Сучасна ділова мова

Размещено на http://www.allbest.ru/

з дисципліни:

"Українська мова (за професійним спрямуванням)"

Київ 2008

Варіант 6

1. Сутність поняття «документ». Різновиди документів і основні правила їх оформлення

У сучасній українській мові слово “документ” означає:

1. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві - складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт тощо);

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);

3. Історично достовірні письмові джерела (грамота, малюнок, твір тощо);

4. Матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація, призначена для передачі її у часі та просторі (наприклад, фотоплівка, перфокарта та ін.).

Таким чином, документ - це письмовий діловий текст про факти, події, явища об'єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

Документ - це основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. У найширшому значенні слово “документ” сьогодні визначається як засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документом ще називають будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття. Такі документи - найчастіше це постанова державних органів - мають назву акт.

Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Документи також надають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ - це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також - документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина документів - планування, звітність, ділове листування - призначена для безпосереднього сприймання й оперування; вони повинні бути особливо зручними для читання.

Поняття високої культури діловодства й культури мови документів реалізується в таких конкретних вимогах:

· документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

· документ не може суперечити діючому законодавству й директивним вказівкам керівних органів;

· документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції чи вказівки;

· документ слід складати за встановленою формою;

· документ має бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни та особистої культури працівників.

Усі наявні в обігу документи можуть бути згруповані за кількома ознаками:

За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.

За походженням: службові (офіційні) й особисті. Службові документи складаються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті - окремими громадянами за місцем виникнення.

За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств.

За призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі та інформаційні.

За структурними ознаками: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою називається документація, що складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію та реалізується у формі стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь непередбаченої ситуації. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках.

За ступенем регламентації та стандартизації документи, у свою чергу, поділяються на три групи:

1. Документи, які відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не дотримується - документ не матиме юридичної сили (посвідчення особи, свідоцтво про народження, диплом та ін.).

2. Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності та швидкості їх використання чи обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова угода, квитанція, студентський квиток та ін.).

3. Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, доручення, лист, оголошення та ін.).

Оформлення документів визначено певними стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання та подальше використання документа. “Якщо документ - обличчя установи, то бланк - її візитна картка”, - так прийнято про нього говорити. Бланк має бути бездоганно виконаний. Особлива увага приділяється чіткості надрукованого тексту, грамотності та культурі спілкування (маються на увазі встановлені формули ввічливості). На загальному бланку можна друкувати всі види документів, що дуже зручно, оскільки це робить бланк універсальним і дає змогу його виготовляти великим тиражем. На бланку вміщується назва установи, організації, підприємства та їхня підвідомчість, місце складання документа (місто, район), місце для поставлення індексу, дати й заголовка (значно спрощується складання документів при використанні готових бланків, в яких потрібно лише заповнювати пропуск у тексті).

Ознакою культури ділового спілкування є наявність заголовка. Кожен службовий документ, незалежно від його виду, змісту й призначення, повинен мати заголовок, сформульований службовою особою, що складала його (виняток - повідомлення, телефонограми). У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі, викладається зміст ділового тексту. Називається тут не лише об'єкт, про який ідеться, а й суть дії, виражена віддієслівним іменником. Найчастіше вживані такі форми: виконання, відшкодування, звільнення, оскарження, покарання, розв'язання, відповідальність та ін. Заголовок повинен відповідати на запитання “Про що?”.

Як правило, наявність чітких заголовків помітно скорочує час розгляду документа, період проходження його, запобігає помилкам при формулюванні короткого змісту в реєстраційних записах.

Якщо документ великий за обсягом і поділяється на розділи, то заголовок кожного з них уміщується в лівій частині аркуша, виділяється графічно, але сам текст при цьому не розривається. Текст закінчується підписом відповідальної особи або керівником установи.

2. Запишіть 20 слів-термінів з вашої професійної галузі. З п'ятьма з них складіть речення

документ діловий прикметник стандартизація

Банкомат - електронно-механічний пристрій, що надає змогу держателю банківської платіжної картки при введені персонального ідентифікаційного номера (ПІН) одержувати готівку.

Валютні операції - операції, пов`язані з переходом права власності на валютні цінності, за винятком операцій, що здійснюються між резидентами у валюті України, а також операції, пов`язані з ввезенням, переказуванням і пересиланням на територію України та ввезенням, переказуванням і пересиланням за її межі валютних цінностей.

Валютні кошти - іноземна валюта готівкою; платіжні документи в іноземній валюті.

Вклад (депозит) - кошти в готівковій або у безготівковій формі, у валюті України або в іноземній валюті, які розміщені клієнтами на їх іменних рахунках у банку на договірних засадах на визначений строк зберігання або без зазначення такого строку і підтягають виплаті вкладнику відповідно до законодавства України та умов договору.

Готівка (готівкові кошти) - грошові знаки національної валюти України - банкноти і монети, у тому числі обігові, пам'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами.

Документ на переказ готівки - документ на переказ, що використовується для ініціювання переказу коштів, поданих разом з цим документом у готівковій формі.

Електронний банківський документ - електронний документ, що використовується в банківській діяльності, формат, обов'язкові реквізити і засоби захисту якого відповідають вимогам законодавства України.

Ідентифікаційний код - індивідуальний, що не повторюється на всій території України код, який присвоюється кожному окремо визначеному об'єкту нерухомого майна під час реєстрації права власності на нього і залишається незмінним протягом усього часу існування цього об'єкта.

Інкасація - передача касиром цінностей уповноваженій особі.

Клієнт банку - будь-яка фізична чи юридична особа, що користується послугами банку.

Кошти - гроші у національної або іноземної валюті чи їх еквівалент.

Операційний день - частина робочого дня банку або іншої установи - члена платіжної системи, протягом якої приймаються документи на переказ і документи на відкликання, що мають бути оброблені, передані та виконані цим банком протягом цього ж робочого дня.

Отримувач переказу - особа, на рахунок якої зараховується сума переказу або яка отримує суму переказу у готівкової формі.

Пенсійний вклад - кошти, внесені на пенсійний рахунок, відкритий за договором пенсійного вкладу відповідно до закону.

Платник - особа, з рахунка якої ініціюється переказ коштів або яка ініціює переказ шляхом внесення до банку або іншої установи - члена платіжної системи на переказ готівки разом із відповідною сумою коштів.

Проценти - доход, який сплачується (нараховується) позичальником на користь кредитора у вигляді плати за використання залучених на визначений строк коштів або майна.

Ревізія - метод документального контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, установи, організації, дотриманням законодавства з фінансових питань, достовірністю обліку і звітності, спосіб документального викриття недостач, розтрат, привласнень та крадіжок коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань.

Розрахунковий чек - паперовий розрахунковий документ, що містить нічим не обумовлене розпорядження платника банку, що його обслуговує, провести переказ суми коштів на користь визначеного в ньому отримувача.

Сертифікат - бланк цінного паперу, який видається власнику цінного паперу і містить визначені законодавством реквізити та назву виду цінного паперу і засвідчує право власності на цінний папір.

Сума переказу - кошти, відповідна сума яких внаслідок переказу має бути зарахована на рахунок отримувача або видана йому у готівковій формі.

Речення:

1) Нещодавно касир виконала валютну операцію, видавши клієнту велику суму грошей.

2) Кожного місяця в касі банку проводиться ревізія.

3) Гроші готівкою клієнти можуть отримати в банкоматах, маючи пластикову картку.

4) Касир, обслуговуючи клієнта, проводить операції, приймає чи видає гроші.

5) Касир, проводячи операцію, видає клієнту розрахунковий чек.

3. Перекладіть українською мовою і запишіть словосполучення

Заслуживать внимания - заслужити увагу,

Нанести вред - нанести шкоду,

Обратиться по адресу - звернутися за адресою,

Работать по схеме - працювати за схемою,

Ввести в состав - внести в склад,

По собственному желанию - за власним бажанням,

На будущей неделе - на наступній неділі або наступного тижня,

Два года тому назад - два роки по тому,

Принять к сведению - прийняти до відома.

4. Від поданих слів утворіть прикметники за допомогою суфікса -ськ-

Дрогобич - дрогобицький;

Волинь - волинський;

Шотландія - шотландський;

Калуш - калуський;

Мекка - меккський;

Острог - острозький;

Іртиш - іртиський;

Норвегія - норвезький;

Виборг - виборзький;

Дамаск - дамаський;

Оболонь - оболонський;

Ільмень - ільменський;

Париж - паризький;

Случ - слуцький;

Санкт-Петербург - санкт-петербурзький;

Забайкалля - забайкальський;

Черкаси - черкаський;

Сиваш - сиваський;

Кривий Ріг - криворізький;

Інгул - інгульський;

Буг - бузький.

5. Складіть доповідну записку на ім`я керівника установи

Начальнику відділу

Петренко Івану Григоровичу

старшого економіста

Іванової Марії Іванівни

Доповідна записка

10.01.08

Київ

Про стан справ та виконану роботу працівниками економічного відділу.

Десятого січня ц.р., працівниками відділу, а саме Березенко О.І., Грищенко З.В., Коваленко П.К., було відпрацьовано річний звіт економічної діяльності підприємства, в якому відображено вся діяльність за минулий рік. Звіт виконано раніше визначених термінів на високому професійному рівні. Надання даного звіту звітним організаціям надасть можливість набагато раніше розпочати новий звітний період, що значно покращить фінансовий стан підприємства.

Прошу Вас розглянути можливість примірувати зазначених працівників.

Старший економіст підпис Іванова М.І.

Список використаної літератури

1) Економічний тлумачний словник. Понятійна база законодавства України у сфері економіки. //Гордієнко Д.Д. - К.: КНТ, 2006. - 308 с.

2) Кучнаренко Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знание, 2000. - 459 с.

3) Ділові папери: Практикум. - К.: Основи, 1999. - 142 с.

4) Український правопис /НАН України, Ін-т мовознавства ім. О.О. Потебні; Інститут української мови - стереотип. вид. - К.: Наук. думка, 2003. - 240 с.

5) Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. - Х.: Торсінг, 2001. - 384 с.

6) Ющук І.П. Практикум з правопису української мови. - 4-те вид. - К.: Освіта, 2000. - 254 с.

7) Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002. - 208 с.

8) Волкотруб Г.Й. Українська ділова мова: Практикум / Г.Й. Волкотруб, А.М. Венцковський. - 3-те вид., стереотип. - К.: МАУП, 2007. - 156 с

Размещено на Allbest.ru