Система контроля исполнения документов

17

Система контроля исполнения документов.

"Сознательная дисциплина - разве это не есть истинная свобода?

Николай Константинович Рерих"

В системе документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) контроль исполнения документов является одной из важнейших функций.

Система контроля исполнения позволяет своевременно и качественно выполнять поручения, содержащиеся в документах, получать аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей, помогает оптимизировать работу аппарата управления, дисциплинирует работников, повышает ответственность исполнителей за порученное дело.

Контроль исполнения документов напрямую связан с совершенствованием документирования, снижением объема документооборота. Чем лучше организован и осуществляется контроль исполнения, тем меньше вероятность появления повторных и новых, вызванных неисполнением, документов.

Уровни контроля исполнения в организации.

Различают два направления контрольной деятельности:

- контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

- контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители путем организации проверок, предоставления отчетов, справок и др. Руководители структурных подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.

Кроме того, контроль исполнения документов, поступивших в подразделение и находящихся у исполнителей, ведут работники, ответственные за делопроизводство в подразделении (секретари структурных подразделений).

Контрольные функции в небольших организациях может выполнять один из работников службы ДОУ или секретарь.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть установлены должностной инструкцией.

Основные задачи службы контроля исполнения документов.

Основными задачами службы контроля исполнения документов являются:

- отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

- обобщение сведений о ходе исполнения и результатах исполнения документов, доведение этих сведений до руководства организации;

- выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть установлены должностной инструкцией.

Технология контроля исполнения документов.

Организация контроля исполнения документов - важная, но не единственная сторона этой делопроизводственной функции. Не менее важное значение имеет сама технология контроля исполнения документов.

Этапы контроля:

1) постановка документов на контроль;

2) проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;

3) предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

4) снятие документов с контроля;

5) направление исполненных документов в дело;

6) учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

7) информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Службой контроля (или лицом, ответственным за контроль) осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Формы контроля.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль:

- напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения;

- выяснять состояние исполнения;

- выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информировать руководство и помогать организовать исполнение документа.

Категории документов, подлежащих предварительному контролю, формируются в Перечень документов, подлежащих обязательному контролю (далее - Перечень).

В Перечень включается обязательный минимум документов, исполнение которых берется на контроль. Периодически содержание Перечня должно пересматриваться, в него могут вноситься новые и исключаться некоторые старые положения.

Перечень может утверждаться руководителем как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству в организации. Наличие Перечня позволяет поставить документы на контроль еще до рассмотрения их руководством или в дополнение к его указаниям. Следует учесть, что по распоряжению руководства на контроль могут быть поставлены и документы, которые не предусмотрены Перечнем.

Сроки исполнения документов.

В документах, взятых на контроль, проставляются типовые или индивидуальные сроки исполнения.

Типовые сроки устанавливаются для определенных, наиболее массовых документов, подлежащих контролю в соответствии с действующим законодательством и Перечнем.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Срок, к которому документ должен быть исполнен, указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 15-дневный срок, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.

Иногда индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового, установленного для данной группы документов (например, по замечаниям и предложениям, внесенным в книгу замечаний и предложений граждан, руководитель может установить меньший срок исполнения, если решение вопроса не требует отлагательства).

В документах, взятых на контроль, проставляются типовые или индивидуальные сроки исполнения.

Возможна ситуация, когда по указанию руководителя организации или структурного подразделения на контроль ставится любой документ, не включенный в Перечень.

Срок исполнения определяется в календарных (а не в рабочих) днях.

Так, для входящих документов - это день их поступления в организацию, который указывается в отметке о поступлении (регистрационном штампе).

Для исходящих и внутренних документов срок исполнения исчисляется с даты их подписания или утверждения.

Решения (постановления) исполнительных органов контролируются с даты их принятия.

Срок исполнения писем организаций устанавливается в течение 15 дней или в течение срока, установленного руководителем организации, в которую поступило письмо, исходя из его содержания.

Сроком исполнения документа считается предыдущий рабочий день, если дата исполнения приходится на нерабочий день. В случае, когда срок исполнения документа указывается "до" или "к" определенному сроку, документ должен быть исполнен предыдущим днем. Например, документ необходимо исполнить до 20 ноября, значит окончательный срок исполнения - 19 ноября.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно руководителю, установившему срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - журнал, регистрационную карточку и (или) информационную базу автоматизированной системы ДОУ.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Приостановка или отмена исполнения документа вышестоящей организации осуществляется должностным лицом организации, установившей срок исполнения документа.

Отпуск или командировка работника не являются уважительными причинами неисполнения документа в срок.

Ведение контроля исполнения документов.

Документы регистрируются в журналах и на регистрационно-контрольных карточках (далее - РКК).

При журнальной регистрации на контролируемые документы дополнительно заводится РКК.

На документы, зарегистрированные с использованием РКК, заводятся два экземпляра карточки. Один экземпляр используется для контроля за сроками исполнения документов.

Форма РКК установлена Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (Приложение 2).

Согласно СТБ 6.38-2004 при регистрации документа, подлежащего контролю, на документе и РКК на левом поле на уровне заголовка ставится отметка о контроле в виде буквы "К" или штамп "Контроль".

Отдельно ведется картотека на обращения, замечания и предложения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений.

Первый экземпляр контрольной карточки остается в службе ДОУ или у лица, ответственного за контроль, второй - передается исполнителю вместе с документом.

Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), карточки по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

Контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие числу дней месяца, дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.

Лицо, ответственное за контроль, ежедневно просматривает контрольную картотеку, проводит личный опрос, опрос по телефону, информирует исполнителей и руководителя о приближении (истечении) сроков исполнения. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленного срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого подтверждения исполнения документа.

Свидетельством исполнения документа (поручения) может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении приводятся на контролируемом документе в отметке об исполнении и направлении его в дело и в контрольной карточке.

Для документов, содержащих сложные задания, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручения на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Сроковая картотека.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 33 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). Дополнительные разделители предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Карточки расставляют по срокам исполнения, то есть каждую карточку ставят в картотеку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, какой документ и к какому сроку должен быть исполнен.

Одна из главных обязанностей лица, ответственного за контроль (или секретаря в небольшой организации), - в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня.

Порядок контроля сроков исполнения документов.

Контрольные операции исполнения документов включают в себя:

- выявление хода исполнения документа;

- занесение сведений об этом в графу РКК "Контрольные отметки";

- проверку, если необходимо, структурного подразделения - исполнителя.

Проверка хода исполнения документов осуществляется следующим образом: задания последующих лет контролируются не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока.

Информация о ходе исполнения документа должна поступать руководителю, который рассматривал его и принимал по нему решение, а также тем должностным лицам, которые ведут контроль исполнения документа по существу затронутого в нем вопроса. В результате рассмотрения этой информации руководитель должен убедиться, что исполнение документа идет по плану, или осуществить корректировку хода его исполнения, уточнить задание, в случае необходимости изменить сроки исполнения и состав исполнителей. Информирование производится в форме устных сообщений, письменных справок и др.

Особенности исполнения входящих и исходящих документов.

В организациях должен осуществляться контроль за сроками исполнения не только входящих, но и исходящих документов.

Данную документацию можно разделить на три группы:

1) распорядительную, издаваемую руководством;

2) текущего характера, посредством которой координируется деятельность подведомственных организаций;

3) запросы в вышестоящие и другие органы.

На документы распорядительной группы необходимо заполнять РКК обычной формы, которые составляют раздел контрольной картотеки (картотеку) директивных указаний подведомственным организациям. Карточки в данной картотеке располагаются по предполагаемым датам получения ответов, срокам исполнения заданий и по корреспондентам. Фактическую проверку исполнения осуществляет подведомственная организация силами своей контрольной службы.

Также возможен выезд работников на места для ознакомления с состоянием и ходом исполнения поручения, принятия мер для исполнения документа в установленные сроки.

Запросы и документы текущего характера, как правило, контролируются самими исполнителями.

Карточки на контролируемые исходящие инициативные документы в контрольной картотеке структурного подразделения располагаются по срокам исполнения поручений или по ожидаемым датам получения ответов и по корреспондентам.

Ожидаемый срок ответа на инициативный документ проставляется на копии исходящего документа при его регистрации.

На поручения руководства, отданные в устной форме, также можно заводить контрольные картотеки.

Ответ на документ приобщают к соответствующей копии исходящего документа для принятия решения по данному вопросу. На РКК, заведенной на инициативный исходящий документ, обязательно должна быть сделана отметка об исполнении, указаны реквизиты документа-ответа, после чего РКК переносится в раздел картотеки на исполненные документы.

На каждый распорядительный документ (приказ, распоряжение и др.), если он касается одного вопроса, и на каждый его пункт, если документ сложный, составляется отдельная РКК. Контроль за его исполнением может осуществляться по специальной картотеке, где РКК располагаются по вопросам, срокам исполнения или другому принципу, либо по общей контрольной картотеке.

На поручения руководства, отданные в устной форме, также можно заводить контрольные картотеки. В контрольной карточке устного поручения руководства указываются: содержание задания, исполнитель, срок исполнения. Такой контроль осуществляется в структурных подразделениях и у лица, ответственного за контроль. Устные поручения обычно связаны с вопросами текущей деятельности организации, например: подготовить справку о состоянии исполнительской дисциплины, документы к совещанию и др.

Снятие документов с контроля.

Карточка с данными, характеризующими исполнение, представляется лицу, ответственному за контроль, для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.

При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок. В случае необходимости в отношении такого документа может быть принято решение о переносе срока его исполнения.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Документы с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, снимаются с контроля по указанию руководителя организации, а распорядительные внутренние документы (приказы, распоряжения) - по указанию лиц, их подписавших. Основанием для снятия документов с контроля не может служить направление писем-запросов в другие организации для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных для исполнения.

Анализ и отчетность по исполнительской дисциплине.

Работа по контролю за исполнением документов не заканчивается после снятия их с контроля. Анализ и обобщенные сведения могут составляться в форме сводок, справок, перечней (Приложение 3).

Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов.

Контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных при регистрации документов. Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Аналитическая работа проводится службой ДОУ периодически: раз в неделю, месяц, квартал.

В аналитических справках указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

Учет и обобщение результатов исполнения документов за определенный период характеризует работу отдельных работников структурных подразделений и организации в целом.

В справках содержатся данные о конкретных документах, взятых на контроль (числящихся за определенным структурным подразделением - исполнителем).

Обобщающие документы составляются в установленные сроки на основании систематического просмотра и обработки РКК, материалов проверок. Одновременно может проводиться сравнительный анализ исполнительской дисциплины по годам и месяцам.

Итоговые документы по контролю должны поступать руководителям вместе с аналитическими докладами, докладными записками, письменными заключениями, рекомендациями по состоянию и мерам улучшения исполнительской дисциплины, ускорению исполнения документов, заданий, поручений. При этом необходимо учитывать, что задержки в исполнении документов могут возникать из-за неупорядоченности управленческих и документационных процессов в организации.

При неисполнении задания в установленный срок руководитель должен изучить причины этого факта и принять меры, направленные на исключение в будущем подобных явлений.

Документы по анализу исполнительской дисциплины являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при установлении степени их материального поощрения.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПК. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. С помощью автоматизированной системы контроля можно просматривать все задания не только по срокам, но и по исполнителям, и таким образом видеть загруженность каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с распределением по срокам, по исполнителям, по корреспондентам, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Главное, чтобы в управленческой деятельности был хорошо поставлен контроль исполнения принятых решений и поручений, проверка их фактического исполнения в установленные сроки.

Приложение 2

Образец регистрационно-контрольной карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Срок исполнения 01.04.2007	Название документа Письмо	Автор (корреспондент) ООО "Факел"
Дата, индекс поступления 06.03.2007 № 23/1-4	Дата и индекс документа 02.03.2007 № 2-3/18
Краткое содержание О представлении информации о местах реализации товара
Резолюция или кому направлен документ Петручене Л.Н. Подготовить информацию Срок 01.04.2007 Новицкий 06.03.2007
Отметка об исполнении Подготовлена информация Исх. № 1-4/23 от 01.04.2007

Оборотная сторона

Петрученя Л.Н.
Фонд №	Опись №	Дело №

Приложение 3

Образец сводки об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю, по состоянию на ___________________ 200_ г.

№ п/п	Наименование структурных подразделений	Документы на контроле	Из них	Приказы
		Всего	Поступило в предыдущем месяце	Исполненные	Исполненные в срок	С продленным сроком	Просроченные
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Список использованных источников:

1. Менеджмент / Под ред. В. Красновой и А. Привалова. Изд. 5-е, доп. - М.:"Журнал Эксперт", "Издательство ЭКСМО", 2002. - 656 с.

2. Лукашенко А.Г. Курс на построение сильной и процветающей Беларуси остается незыблемым. Выступление Президента А.Г. Лукашенко при представлении ежегодного послания Парламенту// Советская Белоруссия № 122 от 24.04.2002.