Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

Размещено на http://www.allbest.ru

Контрольная работа по дисциплине «Русский язык и культура речи»

Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

1.1 Составление заявления

1.2 Составление доверенности

1.3 Составление объяснительной записки

1.4 Составление расписки

1.5 Резюме как особый вид документа

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУТЫ



ВВЕДЕНИЕ

Язык выполняет разные коммуникативные задачи, обслуживает разные сферы общения. Каждая сфера общения в соответствии с теми коммуникативными задачами, которые ставятся в ней, предъявляет к языку свои требования: невозможно говорить в коммуникативном плане о культуре владения языком вообще, речь должна идти о культуре владения разными функциональными разновидностями языка. То, что хорошо в одной функциональной разновидности языка, оказывается совершенно неприемлемо в другой. [1]

Стиль - исторически сложившаяся функциональная разновидность литературного языка, характеризующаяся в отборе языковых средств в связи с задачами общения.

Функциональные стили речи - применение речевого стиля в данной речевой ситуации.

Главным фактором для выделения функциональных стилей является ведущая функция каждого из них. Если условно выделить пять сфер общения, то им будут соответствовать пять речевых стилей:

- разговорный стиль (повседневная речь);

- художественный стиль (сфера искусства слова);

- официально-деловой стиль (сфера законодательства и деловых отношений);

- научный (область науки и техники);

- публицистический стиль (общественно-политическая сфера). [4]

В данной работе мы рассмотрим официально деловой стиль речи.



1. ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

1.1 Составление заявления

Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом. Основная функция делового стиля - информативная (передача информации). Это стиль документов, международных договоров, государственных актов, законов, деловых бумаг и так далее, который определяется их содержанием и целями - сообщить информацию, имеющую практическое значение, дать указания, инструкции.

Основными чертами официально-делового стиля можно считать: сжатость, компактное изложение, экономное использование языковых средств, стандартное расположение материала, обязательность формы, конкретность, бесстрастность, официальное высказывание.

Одной из форм официально-делового стиля является заявление, к оформлению которого предъявляются определенные требования.

Заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. [3]

Требования к оформлению заявления:

Наименование адресата (кому направлено заявление) пишется вверху, справа. Имя, отчество и фамилия заявителя. Указывается должность или адрес автора. Если это сотрудник той же организации, в которой работает заявитель, тогда указывается должность заявителя. Заявление, адресованное в чужую организацию, подающий заявление указывает дополнительно и свой домашний адрес. На данные момент существует два варианта оформления верхней части заявления.

- имя адресата заявления и имя автора разделены предлогом «от».

Набранный на компьютере текст заявления, должен содержать

написанный прописными буквами заголовок: ЗАЯВЛЕНИЕ.

В заявлениях, написанных от руки, только первая буква заголовка

прописная: Заявление. После заголовка точка не ставится.

- второй вариант: отсутствует предлог «от», стоит точка после слова «заявление», само слово написано со строчной буквы допускается, но признается устаревающим.

2. Текст заявления должен содержать конкретную просьбу, предложения или жалобы, опись прилагаемых документов (при необходимости). Для выражения причины в заявлении используются конструкции типа:

ввиду (чего?) Ввиду переезда …..

в силу (чего?) В силу сложившихся обстоятельств…..

вследствие (чего?) Вследствие изменения расписания …..

согласно (чему?) Согласно штатному расписанию…..

По причине (чего?) По причине отъезда….. и так далее.

Внизу, справа ставится подпись заявителя, чуть ниже ее, слева ставится число в формате ДД.МЕСЯЦ.ГГГГ год.

В заявлении следует указать точные данные (просьбу, дату, прилагаемый документ).

1.2 Составление доверенности

Доверенность - это документ, выдаваемый одним лицом другому для представительства перед третьим лицом.

В соответствии с законодательством России доверенность может быть как в простой письменной форме, так и нотариально удостоверенной.[5] В доверенности фигурируют два лица:

- доверитель - лицо, доверяющее что-либо;

- доверенное лицо - тот, на кого выдана доверенность.

Доверенность имеет свои требования в оформлении:

Вверху пишется название документа. деловой стиль резюме заявление

Фамилия, имя, отчество доверителя, в зависимости от цели написания доверенности должность, паспортные данные, в том числе адрес доверителя.

Фамилия, имя, отчество (возможно должность), паспортные данные, в том числе адрес доверенного лица.

Текст доверенности должен содержать точную формулировку доверяемой функции: какие действия доверяются, если доверенность о получении денежной суммы, тогда указывается точная сумма, которая пишется цифрами, а далее в скобках словами.

Полная фамилия, имя, отчество и подпись доверителя ставится в конце.

Дата выдачи доверенности.

Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.

Дата удостоверения подписи и печать организации, оформившей доверенность.

Срок действия доверенности.

Подпись доверителя должна быть обязательно заверена по следующей форме:

1) фраза подпись такого-то удостоверяю (или заверяю);

2) данные о должностном лице, заверяющем подпись;

3) дата и печать организации;

4) подпись заверителя.

Без данных требований доверенность не является документом.

1.3 Составление объяснительной записки

Объяснительная записка -- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Их можно разделить на две группы:

документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем.

объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.[6]

Для составления объяснительной записки нужно соблюдать следующие требования:

Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги, адресуется конкретному должностному лицу. Указывается наименование организации, данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица.

Наименование документа.

3 Дата составления и зарегистрированный номер документа.

Подзаголовок к тексту ( «О…..», « Касательно …..»).

В тексте составитель разъясняет руководству свою точку зрения на интересующее событие, либо поясняет содержание другого документа (в этом случает служит приложением к документу, подписывается руководителем организации). Текст пишется сухим канцелярским языком, мысли выражаются коротко, излагать конкретные факты, аргументированно, исключить эмоциональный окрас ситуации.

Объяснительная записка может быть написана от руки.

В конце ставится подпись составителя и дата. [7]



1.4 Составление расписки

Расписка - документ, скрепленный подписью лица, давшего расписку, и удостоверяющий в письменной форме, что это лицо получило от другого лица деньги, вещи, материальные ценности и обязуется их вернуть.[8]

Расписка, как любой деловой документ, требует правильного оформления. При составлении расписки следует руководствоваться следующими правилами:

Расписка пишется от руки -- тогда в случае экспертизы должник не

сможет открещиваться от факта, указанного в расписке.

Указать место и время составления -- это послужит дополнительными

обстоятельствами, подтверждающими, что расписка не сфальсифицирована с противоправными намерениями.

Срок расписки (если предполагается возврат) -- обязателен. Дата пишется разборчиво. Можно установить штрафные проценты за просрочку.

Обязательное требование вписать расписку все паспортные данные, обязательно место регистрации.

Сумма расписки пишется цифрами и прописью.

Заверить расписку можно у нотариуса -- в интересах кредитора, но не обязательно.

Указать присутствующих свидетелей (если они есть).

Подпись и указание собственноручно ФИО должника (помимо паспортных данных).

1.5 Резюме как особый вид документа

Резюме в официально-деловой речи - это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность.[3]

Хорошо составленное резюме дает полное представление о трудовом опыте соискателя; его образовании и деловых качествах, чтобы потенциальный работодатель мог судить о его квалификации. От четкости составления резюме и информации, заложенной в нем, во многом зависят шансы быть принятым на работу.

При составлении резюме учитываются следующие нормы:

Фамилия, имя, отчество автора документа выделенным шрифтом; адрес и телефон (домашний и служебный).

Указываются личные данные, а именно: гражданство, дата и место рождения, семейное положение (если есть дети, указать дату их рождения).

Указать должность, на которую претендует соискатель.

Обязательно указать образование (включая курсы повышения квалификации и т.д.). Перечень начинается с последнего учебного заведения и далее в хронологическом порядке, указываются полное название и год окончания.

Подробно описывается опыт работы (где и кем работал, также в обратном хронологическом порядке).

Обязательно указать профессиональные умения и навыки (знание иностранного языка, владение компьютером и др.).

Не маловажно описать личные качества (ответственность, коммуникабельность и т.д.).

Возможно указать увлечения.

Дата составления резюме.

В данной главе мы рассмотрели правила оформления деловых бумаг, в следующей главе мы выполним практическое задание, составим резюме на заданную должность.



2.ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Резюме на должность менеджера по продажам коммерческой фирмы.

Леоненко Сергей Владимирович

Телефон домашний:

Телефон мобильный:

Гражданство: российское

Дата и место рождения: 13 ноября 1974 года, г. Екатеринбург

Семейное положение: женат, дети: дочь 03.06.96, сын 05.12.

Цель: соискание на должность менеджер по продажам.

Образование:

2002 г. УГТУ

Опыт работы:

06.2002 - 09.2013 г. ООО «СПУТНИК-минус», г. Москва.

Должность: менеджер по продажам

-- Поиск и привлечение клиентов

-- Работа с клиентской базой и поддержание ее в актуальном состоянии

-- Проведение переговоров с клиентами

-- Составление коммерческих предложений и заключение договоров

-- Выставление счетов

-- Поиск подрядчиков и взаимодействие с ними

-- Составление планов продаж

-- Ведение документооборота в полном объеме

-- Составление отчетов по результатам работы

05.2002 - 11.1996 г. ООО «Стайл Системы», г.Москва

Должность: продавец-консультант

-- Помощь покупателям в выборе товара

-- Консультирование покупателей по ассортименту и размерам

-- Подготовка товара к продаже

-- Участие в оформлении витрин и зала магазина

Профессиональные навыки:

Опыт поиска и привлечения клиентов, в том числе с помощью «холодных» звонков.

Знание различных технологий продаж.

Опыт ведения переговоров.

ПК -- опытный пользователь (знание рабочих программ ).

Личные качества: ответственна, коммуникабельна, активность.

Ваши увлечения: увлекаюсь нумизматикой, туризмом.

10.12.2013 год.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Язык выполняет разные коммуникативные задачи, обслуживает разные сферы общения. В зависимости от сферы общения, а так же цели общения происходит деление на стили. Существует несколько стилей общения:

разговорный стиль (повседневная речь); художественный стиль (сфера искусства слова); официально-деловой стиль (сфера законодательства и деловых отношений); научный (область науки и техники); публицистический стиль (общественно-политическая сфера).

В данной работе мы рассмотрели официально-деловой стиль общения, требования к оформлению деловой документации, а так же выполнили практическое задание - составили резюме по соисканию на должность менеджера по продажам и экономиста торгового предприятия.



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Культура русской речи [Текст ] / Под ред. проф. Л. К.Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. - М.: Изд. группа НОРМА-ИНФРА, 1998.- 560 с.

Русский язык. Культура речи. Риторика [Текст]: Учеб. пособие для студентов УрГПУ/ М.Б. Ворошилова, Е.В. Дзюба, С.А. Еремина, Э.Ю. Попова, Н.Б. Руженцева, И. Н. Суспицина, А. П. Чудинов/ Урал. гос. пед. Ун-т. - Екатеринбург: [б.и.], 2010.- 199 с.

Чудинова С.Г. Русский язык и культура речи. [Текст]/ Учебное пособие / С. Г. Чудинова. - М-во образования и науки РФ, Урал. гос. экон. ун-т, Центр дистанционного образования. - Екатеринбург : Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2011. - 229 с.

Шенкевец Н. П. Русский язык и культура речи [Текст] / Учебное пособие для студентов экономических и юридических вузов. - Благовещенск : Изд-во «Зея», 2006

Электронный ресурс. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/%C4%EE%E2%E5%F0%E5%ED%ED%EE%F1%F2%FC

Электронный ресурс. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%97%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B0

Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.financial-lawyer.ru/newsbox/upravlencu/upravlenie_personalom/119-528171.html

Электронный ресурс. Режим доступа: http://economic-enc.net/word/raspiska-4074.html

Размещено на Allbest.ru