Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Пензенской области

Государственное автономное образовательное учреждение

среднего профессионального образования Пензенской области

«Белинский многопрофильный колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Категория вежливости в документах организационно-правовой и распорядительной систем документации»

Выполнила

Мазанова

Курс 3, группа «В»

Научный руководитель:

Звонова Валентина Николаевна

г. Белинский, 2013

Содержание

Введение

Глава 1. Лингво-стилистический аспект рассмотрения категории вежливости

1.1 Семантические и синтаксические средства выражения положительного и отрицательного типов вежливости

1.2 Особенности употребления форм вежливости в официально-деловом стиле

Глава 2. Использование форм вежливого обращения в документах организационно-правовой и распорядительной систем документации

2.1 Характеристика организационно-правовой и распорядительной систем документации

2.2 Анализ организационно-правовой и распорядительной документации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Термин этикет, т.е. установленные правила поведения, формы обхождения, принятые в обществе или в какой-либо части его, перешел к нам из французского языка. Корень же этого слова - греческий (в переводе - обычай), от него происходит слово этика, обозначающее:

- философское учение о нравственности, морали;

- нормы поведения, совокупность правил, принятых среди членов общества, какой-либо социальной или профессиональной группы, корпорации и т.п.

Этикет - большая и важная часть общечеловеческой культуры, впитавшая в себя представления народов о красоте, порядке, благоустройстве, бытовой целесообразности.

Вежливость является неотъемлемой категорией человеческого общения. Стремление вести себя прилично уходит в глубь тысячелетней истории человечества. Оно зафиксировано в древнейших письменных документах, и совершенно очевидно, что, как феномен человеческой культуры, оно существовало и до появления письменности. Это стремление естественно вытекает из условий совместной жизни людей, и ни одна общественная формация не обходилась без правил и норм общественного поведения.

Как феномен человеческой культуры вежливость исследовалась в культурологии, социолингвистике и дидактике, связанной в первую очередь с преподаванием иностранных языков. (П. Браун/ С. Левинсон, Р. Ратмайер, А. Вежбицкая, Ф. Кулмас и другие). Лингвистика вежливости была, как правило, одной из составляющих данных аспектов изучения этой категории. И в этом аспекте она рассматривалась в работах Е.А. Земской, З.Б. Арутюнян, Ж.В. Асеевой, М.В. Лисенко, В.П. Хачарека.

Бурное развитие лингвистической прагматики в конце XX -начале XXI века заставило ученых обратить свое внимание на категории, имеющие междисциплинарный характер и относящиеся к важным факторам успешного осуществления речевой коммуникации. Такой лингво-культурологической категорией является категория вежливости речевого поведения, что определяет актуальность данного исследования.

Категория вежливости - это непосредственная составляющая процесса ежедневного общения людей на самых различных уровнях.

Объектом исследования стали организационно-правовая и распорядительная системы документации.

Предметом исследования является выявление категории вежливости в документах организационно-правовой и распорядительной систем документации.

Материалом исследования послужили приказы, уставы, постановления, распоряжения, инструкции, штатные расписания, решения, протоколы, положения.

Цель курсового исследования: рассмотреть организационно-правовую и распорядительную системы документации в аспекте использования категории вежливости. Для достижения нашей цели предстоит решить следующие задачи:

1. Обозначить семантические и синтаксические средства выражения положительного и отрицательного типов вежливости.

2. Выявить особенности употребления форм вежливости в официально-деловом стиле.

3. Дать характеристику организационно-правовой и распорядительной систем документации.

4. Проанализировать документы, входящие в состав организационно-правовой и распорядительной документации.

Структурно работа состоит из введения, первой главы, второй главы и заключения.

Глава 1. Лингво-стилистический аспект рассмотрения категории вежливости

1.1 Семантические и синтаксические средства выражения положительного и отрицательного типов вежливости

семантическое средство форма вежливости документация

Слово «вежливость» происходит от старославянского «веже», то есть «знаток». Быть вежливым означает знать, как себя вести. Вежливость -- это моральное качество человека, для которого уважение к людям является повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими.

Р. Эмерсон определяет вежливость как «сумму маленьких жертв», приносимых нами окружающим нас людям, с которыми мы вступаем в отношения.

Многие слышали прекрасное высказывание Сервантеса: «Ничего не стоит так дешево и не ценится так дорого, как вежливость». Истинная вежливость может быть лишь доброжелательной, так как она - одно из проявлений искренней, бескорыстной благожелательности по отношению ко всем другим людям.

Вежливость в языке - термин, традиционно используемый для обозначения разнообразных средств языкового выражения социальных отношении между говорящим, слушающим и людьми, о которых идет речь. Эти социальные отношения могут быть многообразными и далеко не сводятся только к вежливости в обиходном смысле этого слова. В самом общем виде они могут быть разделены на два типа, которые П. Браун и С. Левинсон, развивая идеи Эрвинга Хофмана о «социальном лице», назвали положительной и отрицательнойвежливостью

Положительная вежливость связана с языковым выражением солидарности, включением собеседника и других лиц в одну группу с говорящим, тогда как отрицательная - с самоограничениями говорящих, стремлением избежать конфликтов, она сильно зависит от структуры отношений в обществе и социальной дистанции между говорящим и другими людьми.

Нередко под вежливостью в языке понимают только или преимущественно отрицательную вежливость. С другой стороны, А.П. Володин и В.С. Храковский называют формами вежливости как раз средства выражения положительной вежливости, а формы отрицательной вежливости предлагают называть формами этикета.

Способы выражения вежливости в разных языках сильно зависят от структуры тех обществ, в которых эти языки функционируют, и от принятых в них моделей социального поведения. Имеются и структурные различия: в одних языках (например, японском, корейском и др.) имеются специальные грамматические категории вежливости, тогда как в других (в том числе во всех языках Европы) они отсутствуют, во всяком случае, при стандартной трактовке грамматики. Однако имеются и достаточно общие закономерности выражения вежливости, причем часто одни и те же способы выражения социальных отношений существуют в генетически не связанных и не контактирующих между собой языках. Как указывают П.Браун и С.Левинсон, связанные с выражением вежливости языковые знаки, как правило, непроизвольны и отражают общественные закономерности и установления.

Положительная вежливость отражается в особых способах речи со «своими» и о «своих», отличными от речи с «чужими» и о «чужих». Нередко включение собеседника в единую группу с говорящим достигается с помощью употребления особого языка или особой разновидности языка. Это могут быть особые арго или жаргон, непонятные «чужим». Это может быть диалект или местная разновидность языка; на нем говорят со «своими», а при общении с «чужими» используется литературный язык; это характерно для Японии, ряда территорий распространения немецкого языка, в том числе для Австрии и немецкой части Швейцарии, а также и для многих других территорий в самых различных регионах мира.

Национальные меньшинства могут использовать в этой роли свой родной язык, непонятный для большинства окружающих, тогда как при разговоре с «чужими» разных национальностей они употребляют доминирующий язык данной страны или территории: английский в США, русский в России и др.

Для выражения положительной вежливости широко используются различные умолчания, или, точнее, не проговаривания, основанные на общем знании: по известному замечанию Л.Н.Толстого, очень близкие друг другу члены семьи могут обходиться при общении минимумом слов; сходным образом немецкий философ М.Хайдеггер трактовал язык как средство справиться со «сломом» нормального течения дел - когда все идет как надо, язык не нужен.

К другим обычным способам выражения положительной вежливости относятся использование специальных формы обозначения, именования и особенно обращения, например, употребление терминов родства (например, брат или отец) в отношении лиц, не являющихся родственниками; уменьшительно-ласкательная лексика; специальные частицы; особые интонационные контуры и др. Сюда можно отнести и обращение «на ты» в ряде западноевропейских языков (французский, немецкий и др.) и отчасти в русском, указывающее на включение собеседника в единую группу с говорящим, а также конструкции, включающие себя и собеседника в единую деятельность вроде русского Давай(те). В области грамматики сюда могут быть отнесены имеющиеся в ряде языков личные формы инклюзива (выражающие значение «мы с тобой/с вами») в противоположность формам эксклюзива (со значением «мы без тебя/без вас»).

Общеизвестная и наиболее употребимая грамматическая форма вежливости - местоимение второго лица множественного числа - Вы. «Употребление вы по отношению к одному лицу высокого положения (господину, князю) встречается уже в памятниках русской письменности XI-XVI веков, что связано с влиянием византийской речевой традиции. Однако распространение в качестве вежливого, почтительного обращения вы (Вы) получило в Петровскую эпоху и особенно - в послепетровскую эпоху под влиянием западноевропейского, в частности немецкого и французского, речевого этикета. Цитата из Фонвизина, «Недоросль»: [Стародум:]. Служил он Петру Великому. Тогда один человек назывался ты, а не вы, тогда не знали еще заражать людей столько, чтобы всякий считал себя за многих.

В XIX веке обращение на Вы стало нормативным в светской речевой учтивости, прежде всего по отношению к лицам привилегированных сословий. Столыпин писал, что первым императором, обращавшимся к окружающим на Вы, стал Александр III».

Выражение отрицательной вежливости очень во многих языках связано с теми или иными способами оказания внимания собеседнику или третьим лицам, нередко с одновременным этикетным «принижением» говорящего. Как правило, отрицательная вежливость бывает более формализованной, чем положительная: существует определенный набор стандартных этикетных формул, позволяющих говорящему не задеть чувства собеседника и проявить свое умение пользоваться принятыми в обществе правилами вежливости.

Достаточно универсальными являются особые формы и конструкции, используемые при прямом обращении к собеседнику: приказе, просьбе, совете и т.д. Очень часто правила этикета не допускают использования повелительных форм, исключая случаи очень малой социальной дистанции, обращения высшего к низшему и экстремальных ситуаций. Предпочитаются косвенные способы обращения: в самых разных языках применяются отрицание, вопрос, сослагательное наклонение, пассив и т.д. Ср. рус. Откройте дверь! и. Не могли бы Вы открыть дверь? (в последнем примере, наряду с использованием особой формы обращения «на вы», в письменном языке представлена еще и «орфографическая вежливость», проявляющаяся в написании этого вы с большой буквы, ср. также аналогичную орфографию нем. Sie в функции вежливого обращения). Нередко в самых разных языках для большей вежливости используются разные лексические, а иногда и грамматические средства, снижающие категоричность высказывания.

Также используется эллипсис (опущение каких-то слов и выражений), но он основан не на общности знаний говорящего и собеседника, как в случае позитивной вежливости, а на стремлении избегать именования того, что может быть неприятно для собеседника; средством выражения отрицательной вежливости могут служить и некоторые виды эвфемизмов. В ряде языков, например японском, очень невежливым является употребление слов со значением «нет». В этом же языке (как и в ряде других) невежливо прямое обращение к собеседнику, вместо местоимений 2-го лица используются вежливые способы именования в 3-м лице.

Для отрицательной вежливости очень значимы иерархические отношения в обществе: жесткие правила этикета в отношении высших обычно снимаются при обращении к низшему или в речи о низшем. Отношения «высший - низший» могут быть связаны с социальной иерархией, с возрастом, нередко с полом (мужчины социально выше женщин, однако в определенных социокультурных условиях может практиковаться и этикетная инверсия этого принципа, представленная, например, в обращениях типа Леди и джентельмены; последовательная «политкорректность» пытается изгнать признаки иерархии полов из языка в принципе, рассматривая этикетную инверсию как замаскированную дискриминацию, социальной ролью в данный момент (полицейский или врач при исполнении обязанностей воспринимается как высший, ср. ситуации «полицейский у стоматолога» и «стоматолог, остановленный за превышение скорости»), психологическим состоянием и пр.

Значима также социальная дистанция, здесь отрицательная вежливость пересекается с положительной: особая вежливость необходима обычно лишь при обращении к «чужим», тогда как при обращении к своим она как раз может использоваться, как средство обозначить отчуждение и неприязнь.

Языковые средства выражения отрицательной вежливости используются в любых обществах, играя важную роль в поддержании иерархических отношений и во взаимоотношениях людей. Однако в разных обществах они играют неодинаковую роль, что создает трудности при освоении чужих языков и правил языкового общения. Например, японские студенты и стажеры в США испытывают неудобства из-за того, что из речи их американских коллег не могут извлечь необходимую, с их точки зрения, информацию о социальной иерархии. С другой стороны, не только японский, но даже британский речевой этикет кажется американцам слишком формальным.

Японский язык вообще может служить хорошим примером языка с развитой системой форм вежливости. Так, в системе глагола здесь существуют две грамматические категории, называемые адрес сивом и гоноративом.

Формы адрессива показывают отношение горящего к собеседнику: противопоставлены простые (без специальных показателей), вежливые и особо вежливые формы; простые формы воспринимаются как нейтральные, если не имеется в виду определенный собеседник (что имеет место только на письме: научные тексты, информация в газетах и т.д.), тогда как при обращении к конкретному собеседнику они невежливы.

Формы гоноратива показывают отношение говорящего к лицам, о которых идет речь. Простым формам противопоставлены формы субъектной вежливости (действия или состояния «уважаемого лица», которым может быть собеседник или 3-е лицо) и объектной вежливости (так называемые скромные формы). В последнем случае речь идет о действиях говорящего или лица, близкого к нему, по отношению к «уважаемому» 2-му или 3-му лицу; говорящий одновременно выражает вежливость к объекту и «умаляет» себя.

Имеются сложные правила выбора форм: например, сотрудник фирмы в разговоре с посторонним не может невежливо говорить о своем начальнике, это значит нарушить этикет в отношении собеседника. Особенно сложно устроена система повелительных форм. Имеются также разнообразные лексические средства выражения положительной и отрицательной вежливости.

Следует отметить, что семантика категории вежливости и правила ее употребления достаточно сложны и не всегда подробно описаны даже в языках с не слишком развитыми системами форм вежливости. Так, простое обиходное представление о вежливости не объясняет, например, некоторые случаи выбора форм обращения в русском языке, ср. обращение «на ты» к Богу (единственно возможное) и, до определенного времени, к царю (Прикажи, государь - и ударились в ноги царю. - Дм. Кедрин) или наличие таких нетривиальных вариантов сочетания обращений «на ты» или «на вы», с одной стороны, и по имени или по имени и отчеству с другой, как «вузовское вы» (Вы, Петя. при обращении преподавателя к студенту) и «номенклатурное ты» (Ты, Петр Петрович.).

1.2 Особенности употребления форм вежливости в официально-деловом стиле

Деловой стиль это совокупность языковых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль отличает:

1. Высокая степень терминированной лексики:

- юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

- экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);

- экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

2. Именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

- погашение кредита - погасить кредит

- решение вопроса - решить вопрос

- использование кредита - использовать кредит

- отгрузка товара - отгружать товар

- отсрочка платежа - отсрочить платеж

3. В высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

4. развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений:

- настоящие правила

- настоящий договор

- действующие расценки

- надлежащие меры

- надлежащее обращение

- с ненадлежащим качеством

- в установленном порядке

5. стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:

- контроль обычно возлагается

- сделка - заключается

- платеж - производится

- счет - выставляется (или оплачивается)

- цена - устанавливается

- право - предоставляется

6. Стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:

- в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью;

- в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств;

- Договор вступает в силу со дня подписания;

- Жалобы подаются в установленном законом порядке;

- Поставка производится автотранспортом;

7. Формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся а дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

1. Предмет договора

1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением и водоснабжением.

1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

8. отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии; максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность):

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. В случае если готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.

Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа « Не откажете в любезности.»; « Будьте так добры.» и т.д.

В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, в которых выделяется специальный раздел, посвященный этикету и содержащий список особых идиом, придающих документу вежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившийся в своеобразное « этикетное клише».

Стилистические особенности форм выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жёсткие стилистические рамки деловых документов, заключаются в изложении фактов и просьб, в аккуратности оформления и чёткости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом «церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов.

Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

Глава 2. Использование форм вежливого обращения в документах организационно-правовой и распорядительной систем документации

2.1 Характеристика организационно-правовой и распорядительной систем документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);

- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентацию деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

- установление режима работы и системы охраны;

- организацию труда работников и оценка труда работников;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и др.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом и распоряжением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отд направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Для абсолютного большинства организационно - правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

2.2 Анализ организационно-правовой и распорядительной документации

Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр, как уже говорилось, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта ГОСТ (Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов") регулярно переиздаются.

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "Постановляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель" - "подчиненный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы.

Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой организацией регламентированного письма. Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу. Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: - констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить: 1) нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления); 2) решения Совета директоров, общих собраний акционеров; 3) производственная необходимость. Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" - конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя.

Далее - "что сделать?" - указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией; далее - "до какого числа?" - указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер. Если поручений несколько, и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постановлений, распорядительная часть которых начинается словами "Постановляю", "Предлагаю". Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений состоят из клишированных фраз.

Констатирующая часть:

Во исполнение постановления. №.

В соответствии с разделом 11 части I ГК РФ от 21.10.94 г., на основании представленных документов.

В связи с возникшими финансовыми трудностями.

В связи с производственной необходимостью.

В связи с реорганизацией отдела инвестиций.

Распорядительная часть:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на.

Срок исполнения до.

ПРИКАЗ

ректора университета

Во исполнение распоряжения Министра образования Российской Федерации от 5.01.01

Приказываю:

1. Отделу информатизации принять на баланс два компьютерных класса с последующим обслуживанием объектов.

2. Утвердить смету и штатные единицы для обслуживания объекта.

3. Контроль за исполнением возложить на проректора по информатизации

Рубцова - В.Н.

Ректор - Зайцев Н.П.

Постановление. Постановлением является заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Постановления включаются в протокол или прилагаются к нему. Распорядительная часть начинается со слова "Постановляю", "Постановляет". В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

05.12.99 г. № 1668

О включении в состав муниципальной собственности г. Москвы объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения Акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт"

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.98 г. "Об использовании объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения приватизируемых предприятий" ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт", включаемых в состав муниципальной собственности г. Самары, согласно приложению.

2. Комитету по управлению имуществом г. Москвы (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по управлению государственным имуществом Москвовской области.

3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Москвы

Сидоренко - А.В.

Вице-мэр - А.В. Шульгин

Докладная и служебная записки используются для решения внутренних вопросов. В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом "что":

Довожу до Вашего сведения, что. Считаю, что.

Служебная и докладная записки предполагают в завершение документа изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу.

В рассмотренных документах были обнаружены грамматические выражения форм вежливости: 2 лицо, множественное число местоимение Вы. Что говорит о наличии положительной вежливости. Также представлены формы отрицательной вежливости: эллипс, отношения «высший-низший» (особенно в документах распорядительной системы документации).

Таким образом, мы можем сделать вывод: в документах организационно-правовой и распорядительной систем документации категория вежливости представлена более формами отрицательной вежливости, что, несомненно, обусловлено характером объективной действительности, в частности иерархическими отношениями начальников и подчиненных, необходимостью строго регулирования социальных отношений

Заключение

В результате проведенного исследования выяснили, что цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Причем для абсолютного большинства организационно - правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания: «Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения».

Входе анализа выяснили, что в документах организационно-правовой и распорядительной систем документации категория вежливости представлена более формами отрицательной вежливости, что несомненно обусловлено характером объективной действительности, в частности иерархическими отношениями начальников и подчиненных, необходимостью строго регулирования социальных отношений. Формы положительной вежливости также представлены в документах организационно-правовой и распорядительной систем документации, но в гораздо меньшем количестве.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. В таких документах формы вежливости будут выражаться именно в иерархическом отношении «высший-низший», то есть приказ, просьба, решение и проч.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.

Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости.

Умеренное использование форм вежливости гарантирует адекватное восприятие документа.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года. Российская газета. 25 декабря 1993 года.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации. Свод кодексов и законов Российской Федерации. СПб.: ИД Весь, 2003.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации / Свод кодексов и законов Российской Федерации. СПб.: ИД Весь, 2003.

4. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. 1.

5. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. 2

6. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001

7. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. 3

8. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. - М., 1974

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М. 2003

10. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

11. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998

12. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2003. 1.

13. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2002. 4.

14. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995

15. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998

16. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.): Сборник научных трудов. - М.: Главархив, ВНИИДАД, 1983.

17. Сборник законодательных актов по делопроизводству (19171970). М., 1973.

18. Сэлсон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации. - М., Советское радио, 1973. - 560 с.

19. Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В.М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991.

20. Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации: Учебное пособие. - М., ИПКИР, 1994.

21. Алпатов В.М. Категория вежливости в современном японском языке. М., 1973

22. Храковский В.С., Володин А.П. Семантика и типология императива. Л., 1986

23. Браун П., Левинсон С. Теория вежливости. М., 1997

24. Семантика и типология императива : русский императив / В.С. Храковский, А.П. Володин. Л., 1986.

25. Эмерсон Р. Нравственная философия. -- Мн.: Харвест, М.: ACT, 2001.

Размещено на Allbest.ru