Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно - методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно - технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. [7]

В России совре-менные требования к оформлению организационно-распоряди-тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифициро-ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро-изведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении 1; образцы бланков документов - в приложении 2.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

1.3. Требования к оформлению реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот-ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Феде-рации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга-низаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст-венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. [9]

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения/

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах едино-началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде-лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строк.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), простав-ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

1.4. Требования к бланкам документов

Документы изготавливаются на бланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков А4 и А5 (См. табл. 1).

Таблица 1

Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении документа на бланках оставляются поля, которые должны быть не менее указанных в табл. 2. Максимальные значения размеров полей не оговариваются.

Таблица 2

На практике в большинстве ведомств приняты бульшие размеры полей, что допускается действующим ГОСТом. При этом наибольшее распространение получили размеры полей, предусматривавшиеся ранее ГОСТ 6.3972 (табл. 3):

Таблица 3

Бланки бывают продольные и угловые. В продольных бланках реквизиты располагаются по ширине листа, в угловых в левом верхнем углу. В угловом бланке реквизиты располагаются либо центрованным способом, либо флаговым (т.е. выровненными по левому краю). При изготовлении документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами без слова «страница» посередине верхнего поля листа. В номере страницы никаких знаков, кроме цифры, не проставляется.

Размещение основных реквизитов на бланке показано в приложениях 3-7.

Глава 2. Требования к документам на международном уровне

В области международного делопроизводства основными на текущий момент времени являются следующие стандарты:

Ї ISO 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы серий A и B.

Ї ISO 3535:1977. Структура бланков и схема расположения;

Ї ISO 269:1985. Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры;

Ї ISO 8601:1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Представление дат и времени;

Ї ISO 8439:1990. Проектирование бланков. Базисное размещение.

Ї ISO 11180:1993. Адресация почтовая.

Использование различных форматов бумаги регламентируется стандартом ISO 216:1975. В соответствии с ним в основу образования форматов положен принцип деления большего формата пополам параллельно меньшей стороне листа. При этом буквы A и B указывают ряд форматов, а цифра число делений листа, которые были произведены, начиная с основного формата обозначаемого как 0. Основными являются форматы ряда А (ИСО А ряд), а форматы ряда В (ИСО В ряд) вспомогательными, используемыми в случаях, когда необходимо применить бумагу таких форматов, которые отсутствуют в номенклатуре ряда А.

Номенклатура основных форматов бумаги по ISO 216:1975. «Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы серий A и B» представлена в таблице 4.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 и А5, а в соответствии с ISO 8439:1990. «Проектирование бланков. Базисное размещение» на бланке выделяется область текста и поля. Текстовая область (image area) включает в себя часть бланка, где размещаются сведения, предназначенные для воспроизведения, передачи и хранения. Поле (margin) представляет собой пространство между краем бланка и текстовой областью.

Параметры полей и текстовой области определены ISO 3535:1977. «Структура бланков и схема расположения». Размеры текстовой области для формата А4 составляет 183280 мм., для формата А5 183131 мм. ISO 3535:1977 определяет фиксированные размеры полей для формата А4: левого 20 мм., верхнего 10 мм., нижнего и правого полей составляет по 7 мм. Для формата А5 размеры левого и верхнего полей ровны 10 мм, нижнего и правого по 7 мм.

Таблица 4

При переписке с зарубежными партнерами используется следующий набор реквизитов:

1.  Сведения об отправителе (Issuer Field);

2.  Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line);

3.  Дата (Date);

4.  «Внутренний адрес» (The Inside Address), включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес;

5.  Указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line);

6.  Вступительное обращение (Salution);

7.  Заголовок (Subject Line);

8.  Основной текст письма (Body of the Letter);

9.  Заключительная формула вежливости (Complimentary Close);

10.  Подпись (Signature);

11.  Указание на приложение (Enclosure);

12.  Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation);

Размещение данных реквизитов на бланке формата А4 показано в приложении 2. На практике наибольшее распространение при оформлении переписки получил так называемый «блоковый стиль» (block style), несколько отличающийся от принятых стандартов. При использовании «блокового стиля» соблюдаются, в частности, следующие особенности:

Ї фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется в левом верхнем углу,

Ї фамилия и должность отправителя указываются ниже его подписи;

Ї в адресе и в заключительной формуле вежливости отсутствует пунктуация;

Ї текст печатается с выравниванием по левому краю без отступа, отдельные части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.

Реквизиты международного письма имеют следующее содержание:

1. Сведения об отправителе

Отправителем документа (Issuer of a document) может быть юридическое или физическое лицо. Бланк письма содержит наименование организации, товарный знак, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса. Кроме того, в данном реквизите может присутствовать указание рода деятельности организации. В названии фирмы могут использоваться следующие слова и сокращения:

Ї Limited (или Ltd) компания с ограниченной ответственностью (Limited liability company);

Ї Incorporated (или Inc) корпорация;

Ї“& Co.” товарищество между двумя и более людьми. В случае, когда речь идет о семейной корпорации, вместо слова “Co” используются слова «сын» (“son”), «сыновья» (“sons”), «брат» (“brother”), «братья» (“brothers”) и т.д.

Если в названии фирмы данные отметки отсутствуют, то это, как правило, свидетельствует о том, что речь идет о единственном человеке, ведущим дело за свой счет и от своего лица.

2. Ссылки на индексы отправителя/получателя

В зарубежной переписке обычно приводятся поисковые признаки писем буквенно-цифровые обозначения составителя письма, отдела, фирмы, номера дела и т.д. Эти ссылки могут быть без пояснений, либо сопровождаться словами «ваша ссылка», «наша ссылка». Например:

Ї 458/45, где 458 порядковый номер письма, а 45 номер отдела;

Ї RB/LS, где RB инициалы автора письма, а LS инициалы его секретаря.

Если в письме имеются сразу обе ссылки, то первой указывается ссылка на поступивший документ, а затем указание на то, каким образом ссылаться на данное письмо. Например:

Your reference: 898765-8846 Ваша ссылка: 898765-8846

Или: Your ref. 898765-8846

Our reference: R2-ULT Наша ссылка: R2-ULT

Или: Our ref. R2-ULT

Просьба о ссылке на данное письмо может быть выражена различными способами, например:

Ї In your reply please refer to USN/RN/PQ17 (В Вашем ответе просим сослаться на USN/RN/PQ17)

Ї In your reply please mention our reference to SU/NAV (В Вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку SU/NAV)

Ї Kindly mention R1/18 in your reply (Просим упомянуть R1/18 в Вашем ответе)

Ї Our file № 8/12/24 (Наше дело № 8/12/24)

Ї Please quote № 648/12/24 when replying (В ответе просим сослаться на № 648/12/24)

3. Дата (Date)

Международный стандарт ISO 8601:1988. «Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Представление дат и времени» определяет цифровой способ написания дат в формате: год, месяц, день. Например: 199912-20.

Однако такой способ представления даты не всегда обеспечивает однозначность восприятия в силу традиционных различий обозначения дат в разных странах. В частности, в Великобритании сначала указывают день, затем месяц и год, в США месяц, день, год; поэтому, например, дата 12-08-1999 в Великобритании будет воспринята как 12 августа 1999 года, а в США как 8 декабря 1999 года.

Для избежания подобных неточностей рекомендуется использовать словесно-цифровой способ написания дат: 12 December 1999 (12 декабря 1999). В Великобритании дату принято оформлять следующим способом:

12 Dec. 1999

или

12 December, 1999

В США дата оформляется несколько иначе: December 12, 1999.

При использовании в корреспонденции английского языка названия месяцев пишутся с заглавной буквы, окончания числительных (-th, -rd, -nd, -st) при указании дней не применяются.

4. Адрес

Почтовый адрес пишется компактно, общая длина адреса не должна превышать 6 строк по 30 знаков в строке. Строки длиннее 30 знаков должны быть набраны более мелким шрифтом. Различают почтовые адреса частных и юридических лиц.

Почтовый адрес частных лиц состоит из следующих элементов:

Ї Наименование адресата (указание семейного положения или титула лица) мистер, мисс, Ваше Превосходительство и т.д.);

Ї Имя, фамилия, приставка к имени Чарльз Спенсор-младший;

Ї Занятие, функция судья, нотариус и т.д.;

Ї Пункт доставки вид улицы (бульвар, авеню, улица, проспект и т.д.), название улицы, номер дома, квартиры, почтового ящика;

Ї Почтовый код или номер почтового маршрута, местность, почтовый код;

Ї Название территории или провинции и/или название страны.

Примеры написания почтового адреса частных лиц:

Почтовый адрес юридических лиц состоит из следующих элементов:

Ї Название организации Kodak Ltd; Bayer AG;

Ї Деятельность или изделия организации фирма по гражданскому строительству, автомобильный концерн, фармакологическое предприятие и т.д.;

Ї Отдел или подразделение организации;

Ї Пункт доставки;

Ї Почтовый код или номер почтового маршрута, местность, почтовый код;

Ї Название территории или провинции и/или название страны.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его фамилия, должность, а затем название организации.

Примеры написания почтового адреса юридических лиц:

5. Указание на конкретное лицо, «К сведению»

Если в адресе не указана фамилия получателя, но отправитель заинтересован в том, чтобы корреспонденция попала к конкретному лицу, то под адресом отдельной строкой помещается отметка «К сведению». В ней может быть указана фамилия или должность конкретного лица, например:

Attention: Mr. J. Smith

Или: Attention of: J. Smith

Или: For the Attention of: Mr. J. Smith

Или: Attention of Information Department

Или: Attention of Sales Director

6. Вступительное обращение (Salution)

В зарубежной переписке применяются следующие обращения:

При обращении к организации в целом Уважаемые господа:

Ї Dear Sirs

Ї Gentlemen (в США)

При обращении к мужчине, если неизвестно его имя Уважаемый господин:

Dear Sir

При обращении к мужчине, если известно его имя Уважаемый господин Морган:

Dear Mr. Morgan

При обращении к женщине, если неизвестно ее имя Уважаемая госпожа:

Dear Madam

При обращении к замужней женщине, если известно ее имя Уважаемая госпожа Лоуренс:

Dear Mrs. Lawrence

При обращении к незамужней женщине, если известно ее имя Уважаемая госпожа Лоуренс:

Dear Miss Lawrence

При обращении к женщине, если известно ее имя, но неизвестно ее семейное положение Уважаемая госпожа Лоуренс:

Dear Ms. Lawrence

При обращении к другу или человеку, которого вы хорошо знаете Дорогой Джеймс:

Dear James

После вступительного обращения ставится запятая (в Великобритании) или двоеточие (в США).

7. Заголовок

Как правило, в переписке с зарубежными партнерами заголовок к тексту не является обязательным реквизитом. Если же этот атрибут используют, то он помещается перед основным текстом после личного обращения. Заголовок обычно подчеркивается чтобы привлечь к нему внимание. Например:

Order No 190 for Volvo Cars или:

Re: Letter of Document No. 20/230 или:

In re: Letter of Document No. 20/230 («Re» сокращенное латинское выражение относительно, по вопросу).

Следует заметить, что в настоящее время в Великобритании и США отметки «In re» и «Re» встречаются главным образом в переписке по юридическим вопросам в значении «по делу».

8. Основной текст письма

Текст типового письма состоит, как правило, из трех частей: вводной части, в которой сообщаются причины обращения, главной части с изложением существа вопроса и заключительной части с выводами по материалам излагаемого дела.

9. Заключительная формула вежливости

Письмо в международной корреспонденции принято оканчивать заключительной формулой вежливости. При этом типовыми фразами в письмах к организациям используются:

Все эти фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии заключительная формула вежливости употребляются в сочетании с соответствующими вступительными обращениями:

10. Подпись

В международной корреспонденции подпись размещается под заключительной формулой вежливости. Под личной подписью указывается фамилия, еще ниже должность. Например:

Yours sincerely

(подпись)

Mr. S. Seagal

Department Chef

11. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений в зарубежной корреспонденции располагается в левом нижнем углу под подписью и состоит из слова «Enclosure» (если приложение одно) или «Enclosures» (если приложений несколько):

2 Enclosures или

3 Encl. или 2 Enc.

12. Указание на рассылку копий данного письма

Указание на рассылку копий данного письма проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «c.c.» (от «карбоновые копии» или «копировальные копии») и название фирмы, которой выслана копия.

Заключение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнитель-ной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея-тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце-дур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление доку-ментацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по-треблении информации. В современном обществе информация стала полно-ценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политиче-ской жизни общества. Качество информации определяет качество управле-ния, поскольку информация пронизывает все ор-ганы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи-зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв-ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28.

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

4. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»//«Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.

5. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Дело, 2003. 232 с.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне-цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли-хачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 818 с.

8. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.

9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, «Альфа», 2002.

10. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.

11. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. -- М.: УИЦ при Госу-дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.

12. Составление и оформление служебных документов. Практиче-ское пособие для коммерческих фирм, общественных организа-ций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецо-вой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

13. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. -- М.: ПРИОР, 1999 - 144с.

14. ISO 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы серий A и B.

15. ISO 3535:1977. Структура бланков и схема расположения;

16. ISO 269:1985. Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры;

17. ISO 8601:1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Представление дат и времени;

18. ISO 8439:1990. Проектирование бланков. Базисное размещение.

19. ISO 11180:1993. Адресация почтовая.

Приложения

Приложение 1

Схемы расположения реквизитов документов

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Приложение 2

Расположение реквизитов и границы зон

на формате А4 продольного бланка

Приложение 3

Образцы бланков документов

Образец общего бланка организации

Приложение 4

Образец углового бланка письма организации

Приложение 5

Образец продольного бланка письма организации

Приложение 6

Образец продольного бланка письма должностного лица