Знакомьтесь: Положение об отделе кадров

1

Знакомьтесь: Положение об отделе кадров

Положение о структурном подразделении организации составляется на основании требований Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В соответствии с этим стандартом к положениям о структурных подразделениях предъявляются требования к составлению, оформлению и расположению основных его реквизитов. Однако нельзя сказать, что эти требования являются жесткими. Ведь каждая организация самостоятельно определяет свою управленческую стратегию и организационную структуру и соответственно вправе разработать свою форму (модель) положения о структурном подразделении. Рекомендуемая читателям форма является наиболее распространенной и используемой организациями при разработке положений о структурных подразделениях.

Форма Положения о структурном подразделении организации: основные реквизиты

Форма Положения о структурном подразделении представляет собой типовой формуляр-образец на бумажном носителе, общем бланке формата А4 (210-297 мм), который содержит установленную совокупность реквизитов в определенном порядке (1) - (12).

Форма Положения о структурном подразделении

________________________________________ УТВЕРЖДЕНО (2)

(наименование организации (предприятия) (1)

________________________________________

Наименование вида

утверждающего документа и

наименование должностного

лица, утверждающего

вид документа

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00.00.0000 №

Дата Дата

г. Минск (место издания)

_________________________________________

(наименование структурного подразделения) (3)

Структура текста

Общие положения (4)

Основные задачи (5)

Организационная структура (6)

Функции (7)

Права и обязанности (8)

Взаимоотношения. Связи (9)

Ответственность (10)

Руководитель структурного

подразделения _____________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи, (11)

00.00.0000 инициалы и фамилия) (12)

Визы_______________________________

(должностное лицо, с которым

согласовывается Положение)

_________ _____________________

(подпись) (расшифровка подписи,

00.00.0000 инициалы и фамилия)

Как видно из формы Положения о структурном подразделении, структура ее текста состоит из следующих разделов:

1. Общие положения - реквизит (4)

2. Основные задачи - реквизит (5)

3. Организационная структура - реквизит (6)

4. Функции - реквизит (7)

5. Права и обязанности - реквизит (8)

6. Взаимоотношения. Связи - реквизит (9)

7. Ответственность - реквизит (10)

В Положении возможно выделение раздела "Руководство", где подробно расписываются обязанности, права руководителя подразделения, определяется его персональная ответственность и т.д. Однако, как правило, этот раздел входит либо в состав раздела "Общие положения" - реквизит (4), либо в состав раздела "Организационная структура" - реквизит (6) - в качестве подраздела.

Рассмотрим порядок заполнения основных разделов положений о структурных подразделениях организации на примере Положения об отделе кадров.

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации.

1.2. Отдел кадров создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации. Реорганизация и ликвидация отдела осуществляется с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и уведомлением профсоюзного комитета. Отдел выполняет определенные функции, не является обособленным структурным подразделением организации, не имеет своего финансового хозяйства и не является юридическим лицом.

1.3. Отдел кадров непосредственно подчиняется руководителю организации (заместителю руководителя организации по кадрам, иному уполномоченному на это лицу) согласно утвержденной структурной схеме управления организации.

1.4. Отдел кадров возглавляется начальником, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации.

1.5. Начальник отдела кадров осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела по формированию единой кадровой политики организации и контролирует работу всех подчиненных структурных подразделений отдела (в случае необходимости и целесообразности создания их в структуре отдела).

1.6. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области управления персоналом (кадрами), в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

1.7. Начальник отдела кадров имеет заместителя (заместителей), который (которые) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации.

1.8. Обязанности заместителя (заместителей) определяются (распределяются) начальником отдела кадров согласно должностным инструкциям и настоящему Положению.

1.9. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется:

1.9.1. Уставом организации (Положением об организации).

1.9.2. Законодательными и нормативными правовыми актами.

1.9.3. Указами и Декретами Президента Республики Беларусь.

1.9.4. Приказами и распоряжениями руководителя организации (заместителя руководителя организации по кадрам, иного уполномоченного на это лица).

1.9.5. Другими руководящими, методическими и нормативными документами, касающимися работы с кадрами, учета личного состава организации.

1.9.6. Стандартами и руководящими документами Международной системы качества ИСО - 9001.

1.9.7. Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.9.8. Коллективным договором.

1.9.9. Настоящим Положением.

1.9.10. ________________________________________.

1.10. Руководитель организации обязан создавать необходимые условия для работы отдела кадров, содействовать повышению квалификации работников отдела, обеспечивать оргтехникой, специальной литературой, справочными материалами, предоставлять соответствующие помещения.

1.11. Начальник отдела кадров учитывает мнение и предложения коллектива при принятии решений, касающихся деятельности отдела, информирует коллектив о своей работе и принятых решениях.

1.12. Основными показателями оценки деятельности отдела являются:

1.12.1. Полное удовлетворение заявок на комплектование подразделений организации персоналом (кадрами).

1.12.2. Выявление причин и участие в создании условий для снижения текучести кадров.

1.12.3. Отсутствие необоснованных увольнений работников.

1.12.4. Качество работы по соблюдению трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка в подразделениях организации.

1.13. Отдел кадров имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

1.14. _________________________________________.

Содержание раздела "Основные задачи" - реквизит (5)

В разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие основные направления деятельности подразделения.

Обычно первые (одно или два) предложения, содержащиеся в квалификационной характеристике, которыми начинаются должностные обязанности руководителя соответствующего структурного подразделения, и есть основные задачи (направления деятельности) этого структурного подразделения.

При создании объединенных (близких по функциям) структурных подразделений (например, финансово-экономического, справочно-информационного, проектно-конструкторского отделов и т.д.) задачи объединяются.

Если подразделение включает в себя структурные единицы, осуществляющие деятельность по нескольким направлениям (более двух), то задачи перечисляются подробно в соответствии с этими направлениями. Тогда можно всегда определить функции каждой структурной единицы.

В рассматриваемом примере, если взять за основу квалификационную характеристику должности руководителя "Начальник отдела кадров", которая содержится в выпуске 1 ЕКСД "Должности служащих для всех отраслей экономики", утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (с дополнениями и изменениями, внесенными последующими постановлениями этого же министерства по 2003 г. включительно), то основные задачи отдела кадров в современных условиях развития экономики можно сформулировать следующим образом.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела кадров являются:

2.1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

2.2. Обеспечение организации необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.3. Осуществление эффективного подбора, отбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и личностными качествами; воспитание кадров.

2.4. Выявление, изучение, анализ проблем в сфере использования персонала (кадров) и привлечение к ним внимания руководителей различных уровней для принятия соответствующих решений.

2.5. Создание условий для высокопродуктивной работы кадров организации.

2.6. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

2.7. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности.

2.8. Обеспечение учета кадров.

2.9. Обеспечение прав, льгот и гарантий работникам организации.

2.10. Совершенствование форм и методов работы с кадрами.

2.11. Осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства и трудовой дисциплины в подразделениях организации.

2.12. ____________________________________.

Содержание раздела "Организационная структура" - реквизит (6)

В этом разделе отражаются структура подразделения, порядок ее формирования и утверждения. Структура подразделения представляется либо в виде текста, либо в виде схемы с отражением всех структурных единиц подразделения и их взаимосвязей.

Например:

3. Организационная структура

3.1. Структура и штат отдела кадров разрабатываются начальником отдела кадров на основании типовых норм времени на работу по комплектованию и учету кадров, изменяются и утверждаются приказом руководителя организации и согласовываются с ООТиЗ, ЮрО по направлениям деятельности этих подразделений.

3.2. В состав отдела кадров в зависимости от численности работающих, специфики организации и стоящих перед отделом задач могут входить следующие структурные подразделения: бюро (сектор, группа) приема; увольнения; по работе с руководителями и специалистами, рабочими кадрами; укрепления дисциплины; подготовки и продвижения персонала; технического обучения; работы с молодежью; табельного учета; социального развития; по работе с инвалидами; изучения и оценки кадров; военно-учетный стол и т.д. Функции этих структурных подразделений могут также возлагаться на отдельных исполнителей.

3.3. Обязанности между структурными подразделениями отдела кадров распределяются начальником отдела на основе настоящего Положения (положений о структурных подразделениях). Распределение обязанностей между работниками подчиненных подразделений производится руководителями этих структурных подразделений (заместителем начальника отдела кадров) согласно должностным инструкциям. Положения о структурных подразделениях, входящих в состав отдела кадров, и должностные инструкции работников этих подразделений утверждаются начальником отдела кадров.

Содержание раздела "Функции" - реквизит (7)

В этом разделе перечисляются основные действия или виды работ, которые должны выполнять подразделения для решения поставленных перед ними задач. Функции определяются по каждой структурной единице, входящей в состав подразделения. Содержание этого раздела может в полной мере основываться на квалификационной характеристике руководителя структурного подразделения организации - "Начальник отдела кадров" - раздел "Должностные обязанности".

Следует отметить, что в некоторых случаях в этом разделе должна отразиться специфика организации, т.е. наряду с общими функциями необходимо расписать специальные функции, обусловленные деятельностью организации.

Таким образом, раздел "Функции" - (7) может выглядеть следующим образом:

4. Функции

В соответствии с основными задачами на отдел кадров возлагаются следующие функции:

4.1. Участие в разработке кадровой политики и стратегии организации.

4.2. Комплектование организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификаций в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями ее деятельности.

4.3. Разработка прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

4.4. Содействие успешной адаптации новых работников в коллективе.

4.5. Анализ имеющегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников.

4.6. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности с целью подбора кадров для замещения должностей, создания резерва для выдвижения.

4.7. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов работы с ним, разработка схем замещения.

4.8. Организация проведения аттестации работников, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, разработка мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий.

4.9. Участие в разработке комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала.

4.10. Подбор, отбор и расстановка кадров совместно с руководителями заинтересованных подразделений на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Внесение предложений о назначении работников на соответствующие должности, оформление приказов о приеме на работу и назначении на должность и других необходимых для этого документов.

4.11. Обеспечение приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью или профессией, совместно с руководителями подразделений организации проведение их стажировки и работы по адаптации к их основной деятельности.

4.12. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в установленном порядке, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.13. Контроль правильности использования работников в подразделениях организации.

4.14. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и соответствующими организационно-распорядительными документами (положениями, инструкциями, приказами руководителя организации).

4.15. Содействие осуществлению последипломного образования руководителей и специалистов, организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации рабочих.

4.16. Участие в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.

4.17. Содействие проведению мероприятий воспитательного характера при поддержке лучших традиций коллектива.

4.18. Разработка и реализация сметы финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформлением приема на работу, приобретением бланков трудовых книжек и т.д.

4.19. Методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений организации.

4.20. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, организациями аналогичного профиля.

4.21. Информирование работников внутри организации об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4.22. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении. Оперативное представление необходимой информации пользователям.

4.23. Визирование проектов документов, касающихся персонала.

4.24. Учет личного состава.

4.25. Выдача справок о трудовой деятельности.

4.26. Прием, заполнение, учет, хранение и выдача трудовых книжек.

4.27. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям; по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

4.28. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством.

4.29. Подготовка документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсии работникам организации и их семьям; представление этих документов в органы социального обеспечения.

4.30. Организация эффективной системы персонального и воинского учета, обработка поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров.

4.31. Оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечение их сохранности.

4.32. Контроль за соблюдением трудового законодательства, исполнением решений и распоряжений по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

4.33. Систематический анализ кадровой работы в организации, разработка предложений по ее улучшению.

4.34. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

4.35. Изучение движения и причин текучести кадров, их анализ, разработка предложений (мероприятий) по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени; контроль за их выполнением.

4.36. Табельный учет.

4.37. Составление графиков отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденным графиком, учет их выполнения.

4.38. Оформление и учет командировок.

4.39. Совершенствование и обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы.

4.40. Внедрение современных методов управления кадрами с использованием прогрессивных информационных технологий.

4.41. Прием работников организации, рассмотрение жалоб работников по вопросам приема, перемещения, увольнения, нарушения трудовой дисциплины.

4.42. Выдача работникам и организациям по официальному запросу юридически достоверных справок по вопросам, касающимся приема, увольнения, перевода, другим вопросам, входящим в компетенцию отдела кадров.

4.43. Составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

4.44. ____________________________________.

Содержание раздела "Права и обязанности" - реквизит (8)

В этом разделе перечисляются права как самого структурного подразделения, так и его руководителя.

Права подразделения могут быть общими и специальными. Общие типовые права структурного подразделения организации, в том числе и отдела кадров, включают в себя следующее.

5. Права и обязанности

5.1. Отдел кадров имеет право:

5.1.1. Действовать от имени организации, представлять интересы организации во взаимоотношениях с другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

5.1.2. Проводить заседания, собрания, совещания по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, и участвовать в них.

5.1.3. Оказывать методические и консультационные услуги по вопросам, относящимся к компетенции подразделения.

5.1.4. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

5.1.5. Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимую информацию и документы по вопросам, относящимся к компетенции подразделения.

5.1.6. Привлекать при необходимости в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений организации при решении вопросов, связанных с поручением руководства организации.

5.1.7. ____________________________________.

Специальные права подразделения по своей сути представляют собой их функциональные обязанности и зависят от функций и задач подразделений.

Включение специальных прав в раздел "Права и обязанности" имеет своей целью в основном устранение возможности возникновения конфликтов внутри коллектива организации.

Например, отдел контроля качества имеет право:

1. Не принимать предъявленную продукцию в случаях:

- отсутствия установленной документации и ее некомплектности;

- несоответствия ее качества стандартам, технической документации, утвержденным эталонам, образцам.

Или, например, цех имеет право:

1. участвовать в общем планировании деятельности предприятия;

2. заключать договоры на производство продукции по чертежам контрагентов;

3. ______ и т.д.

Или, например, отдел главного механика имеет право:

1. давать указания по эксплуатации и ремонту оборудования;

2. вносить изменения в технологию обслуживания оборудования;

3. требовать от руководителей производственных и технических подразделений:

- соблюдения правил технической эксплуатации оборудования и ухода за ним;

- своевременного представления сведений о нарушении технологии обслуживания оборудования;

- немедленного сообщения о поломках оборудования;

- остановки работы оборудования и осуществления принудительного ремонта в случаях нарушения правил его эксплуатации.

4. ___________ и т.д.

И наконец, в нашем примере отдел кадров имеет право:

1. контролировать в структурных подразделениях соблюдение предоставления работникам установленных льгот и гарантий в соответствии с трудовым законодательством; соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, трудовой и производственной дисциплины;

2. указывать на неправомерность и требовать отмены решений, распоряжений руководителей структурных подразделений организации, противоречащих трудовому законодательству, а также документов, входящих в компетенцию отдела кадров;

3. контролировать руководителей структурных подразделений организации на предмет правильного использования подчиненных работников в соответствии с их профессией, специальностью и квалификацией;

4. давать руководителям структурных подразделений и отдельным специалистам обязательные для исполнения указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела, и требовать их исполнения в пределах функций, предусмотренных данным Положением;

5. _____________________ и т.д.

То есть все вышеперечисленные права являются не столько правами, сколько обязанностями. Но фиксация данных действий является одним из способов избежать конфликтов как внутри коллектива организации, так и между нанимателем и работниками.

Что касается прав руководителя структурного подразделения, то поскольку он руководствуется в своей деятельности Положением о структурном подразделении, то в самом положении необходимо определить его должностные права (если они подробно не излагаются в должностной инструкции).

В общем виде права руководителя структурного подразделения включают в себя следующее:

1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, содержащими вопросы, касающиеся его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по совершенствованию деятельности подразделения, организации, методов работы с коллективом в пределах своей компетенции и т.д.

3. Требовать от руководства организации оказания содействия в осуществлении своих обязанностей и прав.

4. _______________________и т.д.

В дополнение к вышесказанному следует отметить, что для руководителей структурных подразделений в разделе "Права и обязанности" может быть более подробно расписан перечень документов, которые они подписывают и визируют. В некоторых случаях этот перечень оформляется отдельным приложением.

Например, мастер производственного участка имеет право:

1. Подписывать:

- отчет о работе участка;

- накладные на передачу деталей, узлов, заготовок;

- наряды и сменные задания на выполнение работы;

- акты о браке, на списание оснастки инструмента;

- представление начальнику цеха о поощрении или наказании рабочих участка;

- сведения о работе во вредных условиях труда.

2. Визировать:

- увольнительные записки рабочих участка;

- заявления рабочих на предоставление отпуска целевого назначения;

- контрольные листки о прохождении инструктажа по охране труда на рабочем месте.

В нашем примере в соответствии с вышеизложенным раздел "Права и обязанности" - реквизит (8) - для отдела кадров может выглядеть следующим образом.

5. Права и обязанности

5.1. Отдел кадров имеет право:

5.1.1. Действовать от имени организации и представлять интересы организации по вопросам, входящим в компетенцию отдела, во взаимоотношениях с вышестоящими и другими организациями.

5.1.2. Осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства Республики Беларусь.

5.1.3. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение предоставления работникам установленных льгот и гарантий в соответствии с трудовым законодательством; соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, трудовой и производственной дисциплины.

5.1.4. Указывать на неправомерность и требовать отмены решений, распоряжений структурных подразделений организации, противоречащих трудовому законодательству, а также документов, входящих в компетенцию отдела кадров.

5.1.5. Контролировать руководителей структурных подразделений организации на предмет правильного использования подчиненных работников в соответствии с их профессией, специальностью и квалификацией.

5.1.6. Давать руководителям структурных подразделений и отдельным специалистам обязательные для исполнения указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела, и требовать их исполнения в пределах функций, предусмотренных данным Положением.

5.1.7. Требовать и получать от других структурных подразделений организации необходимую информацию и документы по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.1.8. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

5.1.9. Участвовать в разработке организационной и штатно-должностной структуры организации.

5.1.10. Участвовать в работе высшего коллегиального органа организации.

5.1.11. Оказывать методические и консультационные услуги по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

5.1.12. Требовать от вновь поступающих на работу лиц представления необходимых документов и проверять их достоверность.

5.1.13. Не оформлять на работу работников, если это связано с нарушением трудового законодательства (не полностью представленные и не правильно оформленные ими документы, имеются исправления и подчистки в документах и т.д.).

5.1.14. Делать запросы по уточнению анкетных данных и других документов работников, вновь поступающих на работу в организацию, с последнего места работы, учебы.

5.1.15. Проводить совещания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

5.2. Начальник отдела кадров имеет право:

5.2.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, содержащими вопросы, касающиеся его деятельности.

5.2.2. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию деятельности отделов, организации, методов работы с кадрами в пределах своей компетенции и пр.

5.2.3. Представлять руководителю организации предложения о назначении на вакантные должности и освобождении от занимаемых должностей, а также о поощрении и наложении взысканий на работников.

5.2.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений по кадровым вопросам.

5.2.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.2.6. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей и прав.

5.2.7. ___________________________ и т.д.

Содержание раздела "Взаимоотношения. Связи" - реквизит (9)

В процессе функционирования структурного подразделения в организации между ним и другими подразделениями организации возникают функциональные отношения или устанавливаются служебные связи (схемы взаимодействия).

Для вновь создаваемых организаций и соответственно подразделений разработка данного раздела является достаточно трудоемким и ответственным делом. Впоследствии связи уточняются, и в раздел вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Данный раздел в основном отражает взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков, обусловленных функциональными особенностями подразделений. В соответствии с вышесказанным данный раздел оформляется следующим образом.

6. Взаимоотношения (служебные связи)

Отдел кадров взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации.

Наименование структурного подразделения, с которым установлены связи	Наименование документа, отправленного подразделению, указанному в графе 1	Наименование документа, полученного от подразделения, указанного в графе 1
1	2	3
Все структурные подразделения	Сведения об имеющихся вакансиях (резерве руководящих кадров и т.д.) в организации. Сведения (информация) о кандидатурах на вакантные должности служащих и имеющиеся рабочие места. Копии приказов о приеме, перемещении, увольнении работников. Утвержденные графики отпусков.	Заявки на прием руководителей, специалистов и других служащих и рабочих. Проекты графиков отпусков. Предложения (представления, решения) о поощрении или наказании работников. Характеристики на работников, представляемых к поощрению, наказанию, проходящих аттестацию.

Прололжение

1	2	3
Отдел подготовки кадров	Сведения о порядке и результатах проведения аттестации и решения аттестационных комиссий. Решения о поощрении работников либо наказании. Инструктивные материалы по ведению учета работающих. Методические указания по разработке и внедрению положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в организации (в случае отсутствия в структуре организации ООТиЗ) и копии этих документов. Сведения об изменениях и дополнениях в трудовые договоры. Расчеты потребности организации в квалифицированных кадрах. Сведения о профессионально-квалификационном уровне, качественном составе работников организации. Информация о работниках, направленных на обучение, переобучение, повышение квалификации. Информация о кандидатурах на должности преподавателей, инструкторов, мастеров производственного обучения, наставников молодежи.	Объяснительные записки от нарушителей трудовой и производственной дисциплины. Предложения о внесении изменений в инструктивно-методические, нормативные документы, относящиеся к компетенции кадровой службы (отдела кадров) (положения, инструкции, трудовые договоры, приказы и т.д.). Перспективные и текущие планы подготовки и повышения квалификации работников организации. Учебно-методическая документация (учебные планы, пособия и рекомендации, программы и расписания учебных групп и т.д.). Списки работников, обучающихся в средних специальных и высших учебных заведениях. Сведения об учебных заведениях, осуществляющих подготовку и переподготовку кадров. Предложения по составу квалификационных (аттестационных) комиссий. Материалы к заседаниям учебно-методического заседания организации. Организационно-управленческая структура организации.

Продолжение

1	2	3
ООТиЗ Бухгалтерия	Проект штатного расписания. Предложения о внесении изменений и дополнений в штатное расписание. Сведения о движении численности (приеме, перемещении, увольнении). Сведения (материалы анализа) о причинах текучести кадров, прогулах и других нарушениях трудовой дисциплины. Сведения о численности (явочной, списочной) работников. Предложения о внесении изменений и дополнений в колдоговор, положения об оплате труда, премировании, в положения о структурных подразделениях и должностные инструкции. Предложения по изменению организационно-управленческой структуры организации. Установленная отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями. Сведения о движении численности (приеме, перемещении, увольнении). Сведения о текучести кадров. Сведения о численности (явочной, списочной) работников.	Штатное расписание. Расчеты потребности в рабочих и служащих. Положения об оплате труда. Положения о премировании и изменения к нему. Положения о персонале. Схемы должностных окладов в соответствии с Единой тарифной сеткой, доплат, надбавок к заработной плате. Основные показатели по труду и заработной плате. Расчеты фонда заработной платы, материального стимулирования, численности. Методические указания по разработке штатных расписаний; разработке и внедрению положений о структурных подразделениях, должностных инструкций служащим организации. Инструктивные материалы по организации бухгалтерского учета и отчетности. Сведения и справки, вытекающие из бухгалтерского учета: справки о заработной плате для оформления пенсий, пособий и т.д.; сведения о занимаемой должности; подтверждение (справка) о работе в данной организации; копии трудовых книжек.

Продолжение

1	2	3
	Проекты приказов о приеме, перемещении, увольнении материально ответственных лиц. Табели учета рабочего времени, листки о временной нетрудоспособности к оплате.	Бухгалтерия осуществляет контроль за правильным и своевременным оформлением первичной документации по учету и отчетности.
ЮрО	Претензии, судебные и арбитражные дела, предъявленные кадровой службе (отделу кадров) и требующие разбирательств. Материалы о практике заключений и исполнений трудовых договоров. Проекты трудовых договоров с руководящими работниками организации. Проекты положений о структурных подразделениях кадровой службы (отдела кадров) и должностных инструкций служащих (в случае отсутствия ООТиЗ в структуре управления организации). Заявки на участие в работе по заключению трудовых договоров, проведению их правовой экспертизы, разработке условий коллективных договоров. Справки, расчеты, объяснения и другие материалы для подготовки ответов на претензии. Заявки на поиск и получение необходимых нормативных правовых документов, специальной юридической литературы, на разъяснение действующего законодательства	Заключения по проведенной правовой экспертизе на предмет соответствия действующему законодательству представленных для визирования организационно-распорядительных документов, проектов трудовых договоров. Разъяснения о действующем законодательстве, порядке его применения. Сведения об изменениях, произошедших в трудовом, пенсионном законодательствах, социальном обеспечении. Предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных в отделе

Взаимоотношения между структурными подразделениями могут выражаться в совершении:

- совместных действий (например, в проведении научно-исследовательских работ, коллегиальной разработке документа. В этом случае от конкретных подразделений представляются работники, которые совместно выполняют определенные работы);

- согласованных действий (например, проект документа разрабатывает конкретное структурное подразделение и передает его для согласования в другие структурные подразделения);

- встречных действий (например, хозяйственный отдел выделяет другому подразделению необходимые товарно-материальные ценности. Встречным действием подразделения является представление отчета об использовании товарно-материальных ценностей в хозяйственный отдел).

Содержание раздела "Ответственность" - реквизит (10)

Положение о структурном подразделении определяет ответственность руководителя этого структурного подразделения, т.к. именно руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на подразделение функций. Ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями, и в положениях о структурных подразделениях эту фразу целесообразно зафиксировать.

В некоторых случаях в положениях об отдельных структурных подразделениях предусматривается коллективная ответственность подразделения (работников этого подразделения). Например, для подразделений, связанных с работой в области информационных технологий, необходимо предусмотреть коллективную ответственность за неразглашение информации конфиденциального характера. И наконец, руководитель структурного подразделения несет персональную ответственность за определенные действия.

С учетом вышеизложенного содержание данного раздела может быть следующим.

7. Ответственность

7.1. Начальник отдела кадров несет ответственность:

7.1.1. За надлежащее и своевременное исполнение возложенных на отдел задач и функций, предусмотренных настоящим Положением.

7.2. Начальник отдела кадров несет персональную ответственность за:

7.2.1. Обеспечение и комплектование организации кадрами всех специальностей и профессий; реализацию основных задач организации для достижения поставленных целей.

7.2.2. Организацию оперативного, правильного и законного оформления приема, передвижения и увольнения работников организации.

7.2.3. Организацию правильного и своевременного:

- ведения личных дел и их сохранность;

- оформления и заполнения трудовых книжек, их учет и хранение;

- составления отчетов о работе с кадрами.

7.2.4. Соблюдение работниками отдела правил внутреннего распорядка, трудовой дисциплины.

7.2.5. Подбор, расстановку, использование, профессиональную деятельность сотрудников отдела.

7.2.6. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

7.2.7. ______________________________ и т.д.

7.3. Работники отдела кадров не вправе разглашать конфиденциальную информацию о личной жизни работников и при оценке их деловых качеств обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов.

7.4. Ответственность других работников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях.

7.5. ______________________________ и т.д.

На практике существует и другое построение данного раздела, например:

7. Ответственность

7.1. Начальник отдела кадров несет ответственность:

7.1.1. За ненадлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

7.1.2. Некачественное выполнение обязанностей подчиненными работниками.

7.1.3. Неправильность и неполноту использования предоставленных прав.

7.1.4. Несоблюдение правил учета и хранения документации по кадрам.

7.1.5. ____________________________ и т.д.

Содержание реквизитов (11) и (12)

Реквизит (11) "Руководитель структурного подразделения", содержащий подпись руководителя структурного подразделения, включает в себя следующие элементы: наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, или сокращенное, если документ оформлен на бланке); личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату ознакомления.

Например:

Начальник отдела сбыта ___________ П.И. Веденеев

(подпись)

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск «Беларусь» 1997.

Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года.

Закон Республики Беларусь «О пенсионом обеспечении» от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII. (Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1992 г., №17, ст. 275).

Дмитрук В. Н. Трудовое право. / Учебное пособие. - Мн.: Амалфея, 2000.

Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. - 1120с.

Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.

Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.

Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.

Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.

Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. - Мн.: УП «Молодежное», 2003.

Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. - Мн.: Дикта 2004. - 75с.