Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ



1 Понятие об официально-деловом стиле

В системе языковых средств слово играет важнейшую роль. Ведущая роль слова определяет его место в стилистике языка: слово является основной стилистической единицей. Работа над стилем произведения - это, прежде всего, работа над его лексикой, так как слово - основа для понимания речи. Неясность речи есть неизменный признак неясности мысли, утверждал Л.Н.Толстой.

Слова следует употреблять в строгом соответствии с их семантикой, т.е. значением. Стилистическая характеристика слова определяется тем, как оно воспринимается говорящими, пишущими: как закрепленное за определенным функциональным стилем или как уместное в любом стиле, общеупотребительное. Стилевой закрепленности слова способствует его тематическая отнесенность. В самых общих чертах функционально-стилевое расслоение лексики можно изобразить следующим образом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.1 - Функционально-стилевое расслоение лексики



Языком делового общения является официально-деловой стиль. Он имеет свои специфические отличия от разговорной речи и от других стилей литературного языка (научного, художественного, публицистического).

Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в, с эпохи Киевской Руси, и связано с оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался и литературный язык. «Канцелярский язык, - писал Г.О.Винокур, - это первая попытка человека овладеть языковой стихией, подчинить себе все эти непослушные частицы, союзы, местоимения, которые никак не укладываются стройный плавный период».

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д.

С одной стороны, выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения.

С другой стороны, официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.

Эти две особенности официально-делового стиля способствовали закреплению в нем традиционных, устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи. Иначе говоря, официально-деловой стиль характеризуется:

- высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов построения);

- официальностью (строгость изложения; слова обычно употребляются в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует);

- безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личностного).

«Язык официальный, - писал известный французский языковед Шарль Балли, - резко отличается от общеупотребительной речи и обладает ярко выраженной социальной окраской, он владеет совокупностью речевых факторов, служащих для того, чтобы в точных и безличных формулах выражать обстоятельства, которые накладывает на человека жизнь в обществе, начиная с нотариальных актов и полицейских уложений и кончая статьями кодекса и конституции».

В официально-деловом стиле выделяются подстили:

законодательный;

инструктивно-методический;

организационно-распорядительный;

технический;

дипломатический и т.д.

Деловой стиль - это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением - с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.

Схематически это можно выразить следующим образом



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.2 - Расслоение официально-делового стиля

Язык дипломатии весьма своеобразен. У него своя система терминов, у которой много общего с другими терминологиями, но есть и особенности - насыщенность международными терминами. В средние века в Западной Европе общим дипломатическим языком был латинский, потом - французский (ХVIII - начало ХIХ в.). Поэтому в языке дипломатии много терминов французского происхождения: атташе - должность или ранг дипломатического работника; коммюнике - официальное правительственное сообщение по вопросам внешней политики; дуайен - лицо, возглавляющее дипломатический корпус, старейший по времени вручения верительных грамот дипломатический представитель высшего ранга.

Есть и русские термины - русская дипломатия имеет длительную историю. К ним относятся: посол (слово использовано уже в мировой грамоте Новгорода с немцами в 1199 г.), посольство, поверенный в делах, наблюдатели и др.

Только в дипломатии употребляются этикетные слова. Это обращение к представителям других государств, обозначения титулов и форм титулования: король, королева, принц, шахиншах, Его Высочество, Его Превосходительство и др.

Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вступительная часть) Всеобщей декларации прав человека:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

весь этот фрагмент текста представляет собой одно предложение, в котором абзацами подчеркнуты деепричастные обороты, подчиняющие себе придаточные части.

Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с народом.

Великий французский мыслитель Ш.Монтескье писал: «Слова законов должны пробуждать у всех людей одни и те же идеи, никогда не следует в законе употреблять неопределенные понятия, стиль законов должен отличаться точностью и краткостью».

Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, кривотолки. При этом быстро понимания не столь уж важна, так как заинтересованный человек прочтет нужную ему статью закона и один, и два, и три раза. Главное - точность выражения мысли.

Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например:

Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом».

Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения. Закон обращается не к отдельному, конкретному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей, и поэтому необходима известная стереотипность изложения.

Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля.

Французский специалист Фонтенэ, автор вышедшего в Париже пособия по деловой переписке, указывает: «Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение читателя; деловое письмо должно убедить его и победить».

Образцом языка служебной переписки можно считать телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью и построением синтаксических конструкций. Не возбраняется здесь и нанизывание падежей, считающееся в других стилях серьезным стилистическим пороком. Здесь же оно способствует экономии языковых средств, компактности речи.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Текст настолько компактен, что из него нельзя вырвать ни один из родительных падежей.

Главная особенность языка служебной переписки - его высокая стандартизированность. Содержание деловых писем очень часто повторяется, т.к. однотипны многие производственные ситуации. Поэтому естественно одинаковое языковое оформление тех или иных содержательных аспектов делового письма. Для каждого такого аспекта существует определенная синтаксическая модель предложения, имеющая в зависимости от смысловой, стилистической характеристики ряд конкретных речевых вариантов. Вот, например, модель предложения, выражающего гарантию

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Эта модель может быть развернута:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Существование моделей и их речевых вариантов, т.е. стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается лишь в том, чтобы выбрать соответствующую синтаксическую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант.

Идеал делового письма - краткость и точность. Многословия, языковые излишества - самый большой стилистический порок языка деловой переписки.

Коротко и ясно следует писать и деловые бумаги (заявления, протоколы, акты, приказы, расписки, автобиографии, справки, докладные записки и т.д.).

Деловые бумаги составляются по определенной форме. Стиль исключает, как правило, сложные конструкции. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений.

1.1 Свойства управленческой информации

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Участниками делового общения являются органы и звенья управления - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать в процессе управленческой деятельности, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют устойчивый, целенаправленный «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.

Можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения:

официальность характера;

адресность;

повторяемость;

тематическая ограниченность,

Официальный характер

Специфика делового общения выражается в том, что независимо от того, кто является непосредственным составителем документа и кому он непосредственно адресован, официально автором и адресатом почти всегда является организация в целом.

Именно поэтому, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом - руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект».

То же можно сказать и об адресате документа.

Адресность

Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, например, теле-, радио-, газетная информация). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц работников.

Повторяемость

Управленческая деятельность предопределяет повторяемость управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств

Тематическая ограниченность

Функции организации поддаются описанию, классификации, регламентации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.

1.2 Основные требования, предъявляемые к управленческой информации

Условия делового общения предъявляют и определенные требования к управленческой информации, соблюдение которых может обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Одно из важнейших требований, предъявляемых к управленческой информации, вытекает из самого существа управленческой деятельности, суть которой заключается в принятии управленческих решений в целях упорядочения воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании управленческой информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется информация актуальная, новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации как общее понятие связано с целым рядом других понятий, также характеризующих управленческую информацию с точки зрения ее ценности и эффективности:

достоверность (объективность);

убедительность (аргументированность;

полнота (достаточность) информации;

лаконичность (краткость) изложения;

нейтральность;

точность.

Достоверность и объективность содержания

Деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность)

Информация должна побудить адресат совершить определенные действия. От того, насколько обоснован будет документ, будет зависеть и его исполнение.

Полнота информации

Документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения зависит от целей документа. Недостаточность информации может вызвать необходимость запрашивать дополнительные сведения.

Лаконичность, краткость изложения

Этот аспект достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности; отсутствием рассуждений и повествований.

Нейтральный тон изложения

Управленческая информация является официальной по своему стилю, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Ведь технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания исполнителя. Участники делового общения действуют от имени юридических, а не физических лиц Поэтому субъективный момент в текстах деловых документов должен быть сведен к минимуму. Субъект действия отождествляется с собирательным существительным: дирекцией, советом, коллегией и т.д.

Из языка деловой документации должны быть исключены слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, междометия и др.). Ситуация должна оцениваться логическими средствами, а не эмоционально-экспрессивными.

Точность изложения

Содержание должно исключать двусмысленность. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна. При этом быстрота восприятия текста не имеет особого значения, т.к. это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан еще раз.

Точность достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений и слов, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.



2 Требования, предъявляемые к текстам управленческой документации

Работа с документом - это прежде всего работа с текстом. При составлении и редактировании текстов может возникнуть ряд типичных трудностей, которые связаны с построением словосочетаний и предложений, с выбором слов и терминов, их грамматическими формами и т.п.

Все рассмотренные выше стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемым к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.

Если работнику не удается справиться с языковыми стилистическим проблемами, документ утрачивает способность выступать в качестве полноценного средства коммуникации. Любые стилистические просчеты порождают трудности восприятия, ведут к непониманию между отправителем и получателем деловой бумаги.

Для того, чтобы не создавать текстов, требующих огромного усилия для восприятия, составитель документа должен соблюдать определенные правила - условно говоря, знать «технику стилистической безопасности».

2.1 Структурный аспект

Композиция текста.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре письма и не совпадал с другим аспектом.

Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок, т.к. части текста документы расположены не в соответствии с логикой и языковыми требованиями.

Необходимо помнить следующие правила, которым подчиняется любой текст деловой бумаги:

1. Желательно посвящать документ одному вопросу. Текст рекомендуется начинать с сути проблемы: с изложения просьбы, предложения, а затем давать обоснование.

2. Документ обязательно должен иметь заголовок, который строго соответствует не только теме, но и задачам документа.

3. Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестно, загромождая документ деталями. Особенно существенно выделять и подчеркивать главное.

4. Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

2.1.2 Речевая избыточность

Возникает при повторной передаче одной и той же мысли. Следует тщательно составлять тексты деловых бумаг, безжалостно удаляя лишнюю информацию.

Неправильно	Правильно
Наша фирма прибыла на конкурс на международную выставку в Милане, чтобы принять участие в конкурсе, в котором будут участвовать не только отечественные, но и зарубежные фирмы.	Наша фирма прибыла на международную выставку в Милан, чтобы принять участие в конкурсе.

2.2 Лексический аспект

Лексикой называют совокупность слов языка, а также определенные пласты словарного состава языка, например, книжная, нейтральная и т.д.

2.2.1 Лексическая сочетаемость

Для правильного употребления слов в тексте недостаточно знать их точное значение, необходимо еще учитывать особенности лексической сочетаемости слов, т.е. их способность соединяться друг с другом. Так, «похожие» прилагательные длительный, долгий, долговременный по-разному «притягиваются» к существительным: длительный период, долгий путь, долговременный кредит. Нередко слова с одинаковым значением могут иметь разную лексическую окраску:

Истинный друг - подлинный документ.

Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

приказ - издается;

выговор - объявляется;

вакансия - замещается;

порицание - выносится и т.д.

Неправильно	Правильно
Эти функции поручаются отделу рекламы.	Эти функции возлагаются на отдел рекламы.

Ограниченная сочетаемость слов в деловом языке способствует типизации содержания, выражаемого в тексте, оно как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.

2.2.2 Специальная лексика

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов:

термины;

профессионализмы;

жаргонно-профессиональные слова.

Термин (от лат. Terminus - граница предел) - слово или словосочетание, являющееся названием специального понятия из какой-либо области человеческой деятельности.

Термины, используемые в управленческой документации, - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если автор сомневается в том, что значение термина будет понятно адресату, необходимо дать расшифровку. Для этого лучше всего воспользоваться словарем.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений.

Профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова употребляются, как правило, только в устной речи (например, черный нал).

2.2.3 Устаревшая лексика

Устаревшая лексика делится на две группы: архаизмы и историзмы.

Архаизмы - слово или словосочетание, вышедшее из употребления и поэтому воспринимаемое как устаревшее: канцелярист, челобитная, писарь и др.

Историзм - слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: пенсне, чернильница, пресс-папье и др.

Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо, их следует заменять современными словами и оборотами

Неправильно	Правильно
При сем направляется	Направляем
Вышеозначенный	Названый
Сего года	Этого года
Настоящий акт составлен	Акт составлен

2.2.4 Неологизмы

Неологизм - это слово или оборот речи, созданные для обозначения нового предмета или выражения нового понятия. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Полное право на существование имеют в деловом языке, например, такие слова - пресс-секретарь, префектура, интернет-кафе. Не имеют законное право на употребление в официальной деловой речи такие слова, как санирование (оздоровление), изжитие (исключение).

2.2.5 Заимствованные слова

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами.

Русский язык всегда был открыт для пополнения лексики из иноязычных источников. Заимствования из древних языков (греческого, латинского), греческого, голландского, английского и др. осваивались русским языком в разные исторические эпохи, не нанося ущерба его национальной самобытности, а лишь обогащая его и расширяя его приделы.

В конце 80-х - 90-е годы особенно сильно увеличился приток иностранных слов в русский язык в связи с изменениями в сфере политической жизни, экономики, культуры и нравственной ориентации общества.

Если предстоит сделать выбор между близкими по значению словами, одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ил смысловая разница между ними, если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для данного текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.

Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроенный».

2.2.6 Плеоназмы

Плеоназм (от греч. pleonasmos - излишество) - избыточность выражения, т.е. в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова:

промышленная индустрия - слово индустрия само по себе означает «промышленность»;

150 рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);

главная суть («суть» - это и есть главное).

Однако некоторые плеонастические словосочетания приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существования, и стали нормативными: реальная действительность, практический опыт, информационное сообщение. Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «опыт», «сообщение», уточняют их значение.

2.2.7 Паронимы

Паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но разные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла.

Командированный (причастие) - тот, кого командировали. Относится только к сотруднику.	Командировочный (прилагательное) - имеет значение «относящийся к командировке». Относится только к документу.

2.2.8 Тавтология

Тавтология - это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта ошибка делает речь неблагозвучной, задерживает внимание, затрудняет понимание текста.

Неправильно	Правильно
Польза от использования чего-либо	Польза от применения чего-либо
Следует учитывать следующие факторы…	Необходимо учитывать следующие факторы

2.3 Словообразовательный аспект

2.3.1 Сокращения

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используют сокращения.

В русском языке первые аббревиатуры возникли еще до революции. Вначале они вводились осторожно и не отличались особым неблагозвучием: Лензолото, Рускабель…

Различают два вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) и графические.

Аббревиатура (лексическое сокращение) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов: ГИБДД, РФ, горгаз, зам. и др. Аббревиатуры имеют произношение и от них могут образовываться производные слова: ГАИ - гаишник.

Графические сокращения - проявляются только на письме, не имеют произношения и производных: обл., см., напр., г-н и др.).

При использовании сокращений в текстах деловых документов следуем придерживаться некоторых правил и требований:

1. Сокращение не должно совпадать по форме с общепринятыми словами или другими сокращениями. Оно должно быть обратимым - разворачиваться в полное наименование.

2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа.

3. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

4. Нельзя сокращать слова и словосочетания, если возможно различное понимание текста

5. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.

6. Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым.

7. Сокращенные названия учреждений, марки изделий пишутся с прописной буквы.

8. При адресовании писем следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в его документах.

9. Известная форма Р.S (post scriptum - после написанного) и N.В. (nota bene - заметь хорошо) - в деловой переписке не употребляется. В старом письмовнике ХVII в. Дан хороший совет: «А если что забыто в письме, то его следует переписать».

10. Сокращение не может заканчиваться на гласную или й.

11. Мягкий знак отбрасывается.

12. Удвоенная согласная не сохраняется.

13. Условные обозначения физических, математических, химических величин должны соответствовать государственным стандартам.

14. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключения составляют: гг. - годы; пп. - пункты и некоторые другие.

15. Не допускается перегружать текст графическими сокращениями.

2.4 Синтаксический аспект

Синтаксис - это раздел грамматики, изучающий способы соединения слов и словоформ в словосочетания и предложения, предложений - в сложные предложения.

2.4.1 Порядок слов в предложении

Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл от этого не нарушается:

1. Вчера получено письмо.

2. Вчера письмо получено.

3. Письмо получено вчера.

4. Письмо вчера получено.

5. Получено письмо вчера.

6. Получено вчера письмо.

Однако нельзя сказать, что все варианты равны. В зависимости от порядка слов подчеркивается та или иная часть сообщения. В русской письменной речи информационная роль слов возрастает к концу предложения. Поэтому в 1 и 6 вариантах акцент сделан на том, чтo за документ получен. Во 2 и 4 - на факте его получения, в 3 и 5 - на времени получения.

Кроме того, порядок слов дает определенные стилистические возможности: предложение 1 звучит более официально, чем 6 предложение, хотя между ними и нет смыслового различия.

Это свойство русского языка требует от работающего с документом человека языкового и чутья и специального внимания к построению фразы.

2.4.2 Специфика употребления деепричастных оборотов

Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами - это деепричастный оборот.

Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является:

а) два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое - деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом

б) деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъектом действия, и ни в ком случае - с объектом.

Неправильно	Правильно
Ознакомившись с положением дел, нормы и расценки директором были изменены	Ознакомившись с положением дел, директор изменил нормы и расценки

2.4.3 Структура сложного предложения

Для официально-делового стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна часть является главной, а другая - придаточной.

Как правило, придаточные предложения рекомендуется заменять, по возможности, синонимичными причастными или деепричастными оборотами. Но это не всегда возможно или нежелательно, поэтому и возникает неоправданное злоупотребление союзами «что», «который», «если», «как» и др.

Недопустимо также соединять причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями как однородные челны предложения.

Неправильно		Правильно
Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС		Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС
Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работ, и какие меры можно принять для их устранения		Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работ, и определить, какие меры можно принять для их устранения

2.4.4 Косвенные падежи

Длинные цепи существительных в косвенных падежах (всех падежах, кроме именительного) - одна из ярких примет делового стиля. Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремлении пишущего изъясняться как можно более официально. С этой целью автор избегает глаголов, заменяя их отглагольными существительными.

Об авторе тяжелых и невразумительных словесных конструкций писал еще К.И.Чуковский: «Ему неведомо элементарное правило, запрещающее такие длинные цепи родительных: «Доим племянника жены кучера брата доктора».

Еще больше ошибок делается при употреблении творительного падежа, когда в большом количестве употребляются отглагольные существительные с окончанием на -ание, -ение.

Неправильно		Правильно
Для выполнения требования повышения качества образования		Чтобы повысить качество образования

2.4.5 Употребление предлогов «о», «на», «по» и некоторых других

Очень часто в деловой речи неправильно строятся конструкции с употреблением различных предлогов.

Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилистической окраской:

конструкции без предлога - общеупотребительны;

с предлогом - характерны для деловой речи, например:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Не допускается употребление предлога ПО вместо предлога О (ОБ), если речь идет о конкретной теме, содержании разговора, выступления

Неправильно		Правильно
Отчитаться по работе		Отчитаться о работе
Доклад по итогам работы		Доклад об итогах работы

Предлог СОГЛАСНО требует только дательного падежа

Неправильно		Правильно
Согласно приказа		Согласно приказу
Согласно вашей просьбы		Согласно вашей просьбе

Предлог БЛАГОДАРЯ может употребляться только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных, отрицательных последствий возможет только предлог ИЗ-ЗА.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

2.5 Морфологический аспект

2.5.1 Имя существительное

В официально-деловом стиле особенно велика потребность в частом обращении к имени существительному. В нем постоянно возникает необходимость при наименовании учреждений, лиц, предметов деятельности людей, их действий, часто обозначаемых отглагольными существительными. Тексты в официально-деловом стиле носят предписующий характер; преобладают констатация, описание. Содержание текстов, как правило, требует наименование множества деталей:



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

При этом глагольные конструкции оказываются неуместными и действия обозначаются отглагольными существительными

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

2.5.2 Имя прилагательное

Отличительным признаком в официально-деловом стиле речи является преобладание относительных прилагательных.

Так, обращение к относительным прилагательным в законодательных документах обусловлено необходимостью частого выражения в них отношений между лицами и государством, лицами и предметами и т. д.

Государственный, производственный, коммерческий, финансовый, частный, общественный. Немало прилагательных выполняют роль терминов, а также входят в состав устойчивых словосочетаний-терминов и собственных имен (около 30 %).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Наиболее употребительны краткие прилагательные со значением модальности. Как правило, они указывают на долженствование или предписание

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/



В деловых документах прилагательные этой группы составляют 75 % от всех кратких форм, в то время как в научных текстах их употребление отмечается крайне редко, а в художественной речи они практически не встречаются.

Одной из наиболее распространенных ошибок является неправильное образование степеней сравнения: соединение простой сравнительной степени и элемента сложной - слово более.

Неправильно		Правильно
«Более лучший показатель характеризует финансовое положение…»		«Более высокий показатель характеризует финансовое положение…»

2.5.3 Имя числительное

Имя числительное как часть речи, которая указывает на отвлеченные числа, количества предметов и порядок их при счете в силу этого как бы предназначена для выражения точной, беспристрастной информации, находит широкое применение в официально-деловом стиле. Точная информация, связанная с привлечением значительного количества чисел получает формализованное выражение, при котором числительные заменяются цифрами, но этот графический способ уже не является здесь единственным: параллельно могут быть использованы и словесные обозначения чисел, количества…

Нежелательно злоупотребление числительными в текстах, рассчитанных на слуховое восприятие. Рекомендуется выносить статистические данные в специальные таблицы, рассчитанные на зрительное восприятие, не загромождая числительными устную речь.

При употреблении имен числительных следует помнить несколько правил:

1. В соответствии с нормами русского языка числительные склоняются. При склонении сложных и составных числительных склоняются все их части.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

2. Не смешать основы мужского и женского рода числительного «оба-обе»

Неправильно		Правильно
В обоих системах отмечается сбой…		В обеих системах отмечается сбой…

3. Порядковые числительные, оканчивающиеся на -тысячный, -миллионный, -миллиардный, пишутся слитно: двадцатитысячный, шестимиллионный.

2.5.4 Местоимение

Для характеристики местоимений имеет важное значение избирательность их употребления в разных функциональных стилях. Так, в официально-деловом находят применение местоимения таковой, некий, какой…

Следует отметить также отказ от слов этот, такой, некоторый, вместо них чаще используют прилагательные и причастия данный, указанный, следующий, определенный, известный…

Совершенно не представлены в деловой письменной речи местоимения 1-го и 2-го лица единственного числа - я, ты. И крайне редко употребляются формы 1-го лица множественного числа - мы.

При употреблении местоимения следует не забывать, что они обычно указывают на употребленные ранее в тексте существительные. Из контекста всегда должно быть ясно, какое именно существительное заменяя. ет эта часть речи.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

В данном предложении между местоимением ее и существительным, на которое это местоимение указывает, оказалось еще одно существительное женского рода единственного числа, (обувь), что помешало правильному восприятию текста.

2.5.5 Глагол

Глагол является самой сложной и самой емкой из всех частей речи. Однако, в официально-деловом стиле, который отличается ярко выраженным именным характером речи, употребление глаголов сводится до минимума. Здесь средняя частота употребления глаголов на каждую тысячу слов равна 60, в то время как в научном стиле она составляет 90, а в художественной речи - 151. Предписующий характер официально-делового стиля, преобладание в нем констатирующего, описательного типов речи над повествованием, рассуждением определяют его статичность, вытеснение глагольных форм отглагольными существительными.

Главная роль отводится словам со значением долженствования: следует, надлежит, обязуется, является, имеется…

Официально-деловой стиль также отличается ограниченностью употребления личных форм глаголов.

Форма 1-го лица единственного числа употребляется лишь в особых клишированных оборотах, например, в заявлении: «Прошу рассмотреть…», резолюциях: «Разрешаю… Не возражаю…».

Множественное число используется только при написании деловых писем: «Просим выслать каталог…».

Форма 2-го лица единственного и множественного числа практически не употребляется.

Самое широкое распространение имеет форма 3-го лица единственного и множественного числа в неопределенно-личном значении: «Договор признается недействительным… Акты подписаны».

Нельзя забывать и некоторых нюансах деловой переписки, выбирая форму глагола. Так если необходимо донести информацию, что организация, например, не возражает принять на практику студентов вуза, следует писать: «ОАО «Осень» не возражает». Но если речь идет о переговорах по телефону между конкретными работниками организаций, то не следует писать: «ОАО «Осень» подтверждает состоявшийся 12 января 2002 года разговор по телефону с бухгалтером ООО «Сибирь»…». Документ должен звучать следующим образом: «Подтверждаем состоявшийся 12 января 2002 года разговор по телефону с бухгалтером ООО «Сибирь».

Преобладают в деловой речи и страдательные конструкции над формами действительного залога: «Проектом предусмотрено сооружение зданий, отвечающих мировым стандартам» (а не «Проект предусматривает…»)

деепричастный оборот деловой стиль



Словарь терминов по делопроизводству

А

АВТОБИОГРАФИЯ - описание жизни автора, включая обучение и трудовую деятельность.

АВТОР ДОКУМЕНТА - организация или лицо, подписавшее документ.

АДРЕСАНТ - лицо или организация, отправитель документа.

АДРЕСАТ - лицо или организация, получатель документа.

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - указание получателя документа путем проставления реквизита “адресат “.

АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты, события, действия.

АКЦЕПТ - принятие предложения о заключении контракта одной из сторон.

АРХИВ - (от лат. ARCHIVUM, присутственное место) -самостоятельные учреждения или отделы в организациях, хранящие документальные материалы, а так же совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности организаций, обществ и отдельных лиц.

АРХИВАРИУС - хранитель или сотрудник архива.

Б

БЛАНК ДОКУМЕНТА - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для информации переменной.

В

ВЕДОМОСТЬ - перечень каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

ВИЗА - подпись должностного лица на документе, подтверждающая факт ознакомления и согласия с его содержанием.

ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный другими организациями (лицами), или полученный от них.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, созданный организацией и предназначенный для внутреннего пользования.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в организацию от сторонней организации.

ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА - заверенная копия части документа.

Г

ГРИФ - печать, штемпель с образцом подписи или каким-либо другим текстом, а также оттиск этой подписи или текста на документе.

Д

ДЕЛО (в делопроизводстве) - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документа, вопросам, корреспондентам и т.п.), помещенных в обложку.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.

ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

ДОГОВОР (КОНТРАКТ) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий их.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

ДОКУМЕНТ (от лат. DOCUMENTUM - доказательство, свидетельство) - материальный объект содержащий информацию в зафиксированном виде, для передачи ее во времени и пространстве.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) - процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ - зафиксированная на материальном носителе информации с определенными реквизитами.

ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.

ДУБЛИКАТ - копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника. Выдается в случаях утери владельцем подлинного документа.

Ж

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ - журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

З

ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА - совокупность реквизитов «эмблема», «наименование организации», «Юридический адрес», «название вида документа», «дата», «номер», «ссылка на номер и дату документа», «заголовок к тексту».

ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение.

И

ИНДЕКС - условие цифровое (или буквенно-цифровое) обозначение документа.

ИНДЕКСАЦИЯ - присвоение документам индексов при регистрации.

«ИНКОТЕРМС» - международные правила толкования торговых терминов.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) -документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними в организациях.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ созданный в данной организации и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА - организационно-упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий.

ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от формы их представления.

К

ТК РФ - Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые правоотношения.

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА - документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей, которую предприниматель относит к конфиденциальной.

КОНТРАГЕНТ - одна из сторон контракта, договора.

КОНТРАКТ - см. ДОГОВОР.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ - документированная информация, доступ к которой ограничивается в установленном порядке.

КОПИЯ - повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.

КРЕДИТНОЕ ПИСЬМО - письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.

Л

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

ЛИЧНОЕ ДЕЛО - совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой и общественной деятельности, семейное положение.

Н

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный список дел, журналов, карточек, заводимых в организации с указанием сроков их хранения.

НОРМАТИВНЫЙ ПРАВОВОЙ АКТ - документ, изданный уполномоченным на то органом и содержащий нормы права, т.е. предписания постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

О

ОРД - организационно-распорядительные документы, создающиеся в сфере управления.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - первый подлинный экземпляр документа.

ОФЕРЕТА (от лат. of ferto - представлять) - письменное предложение о заключении контракта.

ОТПУСКИ - полные копии отосланных документов, подшиваемых в дела организации, создаются, как правило, одновременно с подлинником.

П

ПЕЧАТЬ - элемент удостоверения наиболее важных документов организации, свидетельствующий об их подлинности.

ПОДЛИННИК - первый или единственный экземпляр официального документа.

ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, информация которого соответствует действительности.

ПОДПИСЬ - реквизит документа, придающий ему юридическую силу.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

ПРАВО ПОДПИСИ - полномочие должностного лица на подписание документов.

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

ПИСЬМО (ДЕЛОВОЕ) - документ, который служит средством общения с организациями и частными лицами и содержит сообщение чего-либо, уведомление о чем-либо

Р

РАСПИСКА - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА - унифицированная карточка, предназначенная для регистрации документов и контроля их исполнения.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА - фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему порядкового номера с последующей записью необходимых сведений о документе в журнале, карточке или на ПЭВМ.

РЕЕСТР (от позднелат. REGESTRUM - список, перечень):

1 - список, перечень, опись.

2 - книга для регистрации дел, документов и т.п.

РЕЗОЛЮЦИЯ - утверждающая надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.

РЕЗЮМЕ - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый частным лицом при трудоустройстве.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - отдельный элемент документа (адрес, подпись, виза и т.п.).

РЕФЕРЕНТ (от лат. REFERS - сообщающий) - должностное лицо, готовящее доклады, консультации по определенным вопросам.

РЕШЕНИЕ - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач.

С

СЕКРЕТАРЬ (от позднелат. SECRETARIUS, первоначально -доверенное лицо) - служащий, ведающий делопроизводством организации, отдельного лица.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

СПРАВКА - документ, содержащий описания и подтверждение тех или иных фактов и событий без каких-либо выводов и предложений.

СТАНДАРТ - образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других подобных объектов.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ - процесс установления и применения стандартов.

Т

ТЕЛЕГРАММА - документ, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

ТЕЛЕФОНОГРАММА (с греч. «запись, сообщения, переданного голосом») - зафиксированная передача информации по телефону в одном направлении.

ТРУДОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ - документ, фиксирующий согласие между организацией и работником, не состоящим в её штате, на проведение разовой или временной работы.

У

УНИФИКАЦИЯ - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

УСТАВ - юридический акт, регулирующий деятельность организаций и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами.

Ф

ФАКСИМИЛЕ (от лат. FAC SIMILE - сделай подобное):

1 - точное воспроизведение графического оригинала (подписи, рукописи, документа и т. д.) фотографическим или печатным способом.

2 - клише-печать, воспроизводящая подпись.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - отнесение документов к определенному делу, их систематизация внутри дела.

ФОРМУЛЯР - совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.

Э

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - определение сроков хранения документов с целью отбора их на архивное хранение или уничтожение.

Ю

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий.

ЮРИДИЧЕСКИЙ АДРЕС - совокупность данных о предприятии, включающая почтовый адрес, банковский реквизиты, телефон, факс, телекс.

Размещено на Allbest.ru