1.1 Унификация текста документа

В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

* регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

* распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

* накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

* передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 10..

Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа. Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.

Процессы унификация оправданы и экономически, и юридически. Экономически оправданы, потому что тем самым облегчается процесс составления и обработки документа, становится возможной и машинная обработка, например, благодаря унификации по концу первой фразы делового письма можно определить его тему и степень важности. Юридически оправданы, потому что с помощью проверенных практикой формулировок смысл передается точно. В случае конфликта стороны могут использовать эти формулировки в качестве бесспорных аргументов.

1.2 Унифицированные системы документации

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998..

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой - в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 15.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель - 2001 - №1.

II. Периоды унификации документов

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х - началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. -- М.: Издательство стандартов, 1975..

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

Унификация и стандартизация документов;

Рациональная организация документооборота;

Организация труда делопроизводственного персонала;

Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Вначале кратко остановимся на трех из названных групп вопросов, а именно на тех, подходы к которым в настоящее время существенно изменились. Это означает, что использовать рекомендации ЕГСД по этим вопросам в основном нельзя, так как многие из них устарели. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас. Речь идет об унификации и стандартизации документов, организации труда работников и механизации и автоматизации делопроизводства.

Первая группа состоит из раздела “Подготовка служебных документов”. В нем документирование управленческой деятельности рассматривается с точки зрения создания документов различными уровнями управления. Перечень наиболее важных организационно-распорядительных документов, издаваемых на различных уровнях, может быть использован и в настоящее время для определения видов документов, которые должны составляться и использоваться в тех или иных управленческих ситуациях. В разделе устанавливаются юридические основания издания распорядительных документов, что важно знать современным руководителям, а часто и их секретарям-референтам. Следует сказать, что примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в приложении к ЕГСД. Перечень содержит не только наименования видов документов, но и определяет каждый из них и эти определения используются и сегодня во всех учебниках и учебных пособиях.

Следующее направление - “Основы организации труда делопроизводственного персонала” включает следующие вопросы:

- общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб;

- структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения;

- должностной и численный состав делопроизводственного персонала;

- нормирование делопроизводственных работ;

- основные требования к оборудованию рабочих мест;

- условия труда работников делопроизводства.

Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).

Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение - канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла. Уже с 1980 года в крупных министерства и ведомствах начинают создаваться управления делами. Расширились функции служб делопроизводства. Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом - Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций.

Что касается рекомендаций, включенных в раздел “Механизация делопроизводственных процессов”, то их использовать нельзя. Закономерно, что именно эти рекомендации устарели. Темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов в корне изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.

Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.

Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов:

1. Организация документооборота;

2. Регистрация документов;

3. Контроль за исполнением документов;

4. Составление номенклатуры дел и формирование дел;

5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

В разделе “Организация документооборота” сформулированы принципы (основные требования) организации движения документов в учреждении и на предприятии, которые лежат в основе действия и современных систем:

- прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

- следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

- необходимо добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Таким образом, содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения. В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота.

Следующий раздел - “Регистрация документов”. В нем сформулирован основной принцип организации регистрации, актуальный и сейчас - однократность.

Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. На этой же основе достигается и единство построения справочной системы. Другими словами, единая регистрационно-контрольная карточка была спроектирована таким образом, что могла быть использована для регистрации документов, их учета, контроля исполнения и поиска документной информации. При этом строго соблюдался основной принцип регистрации. Форма карточки была разработана как типовая, ЕГСД закрепляла ее размеры, состав реквизитов и зоны их расположения.

Форма карточки приведена в приложении к ЕГСД и, хотя в настоящее время она не является обязательной, вполне может служить основой для разработки системы регистрации документов предприятия при использовании как традиционной, так и автоматизированной технологии ДОУ. Кстати многие организации и предприятия сейчас используют регистрационно-контрольную карточку, рекомендуемую ЕГСД, так как она содержит необходимые реквизиты для регистрации документов.

“Контроль исполнения документов”. В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.

Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Эти формы могут служить основой и для разработки соответствующих форм по итогам контрольной деятельности на конкретном предприятии.

Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД “Составление номенклатур дел и формирование дел”, заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде.

Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти повсеместное применение. В 1980 году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)

Такое же широкое применение получили (и получают в настоящее время) рекомендации раздела “Подготовка документов к последующему хранению и использованию”. В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.

ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами. Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел. В разделе приводятся и сведения о сроках хранения документов, но ими руководствоваться не следует. В настоящее время действуют современные нормативные документы по определению сроков хранения документации, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).

Помощь в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма регистрационно-контрольной карточки; формы для сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел.

Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.

Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации.

Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело - 2001 - №2..

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.