Документационное обеспечение деятельности органов управления

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет политических наук

Кафедра документоведения

Документационное обеспечение деятельности органов

управления ЗАО АБ «Газпромбанк»

(курсовая работа)

Выполнила студентка

Х курса, ХХХ группы

Еременко Т. О.

Научный руководитель

канд. ист. наук, преподаватель

Черкасова О. Г.

Работа защищена

_________2006 г.

Оценка отлично

Барнаул - 2006

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Документационное обеспечение органов управления на коммерческом предприятии

1.1 Унификация и стандартизация управленческих документов

1.2 Правила оформления документов

ГЛАВА 2. Состав управленческих документов

2.1 Управленческая документация

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение органов управления - одна из важнейших составляющих в процессе деятельности коммерческого банка. Стабильное, соответствующее установленным правовым нормам документационное обеспечение руководящих органов банка обеспечивает его эффективное функционирование, а также внутренне регулирование деятельности.

Данная тема - тема документационного обеспечения органов управления ЗАО АБ «Газпромбанк» - несомненно, имеет свою актуальность. Она заключается в том, что стремительно растет значение документационного обеспечения органов руководства, так как соответствующее предъявляемым требованиям документационное обеспечение управления ускоряет процессы деятельности ЗАО АБ «Газпромбанк», следовательно, ускоряет процесс достижения цели предприятия - получение прибыли и клиентов.

Данная тема актуальна еще и потому, что не изучена, но получает свое развитие в изучении.

В связи с неизученностью данной темы возникают проблемы в области документационного обеспечения органов управления банка и, соответственно, в структурных подразделениях.

Возникающие проблемы в организации документационного обеспечения органов управления связаны с тем, что действующая нормативно-правовая база ДОУ имеет ряд существенных пробелов. Главным недостатком действующей на сегодняшний день нормативно-правовой базы ДОУ является её ориентация преимущественно на государственные и бюджетные структуры. Из этого следует, что документационное обеспечение органов управления на коммерческих предприятиях (и на ЗАО АБ «Газпромбанк» в том числе) не имеет четко определенной базы, следовательно, возникают трудности в этой сфере.

Нормативно-правовая база ДОУ имеет еще один недостаток - ориентация лишь на организационно-распорядительную документацию.

Таким образом, можно сделать вывод, что общероссийского нормативного документа, в полной мере регламентирующего единые требования к документированию управленческой деятельности, сегодня нет.

Переходя к критике литературы, можно обозначить несколько важных аспектов. Во-первых, в связи с неизученностью темы нет специализированной литературы, то есть в использованных учебниках, статьях дается общий материал по документационному обеспечению управления. Это общие положения по ДОУ, правила оформления различных видов документов. Безусловно, это имеет отношение к теме, но нет конкретизированной информации по документационному обеспечению деятельности органов управления на коммерческом предприятии. Кроме того, имеется еще один такой недостаток в представленном материале, как дублирование источников, то есть все использованные учебники построены по общей схеме и содержат один и тот же материал. Поэтому рассматривать и анализировать учебный материал более подробно не целесообразно.

Статья «Бизнес-план - основа ДОУ коммерческой организации» А.С. Демушкина является важным дополнением к имеющемуся материалу, так как в ней рассматривается бизнес-план как документ, входящий в состав управленческой документации. Бизнес-план в правовом смысле не является обязательным в составе управленческих документов, но в настоящее время очень эффективен и желателен, в особенности для коммерческого предприятия.

Данная работа предполагает следующую цель: выявить процесс осуществления документационного обеспечения органов управления на коммерческом предприятии. Задачами, которые позволят раскрыть поставленную цель, является раскрытие составляющих и необходимых для документационного обеспечения элементов. Конкретнее нужно рассмотреть виды организационно-распорядительных документов, помогающих осуществлять и регламентировать управленческие процессы органов управления, а также рассмотреть общие положения о документационном обеспечении органов управления.

Объектом в данной курсовой работе является рассмотрение документационного обеспечения органов управления на коммерческом предприятии, а предметом - составляющие элементы документационного обеспечения, то есть виды организационно-распорядительных документов.

Курсовая работа предполагает исследование по документационному обеспечению органов управления именно на территории Российской Федерации, так как при написании работы мы руководствовались именно общероссийскими нормативными актами и методическими материалами. Также имеется конкретный пример документационного обеспечения органов управления, рассмотренный в Главе 3. Документационное обеспечение деятельности органов управления на примере АБ «Газпромбанк» (ЗАО).

При написании курсовой работы использовалась непосредственно источниковая база. ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует лишь частично отношения, возникающие в сфере документирования информации, документационного обеспечения. Согласно закону, информационные ресурсы могут быть негосударственными и как элемент состава находиться в собственности граждан, организаций и общественных объединений. Этот закон регулирует лишь частично отношения, возникающие в сфере документирования информации.

Действующая Государственная система документационного обеспечения управления была разработана Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и одобрена коллегией Главархива СССР в 1988 г. Она опирается на старую законодательную базу и явно не соответствует современным требованиям. Кроме того, Государственная система документационного обеспечения управления не имеет нормативного характера.

ГЛАВА 1. Документационное обеспечение органов управления на коммерческом предприятии

1.1 Унификация и стандартизация управленческих документов

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объектов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа предприятий, фирм, организаций. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, играющих роль информационного обеспечения функций управления.

В настоящее время большой объём документов на всех уровнях управления соответствует Государственной системе документационного обеспечения управления, её положениям.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления органы управления уполномочены издавать приказы, распоряжения, указания, решения.

Кроме вышеперечисленных документов органы управления предприятия могут издавать и утверждать другие документы, определяющие их компетенцию. Такими документами являются планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, положения, уставы, правила и другие, перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации и отраслевых табелях применяемых форм документов.

Документы органов управления обязательно должны быть согласованы еще в проектном состоянии. Документы могут быть согласованы внутри организации и за её пределами в зависимости от того, куда направляется данный документ.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной в организационных документах.

Состав реквизитов и порядок оформления документов должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации.

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Документы органов управления на коммерческом предприятии составляются в соответствии с установленными стандартами предприятия. Унификация управленческих документов проводится для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.

1.2 Правила оформления документов

Существуют единые требования и правила оформления документов управления, независимо от того, государственное предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведется делопроизводство.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов.

Документ, соответствующий всем установленным требованиям, должен состоять из ряда элементов, которые называются реквизитами.

Определенный вид документа имеет соответствующий и характеризующий этот вид набор реквизитов. Расположение реквизитов на управленческом документе и правила их оформления содержатся в ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Реквизиты должны оформляться в соответствии с требованиями данного документа.

Таким образом, ДОУ органов управления на коммерческом предприятии должно соответствовать требованиям стандартов и унифицированным формам документов. Правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Кроме этого органы управления на коммерческом предприятии должны обеспечиваться документами, составленными в соответствии с нормами и требованиями, установленными самим предприятием. Документы, соответствующие стандартам, общепонимаемы, просты в обращении и исполнении. В итоге использование стандартов и ГОСТ Р6.30-2003 облегчает процессы ДО органов управления на коммерческом предприятии.

ГЛАВА 2. Состав управленческих документов

2.1 Управленческая документация

Ранее уже говорилось о том, что состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организаций, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

В данной главе мы рассмотрим такие управленческие документы, как приказы, распоряжения, указания, бизнес-план коммерческого предприятия.

Документирование управленческой деятельности современного предприятия и организации работы с документами происходит в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования (бизнес-план), финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и др.

Управленческие документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, следует относить к доказательству того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документационных ревизиях, проводимых аудиторами.

Знание вопросов современного документационного обеспечения управленческой деятельности поможет руководителю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получении максимальной прибыли, развития предприятия в целом.