Ошибки в деловой переписке

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени. деловой переписка текст ошибка

Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.



1. Этикет в деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии. Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу…» нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

2. Основные требования к тексту деловой переписки

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность - использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость.

Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.



3. Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем

Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.

В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

Синтаксические ошибки

1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов

Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план; 2) Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».

В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные. Например:

Неправильное использование предлогов

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании.

В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о».

Неправильное употребление падежей.

Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Ошибки при склонении фамилии.

Следует помнить:

а) не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о: часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами, например: Крыса, Сало, Шило и т. п.;

б) не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко), например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко;

в) как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я, например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы;

г) склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам, но не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре, например: заявление Анатолия Федорчука; письмо Ольги Федорчук; просьба супругов Федорчук;

д) в русских двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе обозначает фамилию: постановка Немировича-Данченко. Если первая часть не образует фамилии, то она не склоняется: скульптура Демут-Малиновского.

Ошибки при употреблении количественных имен числительных.

Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной норм.

Ошибки при применении фразеологизмов в деловой речи

Нормы употребления фразеологизмов подчиняются исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией, и являются обязательными для всех. Часто встречается искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того что», «как». Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ.

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов

Одна из самых распространенных ошибок в деловых бумагах. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием:

а) деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах,

б) составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки: например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Лексические ошибки

1. Неправильное использование слов и терминов

Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьезной бессмыслице, но и абсурду.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов

Заимствование иностранных слов - закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие.

Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

3. Плеоназмы

Одной из причин Плеоназмов (от греч. pleonasmos - излишество) является неправильное употребление иностранных слов.

Плеоназмы засоряют язык.

4. Тавтология

Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

5. Неразличение слов-паронимов

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить и т. д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.

6. Ошибки в употреблении слов-синонимов

Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести - построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому.

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении.

7. Употребление архаизмов

К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей.

Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Стилистические помехи

Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Кроме того, часто встречается стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи. Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.).

Технические помехи

К техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех - небрежность при составлении делового письма. Будьте аккуратны и внимательны, тогда ваши деловые письма будут выполнены на должном уровне.

4. Самые популярные ошибки, недопустимые в деловой переписке

Письменный деловой этикет требует безупречной лексики, орфографии и грамматики. К сожалению, в деловой переписке довольно часто приходится сталкиваться с откровенной неграмотностью или стилистической глухотой. Вот список самых популярных ошибок, встречающихся в деловой переписке:

1. Доброго времени суток!

Эта фраза, как известно, входит в число главных раздражителей для носителей русского языка. Хуже для многих только фраза «я зайду за денежкой». Конечно, есть люди, которые относятся к такому приветствию вполне нейтрально, но не стоит рисковать: никогда нельзя быть уверенным в том, что не наткнешься на ярого ненавистника такой «формулы», который, увидев ее в вашем письме, удалит навсегда ваши контакты.

2. «касаемо»

Хуже вышеописанного приветствия для многих может быть только употребление предлога «касаемо». Несмотря на то, что предлог «касаемо» входит в состав русского литературного языка, это слово отмечено в словарях как народно-разговорное. Филологи не рекомендуют его употреблять в официальной, деловой речи. Во всех случаях разговорное «касаемо» можно заменить стилистически нейтральным «касательно» или оборотом «что касается».

3. Дорогой, Иван Иванович!

Удивительно, но запятая в этом, казалось бы, неподходящем месте, встречается довольно часто. Все объясняется просто: пишущий думает, что обращение - это Иван Иванович. А ведь все еще со школы помнят: обращение надо выделять запятыми! Логика неверная. Обращение в данном случае - это все сочетание целиком: «Дорогой Иван Иванович». Так что внутри никаких знаков нет.

4. Местоимение «вы», написанное не с той буквы

Люди, которые допускают эту ошибку, делятся на две категории. Первые в порыве гипертрофированной вежливости везде и всем пишут «Вы», даже если речь идет о группе людей, а не об одном человеке. Вторые, напротив, не утруждают себя прописной буквой и все пишут со строчной (маленькой). И то, и другое - ошибки. И то, и другое раздражает.

Чтобы избежать этого, просто запомните: если пишете одному человеку, то обращайтесь к нему на «Вы», если же речь идет о нескольких людях, то им надо писать «вы». И уж ни в коем случае не «возвышайте» местоимение «ты» - никакой большой буквы оно не требует ни при каких обстоятельствах. Исключение составляют лишь религиозные тексты.

5. Согласно плана и устава

В некоторых компаниях начальник даже ругают подчиненных, если они пишут «неправильно» и употребляют выражение «согласно планУ». Чтобы переубедить боссов, советуем принести в офис словарь «Управление в русском языке» (под редакцией Розенталя). Там ясно сказано, что правильный вариант управления - именно «согласно (чему?) планУ». Предлог «согласно» управляет дательным падежом.

6. ДоговорА

Борцы за чистоту языка больше всего боятся, что когда-нибудь в словарь попадет этот вариант множественного числа существительного «договор». Пока можно спать спокойно - ни один словарь так говорить и писать не разрешает. Правильно только «договоры». А в Большом орфоэпическом словаре даже есть строгое примечание в скобках: «Не договорА!»

7. Работа 2-х сотрудников

Вы спросите, где же тут ошибка? Все просто: она в числительном, точнее, в том, что за ним следует. В этом случае так называемое наращение (-х) использовать не надо. Точно так же, как не нужно его использовать и еще в нескольких случаях:

· при записи календарных чисел (не надо писать «22-го марта»);

· в компании с римскими цифрами (никаких Людовиков XIV-ых, пожалуйста);

· при номерах страниц или томов, если родовое слово стоит ПЕРЕД числительным («на странице 196-ой» - так писать нельзя);

· 50-тилетие. Поздравлять коллег с 50-тилетием, 50 летием или 50-ти летием ни в коем случае ненужно. Если коллеги грамотные, нарветесь на неприятности. Правильный вариант написания такого сочетания - 50-летие. И никак иначе.

8. ВпоследствиЕ и вследствиИ

Эти слова, нужные в деловой переписке, на самом деле пишутся наоборот: впоследствии и вследствие. Но их часто путают. Попробуйте запомнить так: чем длиннее слово, тем больше в конце букв «и» (вспоследствии). И чем короче слово, тем «и» меньше (вследствие).

9. Не хватает счет-фактуры

Вы скажете, что тут все в порядке? Не совсем. Счет-фактура - составное существительное, и склоняться должны обе его части. Есть счет-фактура, нет счетА-фактуры, подумать о счетЕ-фактуре - и так далее. Не ленитесь изменять обе части!

10. Точка после подписи

Запомните, что в деловом письме точка после подписи не ставится! Все дело в том, что подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), а он законченного предложения собой не представляет.

Пишите грамотно, чтобы ошибка случайно не поставила точку в карьере!



5. Наиболее частые ошибки современных офисныхработников

Грамотность - это такая же «одежка», по которой встречают, как опрятный внешний вид на собеседовании.

По данным рекрутингового портала Superjob.ru, почти четверть (23%) компаний откажут соискателю в работе, если увидят в его резюме грамматические и пунктуационные ошибки. Причем неважно, на какую позицию претендует кандидат

С какими же наиболее частыми ошибками сталкиваются современные офисные работники.

ИнциНдент

Лишний согласный звук «Н» в слове инцидент - яркий признак просторечия говорящего. От этого следует избавляться как можно быстрее. Слово инцидент подарено нам французами (от французского incident - «событие») на самом деле восходит своими корнями к латинскому icidere - «приключаться».

ПрецеНдент

В этом слове тоже часто пишут и произносят лишнюю букву - «н». «Прецендент» - это неправильно. Вероятно, многие проводят аналогию со словом «претендент», хотя общего у них нет. Просто запомните французское слово prйcйdent, что значит «предшествующий».

ЮрисТконсульт

Латинское слово «jus» или «juris» означает - право. Буква «т» пишется только в названии лица с юридическим образованием и работой в области права - юрист. Во всех остальных случаях: юрисконсульт, юриспруденция, юрисдикция - буквы Т нет.

КомпромеНтировать

КомпромеНтировать - яркая ошибка просторечия, которое всегда за пределами нормы.

Запомните как мантру и не ошибайтесь: компрометирует, компрометируете, компрометируют.

КонкурентНоспособность

Слово образовалось сложением двух основ: конкурент (от латинского conceurriens -- «соперничающий») и способность с помощью соединительной гласной О. Запомнить просто: конкурент + о + способность. Никакой согласной «н», как видно, нет.

Если какая-то компания убеждает в своей конкурентНоспособности, подумайте, стоит ли работать с ней.

Канцеляриты

Из других современных языковых проблем выделяется все большее проникновение канцелярита в разговорную речь, в языки науки и литературы, что ведет к обеднению и даже к порче этих языков.

Вот такой смешной пример использования бюрократического языка в быту приводит Корней Чуковский: «В самом деле, представьте себе, что ваша жена, беседуя с вами о домашних делах, заговорит вот таким языком: «Я ускоренными темпами, - скажет она, - обеспечила восстановление надлежащего порядка на жилой площади, а также в предназначенном для приготовления пищи подсобном помещении общего пользования (то есть на кухне. - К. Ч.). В последующий период времени мною было организовано посещение торговой точки с целью приобретения необходимых продовольственных товаров».

Чуковский диагностировал главную речевую болезнь двадцатого века - канцелярит, которому посвящена глава в темпераментной книге «Живой как жизнь». В качестве примера, Чуковский описывал реальный случай. У калитки детского сада плакал ребенок. Некий мужчина подошел поинтересоваться и спросил: «По какому вопросу плачешь, девочка?» Этот пример стал хрестоматийным.

Парные ошибки

Это еще одна обширная группа - здесь значение слова зависит от написания.

Кампания/компания. В этой паре используются оба варианта, остается только определить, в каких случаях нужна буква О, а в каких - А. Если речь идет о фирме, то выбираем О: компания. Или, например, о друзьях: веселая компания. О на А меняется только в одном случае: если речь идет о сумме каких-то мероприятий. Например, об избирательной или рекламной кампании.

Растаможивать/растамаживать. Из этой же серии глаголы типа «сосредотачивать/сосредоточивать», «обусловливать/обуславливать» и другие подобные. Таких пар много, но единого правила для них, к сожалению, не существует. Есть абсолютно равноправные варианты типа «обусловливать/обуславливать». Но есть и другие пары, в которых один глагол - литературный, общепринятый, а другой - допустимый.

Сосредоточивать - правильно. Сосредотачивать - допустимо, но лучше выбрать вариант с О. Есть и совсем недопустимые глаголы с А, например отсрачивать. Причина недопустимости тут, в общем, ясна.

Что касается самой пары растаможивать/растамаживать, то правильно - растаможивать. Вариант с А - это профессиональный жаргон.

Эффективный/эффектный. Эффективный - это такой, который дает эффект. А эффектный - тот/то, кто/что производит впечатление. Если мы говорим, что очередной законопроект Думы будет эффективным, это означает, что он будет хорошо работать. Но если мы называем его эффектным, это значит, что он просто рассчитан на то, чтобы произвести эффект, кого-то поразить. Выбирайте, что больше подходит.

Экономический/экономичный. Экономический - значит имеющий отношение к экономике. А экономичный - такой, который дает возможность сэкономить. Интересно, что в прошлом эти слова могли выступать в качестве синонимов. Толковые словари дают одно из толкований с пометкой «устар.»: «экономический = экономичный».

Кеш. Да-да, как ни странно, это слово, обозначающее наличность, мы можем найти в орфографическом словаре В. В. Лопатина именно в таком виде - похоже на орешки кешью. А вот компьютерный термин («пользователь удалил запись, но кэш «Яндекса» помнит все») пишется через «э»: по крайней мере, такой вариант есть в словаре трудностей русского языка.

Мейл/имейл. Казалось бы, уж мейл-то точно должен писаться через «э»! Но и тут правило непоколебимо. Оба слова есть в орфографическом словаре.

Фейсбук. Вокруг Фейсбука было много споров: лингвисты и пользователи обсуждали и ударение (ФейсбУк или ФЕйсбук), и то, нужна ли прописная буква, и выбор между «е» или «э». Слово в итоге подчинилось общему правилу: после согласной «ф» в нем пишется «е», хотя слышится «э». В словарях написание Фейсбука еще не зафиксировано, хотя он сам указал пользователям на свой выбор. Взгляните на то, как написано слово в левом верхнем углу экрана.



Заключение

Деловая переписка - одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому для достижения наилучших результатов следует иметь в виду «человеческий фактор» (усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, при ведении международной переписки, т.к. за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.



Источники:

1. Алехина И. Имидж и этикет в бизнесе. - М., 2003

2. Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003

3. Кирсанова М.В. Деловая переписка: учебное пособие - Инфра-М, 2006

4. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003

5. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006

Размещено на Allbest.ru