 г.), явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право - 2005 - с.15.
В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако последняя подпись должна быть проставлена «разборчиво», что не вполне соот-ветствует самому определению термина «подпись» как «собственноруч-ной росписи» (по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: «подпись - разборчиво» (ста-вят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее рас-шифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим мож-но порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разбор-чиво.
Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впер-вые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой служ-бы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.
Пример заполнения титульного листа трудовой книжки приведен в приложении 8.
При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рожде-ния одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при заме-не личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.
Внесенные в титульный лист изменения обязательно должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, сви-детельство о рождении, свидетельство о заключении брака, свидетель-ство о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадро-вой службы.
Пример внесения изменения в титульный лист трудовой книжки и пояснения на внутренней стороне обложки (приложение 9)
В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых кни-жек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на измене-ние уровня образования. Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачер-кивания уже внесенных записей (п. 2.4).
По-другому решается теперь и вопрос об отражении в титуль-ном листе трудовой книжки информации о приобретении работ-ником новых профессий или специальностей. В трудовые книжки ста-рого образца эта информация вносилась только в момент первичного заполнения книжки. В настоящее время сведения о новой профессии или специальности должны дополнять ранее внесенные записи. Пример внесения дополнений в титульный лист трудовой книжки приведен в приложении 10.
1.3. Заполнение сведений о работе
Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу10. Номера и даты приказов вносятся в 4-ю графу трудовой книжки.
Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения: «лс», «л/с», «№-К», «№ К», «№ К/2», «№-П» или другие в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводов на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.
Необходимо обратить особое внимание на все требования, предусмотренные Инструкцией, при заполнении 3-й графы. При приеме на работу в третьей графе сначала в виде заголовка, без номера и даты пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором). Наименование организации может быть проставлено специальным штампом.
Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда». Должность определяет содержание и границы полномочий, а следовательно, и объем прав, обязанностей и возможную ответственность работника. Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору.
В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (статья 143 ТК РФ). Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 утвержден Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Представляется правильным во всех случаях наименование трудовой функции работника оформлять в трудовой книжке в точном соответствии с ЕТКС работ и профессий рабочих и Квалификационными справочниками должностей руководителей, специалистов, служащих Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право - 2005 - с.17.
Глава 2. Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек
2.1. Дубликат трудовой книжки
Новый Трудовой кодекс Российской Федерации дал более полное и конкретное понятие трудовой книжки по сравнению с формулировкой, содержавшейся в КЗоТ РФ. Статья 66 Трудового кодекса гласит: трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника Гущина И.А. Трудовая книжка: дубликат // Кадровое дело - 2006 - №4 - с.14.
Порядок ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, снабжения и учета регулируется постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от б сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (в ред. от 19 октября 1990 г.). Этими же документами предусмотрена и выдача дубликата трудовой книжки в случае ее потери или когда она пришла в негодность.
Работник, потерявший трудовую книжку (вкладыш к ней), обязан немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает ему другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами (Положение о порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсии, утвержденное приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 4 октября 1991 г. № 190).
В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.
При отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии). Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.
Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью. В тех случаях, когда в представленном документе о стаже указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указана дата месяца, то таковой считается 15 число соответствующего месяца.
При отсутствии документов о трудовом стаже периоды работы устанавливаются по свидетельским показаниям.
В случаях, когда документы о стаже работы не сохранились полностью или частично в результате стихийных бедствий, аварий, катастроф или других чрезвычайных ситуаций, подтверждение трудового стажа осуществляется специальными комиссиями по установлению стажа работы, создаваемыми Правительством РФ. Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет как время работы, подтвержденной документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие.
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другое место работы, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.
В обоих случаях в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для представления ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки Гущина И.А. Трудовая книжка: дубликат // Кадровое дело - 2006 - №4 - с.17.
2.2. Внесение изменений в трудовую книжку
Любой кадровик знает - трудовая книжка должна быть заполнена безупречно. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, не всегда удается избежать ошибок.
Скажем сразу: внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.
Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена (Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.).
Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.
Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника Ширимова Е.А. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело - 2006 - №7 - с.16.
Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.
Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.
При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.
Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки Ширимова Е.А. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело - 2006 - №7 - с.19.
2.3. Выдача трудовой книжки при увольнении
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в нее неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки» причины увольнения работника работодатель обязан, возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать ему трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, то работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика - 2005 - №4 - с.25.
2.4. Учет и хранение трудовых книжек
Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно, прежде всего, принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе; проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников; проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категориями принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).
При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т.п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.
По новым Правилам (раздел 6) в организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
- приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему.
В приходно-расходной книге отражаются все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации. В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
Согласно п. 42 Правил, по окончании каждого месяца бухгалтерия обязана потребовать, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
По смыслу указанных выше правил работник кадровой службы или иной уполномоченный приказом руководителя работник организации получает денежные средства за выдачу трудовых книжек и отчитывается за это в бухгалтерии. Данное положение, на наш взгляд, не соответствует правилам ведения кассовых операций и должно быть уточнено в Правилах и Инструкции о заполнении трудовых книжек.
Работник службы кадров выдает (оформляет) трудовые книжки работникам на основании кассового ордера или другого документа, выданного бухгалтером (кассиром), делая об этом соответствующую отметку в журнале. Кассовые ордера по оплате книжек находятся у бухгалтера (кассира). Отчетность об оплате книжек работниками формируется непосредственно бухгалтерией организации по общим правилам бухгалтерского учета и отчетности.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги. Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется, как правило, кадровой службой. Допускается ведение книги и другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так и выданные работникам вновь Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика - 2005 - №4 - с.28. В этой же книге расписывается работник при получении своей трудовой книжки при увольнении. Свою подпись он ставит и в личной карточке (унифицированная форма Т-2) Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки//Делопроизводство - 2002 - № 2 - с.15.
Заключение
Трудовая книжка установленного образца -- основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлен Правительством Российской Федерации Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право - 2005 - с.19.
Трудовая книжка является основным, документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69.
Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек. Согласно приказу Минфина РФ от 22 декабря 2003 г., изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина России.
Каждый руководитель организации должен знать, что социально-трудовые отношения регулируются коллективным договором, соглашением, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персонале. ТК РФ определяет их содержание и структуру, порядок разработки, регистрации, контроль за их выполнением, ответственность за невыполнение.
Организация работы с документами направлена на создание условий, обеспечивающих оперативность обработки документов, так как заключенная в них информация необходима для выработки управленческого решения и доведения его до исполнителя, хранения документов и использования их в справочных целях в процессе управленческой деятельности Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. -- М.: ПРИОР, 2004 - с.165.
Специалисту необходимо так организовать работу с документами, чтобы при необходимости быстро и четко предоставить нужную информацию в любой момент руководству или сотрудникам организации.
Кадровая служба как структурное подразделение организации участвует в ее документообороте, поэтому сотрудники кадровой службы должны знать основные принципы его организации.
Список литературы
Нормативные акты
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 06.10.2006 №197-ФЗ
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69
4. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготов-ления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках»
5.
Научная литература
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005
2. Гусов К.Н., Толкунова В.Н. Трудовое право России: Учебник. М.: Проспект, 2004
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004
4. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. -- М., 2004
5. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - СПб, «Альфа», 2005
6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. -- М.: ПРИОР, 2004
Периодическая печать
1. Гущина И.А. Трудовая книжка: дубликат // Кадровое дело - 2006 - №4 - с.14-23
2. Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика - 2005 - №4 - с.18-35
3. Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика - 2007 - №1 - с.21-27
4. Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право - 2005 - с.14-28
5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2 - с.15-17
6. Ширимова Е.А. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело - 2006 - №7 - с.16-21
7. Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки//Делопроизводство - 2002 - № 2 - с.15-18
Интернет-ссылки
1. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000046
2. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000204
3. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000174
4. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000215
5. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000192
Подобные документы
История появления трудовой книжки. Общие правила заполнения и ведения трудовых книжек. Разделы трудовой книжки, их сущность и характеристика. Порядок учета и хранения трудовых книжек. Порядок исправления записей и выдачи дубликатов трудовой книжки.
реферат [35,2 K], добавлен 04.07.2010Понятие послужного списка. История появления трудовых книжек в советский период как документального доказательства участия личности в производственной деятельности. Нормативная регламентация ведения трудовых книжек, определение требований к их оформлению.
дипломная работа [3,1 M], добавлен 20.10.2010Трудовая книжка как основной документ о трудовой деятельности и продолжительности службы работника в Российской Федерации. Понятие об общем, непрерывном и специальном стаже сотрудника. Учёт и хранение трудовых книжек как документов строгой отчетности.
курсовая работа [22,2 K], добавлен 03.02.2011Заключение трудового договора. Порядок оформления документов при приеме на работу. Трудовая книжка. Сведения о работнике, о работе, о поощрениях. Записи сведений об увольнениях (прекращение трудового договора). Учет и хранение трудовых книжек.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 26.02.2009Ознакомление со структурой и спецификой работы Отдела по работе с личным составом МУ МВД РФ "Пушкинское". Нормативно-правовые акты, регулирующих деятельность ОРЛС. Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Составление и ведение личных дел сотрудников.
отчет по практике [20,8 K], добавлен 01.07.2015Специфика оформления личной карточки как обязательного документа по учету кадров, а также ее виды. Особенности ведения и состав личных дел сотрудников как необязательных деловых бумаг. Изучение правил заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним.
реферат [28,5 K], добавлен 18.05.2011История трудовой книжки. Общие положения (вносимые сведения). Оформление и ведение трудовых книжек. Документы для открытия трудовой книжки. Практика кадровых служб. Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку. Выдача на руки трудовой книжки.
реферат [35,8 K], добавлен 03.01.2006Локальные нормативные акты, условия прекращения их действия. Виды распорядительных и учетных кадровых документов. Порядок оформления приказов по личному составу, личных карточек и трудовых книжек. Методика подсчета общего трудового стажа работника.
курсовая работа [73,5 K], добавлен 14.06.2014Изучение понятия "личное дело" - совокупности документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Определение правил составления, оформления, ведения и хранения личного дела. Подготовка личных дел к передаче в архив.
курсовая работа [35,3 K], добавлен 12.12.2011Назначение и эволюция становления кадровых служб, их задачи, функции, права. Профессиональный портрет менеджера по кадрам. Основные требования к работе с приказами по личному составу. Ведение трудовых книжек. Формирование и хранение дел в кадровой службе.
дипломная работа [15,2 M], добавлен 27.02.2015
