Автоматизовані робочі місця облікового працівника

3

Автоматизовані робочі місця облікового працівника

Використання обчислювальної техніки породило якісно нові тенденції в побудові структури облікового апарату.

Першою характерною відмінністю є використання автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтера. Під автоматизованим робочим місцем бухгалтера традиційно розуміють професійно орієнтований програмно-апаратний комплекс, який забезпечує вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці. Якщо в побудові структури облікового апарату при безкомп'ютерному способі обробки облікової інформації її базовим елементом є окремий обліковий працівник, то при застосуванні обчислювальної техніки беруть до уваги не лише обов'язки та кваліфікацію облікового працівника, а й характеристику автоматизованого робочого місця бухгалтера (АРМ), на якому він працює. (рис. 2)

3

Рис. 2. Обробка інформації в бухгалтерських АРМ

Створення АРМ бухгалтера ґрунтується на принципах персоніфікації обчислень та самонавчання облікових працівників, на комп'ютеризації основних облікових функцій, на безпаперовій технології ведення бухгалтерського обліку, на раціональному поєднанні розподіленої, децентралізованої і централізованої систем обробки облікової інформації.

АРМ класифікують за такими основними ознаками:

1) За функціональною спрямованістю:

- АРМ технічного і допоміжного персоналу,

- АРМ спеціаліста,

- АРМ керівника.

2) За рівнем використання персональних комп'ютерів:

- АРМ нижчого рівня,

- АРМ середнього рівня,

- АРМ вищого рівня.

3) За формою організації праці працівників на персональних комп'ютерах:

- індивідуальні,

- колективні.

Класифікацію АРМ за рівнем управління можна деталізувати:

АРМ вищих керівників (включаючи головного бухгалтера), а також керівників середнього та нижнього рівнів управління;

АРМ спеціалістів (АРМ бухгалтера та економіста; нормувальника, диспетчера, інженера, технолога тощо);

АРМ технічних виконавців (комірника, секретаря, касира, продавця, оператора та ін.).

Специфічним є те, що АРМ бухгалтера потребує створення технології, яка передбачає участь широкого кола працівників підприємства -- бухгалтерів, операторів, секретарів, комірників, керівників та інших спеціалістів в обробці облікової інформації -у введенні даних, формуванні первинних документів, візуальному контролі за вхідними даними, складанні форм вихідних документів, що здійснюється на робочому місці за допомогою персонального комп'ютера.

При застосуванні АРМ функції бухгалтерів змінюються так:

• основним обов'язком бухгалтера, відповідального за ведення обліку на конкретній ділянці, є обробка локальної інформації на відносно невеликій інформаційній базі;

• інформація надходить або у вигляді заповнених первинних документів з регламентованою структурою, або первинний документ заповнюється і оформлюється на комп'ютері безпосередньо бухгалтером;

• обробка документів полягає у відображенні інформації з документів в облікових регістрах шляхом введення їхніх реквізитів та формування проводок;

• обробка облікової інформації суворо регламентується як інструктивними матеріалами, так і технологією роботи з нею в системі.

АРМ бухгалтера - система, яка є сукупністю взаємопов'язаних елементів. Для АРМ, як системи, характерні певні властивості і певна структура. Під структурою розуміють сукупність елементів системи і зв'язків між ними, які відображають їх взаємодію.

Наявність тієї чи іншої структури системи впливає на її властивості, а також на виявлення в часі функцій системи. Структура АРМ повинна автоматизувати функції бухгалтера при заданих критеріях якості управління. Для оцінки складу окремих частин системи, тобто підсистем і відносин між ними, визначають основні її частини: функціональну та забезпечуючу.

Функціональна частина АРМ є складовим компонентом його структури, яка визначає основні функції обліковця, а також процес функціонування АРМ у часі, як процес взаємодії елементів, що забезпечують безперебійну роботу бухгалтера.

В основу функціонального забезпечення покладено вимоги користувачів до АРМ і функціональну специфікацію АРМ, яка містить опис компонентів автоматизованих функцій користувача, таких як вхідна і вихідна інформація, засоби і методи підвищення достовірності та якості інформації застосовуваних носіїв інформації, технічних засобів, необхідних для реалізації функцій, інтерфейсів.

Водночас функціональна частина АРМ не може функціонувати без забезпечуючої частини.

Забезпечуючи частина АРМ - це сукупність технічного та інформаційного забезпечення.

Технічне забезпечення АРМ - це комплекс технічних засобів, побудований на основі персонального комп'ютера.

Інформаційне забезпечення АРМ - це сукупність засобів і методів побудови інформаційної бази, що поділяється на поза машинне та внутрішньо машинне.

Зовнішнє інформаційне забезпечення включає систему класифікації та кодування інформації; нормативно-довідкову інформацію; оперативну документацію; систему організації ведення, зберігання, внесення змін у нормативну документацію.

Внутрішнє інформаційне забезпечення АРМ будується на основі системи управління базами даних типу dВАSЕ, МS Ассеss, FOXPRO і містить комплекс програм організації та ведення баз даних, масиви даних на гнучких магнітних дисках.

Удосконалення структурної побудови бухгалтерії пов'язане із змінами в засобах побудови АРМ. Сучасні програмні продукти, такі як „1С: Бухгалтерия”, дозволяють будувати структуру бухгалтерії на основі віртуальних АРМ. Віртуальне АРМ - це реалізація правил ведення обліку за допомогу функцій програми і прав доступу користувача до бази даних. Те й інше налагоджується в робочому порядку без програмування. Для зміни технології обліку необхідно перебудувати віртуальні АРМ, яких стосується ця зміна або створити нові. Віртуальні АРМ не потребують додаткового апаратного забезпечення, внаслідок чого витрати від зміни інформаційної технології зводяться до мінімуму. Набір необхідних працівнику програмних функцій, реалізованих у віртуальних АРМ, може змінюватися. Наприклад, коли спеціаліст з обліку виробничих запасів тимчасово заміщує касира, його АРМ одразу ж перебудовується для виконання додаткових функцій. Бухгалтер отримує доступ до всіх кореспонденцій по рахунку 30 „Каса”, касових звітів разом з усіма рахунками і операціями з обліку матеріалів. При такій організації праці не потрібно одночасно використовувати декілька різних технічних складових АРМ.