Деловая документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Официально-деловой стиль как язык документов

2. Текстовые нормы делового стиля

3. Языковые нормы: составление текста документа

4. Динамика нормы официально-деловой речи

5. Основные жанры письменной деловой речи: лингвистические и композиционные характеристики

6. Лексика языка деловых документов

7. Грамматика языка деловых документов

8. Синтаксис языка деловых документов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Языком делового общения является официально-деловой стиль -- функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица -- организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в делом -- «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом -- руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения -- адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения -- повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность -- это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения -- тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

достоверность (объективность);

убедительность (аргументированность);

полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения -- это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения Двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов -- языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, oговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста -- это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

В.В. Виноградов наряду со сферой общения в качестве определяющего функциональный стиль фактора выделял и функции коммуникации: общение, сообщение, и воздействие. Функциональные стили выделяются и конституируются именно на этой экстралингвистической базе.

В. В. Виноградова, М.Н. Кожина указывает на двойную системность языка, определяющую своеобразие функционального стиля.

В.А. Аврорин выделяет 12 таких сфер и, соответственно, стилей [Авронин 1975]. Исследователи, исходящие из первенства в ряду стилеобразующих факторов типа работы сознания (Б.Н. Головин, М.Н. Кожина), выделяют научный, деловой, публицистический, художественный и разговорный стили. М.Н. Кожиной была предпринята попытка связать обе системности (языковую и ситуативную) посредством выявления влияния типа сознания на языковую избирательность, проявляющуюся, в том числе в выделении основной черты, стилевой доминанты

А.Н. Гвоздев, считающий функции языка главным стилеобразующим фактором, выделяют 3 стиля: научно-деловой, художественно-публицистический и разговорный

О.Б. Сиротинина к факторам выделения стилей, например, относит сферу общения (сфера правового регулирования жизни общества, науки, обучения, общественно-политическая, обиходно-деловая и т.д.), функции коммуникации (общение, сообщение, воздействие), характер адресата речи (массовый, публичный и т.д.), самих условий речи (одминальность/неодминальность, наличие/отсутствие непосредственного контакта и т.п.).

У Д.Н. Шмелева и сторонников его концепции противопоставлены разговорная речь и язык художественной литературы

Исходя из вышеперечисленных фактов, мы сформулировали тему нашего исследования: «Особенности стилистики деловой документации».

Объект нашего исследования - деловая документация.

Предмет исследования - особенности стилистики деловой документации

Цель исследования - выявить и охарактеризовать особенности стилистики деловой документации.

Задачи исследования:

1. Проанализировать литературу по теме исследования.

2. Дать характеристику основным понятиям работы

3. Выявить и охарактеризовать особенности стилистики деловой документации

Новизна работы заключается в том, что мы старались рассмотреть особенности стилистики деловой документации.

Методы исследования - теоретический анализ научных источников по проблеме исследования; организационный метод - сравнительный.

1. Официально-деловой стиль как язык документов

Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства. Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано экономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической и социально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость принять участие в выставке товаров предполагает заполнение заявки, изготовленной выставочной организацией типографским способом в форме анкеты. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.

Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т. п.

Трафаретные тексты с постоянным и меняющимися частями именуются бланками. "Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований", - справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.

Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.

Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия.

Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная - в ячейках таблицы.

Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

Трафаретизация, таким образом, обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов языка - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это - представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

Акционерное общество открытого типа "Аэропорт Внуково", именуемое ___________ в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора В.В. Баранова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма "Сети и системы", именуемая в дальнейшем Исполнитель, в лице директора М.В. Петрова, действующего на основе Устава, с другой стороны, заключили между собой договор о нижеследующем...

Между закрытым акционерным обществом "Оптовый рынок Самара", далее именуемым Арендодатель, и ТОО "Арес", далее именуемым Арендатор, заключается договор об аренде.

Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам текст начального модуля договора практически не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон:

договор о выполнении работ - Заказчик - Исполнитель (Подрядчик)

договор о купле-продаже - Продавец - Покупатель

договор об аренде - Арендодатель - Арендатор.

Все особенности официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.

Экономическая необходимость, развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, автобиография, объяснительная записка, анкета, статистический отчет и др.

Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности, поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различий в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартность изложения; долженствующе-предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, объективность, логичность - что свойственно научной речи.

Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможности различных толкований. Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и проч., т.е. стандартное оформление многих деловых документов (листок по учету кадров, анкету, квитанцию на оплату жилищно-коммунальных услуг и т.п.).

2. Текстовые нормы делового стиля

Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

Вспомним то, что говорилось в предыдущем параграфе: официально-деловой стиль обслуживает нашу деятельность в сфере официальных (официально-деловых) отношений. Так вот, начало наших затруднений относится не к той стадии, когда мы уже трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане - мыслительное - лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, проделываемой каждым в плане составления какого-либо документа.

1. Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанрадокумента.

2. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. Что же такое форма документа?

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресован документ?); 2) об адресанте (кто является автором документа - заявителем, просителем и т. д.?); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно, скажем: Заявление, Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например в деловых письмах); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др. (Наиболее полную характеристику реквизитов можно найти в работах: [31, 37-88] - 22 реквизита и [14, 14-20] - 31 реквизит.) Следовательно, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема - их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа (см. об этом: 30).

Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация -> жанр документа -> форма документа -> языковое наполнение документа.

Приведем схемы организации текста некоторых наиболее распространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них - заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресанта (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют - наряду с языковыми нормами или, вернее, до них - нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа [23; 24], а точнее - нормы <совокупности или совокупностей текстов> [22, 34-35], обладающих <предрешенной смысловой сеткой отношений> [5, 4-5]. Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.

В процессе составления делового текста выбор его жанра играет роль пускового механизма, включающего действие конкретных текстовых норм: в речевом сознании пишущего возникает некий <образец>, или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости / гибкости организации: в зависимости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), (б) их последовательность, (в) их пространственное расположение. Можно отметить по меньшей мере три степени жесткости текстовых норм.

1. Первый тип текста представляет собой образец-матрицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.

Известно, что пародия является тонким инструментом передачи сущности любого пародируемого явления. В связи со сказанным приведем такую пародию на документ (доверенность) в <Записных книжках> И. Ильфа:

<Дано сие тому-сему (такому-сякому) в том, что ему разрешается то да сё, что подписью и приложением печати удостоверяется.

За такого-то.

За сякого-то.

Учреждение <Аз есмь>.

Для образца-матрицы существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текстов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-матрицы требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать.

Такая жесткость организации текста (и соответственно перевес постоянных элементов текста над переменными) может приводить к дифференциации подобных документов по так называемым ключевым словам. См., например, сказку В. Шукшина <До третьих петухов>, где черт пытается выяснить у Ивана, какая же справка тому нужна:

- А какую справку, Ваня? Они разные бывают... Есть о наличии, есть об отсутствии, есть <в том, что>, есть <так как>, есть <в виду того, что> - разные, понимаешь? Какую именно тебе сказали принести?

- Что я умный...

- Не понимаю. Диплом, что ли?

- Справку.

- Но их сотни, справок! Есть <в связи с тем, что>, есть <несмотря на то, что> есть...

2. Второй тип текста представляет собой образец-модель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу - при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последовательности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. приведенную выше схему заявления, с единственным по существу <творческим> реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации. Эта жесткость и соответственно сила ощущения схемы позволяют пародийно обыграть форму документа, наполняя его в тексте художественного произведения совершенно не свойственным деловой речи материалом. Приведем пример из романа В. Тублина <Доказательства>:

Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем (подробно они рассматриваются в [8]). Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и/или отправки документа [8, 28].

Ужесточение образца-модели может приводить к превращению текста документа в образец-матрицу. Ср., например, принятые во многих учреждениях готовые бланки для заявления об отпуске.

3. Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром (а) фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста. Ср. довольно обычное для детективно-милицейского жанра литературы изображение того, как пишется объяснительная записка:

<- А вас, Зоя Геннадьевна, я попрошу все, о чем мы говорили, изложить письменно.

- Хорошо. Я сделаю, только как?

- Возьмите бумагу, ручку... Так... Прекрасно... В правом углу пишите: <Начальнику ОББ, подполковнику Данилову И. А.> Написали?.. Прекрасно... Далее - от кого... Так... Теперь посредине листа: <Объяснение>... Отлично... <По существу заданных мне вопросов могу сообщить следующее. С гражданкой Валиевой 3. В., проживающей...> Так... Далее - все как было> (Эд. Хруцкий. Четвертый эшелон).

Иначе говоря, характер действия текстовых норм определяется характером организации текста документа. Степень свободы выбора в процессе составления (построения) пишущим текста документа обратно пропорциональна степени фиксированности параметров (реквизитов). На одном полюсе здесь предел жесткости организации текста - фиксация переменной информации как заполнение пробела; на другом - предел степени свободы организации текста - обязательность лишь <шапки> документа.

3. Языковые нормы: составление текста документа

Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа - его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную <подстановку>: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную - конкретную - информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким <свободным> реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности - точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления - точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела - и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грамматических средств - главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска - и лексического, и синтаксического - могут существенно облегчаться за счет знаний(навыка) и речевого опыта пишущего.

I. Выше (в 28) уже говорилось о специальной лексике, для которой характерно функционирование именно в деловой сфере и в специфических значениях, приближающих ее к терминологии (истец, ответчик и др.). Кроме того, можно отметить еще и ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (=этот), вышеуказанный (= названный ранее) ^.нижеследующий (= помещаемый далее); препровождать (= отправить, переслать) и т. п. Обратите внимание на оформление документов, связанных с завещанием: <Завещание, как правило, излагается в письменной форме с указанием места и времени его составления, подписывается завещателем и нотариально удостоверяется>; <Меры по охране принимаются, если получено извещение или заявление о смерти наследодателя> [14, 134, 137].

Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вышедшие из употребления: сей (= этот), дабы (- чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись. Так, в предложении: <При обнаружении товаров ненадлежащего качества...> [17, 81] надлежащий адресует нас к правилам или инструкции и означает соответствие им (поэтому замена на низкого или плохого качества здесь была бы по меньшей мере в ущерб точности выражения).

В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят. (Ср. ироническое использование слова таковой в книге Д. Самойлова <В кругу себя>: <Именно мне посвящена строка из гениального <Скальпеля>: <Такой, который был как таковой...>.) О процессах стилистических изменений в деловой речи см.: [20].

Наряду с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом..., в порядке исключения...; (в) причинно-следственные отношения: в соответствии с протоколом..., согласно Вашей просьбе... [8, 10-11]. Ряд подобных выражений по своему характеру приближается к словесным клише или даже штампам (об их значении и разграничении см.: [26]). К их числу относятся также избыточные формулы, типа до сих пор встречающихся в деловом тексте, например, справки: настоящая справка, действительно проживает [21, 139].

Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др. [13, 22-23].

П. Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.

В области морфологии для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом [16, 140], высокая продуктивность отглагольных существительных для называния действий, особенно на -ние [10, 138-139]. Это обусловлено тем, что существительное выступает здесь как <ярлык>, подводя данный случай, событие под ряд других - однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое семантическое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (принимать участие, оказывать помощь, производить осмотр) глагольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать) [26,77]; и здесь имеет место квалификация события путем отнесения его к разряду подлежащих юридической ответственности, ср.: совершил наезд вместо наехал на кого-нибудь (см.: 4, 27).

Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т. е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П. В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отмечает, что стандартизацию здесь <следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей>. В результате можно грамматическую характеристику <процесса составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций>, передающих типовые действия и обстоятельства рассматриваемого дела [8, 12]. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже и т. п. [8, гл. 7].

Регламентация языка документов затрагивает также синтаксические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах - специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов (от <Государственный стандарт>) - рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: <приказ - издается, должностные оклады - устанавливаются, контроль - возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор - объявляется, порицание - выносится> [28, 191]. Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено порядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения - перед определяемым словом, а несогласованного - после определяемого слова; место обстоятельства степени - перед прилагательным, а дополнения - после него; место дополнения - после глагола, в порядке <прямое - косвенное> (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели - перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, - позади глагола [28, 195-197].

С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения <волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок> (Приказываю т. Иванову представить отчет 01. 05. 74), а не иначе [28, 182].

Читатель, вероятно, обратил внимание на то; что в примере из работы П. В. Веселова [8] приводится сочетание согласно Вагаей просьбе. Дело в том, что одна из обращающих на себя внимание примет канцелярского стиля - употребление при предлоге согласно дополнения (имени) в родительном падеже. Ср. свидетельство М. Алданова в романе <Ключ> (действие происходит в 1916 г.): следователь Яценко <написал следующее письмо>, текст которого начинался словами <Согласно желания Вашего Превосходительства...>; <Яценко прочел про себя письмо и остался доволен. Тон был вполне официальный. Это подчеркивалось родительным падежом после <согласно>...> (кн. I, ч. 1, XVII).

Несмотря на устарелость и явное несоответствие норме литературного языка (<Согласно чему-нибудь, но не согласно чего-нибудь>, - подчеркивается в Словаре Ушакова) управление с родительным падежом и по сию пору бытует в канцелярской практике, о чем свидетельствует хотя бы следующая реакция персонажа современной повести:

<- Согласно приказу коменданта! - дружелюбно объяснил сержант Хузин.

Никогда еще Мишке не приходилось слышать, чтобы военный человек говорил <согласно приказу>. Абсолютно все, включая коменданта Демгородка генерал-лейтенанта Калманова... обязательно говорили <согласно приказа> (Ю. Поляков. Демгородок, 1).

Трудности, стоящие перед составителем текста документа, в значительной степени касаются того, что Л. В. Щерба называл <культурой сложных предложений по способу подчинения> [34, 119]. Большая продуктивность использования в деловой речи схем сложноподчиненного предложения обусловлена несколькими факторами. Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает ее письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа (см. п. 3 28). Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте <цепочек> многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом (в деловой речи, так же, как и в научной [13, 27-28], наиболее частотно употребление имени в именительном и родительном падежах), типа: 1) разработка + 2) проблем + 3) дальнейшего совершенствования + 4) очистки + 5) промышленных стоков.

Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия. (Интересно сравнить данный тезис с результатами исследования синтаксиса деловой речи в английском языке: именно синтаксическими признаками деловая речь противопоставлена там другим стилям, при том, что и для английской деловой речи характерны преобладание сложных предложений над простыми, преобладание подчинения и, следовательно, придаточных предложений [11, 8].)

В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении (ср. показатель наибольшей длины предложения, отмеченной для деловой речи в английском языке [11, 8]), сколько <стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации> [18, 127]. Это связано с задачей <представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом>. И данный фактор также работает на <культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле> [34, 119]. (Эта органичная тенденция к <крупноблочности> изложения в деловом тексте противоречит прямолинейному пониманию требования <краткости> в ряде руководств по деловой речи. Оцените результат такого следования этому требованию в одном из руководств - <исправленный> контекст, лишенный союзов (за исключением последнего предложения), а тем самым и эксплицирования логических связей: <Н-ский угольный разрез сдается в эксплуатацию. Количество рабочих увеличивается на 3500 человек. Население города возрастет до 50 000 человек. Поэтому наш завод не сможет обеспечить население хлебом> [2, 21].)

Именно <культура сложных предложений по способу подчинения> в сочетании с продуктивностью в деловой речи обособлений, причастных и деепричастных оборотов как способов уточнения смысла текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих трудностей для его составителя. Именно здесь достигает максимума сопротивление языкового материала, выражающееся в тех <усилиях, которые мы тратим на написание какой-нибудь деловой записки, счета, объявления>, в необходимости <следить за тем, не запутался ли я в построении своего сложного предложения> [25, 165]. Ср. сказанное со сценой, в которой Илья Ильич Обломов пытается сочинить письмо домохозяину.

<Илья Ильич сел к столу и быстро вывел: <Милостивый государь!..>

- Какие скверные чернила! - сказал Обломов. - В другой раз у меня держи ухо востро, Захар, и делай свое дело как следует!

Он подумал немного и начал писать.

<Квартира, которую я занимаю во втором этаже дома, в котором вы предположили произвести некоторые перестройки, вполне соответствует моему образу жизни и приобретенной, вследствие долгого пребывания в сем доме, привычке. Известись через крепостного моего человека, Захара Трофимова, что вы приказали сообщить мне, что занимаемая мною квартира...>

Обломов остановился и прочитал написанное.

- Нескладно, - сказал он, - тут два раза сряду что, а там два раза который.

Он пошептал и переставил слова: вышло, что который относится к этажу - опять неловко. Кое-как переправил и начал думать, как бы избежать два раза что.

Он то зачеркнет, то опять поставит слово. Раза три переставлял что, но выходило или бессмыслица, или соседство с другим что.

- И не отвяжешься от этого другого-то что! - сказал он с нетерпением. - 3! да черт с ним совсем, с письмом-то! Ломать голову из таких пустяков! Я отвык деловые письма писать. А вот уж третий час в исходе.

- Захар, на вот тебе. - Он разорвал письмо на четыре части и бросил на пол> (И. А. Гончаров. Обломов. Ч. 1, VIII).

Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.

Первая - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Вага в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу [27, 28, п. 3].

Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе - от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица - безличный, от имени организации,, ее структурного подразделения (типа <Министерство считает возможным...>); в приказах (<Приказываю:>) или заявлениях (<Прошу...>) употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа (<Напоминаем, что...>) - тем самым он выступает как представитель организации, ее части [30, п. 2. 9; 7, 94].

4. Динамика нормы официально-деловой речи

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации - внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа - его формы и его языка.

В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место <автоматизация информационных процессов в аппарате управления> [6, 75], академик А. П. Ершов называет это <компьютеризацией деловой прозы>. По его мнению, деловая проза <всегда внутренне формализована>, это <лингвистический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в целом, в то же время самой своей сутью подготовлен для того, чтобы стать объектом механизации>, благодаря <регламентирующему действию формальной модели, лежащей в основе данной области производственных отношений> [15, 4, 7, 11, 13].

Одним из результатов этого явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему документа (для всех жанров) реквизит - пояснительный <заголовок к тексту>. Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект этого действия, типа О рекламации партии новых бланков [29, 170]. При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор в именительном падеже (Рекламация ...).

По традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: <Мы, нижеподписавшиеся, ...> (что и было закреплено в ГОСТах); но вот ГОСТ 6. 39-72 отменил это привычное начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением <основание>: <В соответствии с приказом директора завода...>

А теперь вернемся к вопросу, заданному читателю в связи с рассказом Чехова <Восклицательный знак> ( 28). Пришло время ответить на него: единственно возможное употребление восклицательного знака в официально-деловой документации - ив чеховские времена, и теперь - после наименования адресата (обращения) в деловом письме:

Глубокоуважаемый Юрий Иванович!

Но, как, вероятно, и сами наши читатели могли заметить, в последнее время в самой деловой корреспонденции и в документах, публикуемых в прессе, все чаще вместо традиционного восклицательного знака после обращения встречается запятая, подобно тому, как принято в английских текстах. При этом самый текст письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной (см. об этих возможностях [8, 96]), например:

Глубокоуважаемый Юрий Иванович,

обращаемся к Вам...

Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в последнее время в регламентации языка официально-деловой документации.

Язык деловой переписки представляет собой периферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль отличает:

высокая степень терминированной лексики:

юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);

экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

погашение кредита - погасить кредит

решение вопроса - решить вопрос

использование кредита - использовать кредит

отгрузка товара - отгружать товар

отсрочка платежа - отсрочить платеж

в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений:

настоящие правила

настоящий договор

действующие расценки

надлежащие меры

надлежащее обращение

с ненадлежащим качеством

в установленном порядке

стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:

контроль обычно возлагается

сделка - заключается

платеж - производится

счет - выставляется (или оплачивается)

цена - устанавливается

право - предоставляется

Позиции бывают конструктивными/неконструктивными; деятельность - успешной; необходимость - настоятельной; скидки - значительными; разногласия - существенными/несущественными и т.д.;

стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:

в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью;

в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств;

Договор вступает в силу со дня подписания;

Жалобы подаются в установленном законом порядке;

Поставка производится автотранспортом;

формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся а дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами: