Особенности написания делового письма на немецком языке

-далее производится отбор языковых средств и их организация, т.е. языковое оформление содержания;

- в результате появляется речевое произведение (текст, как принято называть подобный анализируемый материал в лингвистике).

В официально-деловой речи исследователи констатируют «резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств». Ограниченность используемых лексико-грамматических форм компенсируется, во-первых, высокой степенью повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках документов, во-вторых, многообразием лексических реализаций используемых форм.

Языковые, или стилистические (специфические лексико- грамматические средства официально-делового стиля), особенности официально-деловых письменных деловых писем в немецком языке предопределены экстралингвистическими факторами. Комплекс лексических, морфологических и синтаксических средств, используемых в документах, связан с действием стилевых черт. Стилевые черты находятся в промежуточном отношении от экстралингвистических факторов - к языковым средствам.

Основные стилевыми чертами являются: предписывающий характер речи, объективность, точность, не допускающая инотолкований, неличный характер изложения, стандартизованность.

Итак, речевая ситуация - это ситуация, в которой осуществляется речевое взаимодействие между коммуникантами. Особенности официально- делового общения предопределены действием экстралингвистических факторов. Под термином «экстралингвистические (внелингвистические) факторы» понимают совокупность явлений внеязыковой действительности, в которых протекает речевое общение и под влиянием которых происходит отбор и организация языковых средств.

Для выявления особенностей официально-деловой речи наиболее значимыми являются такие экстралингвистические факторы, как сфера общения, форма общественного сознания, функция, цель общения, тип содержания, статусы адресата и адресанта, субъектно-адресатные отношения [23].

Официально-деловая речь формируется в правовой сфере, соотносимой с законодательной, правовой, административной, коммерческой видами деятельности. Со сферой общения неразрывно связана форма общественного сознания. Формой общественного сознания в официально-деловом общении является право. Центральное понятие права - это правовая норма, зафиксированная в виде закона и регламентирующая социально-ролевое взаимодействие людей. Формирование и формулирование правовой нормы - это привилегия государства.

Официально-деловой речи присущи следующие функции: функция волеизъявления (приказ, постановление, распоряжение), функция фиксации правовых отношений (договор, контракт) и функция передачи информации (отчеты, справки, информационные письма).

В официально-деловой речи отражаются предписания государства, органа, уполномоченного лица, констатирует статус, состояния кого-либо или чего-либо, положение дел в определенной сфере делового общения. Предписание и констатация - это основные цели официально-делового общения.

Типовым содержанием речи в немецкой официально-деловой сфере являются нормы, устанавливающие отношения в обществе и государстве.

Коммуникантами официально-деловой сферы являются субъекты правоотношений. Специфика официально-делового общения заключается в том, что коммуниканты в деловой сфере не создается каждый раз заново, они определяются как соответствующие определенному сложившемуся и закрепленному в правой сфере типу субъекта правоотношений. Коммуниканты в официальной сфере общения характеризуются строгой параметризованностью. Основными субъектами правоотношений являются:

Особенностью государства как участника официально-делового взаимодействия является его многоликость, которая предопределена выполняемыми им общими и частными функциями. Основными функциями государства являются осуществление внешней и внутренней политики. Исходя из функций, выделяются, во-первых, государство как субъект международных отношений, во-вторых, государство как система государственных органов, в-третьих, в Германии государство как система субъектов федерации [25].

Итак, государство как целостный субъект (адресант или адресат) выступает на дипломатическом уровне. Модель государства складывается из таких его характеристик, как форма правления, тип политического режима, вид территориально-политической организации. Важнейшей функцией государства является осуществление внешней политики и защита государства и его граждан за границей посредством установления взаимоотношений с другими государствами. Юридические лица дифференцируются по специфике их объединения. Юридическим лицом является, как правило, коллективное образование, представленное в таких формах, как учреждение, предприятие, организация. Образ юридического лица создается на основе таких характеристик, как отрасль хозяйства, форма собственности, функции и т.д., которые отражены в организационных документах предприятия, учреждения, организации (например, в уставах, положениях). Каждое юридическое лицо представляет собой иерархически организованную систему, в которой основными субъектами общения являются работодатель и работники.



2. СОВРЕМЕННЫЙ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ НЕМЕЦКОГО ЯЗЫКА

2.1 Требование к бланку и формуляру письма

В Германии существует ограниченное число формул обращения, но они разнообразны по стилю: от формального до фамильярного. Общеизвестны обращения с указанием фамилии, с указанием звания, с указанием имени и фамилии. При неформальных отношениях и личном знакомстве допустимы разговорные формулы: Lieber Herr X, Hallo,...

В абсолютном большинстве писем при прощании употребляется формула mit freundlichen Grьssen, допустимы другие формулы: mit freundlichem Grьss; Hochachtungsvoll; mit den besten Grьssen; mit freund- licher Empfehlung; Viele Grьsse. Формула mit vorzuglicher Hochachtung употребляется исключительно в письмах, адресуемых в государственные инстанции. Более разнообразны и прагматически богаче формулы прощания, употребляемые в письмах хорошо знакомых партнеров. Формулы прощания могут содержать одновременно благодарность, пожелания и надежду на продолжение контакта.

Правила поведения в сети Интернет регламентируются «Сетикетом» (Netiquette). В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, вице-президент по рекламе и публикациям IBM, разъясняет: «Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важно: по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес- сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами» [19].

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Рассмотрим и охарактеризуем основные виды писем деловой переписки:

Письма-сообщения (Mitteilungsbriefe) - одна из самых распространенных форм делового письма: передается конкретная информация, которая во многих случаях закладывает основу контактов и переписки. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слов

«Ich teile Ihnen mit...» или контекстуальных синонимов этого глагола (ich sende, ich ubersende):

Wir bitten Sie, diese Nummer bei Ihrer Zahlung anzugeben.

Письма-запросы (Anfrageschreiben) в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по деловой переписке. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу:

Welche Mцglichkeiten haben Sie hier? Frag doch bitte noch einmal nach.

В конце текста можно выразить адресату свои пожелания относительно сроков предоставления интересующей информации:

Ich bitte um Meinung bzw. Stellungnahme v. allen bis Montag 16.12.13 (einschliefilich).

Письма-подтверждения (Bestatigungsschreiben) подтверждают какой- либо факт, например, получение письма. Почти всегда письма- подтверждения содержат такие клише, как Hiermit mцchten wir bestatigen....

Hiermit mцchten wir bestatigen, dass die Rechnung Nr. ... gem. Vertrag Nr. ... v ... erstellt wurde.

Письма-рекламации (претензионные письма) (Reklamationsbriefe) - предназначены для выражения письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.

Die Reklamation fur den zweiten Sensor... von Smartec (Rek-Nr. ...) werde ich stornieren, weil... .

Письмо-рекламация содержит четкие указания относительно того, какие именно действия ожидаются от адресата:

Anbei die Reklamation von dem Kunden... Bitte uberprьfen und GS er- stellen.

Письма-предложения (оферты) (Angebotsschreiben) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты - чрезвычайная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой сделки:

Bestellen Sie die ... zum Einfuhrungspreis von ... am besten gleich mit Ihrem nдchsten Lagerauftrag und...

Информационное письмо (Informationsbriefe) призвано проинформировать адресата о стремлении автора письма развивать деловые и личные контакты, а также о различных изменениях в деятельности компании:

Hiermit mцchten wir Sie davon in Kenntnis setzen, dass....

Характерной чертой электронных деловых писем является высокая степень терминологичности, в основном, это термины технического характера. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Термины встречаются как общеупотребительные, так и специальные, ориентированные в основном на технические обозначения.

- общеупотребительные

Lieferbedingungen, Transportversicherung, Kunde, Partner, Mahnung, Reklamation, Verkaufsprogramm, Export, Konto, Zahlung, Preisliste, Rech- nung, Versandpapiere, Frachtkosten usw.

- специальные

Kolbenringe - поршневые кольца, Lagerschale - вкладыш подшипника, Lagerring - кольцо подшипника, Schallddmpfer - глушитель.

В языке деловых писем часто используется большое количество аббревиатур и сокращений разного вида.

- буквенные GS - Gutschrift, KW- Kalenderwoche, v - von, AB - Auf- tragsbestdtigung, LT- Liefertermin

- усечение Rekl. - Reklamation, Prof. - Proforma, Einschl. - ein- schliefilich, gem. - gemafi

- рамочные конструкции Rue - Rьckstande, ca. - circa, Rg. - Rechnung

- сокращение словосочетаний i. A - im Auftrag, MfG - mit freundli- chen Grьssen

Употребительно также слово «Anbei», которое, как указывает словарь Duden, используется в деловом языке и означает «als Anlage [schik- ken wir Ihnen] die gewьnschten Unterlagen».

Необходимо также отметить высокую частотность употребления англицизмов в электронных деловых письмах, что объясняется ориентированностью фирмы на международные деловые связи:

Flyer, box, sorry, E-Mail, backorder, manager, company, aftermarket sales, best regards, OK, as soon as possible

К грамматическим особенностям электронного делового письма относят, прежде всего, употребление безглагольных предложений:

Anbei der Zahlungsbeleg.

Пассивные конструкции преобладают над активными и представлены разными временными формами:

Es werden folgende Mengenrabatte pro Auftrag und Sendung gewдhrt Hier sind alle Artikel auf Lager und kцnnen.. geliefert werden

Sobald die Zahlung auf unserem Konto eingegangen ist, werden wir die Wдre zum Packen einplanen

Die Reklamation fur ... werde ich stornieren, weil von ...nur 1 Sensor zurьckgebracht worden ist

В пассиве употребляется и глагол beginnen, который, в соответствии с немецкими грамматиками, в пассиве встречается редко:

Bevor damit begonnen wird, sollte geprьft werden..

В электронных деловых письмах для выражения вежливости в общении и уважения к партнеру может быть использован дипломатический конъюнктив:

Sollten Sie diesbezuglich weitere Fragen haben,..

Wir wurden unsfreuen, wenn wir... davon uberzeugen konnten...

Другой важной особенностью электронных деловых писем является употребление превосходной степени прилагательного без определенного артикля:

Bestellen Sie die ... zum Einfьhrungspreis von ... am besten gleich mit Ihrem nдchsten Lagerauftrag und erleben Sie beste Produkteigenschдften fur hцchste Kundenzufriedenheit.

Стилистика каждого делового письма индивидуальна, так как обусловлена многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств, в нем много речевых клише. При дружественных отношениях встречаются документы, написанные эмоционально, не исключен вынос за рамку:

Hallo zusammen

Falls Sie diesen zustimmen, bitte mit o.k. kennzeichnen, ansonsten Ande- rungsvorschlag eintragen in der Spalte Kommentдre

На стилистическом уровне не исключено смешение стилей. Наряду с преобладающим официально-деловым стилем в деловых письмах можно встретить разговорные элементы.

Ведущей прагматической функцией официально-делового стиля (ОДС) является функция императивности, разновидностью которой являются директивная и директивно-нормативная функции, которые различаются степенью категоричности.

Средства реализации императивности и рекомендательности следующие:

- модальные глаголы: «Der Titel soll erkennen lassen, aus welchem technischen Gebiet die Erfindung liegt...» (Заглавие позволяет установить...),

«Es mьssen vielmehr die zum Stand der Technik gehцrenden Mittel genannt werden» (Следует назвать...);

- глаголы приказания: befehlen, fordern;

- глаголы побуждения: anordnen, veranlassen,verordnen, verlangen;

- глаголы в императиве;

- безличные конструкции типа: es ist zulassig, unzulassig, erforderlich...;

- временные формы глагола: настоящее предписания (или долженствования); формы будущего времени (приобретают в контексте различные модальные оттенки долженствования; предписания; возможности, близкой к необходимости); будущее условное (ирреальное), употребляющееся в сложноподчиненных предложениях с придаточным условия; прошедшее время подчеркнутой констатации (в постановлениях, договорах); прошедшее условное (или ирреальное) в характерных для деловой речи условных предложениях;

- сослагательное наклонение используется для выражения сомнения, предположения, неуверенности, осторожного предложения, смягчения значения долженствования, для выражения формы вежливости и пожелания;

- сослагательное наклонение в косвенной речи как средство реализации аргументированности в дипломатическом общении, особенно в текстах памятных записок и меморандумов.

Прагматическая функция долженствования выражается в немецком языке широким использованием инфинитивных конструкций с глаголами haben, sein +zu+Infinitiv. Эти конструкции усиливают категоричность функционального содержания, особенно в директивных текстах. Например: Die Hochschulen haben die stдndige Aufgabe, im Zusammenwirken mit den zustandigen staatlichen Stellen Inhalte und Formen des Studiums im Hinblick auf die Entwicklung in Wissenschaft und Kunst, die Bedьrfnisse der beruflichen Praxis und die notwendigen Veranderungen in der Berufswelt zu ьberprufen und weiter zu entwickeln (Aus «Studienreform»).

Императивность выражается неопределенной формой глагола (чаще это происходит в текстах всевозможных рецептов, способов употребления, руководств для пользователей). Например: Auf 4 Liter lauwarmes Wasser - 1 gehдufter Esslцffel Fay. Kraftig Schaum schlagen, Farbechtheit prьfen! Rasch waschen, kalt und eventuel mit Essigzusatz spьlen... Vor dem Trцcknen auf die richtige Form bringen.

К лексическим средствам оформления ОДС относятся следующие [19]:

- функционально-окрашеннаялексика, стилистически окрашенный характер которой обусловлен сущностным содержанием текста, т.е. содержанием, определяемым сферой функционирования, в данном случае официально-деловой. Например, в сфере юриспруденции Urteil fallen, Aussage, Zeuge, das Wort entziehen, der Gerichtshof;

- термины и терминологизированные словосочетания: ausfertigen, verantwortungsbewusst, geleitet von dem Wunsch;

- устойчивые обороты и клише текстов: in Anerkennung der Tatsache, zur Genehmigung vorlegen (Dokumente, Vertrage, Abanderungen); gleiche Gultigkeit haben, ubertragene Befugnisse, den Eingang des Schreibens bestatigen, fur die Richtigkeit der Anschrift usw.

- собирательные существительные: die Wдhlen, die Fahrer, die Werktatigen или существительные, выражающие совокупное единство: die Streitkrafte, die Waffen;

- отглагольные существительные:

- формы глагола 3-го лица, неопределенно-личное местоимение man, глаголы в форме страдательного залога;

- канцеляризмы;

- канцелярские наречия: zwecks, gemдss, betreffs;

- обращения, начальные и конечные формулы уважения и т.д. такие формулы, выражая официальность, являются одновременно средствами выражения вежливости и соблюдения дистанции между партнерами по коммуникации.

Ср:

- Ich beehre mich, auf Ihre Note vom heutigen Tag Bezug zu nehmen!

Или

- ...Der Botschafter, der ... hat die Ehre, dem Herrn AuBenminister...

mitzuteilen.

Личное письмо - это письмо, адресуемое частному лицу. Освоение навыков письменной речи стало в последнее время особенно актуальным, поскольку увеличивается число не только деловых контактов, но и личных. Личное письмо имеет определенную структуру и должно быть правильно оформлено [28].

1. В левом верхнем углу пишется адрес (Adresse) отправителя в следующем порядке: фамилия и имя, улица, дом, индекс, город (населенный пункт), страна, например: Peter Schmidt Konigsallee 3 -17 83026 Rosenheim Deutschland

Дата пишется справа вверху следующим образом: Berlin, den 20. August 2013. Допускается также написание даты цифрами.

2. Приветствие/обращение (BegruBung, Anrede)

Lieber Johannes, liebe Claudia, liebe Frau Fischer, liebe Familie Puhlman.

Следует обратить внимание на то, что после обращения ставится запятая и основной текст начинается с новой строки с маленькой буквы.

3. Вступление (Einleitungssatz)

Vielen Dank fьr deinen Brief; ich habe mich sehr darьber gefreut; wie geht es dir?; mir geht es (nicht so) gut, da....; es freut mich sehr zu hцren, dass... ; entschuldige, dass ich erst jetzt deinen Brief beantworte, aber ich war in letzter Zeit sehr beschaftigt; ich wollte dir schon lange schreiben, aber leider hatte ich nicht viel Zeit.

4. Основная часть (Hauptteil)

В этой части надо хорошо структурировать текст и на каждый поставленный в полученном ранее письме вопрос, отвечать четко, логично и понятно.

5. Заключительная часть (AbschluBsatz)

Здесь можно логически завершить свое письмо, пожелать удачи.

Ich hoffe bald wieder etwas von dir zu hцren; ich wurde mich freuen, bald wieder von dir zu horen; bitte antworte mir bald!; ich warte auf deine Antwort; melde dich noch mal; bitte grьss deine ganze Familie von mir; ich freue mich sehr darauf, dich wieder zu sehen

6. Прощание (Grьssformel)

Liebe GruBe; viele GruBe; herzliche GruBe: deine/dein....

7. Подпись (Unterschrift).

Электронная переписка в глобальной сети занимает одно из основных мест, в плане обмена информацией. Каждому пользователю Интернет рано или поздно приходиться обратиться к службе электронной почты для отправки сообщения. И таким сообщением является электронное письмо. Электронное письмо - это текстовое или мультимедийное сообщение, отправляемое через электронную почту.

Каждое электронное письмо содержит 2 основных составляющих:

- заголовки сервера, содержащие служебную информацию:

- IP-адреса и хосты отправителя и серверов, через которые прошло письмо, прежде чем попасть в ящик получателя;

- Результаты прохождения проверок истинности отправителя на этих серверах (SPF, DKIM и др.);

-о Время отправления письма и время прохождения через почтовые серверы;

- Идентификаторы предыдущих сообщений (используются для отображения нескольких писем в цепочке);

- Заголовки, добавляемые в некоторых почтовых службах антиспам- системами; оИдентификатор письма;

- Электронные адреса отправителя и получателя;

- Тема письма.

- непосредственно тело письма - в зависимости от настроек может быть в формате обычного текста или содержать HTML и форматирование. Согласно стандарту протокола электронной почты, письмо может содержать только ASCII-символы, поэтому для использования других кодировок, содержимое сообщения должно быть закодировано в MIME. В теле письма может содержаться цитирование письма, на которое пишется ответ.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем - соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно следует начинать предложение с прописной буквы и ставить точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как «непрерывный крик».

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца [19].

Пи написании электронного письма необходимо всегда указывать смысловую тему в графе «Тема», поскольку именно это в первую очередь привлекает того, кто письмо открывает. Плохим тоном считается бессмысленное и пустое название темы, поскольку такие письма могут удаляться адресатом даже без прочтения. Не стоит также слишком длинно расписывать тему. Писать следует кратко, используя несколько ключевых слов.

Суть вопроса следует излагать в начале письма, избегая долгих и бессмысленных вступлений. Если у отправителя существует несколько вопросов, то их лучше размещать в отдельных строках.

Не стоит злоупотреблять знаками «!» и «?». Большое количество смайликов :) также не оставит положительных эмоций у собеседника по переписке.

По правилам Сетикета (Netiquette) на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать на письма, содержащие вложение: надо обязательно подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает [21].

Если на электронное письмо в течение 7 дней нет ответа - это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет. В деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком, что конечно не лучшим образом отразиться на деловой репутации.

И в заключение необходимо отметить, что спокойный и грамотный стиль письма так же важен, как и тон голоса при разговоре. Стиль показывает, каков на самом деле человек, отправивший письмо и стоит ли с ним в дальнейшем продолжать переписку. Чем качественней текст письма, тем больше шансов на позитивный и плодотворный диалог в сети.

Структура электронного письма (E - Mail) состоит из следующих частей:

- «шапка» письма (E - Mail-Kopf)

Электронные программы для компьютерной переписки автоматически выставляют дату, время и адрес отправителя в «шапке» письма. Вносится только имя получателя, адрес и строка Betreff, где кратко сообщается суть письма. Эта строка очень важна для обработки и сортировки таких электронных писем. Никогда не следует оставлять строку Betreff пустой, в противном случае письмо может быть удалено. В строке «cc- Zeile» (cc -

«carbon copy»= Durchschlag) вносятся адреса лиц, которые получат копию этого письма.

- обращение (Anrede)

Стандартное обращение в электронных письмах, равно как и в деловых следующее: Sehr geehrter Herr.. или Sehr geehrte Frau.. . Если адресат лично не знаком и неизвестен, то традиционно пишут Sehr geehrte Damen und Herren. После обращения ставится не восклицательный знак, как это принято обычно в русском языке, а запятая, а затем делается пробел.

- непосредственно текст письма (Textabschnitte)

Текст письма начинается после обращения с маленькой буквы (за исключением существительных и имен). Текст письма необходимо формулировать просто. Следует употреблять слова, выражения, синтаксические структуры, которые используются в обычном разговоре. Текст делится на смысловые отрывки, чтобы получатель мог его быстро прочитать и понять смысл. Абзацы отделяются друг от друга пустой строкой [22].

- прощание (GruBformel)

Слова прощания следуют за основным текстом и отделены от него пустой строкой. После них не ставится точка. Самая употребительная форма прощания «Mit freundlichen GruBen».

- подпись (Signatur).

Заключительная часть электронного письма уже оформлена в электронном виде. Она содержит, как правило, наряду со словами прощания (в деловом письме) название фирмы, ее адрес, номер телефона и номер факса, а также электронный адрес и адрес в Интернете. В письмах деловой переписки также указывается номер в торговом реестре.

2.2 Особенности оформления текста различных видов писем

«По одежке встречают» (Kleider machen Leute) - говорится в известной немецкой пословице. Если ее перефразировать и сказать «Briefe machen Eindruck», то получится, что «по письмам создается впечатление о человеке», поскольку как одежда, так и письма являются выражением личности. И неважно, идет ли речь о запросе на товар, рекламе или письме в газету. Четко написанным, корректным и имеющим индивидуальность письмом, человек показывает свою компетенцию, стиль и самосознание. Своим правильно написанным письмом человек показывает себя с наилучшей стороны и привлекает к своим просьбам или делам желаемое внимание.

1. Структура официального (делового) письма такая же, как и в личном письме, с некоторыми дополнениями:

- шапка письма (Briefkopf)

- адрес получателя (Anschrift des Empfangers)

- исходные данные (Bezugszeichen)

- дата (Datum)

- тема письма (Betreff)

- обращение (Anrede)

- текст письма (Text)

- подпись (Unterschrift)

- приложение (Anlage)

2. В словаре Duden зафиксированы не только правила правописания в немецком языке. Но и определены правила членения и составления текста

для личных и официальных писем. Согласно этим правилам «шапка» письма составляется автором в индивидуальном порядке. При этом следует обращать внимание на то, чтобы она лаконично вписывалась в общий вид письма, и ее можно было бы при необходимости прочитать.

Дата ставится на первой строке письма, с отступом в 10,1см от левого края письма. Существует несколько вариантов написания даты [23]:

- 4.Jan. 2013 или 4. Januar 2013

- 04.01.13 или 04.01.2013

- 08-01-13 или 2013- 01-04

На том месте, где пишется почтовый адрес, оставляется три пустых строки для почтовых пометок, например, «Einschreiben», «Nicht nachsenden», и на оставшихся шести строках пишется

адрес. Если письмо должно достичь получателя, не будучи открытым, то над названием фирмы ставится имя этого получателя. Если письмо отправляется за границу, то населенный пункт и страна пишутся с большой буквы.

В пункте «касательно» (Betreff) в короткой форме получатель информируется о сути всего письма. Если это коммерческое письмо, то там указывается или номер договора, или номер счета, или регистрационный номер.

Если адресат неизвестен, обращение имеет форму «Sehr geehrte Damen und Herren». Если имя получателя известно, то пишут обычно «Sehr geehrter Herr M uller» или «Sehr geehrte Frau Muller». Может указываться также академическая степень «Dr.» или титул «Graf von». Если получатель лично знаком, то обращаться можно и в более, личной форме « Liebe Frau Mьller».

После обращения, как правило, ставится запятая, и первая строчка письма начинается как продолжение предложения с прописной буквы.

Текст письма пишется в произвольной форме, но как можно точнее излагается суть всех вопросов. Текст пишется без употребления красной строки. Абзацы отделяются друг от друга пропуском строки.

Перед подписью отправителя обычно употребляется заключительная фраза прощания. Обычно это «Mit freundlichen GrьBen» или «Freundliche GrьBe». Если получатель лично знаком, то употребляются также следующие слова прощания: Herzliche GrьBe, Viele GrьBe, Mit bestem GrьB, Mit herzlichen GrьBen.

За словами прощания следует подпись. Под подписью обычно еще раз может быть отпечатана фамилия и имя. Если письмо подписано не его составителем, а по его поручению, перед подпись ставится следующее сокращение: i. V. (in Vertretung - по поручению). Могут использоваться и другие варианты, например i.A. (im Auftrag - по поручению), p.p. или ppa. (per procura - по доверенности).

Если письмо подписывается двумя лицами, то справа ставится подпись исполнителя или зав. отделением, а слева - начальника.

В постскриптуме PS. обычно излагаются основные мысли, выводы, замечания, которые отражают содержание письма или подчеркивается суть какого-либо отдельного пункта письма.

Если к письму прилагаются какие-либо документы, то это помечают словом Anlage, которое пишется слева внизу. Если вложений несколько, то пишется слово Anlagen, например: 3Anlagen. Само собой разумеется, что в целях безопасности в приложении отправляются не оригиналы документов, а их копии.

Если копии письма направляются каким-либо лицам, ниже пометки о приложении пишется: Verteiler («копии передать»), например:

Verteiler [25]:

Herrn Wagner, Verkauf Frau Muller, Werbung

Что касается стиля официального письма, то раньше они изобиловали сложными конструкциями предложений и клише канцелярского бюрократического стиля. Сегодня такие письма встречаются гораздо реже. Сейчас письма пишутся в деловом, четком и естественном стиле. Текст

должен быть понятен, информативен, логически правильно построен, без излишних слов. Нельзя забывать о корректности формулировок и вежливости в письменном обращении.

3. Любого человека обрадовала бы поздравительная открытка с днем рождения или, например, с успешной сдачей какого-либо экзамена. И любой бы человек был приятно удивлен, если бы кто-то своим письмом поблагодарил бы его за помощь, или если бы в трудную минуту пришло бы письмо от знакомых и друзей, где они бы написали, что они думают, и предлагают свою помощь. И поводов для написания такого рода писем достаточно в нашей жизни. Приглашения, благодарственные письма, письма с пожеланиями скорейшего выздоровления указывают получателю на то, что о нем помнят, о нем не забыли. Такие письма можно получить как при личной переписке, так и в какой-либо официальной ситуации. В таких письмах обычно соблюдается не вся структура написания письма, на такие пункты как «шапка» письма, адрес получателя и строка «касательно» внимания не обращают, но, тем не менее, и здесь есть свои правила и рекомендации, которые помогли бы правильно составить такого рода письмо. Ниже приведены три образца написания письма - приглашения.

1. «offiziell» - Einladung zum Abituriententreffen

Liebe Klassenkameraden, in drei Monaten ist es 20 Jahre her, dass wir unser Abitur am Moltke-Gymnasium bestanden haben. Einige von euch haben uns immer wieder angesprochen, dass es schon ware, dieses Ereignis gemeinsam zu feiern.

Diese Idee haben wir gerne aufgegriffen und veranstalten einen Abi-Ball, zu dem ihr ganz herzlich mit euren Partnern eingeladen seid.

Zeit [24]:

08.06.20.., 19:00 Uhr

Ort:

Parkhotel Krefeld, Urdinger StraBe 115, 47977 Krefeld Garderobe:

Smoking oder dьnkler Anzug fur den Herrn, Abendkleid fur die Dame Wir bitten um eure Anmeldung bis zum 01.05.20...

Wir freuen uns auf euch XXX

2. «halboffizieH» - Einladung zum 60. Geburtstag Liebe Frau Schmidt, lieber Herr Schmidt, am Samstag, 4. September 20.., feiere ich ab 17 Uhr meinen

60. Geburtstag und lade Sie herzlich dazu ein. Es wurde etwas fehlen, wenn Sie als langjahrige gute Nachbarn an diesem besonderen Tag nicht dabei waren.

Ich freue mich auf Sie und hoffe auf Ihre Zusage bis zum 20. August. Mit freundlichen GrьBen

XXX

3. «privat» - Einladung zur Taufe

Liebe Gitta, lieber Thomas, am 18. Mai 20..., um 11:00 Uhr wird unsere Lilli-Catherine in der Erloserkirche in Krefeld getauft.

Dazu laden wir euch herzlich ein und freuen uns, wenn ihr auch beim anschlieBenden Mittagessen im Forsthaus dabei seid.

Viele GruBe XXX

Письменное приглашение, которое может быть даже составлено в шутливой форме, вызывает радость ожидания, пробуждает любопытство и имеет свой стиль. К тому же письменное приглашение дает возможность приглашающим быть уверенными в том, что приглашенные несколько раз могут прочитать информацию о месте, времени и дате мероприятия и человек, который был приглашен, не так быстро забывается.

В Германии часто приглашения оформляются в определенном стиле или украшаются, например, на масленицу конфетти. В приглашении к ужину или обеду может быть указана последовательность подачи блюд. К приглашению на свадьбу прикладываются маленькие сердечки. Иногда вкладываются фотографии с предыдущего праздника, что свидетельствует о том, насколько весело там было. Соответственно специальная бумага

подчеркивает намерения и желания приглашающего. Здесь нет предела креативности.

Текст приглашения должен содержать следующую информацию:

- кто приглашает

- какой повод

- когда состоится праздник

- где состоится праздник

- какая одежда должна быть

- можно ли привести с собой друга или подругу

- будут ли подаваться закуски

- должны ли гости принести что-либо с собой

- до какого срока необходимо объявить о своем решении

А также может указываться информация, как добраться до места, есть ли возможность припарковать машину и переночевать.

Если торжество очень официальное и праздноваться будет широкомасштабно, то стоит пригласительные открытки заказать и отпечатать в типографии.

4. Письма-поздравления пишутся по многочисленным поводам. У подруги, например, родился ребенок, начальник на работе празднует свое 60- летие, племянник закончил школу и т.д. В зависимости от повода и степени интенсивности отношений, тон поздравления может быть от фамильярного, до официального. Иногда в приглашение может быть вложен, например, какой-либо купон, газетная статья как повод для поздравления или билет на концерт или в театр.

Поводы для поздравления могут быть следующие:

- юбилей (фирмы) (Firmenjubilaum)

- день рождения (Geburtstag), годовщина (Jahrestag)

- свадьба (Hochzeit), рождение (Geburt), крестины (Taufe)

- конфирмация (Firmung, Konfirmation)

- получение прав (Fьhrerschein), окончание школы (Abitur)

- устройство на работу (erster Job)

- получение квартиры (erste eigene Wohnung)

- церемония награждения (Preisverleihung) и другие.

На поздравительной открытке может быть следующая информация:

- повод поздравления;

- пожелания на будущее;

- радость, гордость за, например, сданный экзамен;

- воспоминания из собственной жизни.

Если лицо, которое поздравляется, не очень хорошо знакомо, то можно купить открытки с уже напечатанными словами, куда можно будет добавить несколько личных слов в адрес юбиляра, например. Ниже приведены образцы поздравлений в трех стилях: официальный, полуофициальный и личный [26].

1. «offiziell» - Glьckwunsche zur Meisterprьfung Liebe Frau Dьrr,

gestern haben wir erfahren, dass Sie Ihre Meisterprьfung fur das Friseurhandwerk mit Auszeichnung bestanden haben.

Herzlichen Glьckwunsch!

Jetzt kцnnen Sie endlich Ihren eigenen Salon erцffnen. Davon trдumen Sie doch schon so lange. Und die ersten Kunden haben Sie bereits: Die ganze Familie Nachtmann lasst sich natьrlich weiterhin die Haare nur von Ihnen schneiden.

Wir freuen uns so mit Ihnen und wьnschen Ihnen fur Ihre Zukunft viel Glьck und Erfolg!

Mit freundlichen GrьBen XXX

2. «halboffiziell» - Glьckwunsche zur Geburt Liebe Familie Schmidt,

wir freuen uns so mit Ihnen: Herzlichen Glьckwunsch zur Geburt Ihres Sohns Markus und vielen Dank fьr die Karte! Der Kleine sieht auf dem Bild ja aus

wie damals Caroline kurz nach der Geburt. Die zwei werden bestimmt ein tolles Team.

Sie wissen: Wenn wir sie mal «haben dьrfen», sind die Kinder bei uns immer herzlich willkommen. GenieBen Sie aber erst einmal die schцne Zeit, in der jeden Tag ein neues Wunder geschieht! Die Kinder werden so schnell groB.

Alles Gute und viele GrьBe XXX

3. «privat» - Glьckwunsch zur Hochzeit Liebe Silke, lieber Frank ,

wahrend ihr im siebten Himmel schwebt, sind wir - als uns die glьckliche Nachricht erreichte - aus allen Wolken gefallen . Heute ist es ja nicht mehr unbedingt Brauch zu heiraten. Umso schцner, dass ihr euch fureinander entschieden habt.

Wir wunschen euch, dass ihr das gemeinsame Leben weiterhin gut meistert. Behaltet das innige Vertrauen zueinander. Achtung und Liebe sollen euch immer begleiten.

Alles Liebe XXX

5. Соболезнование относится к самому сложному, но также к очень важному типу письма. Для тех, кто понес утрату, письмо от родственников, друзей, знакомых, написанное с любовью и нежностью, является важной опорой и помощью в такое нелегкое время. Стиль повествования зависит от того, какие были отношения с тем человеком, который умер. Чем теснее были отношения, тем более лично, должен быть сформулирован текст письма. В остальных случаях немного официальнее. В качестве совета следовало бы упомянуть о том, что не следует для этих целей использовать бумагу с черной окантовкой.

Письмо-соболезнование должно содержать следующее [27]:

- сообщение о том, что стало известно о смерти кого-либо

- как было воспринято известие о смерти

- приятные слова в адрес умершего, слова о его заслугах и достижениях (Leistungen) или воспоминания приятных моментов (Erlebnisse), пережитых ранее вместе

- выражения скорби и утраты и чувства сопереживания (Mitgefьhl)

- слова утешения (trostende Wцrte)

- предложениу помощи (Hilfe anbieten)

Поскольку начать писать такое письмо достаточно трудно, то в этом могут помочь уже готовые купленные траурные открытки. Но непреложным правилом все же является то, что слова утешения должны быть написаны от руки. Ниже приводятся образцы написания письма - соболезнования.

1. «offiziell» - Kondolenzschreiben zum Tod ernes Kollegen

Sehr geehrte Frau Holscher, gestern habe ich die Todesanzeige gelesen. Die Nachricht hat mich sehr erschuttert.

Zu Ihrem Verlust spreche ich Ihnen mein tiefes Mitgefuhl aus.

Jurgen Holscher war immer ein hilfsbereiter Kollege. Ich werde ihn vermissen.

In aufrichtiger Verbundenheit XXX

2. «halboffiziell» - Kondolenzschreiben zum Tod der Haushaltshilfe Sehr geehrter Herr Gunther, die Nachricht vom Tode Ihrer Frau hat uns tief

getroffen. Wir teilen mit Ihnen den Schmerz und wьnschen Ihnen, dass Sie den Kьmmer ьberwinden.

Ihre Frau war uns uber 30 Jahre eine wertvolle Hilfe und gehцrte irgendwie schon zur Familie.

Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie unsere Hilfe brauchen. In tiefem Mitgefuhl

XXX

3. «privat» - Kondolenzschreiben zum Tod einer Freundin

Lieber Karl, obwohl Elke nun schon lange krank war, kцnnen wir es gar nicht fassen , dass sie gestorben ist. Sie war immer so warmherzig und hat an alle gedacht.

WeiBt du noch, wie sie unsere tranenuberstromte Caroline eingesammelt hat? Die Kleine hatte eine Funf geschrieben und war so unglьcklich. Mit einem Kakao in der Kuche hat Elke die Kindertranen getrocknet. Auch damals war sie schon vom Krebs gezeichnet.

Aber an sich selbst hat sie nie gedacht.

Wir werden sie so vermissen! Wenn wir dir helfen kцnnen, sind wir Tag und Nacht fьr dich da .

Unsere Gedanken sind bei dir [29].

Итак, официально-деловой стиль немецкого языка составляет макросреду речевого общения в сфере сугубо официальных человеческих взаимоотношений. Сферой обслуживания является правовая и административная деятельность при общении в государственных учреждениях, при деловых и дипломатических переговорах, в суде: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т. п. Этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических процессов в обществе, но, тем не менее, он выделяется среди других стилей своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исходя из цели и задач, сформулированных в исследовании, были получены следующие основные результаты.

Объективность как стилевая черта официально-деловой немецкой речи подразумевает, что информация не зависит от прихоти конкретного лица, не является результатом его чувств и эмоций. В письменной деловой речи не используются эмоционально-окрашенная лексика, междометия, частицы, формы прямой речи, слова-предложения, восклицательные и вопросительные конструкции.

Точность официально-деловой речи - это точность, не допускающая инотолкования. Она выражается, прежде всего, высокой частой употребления тех средств, которые помогают достичь исчерпанности предмета сообщения.

На уровне лексики - это повтор специальной (дипломатической, юридической, экономической) терминологии (персона нон грата, санкция, учредитель, залоговое обязательство), лексические повторы (Документы должны составляться и оформляться... Вид документа должен со- ответствовать... Форма документов разных видов унифицирована. Многие документы состоят.). С требованием точности изложения связан отказ от использования синонимов, что ведет к частому повторению одних и тех же слов. Для документов характерно использование полных наименований и их сокращений (сложносокращенных слов и аббревиатур), позволяющих с одной стороны, сохранить точность, а с другой стороны, избавить текст от лишней громоздкости.

На грамматическом уровне точность достигается частым использование конструкций, включающих сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на предмет, во избежание), содержащих цепи родительных падежей (трехкратный размер минимальной месячной оплаты), сложноподчиненных предложений с придаточными условия (Законодатель вправе, если иное не предусмотрено..., пользоваться...), предложений с однородными членами, количество которых доходит до 8-10, в целом преобладанием союзной связи внутри предложений над бессоюзной.

Неличный характер изложения связан с особенностями коммуникантов. Технический составитель и автор документа не всегда одно и то же лицо. Неличный характер официально-деловой речи объясняется деперсонифицированностью, социальной заданностью и стереотипностью адресата официально-делового общения. В официально-деловой речи неличный характер проявляется в использовании особых лексических, морфологических и синтаксических средств.

Стандартизованность проявляется в активности устойчивых оборотов речи (в установленном законом порядке, по истечении срока), клишированных фраз (В связи с истечением срока действия договора поставки прекращаются), стандартностью построения текстов.

Таким образом, языковые особенности официально-деловой письменной немецкой речи предопределены экстралингвистическими факторами и являются отражением действия стилевых черт. Официально- деловая письменная речь характеризуется следующими лексико- грамматическими особенностями, отражающими специфику рассматриваемой сферы общения:

Текстовая организация деловых писем, служебных записок отличается большей свободой, меньшей каноничностью, однако регламентированные письма приближаются по степени стандартизации к текстам ОРД (официально-распорядительных документов).

Несмотря на своеобразие, все рассмотренные выше жанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка - лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакций.

Что касается деловых писем, то следует отметить, что стереотипные словосочетания, употребляемые в них, можно, безусловно, охарактеризовать как клише, поскольку положительные свойства клише связаны, прежде всего, с их привычной, традиционной формой, что принципиально важно для писем. Именно в силу своей традиционности клише легко воспринимается читателем и без затруднений усваивается им еще и потому, что не требует глубокого осмысления. Поэтому тексты деловых писем составляются в соответствии с официально принятой нормой и должны быть изложены официально-деловым слогом с соблюдением определенных устойчивых речевых стереотипов - языковых стандартов, клише, присущих тому или иному типу делового письма.

Нам представляется, что использование в немецких деловых письмах определенного минимума привычных и традиционных форм клише обусловлено, с одной стороны, небольшим числом повторяющихся стандартных аспектов содержания деловых писем (информирование; просьба; предложение; приглашение; требование; отказ; согласие; уклонение от ответа), а с другой стороны, предсказуемостью контекстов, в которых происходит материализация соответствующих аспектов. Контексты деловых писем складываются на основе экстралингвистических ситуаций делового общения, которые в каждой конкретной области человеческой деятельности поддаются вычленению и систематизации, при этом наборы ситуаций могут быть довольно разнородны. Однотипность многократно повторяющихся ситуаций, перерастая из факта жизни в факт письменной речи, обусловливает возникновение языкового стереотипа, т.е. использование конкретных стереотипных выражений и словосочетаний в тех или иных вариантах деловых писем.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Богуславский В.Н. В защиту делового штампа // Русская речь, 1986. - № 6. - С. 12-17.

2. Брагина А.А. Метафора - стандарт - штамп // Вестник МГУ. Серия II. Журналистика.

3. Брандес М.П. Провоторов В.И. Предпереводческий анализ текста. Учебное пособие по немецкому языку. М.-2006.

4. Будагов Р.А. Литературные языка и языковые стили. - М.: Высшая школа, 1967. - 375.

5. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М.: Изд-во стандартов, 1990. - 175 с.

6. Гвоздев А.И. Очерки по стилистике русского языка. - М., 1965. -408 с.

7. Демидова А.К., Смирнов А.Э. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985. - 223 с.

8. Денисова И. Справочник секретаря и офис-менеджера, № 4. - 2014. 215 с.

9. Крылова Н.И. Деловой немецкий язык. М.: НВИ-Тезаурус, 2000.

10. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практич. пособие. М.: Ось - 89, 2003.

11. Льюис Д. Язык эффективного общения. - М.: Изд-во Эксмо, 2006. - 320 с.

12. Льюис Д. Деловые культуры в международном бизнесе. От столкновения к взаимопониманию. Пер. с англ. - 2-е изд. - М. Дело, 2001. - 448 с.

13. Малюга Е.Н. Функциональная прагматика межкультурной деловой коммуникации. - URSS, 2008. - 312 c.

14. Малюга Е.Н. Развитие теории межкультурной деловой коммуникации в современном языкознании. Вестник Бурятского госуниверситета. - Выпуск № 11. - 2013. - № 1-2 (82). - С. 35-40.

15. Медведева Т.С. Ценности немецкого народа: История и современность, Вестник удмурдского университета, 2010. Вып. 3 ИСТОРИЯ И ФИЛОЛОГИЯ. C. 130-134.

16. Мельникова В.С. Национальные особенности делового общения. ФГАОУ ВПО «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина», Екатеринбург, 2009.

17. Садохин А.П. Межкультурная коммуникация: Учебное пособие. М., 2004. 288 с.

18. Самохина Т.С. Эффективное деловое общение в контекстах разных культур и обстоятельств. Учебное пособие по профессиональной межкультурной коммуникации. - М.: Изд-во «Р. Валент», 2005. - 216 с.

19. Чак Мартин. 50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого этикета) / Библиофонд. Библиотека научной и студенческой информации. URL: http:// www.bibliofond.ru/view. aspx?id=105411.

20. Этикет электронной почты и правила написания электронного письма. www.rusconsalt.ru

21. Alex Hering, Magdalena Matussek. Geschaftskommunikation. Besser schreiben. Hueber Verlag, 2013.

22. Christian Seiffert. Schreiben in Alltag und Beruf- Langenscheidt KG, Berlin und Munchen, 2009.

23. Jaques E. The changing culture of a factory. - New York: Dryden Press, 1952. - P. 251.

24. Hofstede Geert H. Culture's Consequences: International Differences in Work-Related Values. SAGE, 1984. - 327 p.

25. Howard Schwartz, Stanley Davis. Matching Corporate Culture and Business Strategy. - М.: AMACOM, a division of American Management Associations, 1981. - 56 p.

26. Shein E.H. Organizational Culture and Leadership - San Francisko: Jossey Bass Publishers, 1991. - 250p.

27. Tomalin, Barry. Globalization and Intercultural Communication. Moscow, PFUR, 2016. - 146.

28. Trompenaars F. Riding the waves of culture: understanding cultural diversity in global business. McGraw Hill, 1998. - 274.

29. Zum Umgang mit E-mail - Grundlegende Regeln. www. daniel- rehbein.de www.deutschepost.de/images/flashapps/113 brief

30. EON. https://www.eon.com/de

Размещено на Allbest.ru