Актуальні питання автоматизації управлінських функцій і бізнес-процесів

12

Зміст:

1 Інформаційні технології та бізнес.

2. Автоматизація бізнес-процесів.

3. Поняття «інжиніринг бізнесу» та «реінжиніринг бізнесу».

4. Автоматизовані системи управління.

Висновок.

1. Інформаційні технології та бізнес.

Ми живемо в світі, який сильно відрізняється від того, в якому жили наші батьки, та і ми самі років десять тому жили і думали по-іншому. Міняється все і міняється дуже швидко. Стабільність, навпаки, сприяє всякій еволюції: росте кількість компаній, ринок стає дуже тісним. У цих умовах на перше місце виходить інформація - невидимий ресурс, який не можна помацати руками, але важливість якого відчувають компанії-лідери.

Сьогодні компанію можна оцінити по тому, наскільки швидко вона отримує інформацію і реагує на неї - тобто по тому, яку увагу вона приділяє інформації. Факси і «традиційна» пошта, звичайно, навряд чи можуть вам в цьому допомогти, оскільки не забезпечують необхідної оперативності. Якщо клієнт не задоволений наданою послугою або товаром і чекає ваших доопрацювань півроку - вважайте, що ви втратили клієнта (він, ймовірно, звернеться до ваших конкурентів). Реагувати треба негайноІнформація в цьому випадку не може бути пущена на самоплив, нею потрібно управляти.

Нічого не випустити з уваги - ось завдання хорошого керівника.

Грамотно управляти в сьогоднішньому світі - означає знати. Знати, що хоче споживач, знати, з якими проблемами стикаються ваші дистриб'ютори в різних містах, знати, в чому ви поступаєтеся, а в чому перевершуєте своїх конкурентів, знати, які ідеї з'явилися у ваших підлеглих, знати, які можливі перспективи розвитку вашого підприємства. Саме тому вже зараз треба вчитися працювати з інформацією, вчиться бачити важливість знання. Знати проблему, звичайно, не означає вирішити її, але знати, що вона існує - вже півсправи.

Робота з величезними об'ємами інформації (а сьогодні управління власне в цьому і полягає) - робота дуже складна, особливо якщо «носії інформації» - це співробітники, що тягають кіпи паперів з одного поверху на іншій. Автоматизація - це спосіб управляти інформацією, направляти інформаційні потоки так, щоб зробити роботу ефективної: витрати повинні виправдовуватися - це єдиний критерій, і якщо сьогодні ви платите зарплату десяти «носіям», то варто подумати, чи не вигідніше автоматизувати ці процеси.

Перш за все, будь-яка автоматизація припускає чітке розуміння того, які підрозділи і співробітники знаходяться у взаємодії один з одним, яка кількість цих зв'язків, їх якість, інтенсивність взаємодії, об'єми інформації, які проходять по цих каналах, - іншими словами, все починається з схеми бізнес-процесів. Рідкісні компанії можуть похвалитися тим, що всі ці зв'язки і взаємодії регламентовані і стандартизовані, адже крім того, що ці зв'язки повинні чітко усвідомлюватися, вони повинні бути ефективними.

У конкурентній боротьбі перемагає лише той, хто швидше за інших реагує на зміни в бізнесі та приймає правильні рішення. На жаль, на більшості підприємств топ-менеджери та власники можуть отримувати достовірну інформацію про стан справ тільки через визначений проміжок часу. Здебільшого -- після “закриття” звітного періоду. Наразі ця ситуація не задовольняє більшість управлінців.

Наявна економічна ситуація ставить перед підприємствами ряд завдань, які раніше, на наш погляд, ними не розглядалися. Серед найважливіших можна виділити:

· підвищення власної конкурентоспроможності за рахунок унікальних господарських та управлінських рішень;

· необхідність блискавичного прийняття рішень в непередбачуваних ситуаціях;

· виготовлення продукції в урахуванні зі зміною уподобань клієнтів;

· зміна відносин з постачальниками та пошук нових сировинних ринків.

ІТ - могутній стратегічний ресурс, який дозволяє економити час, звільняючи його для аналітичної роботи, створює єдиний інформаційний простір, підтримує і оптимізує всі бізнес-процеси і просто людські взаємини (як це важливо, коли йдеться про клієнтів!). ІТ - це необхідна інфраструктура підприємства, що робить підприємство мобільним в сучасних постійно змінних умовах ринку, дозволяє проводити швидкий і відносно безболісний реінжінирінг і вдосконалення процесів.

Іншими словами, ІТ - це складний продукт для полегшення життя багатьом і багатьом компаніям.

2. Автоматизація бізнес-процесів.

Бізнес-процес -- це множина внутрішніх кроків (видів) діяльності, що починаються з одного і більше входів і закінчуються створенням продукції, що необхідна клієнту. Призначення кожного бізнес-процесу полягає в тому, щоб запропонувати клієнту товар або послугу, тобто продукцію, що задовольняє його у вартості, довговічності, сервісу та якості.

Процес, орієнтований на клієнта, виражається в термінах, що відображають потреби індивідуального, а не масового клієнта. Концентрація на процесах, що створюють цінності (продукцію) для клієнтів, а не на яких-нибудь інших частинах бізнесу, дозволяє найкращим чином виконати те, що повинно бути зроблено фірмою в кінці.

3. Поняття «інжиніринг бізнесу» та «реінжиніринг бізнесу».

Інжиніринг бізнесу -- це набір прийомів та методів, які компанія використовує для проектування бізнесу у відповідності зі своїми цілями.

Компанія заробляє більше грошей, якщо випускає свою продукцію настільки ефективно, наскільки це можливо. В кінцевому рахунку це означає, що треба знижувати вартість своїх бізнес-процесів, скорочувати надлишкові роботи всередині фірми, робити труд працівників більш продуктивним шляхом покращення їх професійної підготовки та підвищення відповідальності. Компанія підвищує свій прибуток за рахунок збільшення об'єму проданих товарів та (або) послуг.

Компанія не може бути стабільною, вона повинна змінюватися постійно, щоб задовольняти запити споживачів, не поступатися конкуренту, вдосконалювати свої внутрішні процеси, розвивати діапазон запропонованих товарів та послуг і ставити перед персоналом реальні цілі, надавши для їх досягнення творчу свободу дій в певних рамках.

Отже, інжиніринг бізнесу направлений на організацію комерційного підприєм-ництва на конкурентноздатній основі. Проте лише реінжиніринг передбачає новий спосіб мислення -- погляд на побудову компанії як на інженерну діяльність.

Об'єктом реінжинірингу є процеси, а не компанія. Компанія проводить реінжині-ринг не відділень виробництва або продажу, компанія здійснює реінжиніринг роботи, яку виконують люди в цих підрозділах.

Стратегічна ціль інформаційних технологій -- сприяти менеджменту, реагувати на динаміку ринку, створювати, підтримувати та поглиблювати конкурентну перевагу.

Реінжиніринг застосовується в трьох основних випадках:

1. В умовах, коли фірма знаходиться в глибокій кризі, яка може проявлятися в очевидному неконкурентному (дуже високому) рівні витрат, масовій відмові споживачів від продукту фірми і т. д.

2. Коли поточний стан фірми може бути визнаний задовільним, однак прогнози її діяльності є неблагополучними. Фірма стикається з небажаними для себе тенденціями в частині конкурентоспроможності, дохідності, рівні попиту.

3. Реалізацією можливостей реінжинірингу займаються благополучні, швидко зростаючі і агресивні компанії. Їх завдання полягає в прискоренні нарощування відриву від найближчих конкурентів і створенні унікальних конкурентних переваг. Застосування реінжинірингу в цій ситуації є найкращим варіантом ведення бізнесу. Багато компаній вважають, що знайшли найкращу модель бізнесу, в якій не варто що-небудь змінювати. З часом подібний підхід призводить до того, що конкуренти доганяють і переганяють їх, а самі компанії дедалі гірше адаптуються до попиту і ринкової кон'юнктури в цілому.

4. Автоматизовані системи управління.

Автоматизована система управління підприємством (АСУП) -- це система, яка керує організаційно-економічними процесами або бізнес-процесами підприємства. На сучасному етапі набули широкого розповсюдження корпоративні системи управління бізнес-процесами (КСУБП), які відрізняються від АСУП тим, що мають корпоративно-обчислювальну мережу, а також єдиний пакет прикладних програм для управління бізнес-процесами.

Мета створення АСУП -- забезпечити ефективне функціонування виробничо-господарських процесів підприємства як об'єкта управління.

Проектування та управління компанією (підприємством), як і бізнес взагалі, є досить складною діяльністю, і раніше вона здійснювалась інтуїтивно. Бізнес-процес реінжиніринг (БПР) ставить перед собою революційну ціль -- перетворити мистецтво проектування та управління компанією в інженерну дисципліну. Для цього необхідно побудувати адекватні, зрозумілі моделі компанії (підприємства) і дати можливість саме менеджерам, а не системним програмістам, аналізувати наслідки зміни цих моделей. БПР означає сукупність методів і засобів, призначених для кардинального покращення основних показників діяльності компанії (підприємства) шляхом моделювання, аналізу та перепроектування існуючих бізнес-процесів.

В інжиніринговій фірмі, що виконує науково-технічний проектний і програмний інжиніринг в області автоматизації виробничих процесів, а також здійснює послуги у вигляді комплектних поставок, монтажних і пуско-налагоджувальних робіт, необхідний доб-ре розвинений менеджмент. Це обумовлено особливостями бізнес-процесів: складністю, різноманітністю, тісним взаємозв'язком.

Другою особливістю бізнес-процесів інжинірингової фірми є те, що об'єкти, на які вони направлені, відрізняються рівнем систем автоматизації. Так, на теперішній час прийнято, що АСУ і, відповідно, пов'язані з ними бізнес-процеси, поділяються на три рівні:

· автоматизовані системи управління технологічними процесом (АСУТП);

· автоматизовані системи управління виробництвом (АСУВ);

· автоматизовані системи управління підприємством (АСУП).

Для кожного з цих рівнів існують свої особливості якості продукції та послуг, що отримують на виході вказаних бізнес-процесів.

Забезпечення якості продукції та процесів її виробництва на рівні АСУТП включає:

· тотальний моніторинг ТП;

· оптимальне та адаптивне регулювання процесу;

· неперервний контроль технічного стану апаратури та функціонування виробничого об'єднання;

· моніторинг якості та витрат ресурсів;

· моніторинг неконтрольованих дій на об'єкт;

· забезпечення достовірності даних про якість процесів і продукції.

Забезпечення якості продукції та процесів її виробництва на рівні АСУ виробництвом та АСУ підприємством включає:

· ефективне використання при управлінні принципів менеджменту якості;

· розробку форм представлення даних, методів аналізу та алгоритмів прийняття управлінських рішень;

· моделювання процесів виробництва та управління підприємством, аналіз даних та оптимізацію управління.

Ще одною особливістю бізнес-процесів інжинірингової фірми є те, що деякі процеси можуть виконуватися не лише послідовно, але і паралельно, або послідовно-паралельно.

Існує багато способів спростити процес пошуку рішень на поставлені вище завдання , одним з таких рішень є введення на підприємствах гнучких інформаційних систем-модулів. Використання інформаційних систем, побудованих на основі стандартів MRP II та ERP ІІ, дозволить досягнути наступних результатів: одержання оперативної інформації про поточні результати діяльності підприємства як у цілому, так і з повною деталізацією по окремих замовленнях, видах ресурсів; задоволення потреб замовників; автоматизація робіт договірного відділу з повним контролем за платежами, відвантаженням продукції і термінами виконання договірних зобов'язань; фінансове відображення діяльності підприємства в цілому; можливість поетапного впровадження системи, з урахуванням інвестиційної політики конкретного підприємства; ERP - система допомагає зробити бізнес більш керованим і “прозорим” для менеджерів та власників підприємства.

Та на шляху до ефективної автоматизації управлінських функцій і бізнес процесів виникає ряд проблем. До таких проблем можна віднести: вибір програмного забезпечення, оскільки програмне забезпечення потрібне не тільки як база реалізації проекту, але й як інструмент для проведення автоматизації; використання стандарту проектування при впровадженні автоматизованих модулів, тому, що підприємство є відкритою системою і повинно як найефективніше взаємодіяти з зовнішнім середовищем; складність проектів комплексного впорядкування діяльності, оскільки в даному випадку ставиться завдання не просто сформувати механізм автоматизованого формування і накопичення інформації, але й «прозору» структуру управління і внутрішньої взаємодії, що дозволить надалі вносити зміни з метою реалізації конкурентних переваг компанії.

Першою, якщо слідувати за хронологією, стоїть концепція MRP (англ. “materials requirements planning”). Народження MRP датується 60-ми роками минулого століття, коли це скорочення означало “Планування матеріальних потреб” (ще його називають MRP I). Цінність даного підходу якраз у його комплексності та завершеності, що виражається в кінцевій реалізації у вигляді автоматизованої інформаційної системи.

MRP I дає можливість підприємству розрахувати, скільки матеріалів кожного виду необхідно і на які дати вони потрібні. Для досягнення цього підприємство використовує портфель замовлень, де наведені відомі майбутні замовлення, а також прогноз замовлень, які підприємство з високим ступенем вірогідності може отримати у майбутньому. При цьому використовується інформація про запаси на складах та специфікації продукції. За допомогою MRPсистем була досягнута мінімізація витрат, пов'язаних з утриманням складських запасів. MRP-система допомагає підприємству контролювати та планувати потреби в матеріалах та виробничих потужностях за допомогою комп'ютерної інформаційної системи. З часом концепція MRP розвинулась із суто виробничої концепції до бізнес-системи, яка допомагає планувати всі ресурси, необхідні для функціонування бізнесу. MRPI розвинулась у MRPII.

Використання інформаційних систем, побудованих на основі стандарту MRP II, дозволить досягнути наступних результатів:

· одержання оперативної інформації про поточні результати діяльності підприємства як у цілому, так і з повною деталізацією по окремих замовленнях, видах ресурсів, виконанню планів;

· довгострокове, оперативне і детальне планування діяльності підприємства з можливістю коригування планових даних на основі оперативної інформації;

· вирішення завдань оптимізації виробничих і матеріальних потоків;

· скорочення запасів матеріалів на складах;

· планування і контроль за всім циклом виробництва з можливістю впливу на нього для досягнення оптимальної ефективності у використанні виробничих потужностей, усіх видів ресурсів і задоволення потреб замовників;

· автоматизація робіт договірного відділу з повним контролем за платежами, відвантаженням продукції і термінами виконання договірних зобов'язань;

· фінансове відображення діяльності підприємства в цілому;

· значне скорочення невиробничих витрат;

· можливість поетапного впровадження системи, з урахуванням інвестиційної політики конкретного підприємства.

В останні роки системи планування класу MRP II в інтеграції з модулем фінансового планування FRP (Finance Requirements Planning) одержали назву систем бізнес-планування ERP (англ. “enterprise resource planning” -- дослівно: “планування ресурсів підприємства”), що дозволяють найбільш ефективно планувати всю комерційну діяльність сучасного підприємства, у тому числі фінансові витрати на проекти заміни устаткування й інвестиції у виробництво нових видів продукції.

Сьогодні вже стає неможливо якісно та оперативно управляти сучасною великою компанією без ERP-систем -- програмного забезпечення, що дозволяє в режимі реального часу відстежувати прихід-розхід матеріальних цінностей, фінансові надходження, відрахування та інше.

ERP -- це інформаційна система, орієнтована на управлінський облік, для ідентифікації і планування ресурсів по всьому підприємству, що необхідні для прийняття, виготовлення, відвантаження й обліку замовлень клієнтів. Система ERP відрізняється від типової системи MRP II за технічними вимогами. Такими як графічний інтерфейс користувача, реляційна база даних, використання мови програмування четвертого покоління і новітн іх комп'ютерних програмних засобів конструювання, архітектура клієнт/сервер і моб ільність відкритої системи. Різниця між концепціями MRP II і ERP полягає в тому, що перша орієнтована на виробництво, а друга -- на бізнес (управління підприємством в цілому). Наприклад, такі речі, як умови кредитування замовника після відвантаження готової продукції, потрапляють у поле зору ERP, але не MRP II. Інформаційні системи планування ресурсів підприємства перетворилися в звичний інструмент великого бізнесу. Їхнє основне завдання -- автоматизація бізнес-процесів компанії (виробництва, постачання, збуту), а також управлінських функцій (планування, обліку, контролю).

ERP-систему неможливо розглядати як стандартну прикладну програму, як, наприклад, Microsoft Office, яку можна з однаковим ступенем ефективності встановити на комп'ютерах будь-якого підприємства. Результативність ERP системи значною мірою залежить від її настройки під визначені завдання конкретного підприємства. Тільки відповідно спроектована і настроєна ERP-система дійсно “допомага є” зробити бізнес більш керованим і “прозорим” для менеджерів та власників компанії. Схематично модель більшості ERP-систем можна описати в такий спосіб: до єдиної бази даних надходять усі початкові відомості про діяльність підприємства, і на їхній основі програма будує різні звіти, графіки, прогнози, словом, поставляє повноцінну аналітичну інформацію. Господарські операції реєструються в системі один раз і їхній вплив на результативність роботи підприємства можна оцінити відразу, одержавши відповідний звіт. Отже, основна цінність ERP-системи -- у забезпеченні інформаційної інтеграції усіх функціональних сфер діяльності компанії. На сьогодні керівництво середньої компанії використовує для стратегічного планування, бюджетування, формування фінансової й управлінської звітності кілька автономних програм. Кінцевий результат такий же, як і в часи, що передували появі ERP: якість і цілісність даних при передачі їх з однієї програми в іншу не гарантується, а координація операцій між різними бізнес-функціями і підрозділами, відповідальними за ці програмні модулі і завдання, -- дуже ускладнена.

Висновки.

ІТ - могутній стратегічний ресурс, який дозволяє економити час, звільняючи його для аналітичної роботи, створює єдиний інформаційний простір, підтримує і оптимізує всі бізнес-процеси і просто людські взаємини. ІТ - це необхідна інфраструктура підприємства, що робить підприємство мобільним в сучасних постійно змінних умовах ринку.

ІТ - це складний продукт для полегшення життя людини, суспільства та організацій.

Але оцінюючи досвід проведення комплексної автоматизації в Україні, можна сказати, що підприємства в більшій чи меншій мірі долають ці проблеми, при цьому ми можемо розділити підприємства на три групи: першим не вистачило «терпіння» довести проект до кінця, обриваючи його на проміжних результатах, які частіше всього мали короткостроковий ефект; другі відмовлялися, не витримуючи фінансового тиску проекту автоматизації; однак треті, хто все ж таки пройшов цей шлях до кінця, не розчарувалися в результатах, отримавши не тільки автоматизовану систему управління, але й бізнес, що піддається подальшим змінам та вдосконаленням.