Официально-деловой стиль. Приемы унификации текстов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автономная некоммерческая организация высшего

профессионального образования

«СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ОТКРЫТЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Контрольная работа по русскому языку и культуре речи на тему:

Официально-деловой стиль. Приемы унификации текстов

Выполнил: Студент 2-го курса

Крымин Дмитрий Алексеевич

Специальность 38.03.01



План

Введение

1. Особенности официально-делового стиля

1.1 Лексические признаки официально-делового стиля

1.2 Морфологические признаки официально- делового стиля

1.3 Синтаксические признаки официально-делового стиля

1.4 Жанровое многообразие официально-делового стиля

2. Приемы унификации текстов

2.1 Стандартизация и унификация - обязательные свойства официально-деловой письменной речи

Заключение

Список литературы



Введение

Официально-деловые отношения, при которых участники коммуникации выступают в качестве носителей социальных функций, обслуживаются соответствующим стилем русского литературного языка. Ситуации такого общения типичны, однако многие люди подчас теряются и испытывают затруднения, оттого что не знают точно, как правильно вести себя в таких обстоятельствах, как правильно оформлять документы, как с ними работать. На устную деловую речь оказывает существенное влияние разговорный стиль. Но стиль деловых бумаг очень строг. Он не допускает никаких вольностей в составлении документов (иначе они таковыми не считаются), требует четкой организации текста, оформления его по существующим правилам. Нормативные требования официально-делового стиля являются основой делопроизводства. Эти правила сложились на протяжении многих веков, их традиции имеют глубокие исторические корни и национальные особенности. Развитие государственности было связано с необходимостью документального закрепления правовых отношений во всех сферах человеческой деятельности. Бурное развитие бизнеса в последнее время внесло ряд существенных изменений в форму и содержание деловой документации, увеличило типы деловой корреспонденции (например, резюме - особый тип документа, который должен уметь составлять любой специалист при устройстве на работу), разнообразило речевые модели.

К служебной информации предъявляются универсальные требования достоверности, актуальности, убедительности и полноты.

деловой стиль лексический унификация



1. Особенности официально-делового стиля

Официально-деловой стиль - это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения.

Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты - придают ему в целом консервативный характер.

Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.

В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта официально-делового стиля - это языковые штампы, или так называемые клише (франц. clich).

Официально-деловой стиль - это стиль документов разных жанров, таких как:

· международных договоров,

· государственных актов,

· юридических законов,

· постановлений,

· уставов,

· инструкций,

· служебной переписки,

· деловых бумаг и т.д.

Но, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется общими и самыми важными чертами. К ним относятся:

1) точность, исключающая возможность истолкований;

2) языковой стандарт.

Эти черты находят свое выражение:

а) в отборе языковых средств (лексических, морфологических и синтаксических);

б) в оформлении деловых документов.

1.1 Лексические признаки официально-делового стиля речи

Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме обще книжных и нейтральных слов, включает:

· языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

· 2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

· 3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю:

снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например,:

· прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.),

· транспортное средство (вместо автобус, самолет, "Жигули" и т. д.),

· населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.



1.2 Морфологические признаки официально-делового стиля речи

К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:

· существительные - названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

· существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

· отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

· производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

· инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

· глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф…).

· сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

1.3 Синтаксические признаки официально-делового стиля речи

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

· употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8-10), например,: штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

· наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

· нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…);

· преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными:При наличии спора о размерах, причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

1.4 Жанровое многообразие официально-делового стиля речи

По тематике и разнообразию жанров в рассматриваемом стиле выделяют две разновидности: официально-документальный стиль и обиходно-деловой стиль. В свою очередь в официально-документальном стиле можно выделить язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов (Конституция РФ, законы, уставы), и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями (меморандум, коммюнике, конвенция, заявление). В обиходно-деловом стиле различают язык служебной переписки между учреждениями и организациями, с одной стороны, и язык частных деловых бумаг - с другой.

Все жанры обиходно-делового стиля: служебная переписка (деловое письмо, коммерческая корреспонденция) и деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография, и др.) - характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

Официально-деловой стиль - это функциональная разновидность литературного языка, основной сферой реализации которой является административно-правовая деятельность в письменной форме, однако может иметь и устную разновидность. Целью общения в данном стиле являются предписания, указания, передача информации или убеждение (реклама, письмо-оферта). Официально-деловой стиль делится на под-стили: дипломатический (конвенция, нота, меморандум), законодательный (закон, конституция, устав, акты), управленческий (заявления, приказы, доверенности). Разнообразны жанры этого стиля: расписка, доверенность, заявление, справка, отчет, деловое письмо, объявление и многие другие. Характерными чертами являются:

· объективность (является ведущим принципом, поскольку данная коммуникация предполагает поиск взаимовыгодных решений, чему способствуют нейтральный тон и отсутствие авторского отношения посредством экспрессивных и оценочных языковых единиц);

· точность (предполагает использование однозначных слов в прямом значении, терминов или терминализированных средств языка (например, истец, постановление и т.д.), частые лексические повторы, избегание неясностей и синонимических замен);

· ясность (выражается в использовании книжной общепонятной лексики, а также в обилии уточняющих оборотов);

· стандартизованность (обеспечивается закреплением правил составления документов в ГОСТах, созданием текста документа по образцу, употреблением устойчивых оборотов, воспроизводимых в неизменном виде; стандартизация языковых средств может выступать как юридически значимый компонент текста (при нарушении этого требования, документ теряет юридическую силу), может определять его видовую принадлежность, а также упрощает подготовку и восприятие документа);

· полнота изложения (предполагает высшую степень насыщенности информацией, что выражается в использовании развернутых и сложных синтаксических конструкций).



2. Приемы унификации текстов

2.1 Стандартизация и унификация - обязательные свойства официально-деловой письменной речи

Стандартизация и унификация - обязательные свойства официально-деловой письменной речи - в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг.

Все это предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Наличие их в деловой речи

следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи

Процесс унификации и стандартизации охватывает все уровни деловых документов - от оформления до языка. Унификация (единообразие) необходима для сокращения количества документов, типизации их форм, удобства работы с ними. Стандартизация - форма юридического закрепления унификации: для каждого вида документов существуют свои правила оформления, предусмотренные государственным стандартом - ГОСТом. Все это позволяет моделировать любой документ с использованием типовых блоков, которые представляют собой клишированные части текста (представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора). Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа, который включает три главных параметра: набор реквизитов, их последовательность и расположение. Информацию в документе несут все элементы оформления текста - реквизиты - это обязательные информационные элементы документа, строго закрепленные за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте - первые три в верхней части, а последний - в нижней части листа после подписей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Совокупность реквизитов документа называют формуляром. Построение текста документа тоже имеет свои схемы.

1. Трафарет (или образец-матрица), для которого характерны следующие параметры:

а) набор реквизитов;

б) их последовательность;

в) их расположение на листе или бланке.

Для таких документов существуют готовые бланки (доверенность, справка, договор). Тексты-аналоги. Среди них могут быть образцы-модели, в которых фиксируют первые два параметра (заявление), и образец-схема - только первый (объяснительная записка)

2. Линейная запись - запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли (автобиография, заявление, объяснительная записка, инструкция).

3. Анкета - перечень ответов на заранее поставленные вопросы.

4. Таблица - совокупность данных, представленная в цифровой или словесной форме и занесенная в графы таблицы (табели, расписания).

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.

Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ, как правило, имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

В типовом формуляре закрепляются:

· Состав обязательных элементом оформления документа, обеспечивающий его юридическую полноценность.

· 2. Логическая схема документа, то есть такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшие удобства в работе с документом.

Такая схема расположения материала соответствует сложившейся практике работы с письмами:

§ работника, ответственного за регистрацию и рассылку корреспонденции, интересуют прежде всего сведения, содержащиеся на бланке (наименования учреждений, даты, адреса, номера);

§ работника, реферирующего переписку и осуществляющего подбор писем, интересует в первую очередь заголовок, тема письма, а также ссылки на другие документы;

§ специалиста, который должен детально ознакомиться с содержанием письма и дать заключение, интересует основной текст письма, приложения.

Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа вышестоящей инстанции, который послужил основанием для издания данного приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Унификация - это приведение чего-либо к единообразию, системе, одинаковой форме.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие отрасли стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Выделяют следующие уровни стандартизации деловых писем:

1. Формальный. Официальные письма пишутся на специальных бланках, текст писем оформляется в соответствии с определенными стандартами (например, регламентируется место расположения адреса, заголовка, размер письма и т.д.).

2. Языковой уровень. Говоря о языковой стандартизации, необходимо ввести понятие «языковая формула».

Языковые формулы - это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

1. Языковые формулы, используемые для выражения

а) мотивов создания документа

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью …

В соответствии с письмом заказчика…

б) причин создания документа

Ввиду чрезвычайных обстоятельств…

Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия…

1) в) цели создания документа

2) В целях усиления охраны государственного имущества…

3) В целях обмена опытом работы направляем в Ваш адрес…

4) г) сообщения, уведомления

5) Сообщаем, что…

6) Информируем Вас о том, что…

7) Уведомляем Вас о том, что…

8) д) распоряжения, приказа

9) Назначить на должность…

10) Утвердить решение Ученого совета Института…

11) е) предложения

12) В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам…

13) Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области…

14) По Вашей просьбе посылаем прайс-лист нашей компании и предлагаем познакомиться с …

15) Мы можем поставлять Вашей организации…

16) ж) отказа от предложения

17) К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине…

18) Ваш проект отклонен по следующим причинам…

19) Присланная Вами смета расходов на … не может быть утверждена в силу…

20) Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше предложение не может быть реализовано в установленный Вами срок…

21) В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о…

22) з) обещания, гарантии

23) Гарантируем, что…

24) Оплата гарантируется…

25) Конфиденциальность информации гарантируется…

26) Факты нарушения правил торговли будут рассмотрены в установленном порядке…

27) и) напоминания, предупреждения…

28) Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договоренностями Вы должны…

29) Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате составляет…

30) Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает….

31) к) просьбы

32) Обращаемся к Вам с просьбой…

33) Просим направить в адрес нашей организации сведения о…

34) Просим выслать каталоги Ваших изделий…

35) Просим принять меры…

36) Прошу принять меня на работу на должность…

37) л) приглашения

38) Приглашаем Вас принять участие в …

39) Приглашаем Вас стать участником…

40) Приглашаем представителя Вашей фирмы посетить наше предприятие…

41) Просим принять участие в проведении выставки-ярмарки…

42)

43) 2. Языковые формулы заключительной части текста

44) Надеемся получить ответ в ближайшее время…

45) Надеемся, что наша просьба будет выполнена…

46) Надеемся на продолжение сотрудничества…

47) Ожидаем Вашего согласия…

48) Убедительно просим Вас не задерживать ответ…

49) Заранее благодарны…

50) С уважением… (подпись).



Заключение

В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен наиболее четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

Анализ показал, что стандартные синтаксические обороты, клишированные выражения, структурно-композиционные особенности и т.д. являются результатом внутриязыкового отбора, использования тех структурно-синтаксических возможностей языка, которые наилучшим образом отвечают задачам, стоящим перед деловым письмом.

Таковы основные особенности и характерные черты официально-делового стиля и унификаци. Необходимо уметь отличать этот стиль от других, чтобы не употреблять в официальной сфере разговорные и просторечные слова и путем использования речевых формул коротко и ясно, и, кроме того, корректно, изложить свою мысль.

Также нужно знать стилевые черты официально-делового стиля, чтобы не употреблять их в текстах, относящихся к другому стилю, иначе это может вызвать комический эффект или привести к непониманию.



Список литературы

1. Дорфман Т.В., Чернова О.Е.. Учебно-методический комплекс по дисциплине «Русский язык и культура речи» / Т.В. Дорфман, О.Е. Чернова. - Магнитогорск: МаГУ,2011. - 240 с., 2011

2. Зверева Е. Н. Русский язык и культура речи в профессиональной коммуникации [Электронный учебник] : учебное пособие / Зверева Е. Н., 2012, Евразийский открытый институт. - 432 с

3. Петрова Ю. А. Культура и стиль делового общения [Электронный учебник] : учебное пособие / Петрова Ю. А., 2007, ГроссМедиа

4. Культура русской речи: Учебное пособие для студентов, изучающих курс русского языка и культуры речи/ Сост. Лисицкая Л.Г - Армавир: Редакционно-издательский центр АГПУ, 2007. - 108 с.

Размещено на Allbest.ru