Культура делового письма

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

культура язык деловой письмо

С древнейших времен человек ведет переписку с другими людьми. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи и в наши дни.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Актуальность темы исследования определена все возрастающей ролью служебного делового письма в современном мире. Сегодня служебное деловое письмо - один из самых распространенных видов служебных документов. Письма служат средством внешних коммуникативных связей со сторонними организациями и предприятиями.

Удачно составленное деловое письмо и строгое соблюдение существующих правил документирования открывают путь к успешному решению производственных и иных задач компании, организации.

В современных условиях информатизации общества служебное деловое письмо видоизменяется и может использоваться как в традиционном виде, так и в электронном. Кроме того, начавшийся процесс информатизации и широкого использования сетевых компьютерных технологий оказали существенное влияние на форму, средства передачи служебной деловой переписки.

Цель данного реферата - изучить структуру и культуру современного делового письма.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить историю происхождения делового письма

- рассмотреть виды делового письма;

- изучение культуры делового письма;

- проанализировать требования к стилю изложения делового письма.

Объектом исследования является деловое письмо.

Предметом исследования является изучение требований, предъявляемых к культуре делового письма.

1. Теоретические основы делового письма

1.1 История делового письма

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма. Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».

Предшественниками «письмовников» были «формулярники». Они были известны на Западе уже в 7 в., а в России - с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) - описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников - «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

Письмо появилось на сравнительно поздней ступени развития человечества.

Появление письма было вызвано практической потребностью расширения связей между людьми при их общении на больших расстояниях и необходимостью хранения и передачи знаний будущим поколениям. Письмо прошло длинный путь развития, который охватывает период в несколько тысяч лет. Представляя собой дополнительно к звуковому языку средство общения людей, возникающее на базе языка и служащее для передачи речи на большое расстояние и закрепления ее во времени при помощи начертательных знаков или изображений [2].

1.2 Деловое письмо. Виды деловых писем

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами. Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма - приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т. п.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров.

К ним относятся следующие деловые письма:

оферта (письмо-предложение) - заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) - используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений.

К ним относятся:

- благодарственное письмо - содержит выражение благодарности;

- гарантийное письмо - содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

- информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые могут заинтересовать адресата;

- письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении -договоренностей, обязательств и мер, которые будут приняты в случае их невыполнения;

- письмо-подтверждение - содержит подтверждение получения, какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т. п. ;

- письмо-поздравление - содержит поздравление по какому-то поводу;

- письмо-приглашение - содержит приглашение на какое-то мероприятие;

- письмо-просьба - содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т. п. ;

- письмо-соболезнование - содержит сочувствие по какому-то поводу;

- сопроводительное письмо - составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма - письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

- Одноаспектные - рассматривают один вопрос.

- Многоаспектные - затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

- Регламентированные - составляются по определенному установленному образцу.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные - отправленные с помощью почты в конверте.

- Электронные - отправленные в электронном виде на e-mail.

- Факсовые - отправленные по факсу [6].

2. Культура делового письма

2. 1 Этикет делового письма

Культура деловой переписки - это и оформление письма, и грамотность текста, и корректность употребления слов и выражений. Поэтому лучше всего, сначала использовать черновик, чтобы потом проверить себя и исключить неприятные недоразумения.

Этикет написания писем:

1. Необходимо отвечать на все полученные письма.

2. Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.

3. Если Вам нечего написать адресанту в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.

4. Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.

5. Если Вы набрали письмо на компьютере, следует добавить подпись или финальную строчку своим почерком.

6. Напечатанная подпись свидетельствует о невоспитанности человека. Ни в коем случае так не делайте!

7. Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.

8. Писать письмо надо тогда, когда Вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.

9. Писать анонимные письма неприлично.

10. Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.

11. Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.

12. Читать чужие письма без разрешения адресата или адресанта неприемлемо.

13. Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не Вам адресовано.

Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль <#"justify">·подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

-·адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

- устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

-·тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;

-·лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

- исключительно нейтральный тон изложения;

-·точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;

-·лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.

Исходя из специфики стиля, при подготовке содержания письма рекомендуется:

-·излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

-·применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

-·употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Следует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п. ;

- излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление, как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...»;

-·не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

-·не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

В том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам.

2.2 Общепринятые правила составления деловых писем

Основой делового письма является текст, который должен четко и убедительно отражать причину и цель его написания, раскрывать содержание конкретного дела, содержать доказательства, выводы.

Текст делится на взаимообусловленные логические элементы: вступление, основную часть (доказательство), окончание. Во введении указывается причина написания письма, в основной части излагается суть вопроса, приводятся доказательства, объяснения, рассуждения. В окончании делают выводы, указывают цель написания письма (приложение 1).

Правильно оформленное, недвусмысленное по содержанию, безупречное с точки зрения структуры, грамотно написанное письмо должно быть залогом успеха дела.

Оформление письма. Деловые письма печатают на компьютере, пишущей машинке или пишут на чистом бланке только с одной стороны Конечно, на бланке печатают только первую страницу письма, а последующие - на чистых листах. Для удобства с обеих сторон оставляют поля: левое - не менее 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 16-19 мм.

В левом верхнем углу исходящего письма (т. е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже - фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона.

Нумерация страниц. В письмах, оформленных на двух и более листах, нумерацию начинают со второй страницы, проставляя посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края.

Рубрики. Есть расчленение текста на составные части, графическое их отделения, является внешним отражением композиционного строения листа Простейшая рубрикация в письмах - деление текста на абзацы

Абзац. Отступ от левого поля в начале первой строки каждой части листа, а также фрагмент текста между двумя такими отступлениями, указывающий на переход от одной мысли к другой Абзац в письмах имеет состав дать минимально три интервала от поля.

Типичный абзац имеет три части:

- зачин, в котором формулируется тема абзаца, то есть сообщается, о чем пойдет речь;

- фраза - излагается главная информация абзаца;

- комментарии - суммируется то, о чем говорилось в абзаце

Основой служебного письма является текст, который должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть конкретного дела, содержать убедительные доказательства, аргументы.

Деловые письма пишут или печатают на бланке. Бланком документа считается стандартная бумага с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Правила расположения реквизитов документов регулируются государственным стандартом ДСТУ 41633-2003 "Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов", которые вступили в силу с сентября 2003 года.

К основным реквизитам деловых писем относятся:

эмблема организации или товарный знак, логотип, название организации;

справочная информация об организации (почтовый индекс, почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес - e-mail, интернет-страница, реквизиты банковского счета организации);

внутренний адрес;

корреспондентские отметки (регистрационный номер документа, дата, место оформления);

заголовок к тексту;

текст документа;

подпись должностного лица, печать;

отметки о наличии приложений и копий и т. д

2.3 Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок, которые можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

- Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

- Синтаксические ошибки.

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.

- Морфологические ошибки.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

- Лексические ошибки.

Неправильное использование слов и терминов.

Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

-Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

- Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т. д. ). основная причина возникновения технических помех - небрежность при составлении делового письма

Заключение

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфической чертой данного стиля является подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности. Такой вывод делает выдающийся специалист по менеджменту Ли Якокка: «Спустя годы, когда мои дети спрашивали, чему учиться, мой неизменный совет сводился к тому, что им необходимо получить хорошее образование в области гуманитарных наук...

Главное - это заложить прочные основы знаний в области литературы, хорошо овладеть устной и письменной речью»

Примеры деловых писем

Директору ЖЭУ 28

Иванову И.И.

Евстратенко Евгении Юрьевны,

проживающей по адресу:

Луганская обл, г. Свердловск,

ул. Гагарина37, 147

Претензия

Дом № 37 по улице Гагарина сдан в эксплуатацию и обслуживается Управляющей компанией «ЖЭУ 28». Сообщаю вам, что в подъезде № 2 не работает лифт.

В соответствии со ст. 36 Жилищного кодекса лифтовое оборудование входит в состав общего имущества собственников дома. Однако на сегодняшний день собственники подъезда № 2 не имеют возможности реализовать свое право на пользование общедомовым имуществом. Наши жилищные права, и права потребителей нарушены.

В связи с вышеизложенным прошу:

Произвести перерасчет платы по статье «содержание и текущий ремонт жилья» в части оказания услуг по обслуживанию лифтового оборудования с 17. 11. 2017 до момента устранения неполадок.

Подключить лифтовое оборудование в подъезде № 2 дома по адресу: Гагарина 37. Устранить препятствия в пользовании собственниками дома лифтом.

В случае невозможности удовлетворить мои требования прошу направить в мой адрес письменный мотивированный ответ в течение 10 дней (в соотв. со ст. 31 Закона о защите прав потребителей).

Так же довожу до вашего сведения, что в случае невозможности удовлетворения моих требований буду вынужден обратиться в надзорные контролирующие органы: Государственную жилищную инспекцию, Прокуратуру, Роспотребнадзор.

Список источников и литературы

1. Веселов, П. В. Современное деловое письмо в промышленности / П. В. Веселов. - М.: Изд-во стандартов, 1990. - 160 с.

2. Википедия: Деловые письма.

3. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи / Введенская Л. А. , Павлова Л. Г. , Кашаева Е. Ю. - М.: Высш. шк. , 2007. - 259 с.

4. Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. - М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 2005. - 176 с.

5. Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. - М.: Аудит: ЮНИТИ, 2004. - 231 с.

6. Басаков М. И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6. 30-2003)/М. И. Басаков. - М.: "Феникс", 2004

7. Правила хорошего тона: Этикет письма

8. Рахманин, Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л. В. Рахманин. - М.: Высш. шк. , 1982. - 259 с.

9. Загорская, А. П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А. П. Загорская, П. Ф. Петроченко, Н. П. Петроченко. - М.: Моск. рабочий, 1992. - 247 с.

10. Веселов, П. В. Современное деловое письмо в промышленности / П. В. Веселов. - М.: Изд-во стандартов, 1990. - 160 с.

Размещено на Allbest.ru