16

РЕФЕРАТ

По менеджменту

Интеграционные процессы в менеджменте

СОДЕРЖАНИЕ

1. Цели в системе управления.

2. Коммуникации в организации.

3. Система информационного обеспечения управления.

1. Одной из главных задач менеджмента является установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует и развивается организация как целостная система. Целеполагание - это исходный момент в деятельности менеджера, приобретающий все большее значение в условиях развивающейся рыночной экономики.

Под целью понимается идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности. Цель направляет человеческую деятельность в качестве непосредственного мотива. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, реальных возможностей субъекта и применяемых средств.

В системе управления организацией цели выполняют ряд функций.

1. Цели отражают философию организации, концепцию ее функционирования и развития.

2. Цели уменьшают неопределенность текущей деятельности организации и ее членов.

3. Цели составляют основу критериев для принятия решений, контроля и оценки результатов деятельности сотрудников организации.

4. Цели являются основой для сплочения сотрудников организации.

5. Цели служат оправданием в глазах общественности необходимости и законности существования данной организации.

Реализация целей организации и выполнение целями вышеизложенных функций возможны при условии, если цели организации отвечают определенной совокупности требований, предъявляемых к ним.

Цели должны быть:

1. Конкретными;

2. Реальными;

3. Гибкими, способными к трансформации и корректировке;

4. Признаваемыми сотрудниками организации в качестве своих личных целей;

5. Проверяемыми;

6. Совместимыми друг и с другом и не противоречащими друг другу.

Как правило, цели организации дифференцируются по уровням, образуя дерево целей. Выделяются общие и специфические цели.

Общие цели отражают концепцию развития организации в целом и по важнейшим комплексным направлениям ее деятельности. В состав общих целей прежде всего входит генеральная цель, называемая миссией и 4-6 общеорганизационных целей, раскрывающих и конкретизирующих генеральную цель. В качестве миссии организации в большинстве случаев рассматривается удовлетворение тех либо иных общественных потребностей. В ней обычно детализируется статус предприятия, декларируются принципы его работы, заявления и действительные намерения руководства, дается определение самых важных характеристик организации.

Наукой не выработаны универсальные правила, применяемые при формулировании миссии. Поэтому существует множество разнообразных подходов к определению миссии и к ее содержанию, отражающие оценку роли и значения организации, в первую очередь, со стороны руководителей, принимающих решения.

Центральным моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации? На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителя (покупателей производимой продукции), причем не только в настоящее время, но и в перспективе. Например, формулировка миссии компании "Форд": предоставление людям дешевого транспорта. В ней четко обозначена область деятельности компании - транспорт, потребители продукции - люди, а также ориентация на широкий круг потребителей. Такая формулировка миссии способна оказать решающее влияние на стратегию и тактику всей деятельности компании.

Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремленность в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие ценности будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, несмотря на то, что прибыльная работа является важнейшим фактором жизнедеятельности организации. Но прибыль как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организацией путей и направлений развития и, в конечном счете, приведет к неэффективной работе. Именно эти рекомендации учтены в формулировках миссии некоторых отечественных организаций.

Таблица 1

Примеры формулировок миссии

Организация	Миссия
Коммерческий банк	Содействие становлению и развитию среднего и малого бизнеса в России путем предоставления широкого спектра банковских услуг, высокого качества, обслуживания клиентов и эффективного развития с учетом интересов акционеров, клиентов и сотрудников
Ювелирно-художественная фирма	Производство и реализация изделий из драгоценных металлов и камней, доступных широкому кругу потребителей с различным достатком
Государственное предприятие, опытно-конст-рукторское бюро	Сохранение и развитие научно-технического потенциала отрасли, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохраняющей и защищающей окружающую среду

Специфические цели разрабатываются для каждого подразделения и определяют основные направления его деятельности. Обычно они охватывают средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях. Специфические цели подразделяются на две группы: оперативные и операционные. Первые ставятся перед подразделениями, а вторые - перед отдельными работниками. Таким образом цели в организации находятся по отношению друг к другу в состоянии иерархической соподчиненности, когда цели высшего уровня являются более широкими по охвату времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность их реализации это обстоятельство влияния не оказывает.

Цели реализуются по следующим критериям:

- вклад в реализацию миссии организации;

- возможность достижения в заданный срок в условиях ограниченности ресурсов;

- величина выгоды, которая может быть получена в процессе их реализации;

- по числу решаемых проблем или возникающих неблагоприятных последствий.

Цели ранжируются путем перемножения определяемых на основе экспертных оценок самостоятельных рангов каждой из них и их вклада в процентах или в долях единицы в итоговый результат или путем расположения в порядке убывания полученных балов.

На основе целей в организации формируются задачи. Задачи более конкретны и обладают не только качественными, но и количественными, временными и пространственными характеристиками. Кроме того, задачи также должны содержать ограничения и перечисления действий, от которых необходимо воздержаться или последствий, которые не могут быть допущены. Задачи должны быть персонифицированы и включать элементы, позволяющие им быть привлекательными для исполнителей.

Эффективность достижения целей характеризуется такими признаками как высокая результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов (оборудования, материалов, работников), высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации, предприимчивость, высокая активность, усердие, трудолюбие, настойчивость персонала.

Количество и разнообразие целей и задач менеджмента настолько велико, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее размеров, специализации, вида, формы собственности. В качестве удобного и апробированного на практике инструмента можно использовать построение целевой модели в виде древовидного графа-дерева целей. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам.

1. Общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

2. При развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

3. При формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения;

4. Подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимыми друг из друга;

5. Фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки.

Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей, от принятой в организации структуры, от иерархичности построения ее менеджмента.

Важным моментом целеполагания является моделирование не только иерархии целей, но и их динамики в аспекте развития за определенный период времени. Динамическая модель особенна полезна при разработке перспективных планов предприятия, реализующих его стратегию.

Процесс установления целей в организации состоит из трех последовательных этапов. На первом этапе проходит осмысление результатов анализа среды, на втором - выработка соответствующей миссии, а на третьем вырабатываются цели организации.

Правильно организованный процесс установления целей предполагает прохождение четырех фаз:

- выявление и анализ тех трендов, которые наблюдаются в окружении;

- установление целей для организации в целом;

- построение иерархии целей;

- установление индивидуальных целей.

Существует два способа установления целей.

Первый имеет ситуативный характер. При этом, цели корректируются каждый раз, когда этого требуют обстоятельства.

При втором подходе осуществляют систематическое упреждающее изменение целей. При этом подходе в организации устанавливаются долгосрочные цели. На базе долгосрочных вырабатываются цели на год. При достижении последних корректируются долгосрочные цели.

Одним из наиболее важных моментов установления целей в организации является степень делегирования права принятия решений по целям нижним уровням организации. Имеет место три подхода: централизованный, децентрализованный и смешанный. Однако, не смотря на различия решающая роль должна принадлежать высшему руководству.

При принятии решений по целям имеет место индивидуальная или коллективная ответственность за принятые решения. При этом, можно выделить следующие формы решения: авторитарная, коллегиальная, пертисипативная, "снизу вверх", коллективная.

Авторитарная форма предполагает, что решение принимается индивидуально руководителем на основе имеющейся у него информации. При этом, к подготовке информации обычно привлекаются специалисты. Они, в некоторых случаях, могут готовить и варианты решения.

Коллегиальная форма предполагает обсуждение вопроса о целях на заседании коллегии, которая обычно состоит из ответственных лиц. Однако и при этом решение принимает руководитель.

Партисипативная форма предполагает привлечение к деятельности всех сотрудников, которым в дальнейшем предстоит выполнять решение. Принятие же решение осуществляет руководство.

Процедура решения по целям "снизу вверх" известна под названием системы ранга. При этом, проект решения исполнителя направляется на согласование во все подразделения организации, которые будут причастны к выполнению этого решения. В случае несогласования решение направляется исполнителю на доработку. Согласованное решение подписывается руководителем.

Коллективное решение принимается группой лиц. При этом, как показывает практика, уровень ответственности таких решений существенно ниже.

2. Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это - процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее предельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получить необходимую информацию.

ЗНАЧЕНИЕ КОММУНИКАЦИЙ

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1. Руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации, на это уходит 75-95% времени. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2. Коммуникации необходимы для эффективности управления;

3. Мастерство коммуникаций необходимо также для того, чтобы выразить действенность авторитета и воли руководителя;

4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области организаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникационности в группе или в организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и информация.

Коммуникативность контролирует поведение членов различными способами. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работники, например, просят впервые обратиться к своему непосредственному начальнику или привести свои действия в соответствии со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она способствует мотивации доведением до работников, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации: а) несловесные персональные; б) словесные устные; в) письменные персональные; г) письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

НАПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЙ

Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, движущийся от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Наиболее характерным примером является общение начальника со своим подчиненным.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях движется от более низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Руководители также полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить сложившееся положение дел.

Горизонтальное направление. Когда общение происходит среди членов одной и той же группы, среди членов рабочей группы одного уровня, среди руководителей на том же уровне или другого персонала одного уровня. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других - происходит спонтанно.

ЭЛЕМЕНТЫ КОММУНИКАЦИИ

1. Источник. В организациях источником коммуникации являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

2. Кодирование - перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

3. Передача сигнала. Цель источника выражена в форме сигнала. Это то, с чем источник собирается эффективно связываться с приемником, а форма, которую сигнал принимает, зависит в значительной мере от используемого канала.

4. Канал. Каналы относятся к передаточному механизму от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефон, неформальная связь, групповые собрания и др.

5. Расшифровка - прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый приемник расшифровывает сигнал в свете своего предыдущего опыта и формы рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной посланником, тем более эффективна коммуникация.

6. Обратная связь. Источник надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе.

7. Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечение; 2) неправильная интерпретация со стороны приемников или тех кто посылал сигнал; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (синоптические проблемы).

Выделяют следующие виды коммуникаций.

1. Внутриличностная коммуникация - это коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума.

2. Межличностная коммуникация - это коммуникация с другим человеком. Например, интервью.

3. Коммуникация в малой группе. Коммуникация в малой группе возникает, когда небольшое количество людей собирается с какой-то целью.

4. Общественная коммуникация. Здесь выступающий передает послание аудитории. Каналы те же, что и при межличностным общении (взгляд и звук), однако возможны более громкие голос, более экспансивные жесты, а также средства визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т.д.). Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

5. Внутренне оперативная коммуникация. Состоит из структурированной коммуникации в пределах организации, непосредственно направленной (коммуникации в пределах) на достижение целей организации.

6. Внешне оперативная коммуникация. Связанна с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между правительственными, государственными, региональными органами и общественностью.

7. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна.

Существуют различные виды сетей коммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного фактора - такого, как качество и количество информации.

Типы коммуникационных сетей

Таблица 1

Эффективность различных типов сетей

Критерии оценки	Коммуникационные сети
	цепь	круг	"Y"	колесо
скорость	среднее	низкая	среднее	высокое
точность	высокая	низкая	высокое	высокое
удовлетворение	среднее	высокая	среднее	низкое

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА КОММУНИКАЦИИ

1. Должностное положение. Самый простой способ изучения коммуникаций состоит в рассмотрении приказов, инструкций и действий, идущих от высших руководителей до низов и относящихся к информации и отчетам, направляемым от низших руководителей к высшим.

2. Стиль управления. Существует либеральный стиль и консервативный стиль.

Таблица 2

Различия стиля управления

Оценки	Либеральный стиль	Консервативный стиль
Общее описание компании	Неформальная, многоканальная система коммуникации	Хорошо определена цепь команд
Объем и направление компании	Поощряется много связи по всем направлениям	Поощряется мало связи
Качество коммуникации	Адекватное, очень точное	Требует дополнительной связи, иногда неточно

3. Разделение труда. Разделение труда на микро- или макроуровне облегчает коммуникации между работниками в организации. Это происходит по ряду причин: работники лучше и конкретнее свою работу, и это понимание является взаимным; цели подразделения являются общими; физическое расстояние между лицами при разделении труда обычно меньше. Все эти факторы связаны с улучшением коммуникаций.

3. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение. Под управленческой информацией понимают сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования.

Информация в процессе управления является и объектом, и продуктом труда. Она устраняет неопределенность, позволяет изучить состояние объекта, формы и методы деятельности. Без сведений о состоянии и развитии объекта не может быть выработано управленческое решение, в свою очередь, само это решение является определенной информацией для работников сферы производства.

Информация имеет две стороны: количественную и смысловую (семантическую). Единица измерения объема информации - бит (количество информации, содержащееся в сообщении об определенном исходе вероятного события с двумя равновероятными исходами).

Виды информации, используемые в управлении, классифицируются по следующим признакам:

-содержанию - политическая, директивная, правовая, научно-
техническая, планово-экономическая, административная, производственная,
бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая;

направлению движения - входящая, исходящая;

характеру фиксации - фиксированная, нефиксированная;

способу фиксации - документированная, звуковая, аудиовизуальная;

отношению к субъекту управления - внешняя, внутренняя;

степени обработки - первичная, производная, итоговая;

степени постоянства - постоянная, переменная;

форме представления - буквенная, цифровая, кодированная;

возможности обработки - поддающаяся и неподдающаяся обработке;

насыщенности - достаточная, недостаточная, избыточная;

правдивости - достоверная, недостоверная.

Для управленческой и бизнесной деятельности менеджеров наибольшее значение имеет содержание информации.

Политическая информация отражает политику государства в области бизнеса, его социально-экономического развития, различных форм хозяйствования.

Директивную информацию вырабатывают вышестоящие органы. Она определяет стратегию хозяйственной деятельности менеджеров, является ос-новой управления.

Правовая информация определяет правовой статус каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйст-вования и административного права, добиваются соблюдения законности.

Научно-техническая информация представляет данные о достижениях науки и техники. Для ознакомления работников с новейшими разработками и рекомендациями научно исследовательских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных организациях созданы бюро научно-технической информации.

Экономическая информация используется для обоснования управленческих решений и управления экономическим развитием организации. Включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности, и т. д.

Плановая информация представлена заданиями, технологическими картами, планами по периодам работ, планами-нарядами и т. д.

Административная информация предназначена для оформления деловых взаимоотношений между организациями, гражданами и устранения сбоев, неполадок. Оформляется в виде приказов, распоряжений, указаний, положений.

Производственная информация содержит оперативные сведения о технике, технологии, выполнении планов производства и реализации продукции.

Бизнесная информация представляет сведения о ценах на рынке, их тенденциях, уровне конкуренции, сроках и объеме поступления продукции на рынок, сервисе и рекламе, возможностях коммерческих операций, предпринимательском, коммерческом риске и т. д.

Нормативно-справочная информация включает нормы выработки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда.

Учетно-бухгалтерская информация позволят проконтролировать ход производства и его результаты, расходование средств, получение прибыли.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации;

достаточность, удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

доступность;

своевременность поступления.

Достоверность поступающей информации определяется правдивостью, правильностью, однократностью регистрации, точностью передачи. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10% за счет того, что сведения стареют и искажаются.

Информация должна быть достаточной, то есть ее количество должно в полной мере отражать состояние дела. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию некачественных решений, а излишняя информация усложняет выработку решения и делает его более дорогостоящим. Необходимо точно установить, кто должен передавать и получать информацию, какую и когда.

Доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату, важное значение имеет также наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д.

Информация должна поступать к менеджерам своевременно. Если информация поступает с опозданием, это приводит к экономическому ущербу. Из-за неоперативно переданной информации простаивает техника. Страдает организация производства.

Для того, чтобы понять, как менеджеры используют информацию в организациях, необходимо охарактеризовать информационные потребности в двух измерениях: уровень, на котором используется информация в организации, и тип используемой информации.

Управленческая деятельность на различных уровнях в организациях иногда требует различных видов информации. В табл. 3 представлено 4 уровня, в которых менеджеры нуждаются и используют информацию.

На стратегическом уровне менеджмента менеджеры нуждаются в информации, которая помогает планировать и принимать решения о долгосрочном направлении деятельности фирмы. Они должны внимательно

Таблица 3

Уровни использования информации

Уровни	Используемая информация
Стратегический менеджмент	Прежде всего внешняя информация, используемая для планирования будущего организации
Менеджмент подразделений	Внешняя и внутренняя информация, необходимая для руководства и контроля деятельности подчиненных единиц внутри организации
Оперативный менеджмент	Прежде всего внутренняя информация, используемая для планирования, осуществления и контроля повседневной производственной деятельности
Совершение сделок и регистрация	Сбор данных о множестве индивидуальных действий, совершающихся в повседневной деятельности организации

проанализировать внешнее окружение организации, чтобы найти и применить решения, которые помогут фирме эффективно действовать в этом отношении через определенное время. Требуемая на этом уровне информация - комплексная, не рутинная и ориентированная на перспективу.

Информация, необходимая для уровня менеджмента подразделений, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц организации.

Менеджеры на оперативном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

Четвертый уровень - это совершение сделок и регистрация. Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В основном такая регистрация проводилась в различного рода документах - в главных книгах, на специальных карточках, в формулярах и т.д. С появлением в организациях компьютеров, объемы накопления такой информации резко возросли.

По мере того, как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации. В данной теме описывается семь типов информации.

Первый тип информации является общим. Общая информация - это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда менеджеры исследуют окружающую среду, то они делают это для получения общей информации.

Поскольку общая информация является столь широкой, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Общая информация больше используется на стратегическом уровне, чем на оперативном. В силу ее определения, общая информация не используется на уровне совершения сделок.

Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, т. е. информации которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть запрошена, когда вы проверяете, какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и незапрошенной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.

Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем-либо, то стимулирующая требует действия. Требуемое действие является почти автоматически, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.

Исключительная информация является подобной стимулирующей в том смысле, что она стимулирует действие. Однако возникают сложности из-за того, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, поступает когда исключение уже произошло. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного решения.

Когда план принимается к исполнению, менеджеры осуществляют контроль, чтобы убедится в его выполнении. Пятый тип информации -контрольная информация, которая необходима для корректировки отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.

Шестым типом информации является информация для решения о распределении. Распределительная информация полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предлагаемых проектах он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам.

И последнее, когда менеджеры взвешивают плюсы и минусы вхождения в новый рынок, они обдумывают направляющую информацию для того, чтобы принять решение об обширном районе экономического включения фирмы. В порядке распространения направляющая информация употребляется перед распределительной и которая применяется до контрольной информации, используемой для корректировки отклонений от плана.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технологических средств. Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управляющие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса. Информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз».

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместного использования информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, т. е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т. е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка - важные факторы повышения эффективности производства.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.

Основные принципы и цели внутрифирменной системы информации:

- определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

- выработка системы хранения, использования, предоставления
информации в централизованном и децентрализованном управлении;

определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом производственном подразделении;

разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

- проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

- автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

- обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми
средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

- автоматизация административно-управленческого труда на основе
использования компьютерной техники. Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:

координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и производственных подразделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого менеджера для обеспечения необходимой информацией;

централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации

* обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

* разработка программных средств, прикладных программ.

Технология информационной деятельности включает в себя такие понятия как: материально-техническая база информационной деятельности; виды информационной технологии; носители информации, информационные базы данных; система ведения записей; создание пакетов прикладных программ.

Развитие материально-технической базы информационной деятельности можноразбить на несколько этапов.

Первый этап, охватывающий период 50-60-х годов, характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ; появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи; формированием целевых информационных банков. ЭВМ стали базой информационных систем управления в так называемой макро электронной форме.

Второй этап, охватывающий 70-е года, характеризуется созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники - мини, микро, персональных ЭВМ, что обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных формах и разнообразного назначения. Именно на данном этапе, охватывающем 80-е годы и начало 90-х годов, информационные технологии становятся все более эффективными, все более глубоко охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы; значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; заменяет в конторском деле секретарей - машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе информации используют следующие виды вычислительной техники:

ЭВМ крупногабаритные и персональные;

Микропроцессоры;

Средства телекоммуникаций;

4. Электронные пишущие машинки, терминальные устройства со
встроенной микроЭВМ;

5. Средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются для:

- разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

расчета заработной платы;

контроля за поступлением заказов;

анализа данных о сбыте продукции;

регистрации поступления платежей;

ведения учета и отчетности.