Документационное обеспечение юридической деятельности

Конституция называет виды актов, принимаемых Советом Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Президентом и Правительством РФ:

- Совет Федерации и Государственная Дума принимают постановления, а вопросы внутреннего распорядка своей деятельности отражают в регламенте;

- Президент Российской Федерации издает указы и распоряжения;

- Правительство Российской Федерации издает постановления и распоряжения.

Гражданский кодекс в свою очередь устанавливает виды и разновидности документов гражданских правоотношений. Например, ст. 47, касающаяся актов гражданского состояния, перечисляет разновидности актов (свидетельств): рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти и порядок их регистрации, указывает порядок исправления и изменения записи актов.

Для юридических лиц установлены следующие виды учредительных документов: устав, учредительный договор, "юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида" и определен порядок придания им юридической силы. "Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем." В ГК РФ указывается и содержание текста (состав информации) учредительных документов: "В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица".

Так же в ГК РФ закреплено определение понятия "ценная бумага" (ст. 142), которая также является одним из видов документов, обозначены виды ценных бумаг: "государственная облигация, облигация, вексель, чек, депозитный и сберегательный сертификаты, банковская сберегательная книжка на предъявителя, коносамент, акция, приватизационные ценные бумаги и другие документы, которые законами о ценных бумагах или в установленном ими порядке отнесены к числу ценных бумаг". Однако, требования к ценным бумагам «определяются законом или в установленном им порядке».

В ГК РФ установлено определение доверенности, указывает разновидности этого документа и требования к порядку удостоверения. Так, "доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена... Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации".

Главы 27 и 28 ГК РФ посвящены договору и его разновидностям. Дается определение понятия "договор", указываются требования соблюдения законов при оформлении этого вида документа (ст. 422 так и названа - "Договор и закон"), указаны порядок вступления договора в силу и его форма. Статья 432 "Основные положения о заключении договора" указывает, что "договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной".

Трудовой кодекс РФ, и его 3 раздел посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны детально: дано его определение, содержание (вся обязательная информация), форма, срок действия документа, порядок заключения, внесения изменений, а также отражены основные положения о трудовых книжках.

Трудовой кодекс перечисляет виды документов, представляемые при заключении трудового договора (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки), и виды документов, создаваемых службой кадров при оформлении трудовых взаимоотношений (трудовой договор, приказ).

Отдельная глава Трудового кодекса (гл. 14) посвящена вопросу защиты персональных данных работника. Здесь содержатся определения терминов "персональные данные" и "обработка персональных данных", общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных. Более детально вопросы защиты персональных данных раскрыты в новом Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

5.1 Виды текстов и общая характеристика структуры текста правового акта

Тексты правовых актов различных видов имеют особенности с точки зрения их юридического статуса (например, одни являются официальными текстами, другие - неофициальными), состава обязательных реквизитов, требований к оформлению и других свойств. Из всего многообразия текстов правового акта можно выделить, по меньшей мере, следующие их виды:

1) подлинник правового акта (подлинный текст правового акта); первичный экземпляр текста правового акта, скрепленный собственноручно подписью (подписями) уполномоченного лица (лиц). Подлинник правового акта имеет наиболее полный набор обязательных реквизитов акта. Изображение герба (субъекта Российской Федерации) обязательно только на подлиннике правового акта, равно как и подлинная подпись соответствующего уполномоченного лица.

2) официально опубликованный текст правового акта; текст правового акта, опубликованный в источниках официального опубликования, установленных для правового акта данного вида. Официально опубликованные тексты имеют важнейшее значение в правотворчестве и правореализационной практике, поскольку именно они в качестве достоверных текстов правового акта должны применяться судами, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, иными организациями и лицами.

3) заверенная копия правового акта; - это текст правового акта, официально заверенный в установленном порядке. Заверенную копию правового акта следует считать официальным текстом нормативного правового акта. Она обладает высокой степенью достоверности, практически сопоставимой с подлинником и официально опубликованным текстом правового акта. Заверенные копии правовых актов рассылаются в служебном порядке и используются в основном в работе органов государственной власти и их подразделений. Обычно именно заверенная копия правового акта направляется для официального опубликования. Официальное заверение копий правовых актов на федеральном и региональном уровнях обычно осуществляется путем проставления на копиях правового акта, совпадающих с текстом его подлинника, печати органа, издавшего правовой акт (либо печати соответствующего подразделения, чаще всего протокольного).

4) неофициально опубликованный текст правового акта; - это текст правового акта, опубликованный в изданиях, не отнесенных к источникам официального опубликования правовых актов данного вида. Неофициально опубликованные тексты правовых актов не обладают достоверностью официальных текстов, но на практике имеют широкое применение. Это объясняется нехваткой официальных текстов и удобством использования неофициально опубликованных текстов.

5) незаверенная копия правового акта; - это неопубликованная копия текста правового акта, не заверенная в установленном порядке. В качестве незаверенных копий правового акта чаще всего выступают ксерокопии заверенных копий официально опубликованных текстов, а иногда и подлинников правовых актов. Такого рода копии широко распространены в работе подразделений органов государственной власти.

6) текст правового акта на машинном носителе (электронный текст). - это текст правового акта, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной (компьютером).

5.2 Недействительность документов. Юридические «ловушки» в документах. Коллизии

- Ничтожными признаются акты в силу прямого указания закона (ст.168 ГК РФ)

- Оспоримыми считаются акты, которые в момент принятия были действительными, но существуют основания, позволяющие признать акты незаконными (ст.174-180 ГК РФ). Оспаривание осуществляется в официальном порядке и заключается в поиске доказательств, позволяющих признать акт незаконным.

Способы оспаривания:

- Опротестование - принесение протеста на акты органов управления прокурорами;

- Обжалование - реализация прав граждан обжаловать в суд акт, нарушающих их права и свободы.

Последствия оспаривания документов:

- Приостановление действия документа полностью или частично (утрата документом юридической силы)

- Отмена акта нижестоящего органа вышестоящим;

- Аннулирование правоустанавливающих документов.

Типичные юридические ловушки:

- Принятие документа органом (долж. лицом) за рамками своей компетенции

- Несоблюдение требований, предъявляемых к содержанию, форме документа, ненадлежащее оформление документа

- Логические ловушки: взаимоисключающие или противоречивые положения

- Пробелы в правовом регулировании

- Коллизии, фактографические ошибки (отсылка к несуществующим актам)

- Расширительное (ограничительное) толкование там, где это недопустимо

- Подмена понятий; опечатки, описки, ошибки

Юридические коллизии

- Противоречие между существующими правовыми актами (Баглай); Противоречие между существующим правовым порядком и намерениями и действиями по его изменению (Тихомиров).

- Неправомерность издания НПА, неадекватность оценки их соотношения между собой и с Конституцией

- Произвольное соотношение прав, обязанностей и ответственности участников спора; субъективная оценка достоверности юридических документов

- Неправомерные юридические действия (бездействия), неправомерные юридические факты

- Препятствия к реализации полномочий субъекта, вмешательство в компетенцию

- Неисполнение решений

- Противоречие между нормами внутригосударственного права и международного права

Способы разрешения коллизий

- Судебное разбирательство

- Претензионный порядок

- Согласительные процедуры

- Третейский суд

- Наиболее адекватной формой разрешения коллизий является предварительное включение в текст документа положений о порядке рассмотрения споров, ответственности за неисполнение.

Тема 6. Организация делопроизводства. Документооборот

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре -- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения, -- экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные технические средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

6.1 Понятие " документооборот " и его развитие

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения " уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия " документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".

6.2 Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов ( например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

6.2 Учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

6.3 Общие правила регистрации документов

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения . Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Тема 7. Формирование и текущее хранение дел. Порядок передачи дел в архив

7.1 Формирование и оформление дел

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются: "Основные правила работы ведомственных архивов", "Государственная система документационного обеспечения управления", "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительно власти".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел.

Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:

- наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено) указывается непосредственная подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре (Например Дело № 06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре);

- заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);

- срок хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел;

- запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;

- документы постоянного и временного хранения группировать отдельно;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

- группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела.

- группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения ( Например: документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.);

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением " т.1, т.2 " и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела.

Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело.

Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию

7.2 Организация оперативного хранения дел

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист- заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Размещено на Allbest.ru