Официально-деловой стиль служебных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

на тему: «Официально-деловой стиль служебных документов»

Содержание

1. Язык и стиль служебных документов

2. Особенности официально-делового стиля

3. Употребление прописных и строчных букв

1. Язык и стиль служебных документов

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения (См.: Розенгаль Д.Э., Теленат-ва М. "Словарь-справочник лингвистических терминов" - М., 1985. - С. 345).

Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как:

- публицистический,

- научный,

- художественно-литературный,

- разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля.

Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

деловой стиль язык служебный документ

2. Особенности официально-делового стиля

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок;

- однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость").

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".

Представить --

1. предъявить, сообщить ("представить список сотрудников", "представить доказательства");

2. познакомить с кем-либо - "представить коллективу нового работника");

3. ходатайствовать (о повышении, о награде) ("представить к очередному званию", "представить к ордену);

4. составить, обнаружить ("представить (собой) значительную ценность");

5. мысленно вообразить ("представить (себе) картину боя");

6. изобразить, показать ("представить в смешном виде").

Предоставить --

1. отдать в чье-либо распоряжение, пользование ("предоставить квартиру", "предоставить транспортные средства");

2. дать право, возможность сделать, осуществить что-либо ("предоставить отпуск", "предоставить слово");

3. разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("предоставить самому себе", "предоставить дело случаю").

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие факты", "данное явление полностью проявляется в условиях"...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением Правительства", "в порядке оказания материальной помощи", "в связи с тяжелым положением, сложившимся... "- постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.

В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.

Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение" "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: "допустить грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

3. Употребление прописных и строчных букв

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

- Правительство Российской Федерации;

- Правительство Республики Башкортостан

- и т.п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.

Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".

Названия органов судебной власти принято писать так:

- Конституционный Суд Российской Федерации;

- Верховый Суд Российской Федерации;

- Высший арбитражный суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.

Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

- Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;

- Конституция (но конституции республик);

- Декларация прав и свобод человека и гражданина;

- Федеративный договор;

- Основы законодательства Российской Федерации;

- Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации" (но законы);

- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

- Указ Президента Российской Федерации (указы Президента Российской Федерации);

- распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации;

- Распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

- Президент Российской Федерации;

- Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

- Советник Президента Российской Федерации;

- Председатель Правительства Российской Федерации;

- Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

- Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

- Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;

- Председатель Верховного Суда Российской Федерации;

- Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации;

- Министр финансов Российской Федерации;

- Председатель Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу;

- Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации; заместитель Министра имущественных отношений Российской Федерации; генеральный директор авиационно-космического агентства Российской Федерации; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; мэр Санкт-Петербурга; премьер правительства Москвы; председатель Военной коллегии верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

- председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

- президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях по четные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"" (наградить народного артиста Российской Федерации).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

- маршал артиллерии (но Главный маршал авиации);

- генерал армии;

- адмирал;

- академик;

- действительный член Российской академии наук;

- доктор технических наук;

- член-корреспондент Российской академии наук;

- лауреат Государственной премии.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

- государственная граница Российской Федерации;

- государственная награда Российской Федерации.

Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

- Государственный герб Российской Федерации;

- Государственный гимн Российской Федерации;

- Государственный флаг Российской Федерации;

- Государственная программа...

С прописной пишется и слово "республиканский" в словосочетании "Республиканский бюджет Российской Федерации".

Полные и сокращённые названия органов власти

Рекомендуется употреблять полные названия центральных органов федеральной исполнительной власти в указах Президента Российской Федерации. При этом выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.

- Министерство Российской Федерации по атомной энергии (Минатом России)

- Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России).

- Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России).

- Министерство Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства (МАП России).

- Министерство Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций (МПТР России).

- Министерство Российской Федерации по налогам и сборам (МНС России).

- Министерство здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России).

- Министерство имущественных отношений Российской Федерации (Минимущество России).

- Министерство иностранных дел Российской Федерации (МИД России).

- Министерство культуры Российской Федерации (Минкультуры России).

- Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России).

- Министерство образования Российской Федерации (Минобразования России).

- Министерство природных ресурсов Российской Федерации (МПР России).

- Министерство промышленности, науки и технологий Российской Федерации (Минпромнауки России).

- Министерство путей сообщения Российской Федерации (МПС России).

- Министерство Российской Федерации по связи и информатизации (Минсвязи России).

- Министерство сельского хозяйства Российской Федерации (Минсельхоз России).

- Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России).

- Министерство труда и социального развития Российской Федерации (Минтруд России).

- Министерство финансов Российской Федерации (Минфин России).

- Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации (Минэкономразвития России).

- Министерство энергетики Российской Федерации (Минэнерго России).

- Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России).

Государственные комитеты Российской Федерации

- Государственный комитет Российской Федерации по физической культуре, спорту и туризму (Госкомспорт России)

- Государственный комитет Российской Федерации по рыболовству (Госкомрыболовство России)

- Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России)

- Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат России)

- Государственный комитет Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу (Госстрой России)

- Государственный таможенный комитет Российской Федерации (ГТК России)

- Государственный комитет Российской Федерации по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ

Федеральные комиссии России

- Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России)

- Федеральная энергетическая комиссия Российской Федерации (ФЭК России)

Федеральные службы

- Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России)

- Служба внешней разведки Российской Федерации (СВР России)

- Федеральная архивная служба России (Росархив)

- Федеральная служба геодезии и картографии России (Роскартография)

- Федеральная служба железнодорожных войск Российской Федерации (ФСЖВ)

- Федеральная служба земельного кадастра России (Росземкадастр)

- Федеральная служба России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет)

- Федеральная служба безопасности Российской Федерации (ФСБ России)

- Федеральная служба России по финансовому оздоровлению и банкротству (ФСФО России)

- Федеральная служба специального строительства Российской Федерации (Спецстрой России)

Российские агентства

- Российское авиационно-космическое агентство (Росавиакосмос)

- Российское агентство по боеприпасам (Росбоеприпасы)

- Российское агентство по обычным вооружениям (РАВ)

- Российское агентство по системам управления (РАСУ)

- Российское агентство по судостроению (Россудостроение)

- Российское агентство по патентам и товарным знакам (Роспатент)

- Российское агентство по государственным резервам (Росрезерв)

Федеральные надзоры

- Федеральный горный и промышленный надзор России (Госгортехнедзор России)

- Федеральный надзор России по ядерной и радиационной безопасности (Госатомнадзор)

Иные федеральные органы исполнительной власти

- Главное управление специальных программ Президента Российской Федерации (ГУ СП)

- Государственная техническая комиссия при Президенте Российской Федерации (Гостехкомиссия России)

- Управление делами Президента Российской Федерации (сокращенного наименования не имеет)

- Комитет Российской Федерации по военно-техническому сотрудничеству с иностранными государствами.

Наиболее употребляемые сокращения слов

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):

метр - м миллиметр - мм

килограмм - кг грамм - г

центнер - ц тонна - т

гектар - га атмосфера - атм.

ампер - А секунда - с

Существуют и другие общепринятые сокращения:

область - обл.

город - г. (при названии)

миллион - млн.

тысяча - тыс.

копейка - к., коп.

село -с. (при названии)

поселок - пос.

прочее - пр.

пункт - п.

то есть - т.е.

район - р-н (при названии)

год, годы - г., гг. (при цифрах)

миллиард - млрд.

рубль - р., руб.

другой (другие) - др.

дом - д.

и тому подобному - и т.п.

смотри - см.

железнодорожный - ж.д.

и так далее - и т.д.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты).

При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются. Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения "бук.", "бух." известны только специалистам ("бук." - буксир, "бух." - бухта).

Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "районы и "р.", и "р-н". Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов В.В." или "В.В. Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.

Оформление дат и чисел в документах

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но.' в 1 квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, День Победы.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеете наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: "представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН".

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие 1П разряда, П очередь строительства, специалист 1 категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы).

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25- процентный, 3-дневный, 1-, 2- и З-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Размещено на Allbest.ru