Інформаційне забезпечення управління підприємством

План:

Вступ

1. Інформація в менеджменті

1.1. Суть, роль і значення інформації

2. Інформаційні системи

2.1. Інформаційні системи торгівельного підприємства

2.2. Інформаційні системи процесу управління кооперативних підприємств

2.3. Системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу

3. Інформаційне забезпечення

3.1. Інформаційне забезпечення процесу управління

3.2. Інформаційне забезпечення управлінської праці

4. Вплив інформаційного забезпечення на економічну діяльність підприємства ККЗ “Росинка”

Висновки і пропозиції

Використана література

ДодаткиВступ

У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, що складається в зборі і обробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Перед керуючим органом звичайно ставляться задачі одержання інформації, її обробки, а також генерування і передачі нової похідної інформації у виді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному і стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від вірогідності і повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох задач управління.

Не можна не відзначити, що будь-які прийняті рішення вимагають обробки великих масивів інформації; компетентність керівника залежить не стільки від минулого досвіду, скільки від володіння достатньою кількістю інформації про швидко мінливу ситуацію й уміння нею скористатися.

Це необхідно знати і розуміти майбутнім керівникам. Від цього залежить не тільки доля конкретної особистості чи підприємства, але і, бути може, доля України в цілому, її роль на міжнародній арені. Оскільки, наші дні диктують гостру необхідність упевнено почувати себе на ногах у суспільстві, де значення інформації для всіх сфер громадського життя постійно збільшується. Не викликає сумніву той факт, що ключем до успіху в нашому суспільстві буде уміння чітко орієнтуватися у величезному океані інформації й уміння ефективно скористатися цією інформацією. Саме тому дана тема здається мені дуже сучасною, актуальною і цікавою для розгляду.

В умовах ринку стабільні позиції мають лише ті підприємства, що постійно розвиваються. Саме фінансова стійкість підприємства, як переконує світова практика, є передумовою його економічного розвитку.

Умовою підтримання ефективного економічного розвитку є здатність підприємства пристосовуватися до змін внутрішнього і зовнішнього середовища, не втрачаючи водночас фінансової стійкості. При цьому підприємству необхідно володіти оптимальною структурою фінансових ресурсів і в разі потреби залучати позикові кошти.

Діяльність суб'єкта підприємницької діяльності може бути охарактеризована з різних сторін, однак у найбільш загальному випадку її можна представити як сукупність надходжень і витрат коштів. Частина грошових потоків відноситься до характеристики діяльності підприємства з позиції короткострокової перспективи, інша частина характеризує цю діяльність у довгостроковому аспекті. Останнє зв'язано насамперед із загальною фінансовою структурою підприємства, ступенем його залежності від кредиторів і інвесторів. Суть проблеми досить очевидна і визначається тією обставиною, що будь-яке підприємство має безліч джерел фінансування.

Стабільність роботи підприємства зв'язана з його загальною фінансовою структурою, ступенем його залежності від зовнішніх кредиторів і інвесторів. Багато підприємств у процесі своєї діяльності змушені крім власного капіталу використовувати значною мірою і позиковий капітал. Однак, коли структура «власний капітал -- позикові кошти» має значний перевіс в бік боргів, підприємство може збанкрутувати, якщо відразу декілька кредиторів зажадають повернення своїх грошей.

Фінансово стійким вважається таке підприємство, що переважно за рахунок власних джерел покриває кошти, вкладені в активи; не допускає невиправданої дебіторської і кредиторської заборгованості; розплачується вчасно за своїми зобов'язаннями.

Розробивши інформаційну систему для аналізу фінансової стійкості підприємства, можна оцінити фінансовий стан об'єкта дослідження, проаналізувати такі характеристики його фінансово-господарської діяльності, як обіговість власних коштів, платоспроможність та рентабельність.

1. Інформація в менеджменті

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відображаються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно речовині і енергії, інформацію можна створити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

Інформація (англ. Information) - означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладання.

В теорії управління до інформації відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається шумом. Повідомлення перетворюється в шум, якщо передається тому, хто про це знає (пізнавальний шум), або якщо в таких відомостях немає потреби (кібернетичний шум). В економічній літературі використовують також поняття "метаінформація", під яким розуміють інформацію, похідну від тієї, яку одержують безпосередньо.

Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, ні до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об'єктивного світу зумовлює якісну багатозначність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна, одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує інформацію у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об'єктами живого світу і становлять суть та форми зв'язку між управлінськими системами [7].

Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформацією між системою, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів, виробляє команда управління і знову передає її до системи, якою управляють, для виконання (прямий зв'язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотним зв'язком.

До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показів лічильників, письмових документів, перфокарт і т. ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв'язок, а стихійне поширення чуток -- неформальні канали зв'язку між людьми.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К. Шеноном, застосовується для визначення швидкості, з якою можна передавати інформацію по каналах зв'язку. На швидкість передачі інформації впливають джерело сигналу (дискретний або безперервний сигнал), характеристики каналу зв'язку (його пропускна здатність) і шуму.

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації.

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту викликане високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення.

Для того, щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

1.1. Суть, роль і значення інформації

Теорія інформації оперує такими поняттями, як сигнали, кількість інформації і процеси її перетворення, оцінка надійності і швидкості передачі інформації, можливість найбільш зручного її запису (кодування) тощо.

Під сигналом розуміють форму перетворення і передачі інформації за допомогою букви, цифри, звуку, імпульсу тощо. За допомогою сигналів можна передати і одержати певне повідомлення, яке становить сукупність значень, що характеризують певні явища, події, процеси [5].

Ступінь зменшення невизначеності в результаті передачі повідомлення називається кількістю інформації. Економічна інформація фіксується і обробляється у формі знаків (байтів), а при обробці даних на ЕОМ -- у формі машинних операцій -- бітів. При кібернетичній оцінці кількості інформації враховують кількість знаків, що використовується у повідомленнях, а також загальну кількість знаків (алфавіт), яку взагалі можна використати в аналогічних повідомленнях.

Управлінське рішення супроводжується вибором однієї з двох можливостей, результатом якої є відповідні "так" або "ні". Однозначна відповідь з двох можливих є одиницею інформації. В теорії інформації вона відома під назвою двійчастої інформації (біт).

Для опису кількісних характеристик економічної інформації використовують реквізит і економічний показник, як елементарні одиниці інформації або ж оцінюють об'єм інформації кількістю знаків (букв і цифр). Реквізит -- елементарна одиниця економічного повідомлення, при подальшому діленні якої втрачається смислове значення. При поєднанні реквізиту з іншими аналогічними елементами створюється більш складна інформаційна сукупність, зокрема, економічний показник.

Економічний показник являє собою деяке повідомлення (висловлювання), що має самостійний економічний смисл і містить кількісну характеристику певного об'єкта (процесу).

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник: “межі інформації, яку може переробити людина за певний період”. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами. Обсяг інформації у середньому на людину становить 8 біт/с.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення -- візуальна (графіки, таблиці, табло і т. д.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання -- цифрова, буквена і кодована;

3) за порядком виникнення -- первинна і похідна;

4) за характером носіїв інформації -- документована і не документована;

5) за призначенням -- директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

6) за напрямом руху -- вхідна і вихідна;

7) за стабільністю -- умовно-перемінна та умовно-постійна;

8) за способом відображення -- текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробітку -- що піддається і що не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані [9].

Економічна інформація -- це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об'єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).

Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.

За призначенням інформацію ділять на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну; за способом передачі -- на ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом; за періодичністю -- на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну і т. п.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння і т. п.); за характером носіїв -- на документизовану і недокументизовану по відношенню до процесу обробки -- на оброблювану, необроблювану і аналітичну.

Крім того, інформація може ділитись на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову і алфавітну.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню -- що виникає на підприємстві (в об'єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображують у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному і оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними і економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо.

Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.

Масиви -- це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.

Сукупність повідомлень з (однаковими або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації -- основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації -- це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації -- зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, які намічаються; нормативну і аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

У свою чергу, облікову інформацію поділяють на бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображує детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах. Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об'єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов'язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки.

У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

Різні види економічної інформації виконують неоднакову роль у системі управління. Так, планова і нормативна інформації прямо пов'язані з виробництвом, а бухгалтерська, статистична і оперативно-технічна інформація є засобом зворотного зв'язку. У загальному обсязі економічної інформації питома вага інформації, що виконує функції прямого зв'язку, становить близько 24%, і зворотного зв'язку -- 76%.

Інформація має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління. На практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі, -- ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).

Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною -- якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям [4].

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням. Досвід показує, що багато простоїв техніки і людей трапляються через недостатнє оперативне забезпечення управлінського апарату потрібною вірогідною інформацією.

До важливих характеристик, які визначають якість економічної інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у розробці і коригуванні управлінських інформаційних рішень.

2. Інформаційні системи

Усі види даних, що використовуються в менеджменті, в сукупності становлять певну систему інформації. Система інформації включає людей, структуру (побудова, форма), методи, технічні засоби зняття, перетворення, передачі даних, носіїв інформації, схеми обробки даних, що показують порядок її обробки.

Основними функціями управлінської інформаційної системи є збір, зберігання, накопичення, пошук і передача даних, що використовуються для підтримки прийняття рішень.

Ключову позицію в інформаційній системі займає система обробки даних (СОД).

Спочатку дані вводяться в інформаційну систему. Потім вони проходять трансформацію, або процес. Процес включає різні форми маніпулювання даними і аналізу (такі як класифікація, сортування, підрахунок, підсумки), які транс-формують дані в інформацію. Інформаційно-процесійні системи також, як правило, використовують склад даних або їх акумулювання. Вихід даних -- це звіти, документи, інші системні кінцеві показники, які постачають необхідну інформацію для рішень і контролю виконання поставлених завдань.

Таким чином, інформаційна система може бути визначена як набір процедур, таких як процес, збір і переробка інфор-мації для підтримки планування, прийняття рішень, коорди-нації і контролю. Інформаційні системи не обов'язково повинні бути комп'ютеризовані. Але тут увага зосереджена саме на комп'ютерних інформаційних системах, тобто мова йде про інформаційні системи, що включають використання комп'ютерів.

Комп'ютери мають незаперечні переваги над іншими технічними засобами обробки інформації і комунікації:

- виконують свою роботу дуже швидко, здійснюють часто мільйони операцій за секунду;

- комп'ютери дуже акуратні, вони майже ніколи не роблять помилок. Те, що іноді називають "помилками комп'ютера", насправді є помилками оператора;

- комп'ютери мають великий об'єм пам'яті.

Нині майже половина усіх інвестицій в заводи і обладнання бізнесу США ідуть на комп'ютери, інструменти, електро- і комунікаційні системи. Комп'ютери можуть бути системними, персональними (інколи називаються мікрокомп'ютерам), міні-комп'ютери, суперміні-комп'ютери і мінісупер-комп'ютери. Суперкомп'ютери, з їхньою великою процесійною швидкістю, дозволяють вирішувати задачі, пов'язані з розрахунками, що охоплюють великі комплексні програми і займають багато часу.

Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту існує п'ять головних типів інформаційних систем: 1) ділово-процесійні; 2) офісні автоматизаційні, 3) управлінські інформаційні системи; 4) системи підтримки рішення і 5) системи підтримки виконання рішень.

Діловопроцесійна система (англ. Transaction-Processing System) -- комп'ютерна інформаційна система, що виконує щоденні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу і забезпечує пряму підтримку на операційному рівні організації. Ця система -- головне джерело інформації, яка викорис-товується іншими типами комп'ютерних систем організацій.

Офісна автоматизаційна система (англ. Office Automation System) має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників через документи і передаючі процеси. Це система селекторної інформації, вона може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки та інше.

Управлінська інформаційна система -- комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію і часто дозволяє здійснювати доступ до поточної і ретро-спективної інформації, потрібної менеджерам, головним чином середнього і нижчого рівнів. Система орієнтована на фактичні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, при контролюванні. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-ділових систем для підготовки поточних доповідей, які використовуються менеджерами [6].

Система підтримки рішень (англ. Decision Support System) -- комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре структуровані. Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. Проте вони роблять спробу напра-вити процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам більш детально аналізувати ситуацію.

Спеціалізованим типом інформаційної системи, який знаходить все більше використання, є експертна система. Це комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем. Такі системи інколи називають інтенсивно-науковими системами, тому що вони намагаються об'єднати знання великої групи експертів для вирішення проблем в сфері їх досвіду.

Системи підтримки виконання рішень (англ. Executive Systems) -- комп'ютерні інформаційні системи, що підтри-мують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи, головним чином, розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними системами.

На відміну від систем підтримки рішень, які мають тенденцію до вужчого використання, системи підтримки виконання рішень включають більше загальних комп'ютерних потужностей, телекомунікацій, опцій дисплею (графі-ки, таблиці), які можна використовувати для вирішення багатьох проблем. Системи підтримки виконання рішень мають тенденцію до меншого використання аналітичних моделей, ніж системи підтримки рішень, отримують інформа-цію з різних джерел, дозволяють прийняти більше рішень із кола досить складних питань.

Для трансформування даних в інформацію використо-вуються комп'ютерні компоненти інформаційних систем, які поділяються на дві категорії: технічне і програмне забезпечен-ня. Технічне забезпечення (англ. Hardware) -- це фізичне устаткування, включаючи комп'ютер і необхідні пристрої, такі як клавіатура, сканери та імітатори голосу. Ці пристрої переводять початкові дані в головну пам'ять комп'ютера і його прецесійну систему, яка називається центральним процесором.

Є також інші пристрої. Деякі з них, такі як магнітні диски, дозволяють великому об'єму даних бути скомпонованими в одну групу.

Якщо потрібно відразу привести процес аналізу, включа-ється сортування або процесор на лінії. Якщо, з іншого боку, певне рішення не обов'язкове то може використовуватися груповий процесор, де дані акумулюються і формуються в групу за допомогою відповідних програм.

Такі пристрої, як принтери і графічні плоттери, дозволяють комп'ютеру видавати інформацію у формі, зручній для менеджерів та інших споживачів інформації.

Програмне забезпечення (англ. Software) -- це набір програм, документів, процедур, повсякденних операцій комп'ютерної системи, що допомагають технічним засобам виконувати різні операції.

База даних (англ. Date Storage) -- це набір даних, ефективно організованих таким чином, щоб з ними було легко працювати. Вони будуються на системах управління базами даних (СУБД): FoxPro, Access, Oracle та інших. База даних системи менеджменту -- це програмні засоби, що дозволяють організаціям здійснювати управління і мати доступ до необхідних даних.

На додаток до пакетів програм, що готові до використання, можуть дороблятися програми спеціалістами організації для спеціальних операцій. Це досить дорого коштує, але робить організацію більш конкурентоспроможною.

Багато організацій, особливо великих, можуть мати різні бази даних для окремих потреб, таких як бухгалтерський облік, людські ресурси тощо. Зусилля спрямовуються на створення систем, які можуть збирати інформацію з різних баз даних [5].

Вибір системи інформації для підприємства залежить від діючої чи проектованої системи управління, а також від ступеня централізації управління, виду і рівня забезпеченості технічними засобами збирання, передачі й обробітку інформації. У свою чергу, інформаційна система активно впливає на систему управління. Це слід враховувати при формуванні структурних функціональних підрозділів, розпо-ділі чисельності апарату управління між структурними підроз-ділами тощо.

Створення науково удосконаленої інформаційної системи -- важлива передумова раціональної організації управління виробництвом, своєчасного прийняття рішень щодо опти-мального ведення господарства.

2.1. Інформаційні системи торгівельного підприємства

Дослідження методичних підходів до створення та функціонування інформаційної системи в часі необхідно здійснювати відповідно до життєвого циклу цієї системи - від часу створення до моменту надання відповідної продукції - інформаційних послуг та товарів. Життєвий цикл системи інформаційного сервісу є доволі відносним поняттям, неконкретизованим, тому при його вивченні доцільно спиратися на визначення життєвого циклу інформаційної системи як невід'ємної частини системи інформаційного сервісу.

Інформаційна система забезпечує керівників і робітників торговельного підприємства (з кількістю персоналу не менше десяти осіб) необхідною інформацією як із зовнішнього інформаційного простору так і внутрішнього середовища з використанням різноманітних джерел інформації і режимів технологічної обробки.

Система інформаційного сервісу є особливим продуктом. Сьогодні практично жодна організація не може існувати без використання її послуг. Така система потребує постійного оновлення з урахуванням мінливих зовнішніх та внутрішніх факторів.

Система інформаційного сервісу являє собою з одного боку - об'єднання програмних, технічних засобів, персоналу та інформаційних технологій для реалізації інформаційної продукції, а з іншого - сукупність послуг та продуктів, що надаються замовникам.

Життєвий цикл інформаційної системи завершується, як правило, не в результаті фізичного зносу, а в результаті морального старіння - припинення задоволення вимог до системи інформаційного сервісу. При цьому відбуваються модифікації системи інформаційного сервісу, що спричиняють необхідність оновлення її складових.

Отже, життєвий цикл - період створення і використання інформаційної системи, що охоплює різні її стани, починаючи з моменту виникнення необхідності в послугах системи інформаційного сервісу і закінчуючи моментом її повного виходу з експлуатації.

Створення інформаційної системи полягає в попередньому виборі концепції створення системи, формуванні вимог, зборі матеріалів для подальшої реалізації концепції, створенні та затвердженні техніко-економічного обґрунтування, побудові архітектури майбутньої системи (рис.1). Потім відбувається детальне проектування інформаційної системи торгівельного підприємства в цілому та її основних складових, розробка системи, підбір відповідних технічних та програмних засобів [5].

Планування інформаційної системи торгівельного підприємства охоплює її безпосереднє функціонування та полягає у розробці технології надання певних інформаційних послуг або товарів. Ці процеси є складовими життєвого циклу функціонування системи інформаційного сервісу.

У життєвому циклі функціонування інформаційної системи торгівельного підприємства можна виділити декілька стадій. В першу чергу здійснюється процес замовлення, що охоплює ініціативу, підготовку тендеру (пропозиції), підготовку угоди, ознайомлення з бізнесом клієнта тощо.

Перед замовленням, користувач аналізує свої вимоги та висуває критерії вибору фірми-розробника продукції. Основними критеріями вибору фірми-розробника є: ліцензійна чистота програмного продукту; ліцензійна чистота засобів розробки; рівень реалізованих проектів; позиції фірми в рейтингах [4].

Велике значення має рівень і якість обслуговування. Найкраще, коли замовник одержує від постачальника весь спектр послуг, що включає:

- постановку системи управління підприємством (обстеження підприємства з питань постановки обліку і документообігу, консалтингові послуги, тощо);

- доставку і впровадження системи;

- «довічний» супровід системи (гарантійне і післягарантійне обслуговування, проведення тематичних семінарів як із проблем методології й організації торговельних підприємств, так і з питань використання інформаційних систем).

Етап планування продукту чи послуги передбачає ініціювання, підготовку відповіді, укладання контракту, планування (проектування) - розробку техноробочого проекту системи, вибір конкретної технології надання послуги и продукту, пошук та відбір потрібної інформації, виконання та контроль, перегляд та оцінювання.

Вибір експертом технології, що буде використовуватись у процесі реалізації послуги, базується на вимогах, що зазвичай пред'являються замовниками. В інформаційній сфері ці вимоги виявляються двояко. По-перше, стосовно інформаційних технологій: встановлюється наявність у виробника доступу до сукупних інформаційних ресурсів, сучасного програмного забезпечення, дружнього інтерфейсу; можливості роботи з визначеним користувачем в режимі діалогу і багато іншого. По-друге, ця вимога виявляється стосовно технологій переробки початкової інформації. Все частіше споживачам потрібні не тексти першоджерел, а результати їх переробки у вигляді бібліографічної, фактографічної, аналітичної інформації.

Пошук інформації та процес її відбору персоналом інформаційного відділу здійснюється за допомогою таких методичних прийомів, як: тематичний та хронологічний прийоми; пошук з розширенням первинних меж, заданих користувачем, тобто з використанням родовидових і асоціативних зв'язків, встановлених виробником послуг; якісний відбір інформації з використанням для цього відомостей про попередню значущість документів (припускає наявність списків ведучих авторів і авторських колективів, організацій, країн, періодичних видань найактуальніших напрямів розробки); якісний відбір інформації із залученням для його здійснення фахівців-експертів.

Розробка проекту програмного продукту чи послуги полягає у реалізації процесу, аналізі системних вимог, проектуванні архітектури, аналізі вимог до продукту чи послуги, розробці детального проекту послуги, її тестування, забезпечення приймання [2].

Процес експлуатації визначає дії фірми-замовника послуги (товару) і складається з процесу реалізації та безпосереднього використання.

Завершальним етапом є наступний супровід інформаційної продукції: гарантійне обслуговування, аналіз проблем та модифікацій, оновлення, вилучення інформаційного продукту, тощо.

При впровадженні нової технології в організації необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті її неминучого старіння згодом, тому що інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість заміни новими видами чи версіями. Періоди змінюваності коливаються від кількох місяців до одного року. Якщо в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому фактору не приділяти належну увагу, можливо, що до моменту завершення переведення фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє, і доведеться вживати заходів з її модернізації.

Життєвий цикл носить ітеративний характер: реалізовані етапи життєвого циклу, починаючи із самих ранніх, циклічно повторюються відповідно до нових вимог і змін зовнішнього середовища. На кожному етапі життєвого циклу формується набір документів і технічних рішень.

2.2. Інформаційні системи процесу управління кооперативних підприємств

Створення всесвітньої інформаційної системи, міжнародний поділ і кооперація праці, еволюція центрів світової економіки, економічна інтеграція перетворюють всю структуру світового господарства. Тому конкуренція на основі співробітництва стає все важливішою для прийняття рішень в підприємництві. Можна навести основні фактори інформаційної системи процесу управління кооперативних підприємств:

- продукти і послуги все більше стають більш наукомісткими і базуються на інтенсивному використанні інформації. Такі продукти найкраще створюються в атмосфері співробітництва, в якій знання активно поширюються, а не старанно зберігаються;

- нові продукти і послуги охоплюють весь портфель технологій, а не тільки якусь одну - головну. В зв'язку з цим можна назвати небагато підприємств, які володіють достатньо широкими знаннями і досвідом в сфері їх компетенції, щоб використовувати в себе всі необхідні технології. Тому потрібно співробітництво. Україна має для цього достатньо розвинуті наукові організації, кваліфікований персонал і низьку заробітну плату працівників, що є додатковою конкурентною перевагою.

- трансформація економіки України призвела до орієнтації господарських підприємств на широке використання економічної інформації, що спричинило пропозицію інформаційних продуктів і послуг та появу інформаційних підприємств.

Переваги впровадження інформаційних систем процесу управління кооперативних підприємств:

- ефективне застосування в цілому інформаційних систем менеджменту залежить від можливостей використовуваних апаратних засобів та програмного забезпечення, а також підготовленості персоналу для використання інформаційних технологій.

- сучасні розробки інформаційних систем процесу управління кооперативних підприємств просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючим вимогам до забезпечення інформацією своїх споживачів.

- використання різноманітних форм автоматизації управлінської праці змінює основні компоненти інформаційної системи процесу управління кооперативних підприємств та забезпечує якісно нові функціональні можливості роботи адміністративно-управлінського персоналу. Однак важливо не переоцінювати роль управлінсько-інформаційної техніки. Вона виконує лише функції забезпечення процесу прийняття рішення на підставі деякої інформації. Головні напрямки робіт в галузі автоматизації менеджменту виявляються в організаційній, соціальній, кадровій перебудові управлінської діяльності [7].

Необхідно виділити основні переваги для організацій, які їм надає використання передових інформаційних технологій в управлінні. Так, застосування сучасних засобів між особистого зв'язку та обробки інформації у повсякденній роботі менеджерів дозволяє значно скоротити витрати на рутинну та малоефективну роботу і підвищити ефективність ділових переговорів. Важливе значення в автоматизації менеджменту має передача інформаційних масивів. Передача великих інформаційних потоків на значні відстані здійснюється з допомогою різноманітних видів ліній зв'язку. Впровадження інформаційних систем менеджменту надає можливість розглядати проблеми у взаємопов'язаному комплексі і підняти ефективність праці менеджерів на якісно новий рівень, який дозволить чіткіше та точніше дотримуватися загальної політики та стратегії організації, а також загальноприйнятих правил та нормативів, з більшою ефективністю управляти персоналом на основі підтримання найтісніших зворотних зв'язків, розумно ставитися до ризику на основі методів глибокого аналізу проблеми, використовуючи інформаційне середовище організації, ефективно організовувати колективну працю.

Сучасні інформаційні системи процесу управління кооперативних підприємств, як правило, працюють в масштабі реального часу, супроводжуючи певні процеси. Це означає, що процес відображення інформації проходить динамічно і при цьому забезпечується достатній запас часу для вчасного прийняття оптимальних рішень користувачем.

2.3. Системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу

Система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка формується на підприємстві, здійснює за допомогою механізму об'єктивного інформування інформаційне обслуговування всіх керівників і фахівців різних рівнів. У цьому ж розділі розглядається інформаційне обслуговування -- інформування -- лише окремої категорії керівників і фахівців -- менеджерів персоналу. З цих позицій і сформовані бази даних (масиви з нормативно-плановими і фактичними даними, а також спеціальні масиви), які всебічно характеризують в основному персонал підприємства (вони є частиною всього інформаційного забезпечення системи), а також вихідні форми, що віддзеркалюють дані про персонал і складаються лише для менеджерів персоналу.

Проте розглянемо спершу деякі окремі передумови організації і функціонування всієї системи об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту в цілому, а потім і передумови, які відносяться до власне об'єктивного інформування менеджерів персоналу.

Основною передумовою при організації системи об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на промислових підприємствах і у виробничих об'єднаннях є функціонування системи автоматизованого збирання, обробки та зберігання інформації, яка є, в свою чергу, складовою автоматизованої системи управління (АСУ). АСУ визначається як система «людина -- машина», яка забезпечує ефективне функціонування об'єкта управління, в якому збирання та обробка інформації, необхідної для виконання персоналом функцій управління, здійснюється з використанням засобів обчислювальної та інформаційної техніки.

Розвиток автоматизованих систем характеризується розширенням взаємозв'язків окремих систем і підсистем, що об'єднують управління технологічними процесами, оперативне управління, оперативне й поточне планування, адміністративно-господарську діяльність, проектування і випробування виробів тощо, і має тенденцію до об'єднання їх у загальну багаторівневу систему інтегрованого управління об'єктом у цілому. Такі багаторівневі ієрархічні автоматизовані системи, які мають складні структури і створюються на великих підприємствах, в об'єднаннях, міністерствах або відомствах, областях, регіонах тощо, мають забезпечити погоджене і взаємозв'язане управління всіма видами діяльності. Наприклад, на промисловому підприємстві це -- управління основними виробничими і конструкторсько-технологічними процесами, допоміжними і непромисловими господарствами тощо.

Виробничим об'єднанням, промисловим підприємствам, які є ієрархічними структурами, притаманне застосування багаторівневих інтегрованих АСУ. При цьому треба мати на увазі, що ієрархічні структури (tall structure) -- це такі структури, що характеризуються багаторівневим управлінням і незначними обсягами управління на кожному рівні. Залежно від особливостей виробництва, мети створення системи і складу функцій, що автоматизуються, багаторівнева інтегрована автоматизована система управління (ІАСУ), наприклад, виробничого об'єднання, може включати до свого складу такі автоматизовані системи (АС), які є її складовими. До АС з виробничим характером діяльності можна віднести автоматизовану систему управління підприємством (АСУП), автоматизовану систему управління технологічними процесами (АСУ ТП), систему автоматизованого проектування конструкторського і технологічного призначення (САПР), систему автоматизованого управління гнучкими виробничими системами (АСУ ГВС), автоматизовану систему управління технічною підготовкою виробництва (АСУ ТПВ), автоматизовану систему управління науковими дослідженнями (АСНД) тощо. До АС з функціональним характером діяльності можна віднести систему об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, інформаційно-пошукову систему.

Зазначені системи бувають як взаємопов'язаними і взаємозалежними, так і відносно самостійними. Перший випадок можливий тоді, коли вихідна (фактична) інформація АСУ ТП, САПР, АСУ ГВС, АСУ ТПВ використовується в АСУП як вхідна, наприклад, для складання зведеної звітності, а вихідна (наприклад, планова) інформація АСУП використовується в цих системах як вхідна.

А відносна самостійність АС виявляється звичайно в перший період їх функціонування, коли вони розв'язують лише окремі, локальні задачі. При цьому відзначимо, що АС різних рівнів і ознак, у свою чергу, можуть поділятися на системи нижчого рівня -- підсистеми. Ці підсистеми вирізняються за певними ознаками і відповідають конкретним цілям і завданням управління.

Такою підсистемою є і система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка входить як складова частина в систему автоматизованого збирання та обробки інформації на промисловому підприємстві, і в якій використовуються комплекси АРМ для збирання інформації в ритмі виробництва при без паперовій інформаційній технології. Однак для того, щоб функціонувала система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, необхідна дія механізму, за допомогою якого, як уже зазначалося, здійснювалося б оперативне забезпечення (інформування) менеджерів об'єктивно необхідною інформацією. Таким механізмом або диспетчером є регламентуюча інформація. Крім того, важливою є й організація теоретичної та практичної підготовки кадрів для праці в нових умовах.

Перелік основних груп об'єктів інформації для менеджерів персоналу є такий:

- формування змінних графіків виходів на роботу;

- використання робочого часу працівниками;

- порушення трудової дисципліни працівниками;

- планова чисельність персоналу;

- штатна чисельність та її укомплектованість;

- наявність і рух працівників;

- якісний склад керівного персоналу;

- навчання працівників у закладах освіти;

- підвищення кваліфікації працівників;

- відпустки працівникам;

- установлені законодавством пільги працівникам;

- відношення працівників до військової служби;

- соціально-побутові умови працівників;

- норми виробітку, які застосовуються на виробництві та їх виконання працівниками;

- виконання норм виробітку робітниками;

- заробітна плата працівників;

- тарифні ставки робітників;

- виконавча дисципліна менеджерів;

- інше.

Крім зазначених можуть бути й інші групи об'єктів інформації, пов'язані з менеджерами персоналу.

Відомо, що основні функції менеджерів персоналу пов'язані з працівниками підприємства. Але чималий обсяг робіт менеджери виконують і тоді, коли працюють з різними службовими документами, листами-запитаннями (скаргами), а також коли виконують окремі доручення старших керівників. Особливістю цієї роботи, крім основного предметного розгляду є термін виконання цих документів. Тому в цих випадках діє такий механізм інформування, який значно відрізняється від регламентуючої інформації.

3. Інформаційне забезпечення

Сукупність вихідної інформації різного характеру, що призначена для прийняття рішень у сфері виробничого підприємництва можна вважати за інформаційне забезпечення підприємництва.

Вихідна інформація для виробничого підприємництва має два різновиди: 1) інформація про стан зовнішнього середовища; 2) інформація про стан фірми (чи наявних передумов її створення). У свою чергу, інформація першого різновиду містить дві групи: а) ринкова кон'юнктура; б) механізм регулювання діяльності фірми владними структурами держави.

Для характеристики ринкової кон'юнктури залучають дані, що наводять в офіційній літературі, статистичних оглядах, комерційних публікаціях, рекламних виданнях та ін. Доцільним і результативним є інформації у вигляді прямого опитування, анкетування та інших прийомів, що широко використовуються у практиці маркетингових досліджень. Інформацію про ринкову кон'юнктуру при створенні чи розвитку фірми можна поділити на наступні види:

1) Характеристика ринку (ємність, структура, насиченість відповідною продукцією);

2) Характеристика товару і можливості його збуту ( призначення товару, вимоги до якості, етапи “життя” на ринку, обсяг попиту і пропозиції та ін.);

3) Рівень конкуренції ( наявність конкурентів, їх кількість, потужність, фінансова стабільність, рейтинг);

4) Рівень цін (види, аранжування і динаміка цін на відповідну продукцію, прогноз цінових тенденцій у майбутньому);

5) Можливості залучення коштів ( розвиненість банківських, інвестиційних та фінансових установ, види кредитів, умови кредитування, кредитні проценти);

6) Фінансові характеристики ( курси валют, активність фондових бірж, темпи інфляції);

7) Можливості ресурсозабезпечення (джерела і умови постачання ресурсів, рівень цін на матеріальні ресурси, активність товарних бірж);

8) Інші види інформації ( стабільність макроекономічної політики, рівень безробіття, активність іноземних інвесторів та ін.) [8].

Найрегламентованішою і, на певний період достатньо однозначною, є інформація про механізм регулювання діяльності фірм, оскільки як економічні, так і адміністративні важелі держави встановлюються відповідними нормативними актами - законами, затвердженими законодавчою владою (Верховною Радою), декретами, прийняттями виконавчою владою (Кабінетом Міністрів), або інструкціями, положеннями, рішеннями тими установами, які наділені відповідними правами (від державних міністрів до місцевих органів самоврядування). Тому показники, що характеризують механізм регулювання, мають нормативний характер, тобто є обов'язковими, і нехтування ними призводить до економічних або адміністративних санкцій. Обсяг і зміст нормативної інформації значний і динамічний, що призводить до великої ймовірності похибок при обґрунтуванні доцільності діяльності фірм. Запобігти помилкам можна лише за умови постійного і систематичного висліджування нормативної документації. Тому на фірмі повинен обов'язково створюватись відділ чи підрозділ, який би займався даними питаннями.

Інформацію про регулювання діяльності фірми владними структурами держави можна поділити на такі види:

1) Система оподаткування (види податків, норми податків, податкові пільги, порядок і термін стягнення податків);

2) Система обов'язкових платежів (види і норми платежів, порядок і термін нарахування, порядок контролю за платниками);

3) Система ціноутворення (види товарів з фіксованими (регульованими) цінами, механізм регулювання);

4) Система держзамовлень і держінвестицій (механізм держзамовлень і надання держінвестицій, умови, пільги);

5) Система регулювання зовнішньоекономічної діяльності (механізм регулювання, пільги, обмеження, порядок ліцензування експортно-імпортних операцій і товарів, митне регулювання);

6) Система антимонопольного регулювання (механізм регулювання, види відповідальності за порушення);

7) Система регулювання оплати праці (генеральні і галузеві угоди, порядок встановлення мінімальної і максимальної заробітної плати);

8) Система захисту прав виробників (права найманих працівників, умови розширення їх прав, відповідальність власника і т.д.);

9) Система захисту прав споживачів (механізм сертифікації продукції, перелік і порядок обмежень щодо випуску і реалізації деяких товарів);

10) Система захисту оточуючого середовища (екологічні нормативи, механізм контролю за їх додержанням, відповідальність виробника);

11) Інші види регулювання (механізм регулювання кредитної політики і контролю за діяльністю комерційних банків, порядок організації та реєстрації фірм і т.д.).

Інформація про стан фірми найдоступніша підприємцю, оскільки формується за його участю. Є певні відмінності у обсязі, складі та джерелах отримання такої інформації для фірми, яка вже діє, і яка тільки створюється. У першому випадку можна створити певний інформаційний масив на підставі звітної і планової інформації (річні, квартальні, місячні звіти фірми, бухгалтерські звіти, прогнози розвитку фірми і т.д.). У другому випадку частина інформації відпадає (наприклад, можуть бути відсутні виробничі потужності, а отже відповідні економічні характеристики), а частина має неповний характер (наприклад, технічний рівень устаткування, за паспортними даними, високий, але можливість забезпечити високий рівень технології і організації виробництва ще невідома). Велика частина інформації носить теж нормативний характер, але це внутрішньо фірмовий рівень нормативності, тобто наприклад: норми трудомісткості, енергоємності, матеріалоємності продукції, нормативи оборотних коштів, нормативи чисельності та інше.