Финансовое управление закупками в торговых организациях

20

ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Торговым компаниям - от средней до крупной - в процессе деятельности приходится иметь дело с оптимизацией системы закупок товара для дальнейшей реализации. С одной стороны, на объем продаж (а следовательно, и на финансовое состояние) в таких фирмах существенное влияние оказывает широта ассортимента, наличие прогрессивных форм обслуживания, эффективная ценовая политика, с другой - в процессе торгово-хозяйственной деятельности финансовые ресурсы могут временно "оседать" в товарных запасах и дебиторской задолженности. В случае если товар не будет реализован или реализован за больший, чем планировалось, период времени, увеличивается риск, связанный с уменьшением доходности торговых операций. Однако этого можно избежать#

Итак, на складе торговой компании отсутствует необходимый товар в нужном количестве. Для того чтобы поддержать максимальный объем продаж, вам предстоит ответить на вопрос: что следует закупать, по какой цене и в каких количествах, не допуская при этом разрывов в торговом процессе. Снизить риск затоваривания склада и минимизировать объем финансирования закупок вы сможете, организовав в компании финансовое управление закупками и товарными запасами.

Классификация АВС

Вначале следует определить товарные группы для управления закупками. Для этого можно воспользоваться классификацией АВС. Она основывается на принципе Парето, отражающем подтверждаемый торговой практикой факт: прибыль от продаж примерно 20-25% всех артикулов ассортимента составляет около 70-80% валовой прибыли фирмы (поставщика, товарной категории либо розничной сети в целом). В соответствии с данной классификацией весь ассортимент распределяется на три или более уровня приоритета (при номенклатуре более 3000 артикулов рекомендуется 4 уровня). Эти уровни имеют следующее соотношение (табл. 1).

Таблица 1

Приоритет	Суммарная доля артикулов в ассортименте, в %	Суммарная доля прибыли артикулов в валовой прибыли, в %
А	10	45
В	15	25
С	25	20
D	50	10
Итого	100	100

Для практического классифицирования ассортимента (групп товаров, поставщиков, категорий и т.д.) рекомендуем применять следующий алгоритм:

- рассчитывается общее количество артикулов в ассортименте;

- рассчитывается количество артикулов каждого приоритета в соответствии с их суммарной долей в ассортименте (табл. 1);

- рассчитывается прибыль по каждому артикулу и валовая прибыль по ассортименту;

- рассчитывается доля прибыли каждого артикула в валовой прибыли;

- данные сортируются по столбцу с долями прибыли (в порядке убывания);

- артикулы распределяются по приоритетам в соответствии с их количествами, то есть верхним 10% присваивается приоритет А, последующим 15% - приоритет В и т.д.;

- рассчитывается накопленная доля прибыли каждого приоритета.

Из личного опыта. Кирилл ЛИННИК, финансовый директор СЗАО "Юнифуд":

"Так же можно оперировать не отдельными артикулами, а целыми товарными группами. Например, в розничной торговле продуктами питания удобно выделять конкретные товарные группы (их может быть 15-25) и причислять данным товарным группам приоритеты.

На практике часто оказывается, что ряд товаров не получает приоритет А, однако эти артикулы необходимы для поддержания широты ассортимента, а как следствие - поддержания лояльности покупателей, что принесет дальнейшие дивиденды. Поэтому полученные группы по приоритетам целесообразно проанализировать не только с финансовой, но и с других точек зрения и произвести необходимые ротации".

Планирование закупок и продаж по впервые закупаемым товарам

Цель закупки нового товара - не получение прибыли, а накопление статистики по данному товару для дальнейшего управления закупками данного товара.

1. Закупка пробной партии нового товара имеющейся товарной группы.

Определение пробной партии закупки товара производится исходя из среднедневного объема показателей по схожим товарам:

Vз = V ср.д х m,

где V ср.д - среднедневной объем продаж по товарной группе по одной позиции схожих товаров (по качеству, престижу, цене и т.п., то есть в зависимости от позиционирования на рынке);

m - период, определяемый экспертным методом, за который можно охарактеризовать поведение товара на рынке (период не более среднего нормативного срока хранения товаров по группе).

2. Закупка нового товара новой товарной группы.

Из практики. Кирилл ЛИННИК:

"Новый товар зачастую несет в себе риск не найти запланированный спрос. Поэтому кроме разделения рисков между поставщиком и продавцом в обязательном порядке продажи нового товара должны сопровождаться различными маркетинговыми акциями. Целью данных акций является не столько "продать побольше", сколько ознакомить покупателей с потребительскими свойствами нового товара.

Поэтому на практике риски, связанные с реализацией нового товара, как правило, не менее месяца несет на себе поставщик нового товара. Отсюда вытекает, что размер пробной партии часто определяется его поставщиком (либо накопившейся у него статистикой)".

Размер пробной партии выбирается экспертным методом исходя из критериев, приведенных в таблице 2. Выбор объема закупок производится на отрезке значений между максимальным и минимальным значениями закупок.

Таблица 2 Критерий выбора объема пробной закупки для нового товара новой товарной группы

Критерий	Минимальный объем партии при доставке и/или поставке продавцом (W1)	Минимальный объем для размещения на витринах и складах лучших торговых точек (W2)	Оцененный объем продаж конкурентов (W3)	Предельная сумма риска в долл. США, которую может допустить финансист исходя из текущей ситуации (W4)
Способ определения	Определяется договором перевозки и предельными расходами на транспорт в % от закупочной стоимости	W2 = K х (Nв + Mc), где К - количество лучших магазинов; Nв - количество необходимого товара на витрине; Мс - минимальный запас товара на складе	Определяется визуально в торговых точках конкурентов или через информацию о покупках товара конкурентами в РБ у поставщиков: W3 = (Vз` / K` х х S`)) х S, где Vз` - объем закупок конкурентов у оптовиков; K`, S` - количество и средняя площадь магазина конкурентов; S - площадь магазинов компании	Определяется исходя из практики работы и ожидаемой рентабельности продаж: W4 = ((Цз - Цгп) + Цз х х Тхр х %) х Q, где Цз - цена товара на складе; Цгп - цена гарантированной продажи; Q - объем закупки; Тхр - средний срок хранения товара по фирме в месяц; % - кредитное давление % в месяц

Примечание к таблице. Pddp" = Pddp + R1 + Po х (P1 х T1 - P2 х T2) х Kd / 360 + B1 х Po.

На рисунке 1 приведена общая схема решения задачи управления закупками.

Рисунок 1. Общая схема решения задачи управления закупками

Выбор наилучшего поставщика и условий поставки

Выбор наилучшего поставщика основан на нахождении минимальной цены поставки среди всех предлагаемых цен, переведенных в DDP.

К сведению. Согласно Международным правилам толкования торговых терминов INCOTERMS 2000 DDP - Delivered Duty Paid (...named place of destination) - "поставка с оплатой пошлины" ("...название места назначения").

Термин "поставка с оплатой пошлины" означает, что продавец предоставит прошедший таможенную очистку и не разгруженный с прибывшего транспортного средства товар в распоряжение покупателя в названном месте назначения. Продавец обязан нести все расходы и риски, связанные с транспортировкой товара, включая (где это потребуется) (см. Введение п. 14) любые сборы для импорта в страну назначения (под словом "сборы" здесь подразумевается ответственность и риски за проведение таможенной очистки, а также за оплату таможенных формальностей, таможенных пошлин, налогов и других сборов).

В то время как термин EXW возлагает на продавца минимальные обязанности, термин DDP предполагает максимальные обязанности продавца.

Данный термин не может применяться, если продавец прямо или косвенно не может обеспечить получение импортной лицензии.

Если стороны согласились об исключении из обязательств продавца некоторых из расходов, подлежащих оплате при импорте (таких как налог на добавленную стоимость), это должно быть четко определено в контракте купли-продажи (см. Введение п. 11).

Если стороны желают, чтобы покупатель взял на себя все риски и расходы по импорту товара, следует применять термин DDU. Данный термин может применяться независимо от вида транспорта, но, когда поставка осуществляется на борту судна или на пристани в порту назначения, следует применять термины DES или DEQ.

В таблице 3 представлен расчет минимальной цены, приведенной к DDP, с учетом форм оплаты товара. За основу взяты три основные группы расходов: транспортировка и погрузка - разгрузка за пределами РБ, страхование, таможенная очистка.

Таблица 3

Вариант поставки товара	Условия поставки	Составляющие цены (DDP)	Перевод цены в DDP	Срок от заказа до доставки	Вмененные потери на срок доставки по кредитному давлению, Kd = 21% год	Условия оплаты товара	Расчет DDP с учетом условий оплаты товара
	Тип поставки	Цена за штуку, долл. США	Фиксирванная сумма закупки, долл. США (если есть)	Стоимость транспортировки, долл. США	Страхование груза, %	Стоимость таможенной очистки, %	Pddp		R1	Процент предоплаты	Срок предоплаты, день	Процент товарного кредита	Срок товарного кредита	Банковские расходы (L/C, %)
		Po		S1	S2	S3	Po х (S1 + S2 + S3 + 1)	Td	Td х Kd / / 360	Р1	Т1	Р2	Т2	В1	Pddp`
1	EXW	205	1000	7%	1,5%	6%	234,7	30	3,6	30%	30	70%	30		236,9
2	CIP-Poland	250	4000	5%	0,5%	6%	278%	10	1,5					4%	290,2
3	CIP-Germany	205		6%	0,5%	6%	230,6%	20	2,4	100%	60	0%	60		240,2
4	CIP-Minsk	230		2%	0,5%	6%	249,6		0,0	50%	30	50%	45		248,5
5	DDU	250				2%	255		0,0					3%	262,5
6	DDP	270					270		0,0	10%	30	90%	60		262

* Данные предоставлены одной из торговых компаний г. Минска

Для количественного сравнения рассчитываются вмененные издержки при различных условиях оплаты на соответствующие сроки замораживания оборотных средств при предоплате и получение временно дополнительных средств в виде товарного кредита. Если для выбранной минимальной цены указан фиксированный объем закупки, то данный объем необходимо сравнить с прогнозированным объемом продаж за период нормативного срока хранения товара или за период от заказа товара до его оприходования на склад (из двух периодов выбирается максимальный, так как товар целесообразно закупать на период нормативного срока хранения. Но в случае, когда данный период меньше периода доставки товара, товар следует закупать на период поставки для предотвращения перебоев с товаром).

Комментарий. Кирилл ЛИННИК:

"Подобные расчеты благодаря компьютерной технике не являются большой проблемой, однако на практике часто их не делают вообще либо не уделяют им должного внимания. Если же вспомнить методику разработки бизнес-плана, то подобный расчет является ничем иным, как важнейшей частью обоснования закупки товара вообще. Практически любая торговая компания оказывалась в ситуации, когда уже приобретенный товар на складах был неконкурентен из-за ранее неучтенных дополнительных затрат".

Определение нормативного срока хранения товара

Нормативный срок хранения товара определяют следующие факторы:

- ?возможность точного планирования выручки (себестоимости реализации);

- средний период хранения товарной позиции на складе за прошлые периоды;

- период жизненного цикла товара и возможность появления новых заменителей (моделей).

Нормативный срок хранения товара на складе определяется экспертным методом исходя из перечисленных факторов. Таким образом, товар рискованно закупать в количестве, превышающем нормативный срок хранения. С другой стороны, товар целесообразно закупать на период, не менее нормативного срока хранения, так как с увеличением размера закупаемой партии снижается себестоимость одной штуки.

Определение минимального остатка на складе

Минимальный остаток товара на складе определяется двумя параметрами:

- максимальным процентным отклонением фактического значения выручки от планового;

- максимальным сбоем в поставках товара в ретроспективном периоде.

Минимальный остаток на складе определяется как процент от перспективного значения объема продаж (R). Данный процент рассчитывается по формуле :

R = r1 + r2,

где r1 - максимальное значение отклонения плана выручки по себестоимости от факта в ретроспективном периоде, %;

r2 - максимальный сбой в поставках товара в ретроспективном периоде, %;

r2 - максимальный сбой в поставках товара (дни) / средний срок доставки товара (дни).

Таким образом, минимальный запас товара на складе рассчитывается по формуле:

N = R x Vd,

где Vd - прогнозируемый объем реализации на период нормативного срока хранения или период от заказа до прихода товара на склад.

Таблица 4 Исходные данные для расчета норматива, связанного с перебоями в поставках

Показатель	Величина	Норматив запаса на случай перебоя поставок, %
Средний срок доставки товара от момента заказа (мес.)	0,60
Предельный период перебоев с поставками от периода между поставками	0,50	83.3%

Расчет норматива, связанного с непрогнозируемым увеличением выручки представлен в таблице 5. Итоговый норматив составил: R = 83.3% + + 34.14% = 117.44%.

Таблица 5 Расчет максимального отклонения фактической выручки от плановой

Месяц/год	1999 г.	2000 г.	2001 г.	2002 г.	2003 г.	Максимальное отклонение
Январь	Факт	2677	2809	2563	2236	2506	21,16%
	План	2876	3073	3189	2492	2574
Февраль	Факт	1792	2836	3073	3188	2452	22,32%
	План	1456	3073	2936	3073	3898
Март	Факт	1476	2628	2906	3060	2475	12,40%
	План	1586	2338	2990	3680	2457
Апрель	Факт	1466	2096	2938	3190	2239	2,57%
	План	1488	2496	2938	3110	2280
Май	Факт	1310	2044	2497	2236	1674	8,26%
	План	1210	2344	2737	2236	1694
Июнь	Факт	1789	2402	2478	2450	1696	12,61%
	План	1586	2402	2478	2450	1690
Июль	Факт	1872	2629	2533	2665	1652	34,14%
	План	2049	2572	2416	2431	1232
Август	Факт	2049	2572	2416	2431	1806	6,31%
	План	2643	2721	2658	2958	1760
Сентябрь	Факт	2643	2723	2654	2966	1764	22,54%
	План	2157	3223	2938	3148	1871
Октябрь	Факт	2155	3220	2950	3147	1875	11,63%
	План	2295	2919	2764	2820	1860
Ноябрь	Факт	2292	2920	2763	2825	1867	0,00%
	План	2292	2920	2763	2825	1867
Декабрь	Факт	3447	3559	3349	3163		0,12%
	План	3488	3659	3345	3983	2439
Итого							34,14%

В процессе управления закупками и остатками товара на складе следует рассмотреть следующие три варианта:

- первый вариант - на момент прихода товара в пути на склад товарный запас на эту дату больше минимального значения, что при прочих равных условиях может свидетельствовать о чрезмерных закупках в прошлые периоды, неправильно спланированной выручке, влиянии сезонных колебаний и т.д.;

- второй вариант - на момент прихода товара в пути на склад товарный запас ниже минимального значения;

- третий вариант - на момент прихода товара в пути на склад товарный запас отсутствует.

В первом варианте для расчета даты закупки можно учитывать весь товарный запас. При втором варианте происходит расходование минимального запаса до момента прихода товара в пути и при закупке товара израсходованный минимальный остаток должен быть восполнен.

Минимальный объем закупок для всех трех случаев определяется по формуле:

Vз1 = Vдост + N - Тз.

Поясним обозначения, представленные в рассматриваемых вариантах:

Тз - текущий товарный запас;

Дп1 - дата прихода товара в пути на склад;

N - минимально допустимый остаток на складе;

Тздп - товарный запас на момент прихода товара в пути на склад;

Трасх1 (0) - период расходования товарного запаса на складе до 0;

Трасх1 (N) - период расходования товарного запаса на складе до норматива;

Трасх2 (0) - период расходования товарного запаса в пути до 0;

Трасх2 (N) - период расходования товарного запаса в пути до N;

Трасх (N) - период расходования всего товарного запаса до N;

Тнед - период недостатка товара на складе;

Тдост - период от момента размещения заказа до прихода товара на склад в днях;

Тзак - период, через который следует делать заказ от текущего момента;

Vдост - объем продаж за период доставки (Тдост).

При явном недостатке товара на складе в будущие периоды (вариант 3) и наличии товара в пути с датой прихода после расходования товарного запаса до 0 следует искать товары на условиях DDР и т.д. по возрастающему сроку доставки (от заказа до прихода товара на склад) для закрытия "провалов" по складу со сроком получения товара до момента прихода товара в пути на склад. Наиболее выгодные условия подбираются по той же методике, что и выбор наилучшего поставщика (см. табл. 3 в предыдущем номере), однако с ограничением по сроку прибытия на склад (для обеспечения товаром в период недостатка).

Таблица 6 Расчет заказа текущего дня

Товар	Обозначение	Товар 1	Товар 2	Товар 3	Товар 4	Товар 5
Остаток товара на текущий день	Тз`	2500	2800	3200	1300	5000
Остаток товара в пути	Тп1	1300	0	1000	1000	0
Дата прихода товара	Дп1	03.01.04		02.01.04	19.01.04
Минимальный остаток товара, в долл. США	N	1468	2663	2874	967	967
Период расходования запаса на складе до минимума, день	Трасх1 (N)	12,4	1,0	2,7	4,0	49,0
Период расходования запаса на складе до 0, день	Трясх1 (0)	30,0	21,0	26,2	15,8	60,7
Товарный запас на момент прихода товара на склад	Тз дп	2333,3	0	3077,7	0	0
Недостаток товарного запаса на момент прихода товара	Нед тз	0,0	2662,8	0,0	967,2	967,2
Период расходования запаса в пути до 0	Трасх2 (0)	15,6	0,0	8,2	12,1	0,0
Период расходования запаса в пути	Трасх2 (N)	0,0	0,0	0,0	0,4	0,0
Период расходования всего товарного запаса до минимума	Трасх (N)	28,0	1,0	10,8	18,4	49,0
Прогноз продаж за месяц в ценах закупки	Vмес	2500	4000	3670	2470	2470
Прогноз продаж в день по ценам закупки	Vдень	83,33	133,33	122,33	82,33	82,33
Длительность доставки, день	Тдост	15	17	20	10	10
Требуемая сумма закупки на период доставки товара до минимума	Qd	0	2267	1447	791	823
Максимально возможный объем закупок исходя из нормы оборачиваемости	Qn	4000	6400	1000	3952	3952
Выбранный заказ	Q	4000	6400	1446,67	3952	3952
Предполагаемая дата заказа	Дзак	15.01.04	01.01.04	01.01.04	27.01.04	08.02.04
Заказ на сегодня	VЗ	0	6400	0	0	0
Дата прихода товара на склад	Дп2	Нет заказа	18.01.04	Нет заказа	Нет заказа	Нет заказа
Остаток товара на конец следующего дня	Тз``	2417	2667	4078	1218	4918
Остаток товара в пути на конец следующего дня	Тп2	1300	6400	0	1000	0

Трасх1 (N) = (Тз'' - N) / Vдень. Период расходования товара в пути до 0 или N рассчитывается аналогично.

Трасх (0) = Тз / Vдень.

Тздп = Тз'' - Vдост x (Дп1 - Тд).

Нед тз = N - Тздп.

Qd = Vдост + N - Тз''.

Vз = Мах (Qd;Qn).

Дзак = Дп1 + Трасх(N) - Тдост, или при отсутствии товара в пути Тзак = Тд + Трасх(N) - Тдост.

Vp = Q, если Тзак = Тд.

Тз'' = Тз' - Vдень.

Тп2 = Тп1, если нет заказа на сегодня, в противном случае произвести заказ на сегодня.

Принятие решения о закупке товара сверх текущей потребности из-за привлекательности цен

При варианте предложения поставщиком товара по низкой стоимости и фиксированном объеме (например, "сток") или варианте использования поставщиком гибкой ценовой политики следует применять другой принцип принятия решения о закупке товара уже после нахождения наиболее выгодного поставщика.

На первом этапе определяются расходы по замораживанию денежных средств в товарных запасах сверх потребности. Для этого рассчитываются прогнозные остатки товара на складе помесячно на протяжении периода расходования предполагаемой закупки и текущего товарного запаса до минимального остатка. Это связано с тем, что нет потребности в новом товаре, пока имеющийся товарный запас не достигнет нормативного уровня.

Остатки товара на складе помесячно необходимы для определения среднего товарного запаса в течение месяца:

Ок = Он - Vп,

где Ок - остаток на конец месяца за вычетом минимального остатка;

Он - остаток на начало месяца за вычетом минимального остатка;

Vп - объем продаж за месяц.

Объем продаж за месяц определяется разными способами, в зависимости от принадлежности товара к группам А, В, С или D. Для группы А объем продаж определяется исходя из прогноза, для остальных групп - исходя из текущего товарного запаса и оборачиваемости товаров. Затем определяется срок расходования товара до минимального значения. В случае если он больше максимально допустимого срока хранения (определяется стабильностью спроса в долгосрочном периоде и общеэкономической ситуацией), то закупка "стокового" товара нецелесообразна. После этого при положительном результате проверки на целесообразность рассчитываются следующие параметры.

Среднее значение товара на складе определяется по соотношению:

Оср(i) = (Он(i) + Ок(i)) / 2,

где Оср(i) - средний остаток товара на складе за i-месяц за вычетом минимального остатка.

Определение расходов по хранению излишнего товарного запаса определяется следующим образом:

где Кд - кредитное давление, % в месяц;

Sск - расходы по складированию 1 долл. США товара на складе в месяц (зависит от объема, занимаемого 1 долл. США товара на складе и арендной ставки склада за 1 кв. м).

Для принятия решения о закупке необходимо сравнить два параметра:

- разницу между суммами закупками по ценам "Сток" и наилучшими условиями поставки (были выбраны ранее у конкретного поставщика) Ро;

- расходы по содержанию излишнего товарного запаса Rxp.

То есть если Ро > Rxp , то закупка целесообразна.

Управление товарами групп В, С, D

Управление товарными позициями групп В, С, D осуществляется на основе двух показателей. Это сумма товарного запаса на текущую дату (ТЗ'') и средний срок хранения товара (Т хранения).

Таким образом, сумма закупки товара Vз определяется по формуле:

Vз = N + ТЗ - ТЗ'',

где N - минимальный остаток на складе, ниже которого товарный запас (ТЗ") не должен опускаться;

ТЗ'' - товарный запас на текущую дату;

ТЗ - средний товарный запас за прошлые периоды.

Дата закупки определяется по формуле:

Д закупки = Д текущая + Т расходования ТЗ'' до N - Т ср. доставки,

где Д и Т - дата и периоды в днях соответственно.

Т расходования ТЗ'' до N = = ((ТЗ'' - N) / ТЗ) х Т хранения,

где Т хранения - срок хранения в днях товара на складе или оборачиваемость товарного запаса в днях, которая рассчитывается по формуле:

Т хранения = ТЗ х 30 / Объем реализации по ценам товара на складе за месяц.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года. Минск «Беларусь» 1997г.

Банковский кодекс Республики Беларусь от 25 октября 2000 г. № 441-З Принят Палатой представителей 3 октября 2000 года. Одобрен Советом Республики 12 октября 2000 года. (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 17.11.2000, N 106, рег. № 2/219 от 31.10.2000) (с учетом изменений внесенных Законом РБ от 11.11.2002 № 148-З, рег. № 2/897 от 13.11.2002).

Гражданский кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-З. Принят Палатой представителей 28 октября 1998 года. Одобрен Советом Республики 19 ноября 1998 года. (Ведомости Национального собрания Республики Беларусь, 1999 г., № 7-9, ст.101.).

Гражданское право. Часть первая: Учебник / Под. ред. А.Г. Калпина, А.И. Масляева. - М.: Юристъ, 1997. - 472 с.

Гражданское право. Учебник. Часть 1. Издание третье, переработанное и дополненное. / Под ред. А. П. Сергеева. - М., ПРОСПЕКТ, 1999. - 632с.

Колбасин Д.А. Гражданское право. Общая часть. - Мн.: ПолиБиг. По заказу общественного объединения «Молодежное научное общество». 1999. - 360с.

Комментарий к Гражданскому кодексу Республики Беларусь. В 2 книгах. Кн. 1. / Отв. ред. В. Ф. Чигир. - Мн.: Амалфея, 1999. - 624с.

Л.А. Ханкевич «Финансовое право Республики Беларусь». Учебное пособие / Мн. Издательство «Амалфея» 2002г.

Финансовое право. Учебник / Под ред. проф. О.Н. Горбуновой Издательство «Юристъ» М., 2003.

Финансовое право. Серия «Учебники, учебные пособия» / Под ред. проф. В.М. Мандрина Ростов-на-Дону Издательство «Феникс», 2002.