Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-администратор. Поскольку администратор является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически администратор является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

К сожалению, на практике администратор часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о местопребывании, что создает большие трудности. В таких случаях администратор имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

Одна из главных задач администратора - быть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, администратор может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Администратору важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

Заключение

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах администратора и о его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного администратора является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Администратор должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Администратор является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Профессия администратора требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой труда. Задача администратора заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе администратора является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.

Роль администратора руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

Администратор - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия. И пусть профессия администратора никогда не уронит своего престижа.

Список литературы

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Администратор относится к категории руководителей, принимается и увольняется на работу приказом руководителя учреждения.

1.2.На должность администратора средне-профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно руководителю учреждения.

1.4. В своей деятельности администратор руководствуется:

- законодательными и нормативными документами, регламентирующими деятельность предприятия;

- методическими материалами по соответствующим вопросам;

- приказами, распоряжениями управляющего организаций;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Администратор должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы и руководящие материалы, касающиеся организации работы предприятия, учреждения, организации;

- организационную структуру управления предприятия, учреждения, организации;

- права и обязанности работников учреждения и организации и режим их работы;

- правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;

- ассортимент реализуемых услуг;

- основы маркетинга;

- принципы планировки и оформления помещений, витрин, организации рекламы;

- основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей;

- основы экономики, организации труда и управления;

- правила внутреннего и трудового распорядка;

- основы трудового законодательства;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций администратор:

- обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;

- осуществляет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг;

- принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

- рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия;

- осуществляет контроль за рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании;

- обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к нему территориях;

- контролирует соблюдение работниками предприятия, учреждения, организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены;

- информирует руководство предприятия, учреждения, организации об имеющихся недостатках в организации обслуживания посетителей, принимает меры к их ликвидации, осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

Примечание. Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

3. ПРАВА

Администратор имеет право:

- вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению организации труда, по совершенствованию хозяйственно-финансовой деятельности;

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

- вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию;

- повышать квалификацию, проходить аттестацию (переаттестацию) с целью присвоения квалификационных категорий.

5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Администратор несет ответственность:

- невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия;

- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

С инструкцией ознакомлен:

_________________ /________________________________/

(подпись) (расшифровка подписи)

«_____» _________________ 2006 г.