Термином «официально-деловой стиль» принято обозначать особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т.д.), а также дипломатических документов.

Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа -- его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную -- конкретную -- информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности -- точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления -- точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела -- и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и выбора грамматических средств -- главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска -- и лексического, и синтаксического -- могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

1. Можно отметить ряд стилистически окрашенных лексем -канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (=этот), вышеуказанный (= названный ранее) ^.нижеследующий (= помещаемый далее); препровождать (= отправить, переслать) и т. п.

В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят.

Наряду с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например:

а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...;

б) мотивация действия: в порядке обмена опытом..., в порядке исключения...;

в) причинно-следственные отношения: в соответствии с протоколом..., согласно Вашей просьбе... [8, C. 15]

Ряд подобных выражений по своему характеру приближается к словесным клише или даже штампам. К их числу относятся также избыточные формулы, типа до сих пор встречающихся в деловом тексте, например, справки: настоящая справка, действительно проживает.

2. Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.

В области морфологии для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом, высокая продуктивность отглагольных существительных для называния действий. Это обусловлено тем, что существительное выступает здесь как «ярлык», подводя данный случай, событие под ряд других -- однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое семантическое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (принимать участие, оказывать помощь, производить осмотр) глагольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать); и здесь имеет место квалификация события путем отнесения его к разряду подлежащих юридической ответственности.

Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т. е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П. В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отмечает, что стандартизацию здесь «следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей». В результате можно грамматическую характеристику «процесса составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций», передающих типовые действия и обстоятельства рассматриваемого дела. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже и т. п. [10, C. 78]

Регламентация языка документов затрагивает также синтаксические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах -- специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов -- рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ -- издается, должностные оклады -- устанавливаются, контроль -- возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор -- объявляется, порицание -- выносится». Не меньшее внимание в ГОСТе уделено порядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения -- перед определяемым словом, а несогласованного -- после определяемого слова; место обстоятельства степени -- перед прилагательным, а дополнения -- после него; место дополнения -- после глагола, в порядке «прямое -- косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия, меры и степени, причины и цели -- перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, -- позади глагола. [10, C 82]

Трудности, стоящие перед составителем текста документа, в значительной степени касаются того, что Л. В. Щерба называл «культурой сложных предложений по способу подчинения». Большая продуктивность использования в деловой речи схем сложноподчиненного предложения обусловлена несколькими факторами. [8, C. 18]

Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает ее письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом.

Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.

В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении. Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом». И данный фактор также работает на «культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле». Эта органичная тенденция к «крупноблочности» изложения в деловом тексте противоречит прямолинейному пониманию требования «краткости» в ряде руководств по деловой речи. [8, C. 22]

Именно «культура сложных предложений по способу подчинения» в сочетании с продуктивностью в деловой речи обособлений, причастных и деепричастных оборотов как способов уточнения смысла текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих трудностей для его составителя. Именно здесь достигает максимума сопротивление языкового материала, выражающееся в тех усилиях, которые мы тратим на написание какой-нибудь деловой записки, счета, объявления.

Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.

Первая -- орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваша в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.

Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе -- от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица -- безличный, от имени организации, ее структурного подразделения; в приказах или заявлениях употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа -- тем самым он выступает как представитель организации, ее части. [10, C. 86]

Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них - грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно-письменных стилях речи, другие - в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле и шире - в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации. Нарушения грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам и, к сожалению, к самым частотным в письменной деловой речи (около 60% всех нарушений языковых норм): неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. [10, C. 88]

Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм множественного числа существительных на -а/-я вместо нормативных на -ы/-и:

Не следует смешивать со стилистически маркированными формами использование окончаний -ы, -и, -а, -я для различения смысла в словах: корпуса (здания, войсковые соединения) - корпусы (туловища, штифты); лагеря (исправительные) - лагери (общественно-политические); пропуски (букв) - пропуска (на предприятии). [10, C. 91]

Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы множественного числа существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм. Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

названия парных предметов - ботинок, сапог, чулок (но: носков);

названия национальностей, территориальной принадлежности: армян, башкир, англичан, болгар, южан, киевлян (но: монголов);

названия воинских групп: солдат, кадет, партизан (но: офицеров);

названия единиц измерения: ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген (но: граммов, килограммов). [8, c. 27]

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания. Предложные сочетания с временным значением - «после чего-нибудь» - пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, - если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце -я: до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.

К среднему роду относятся существительные, обозначающие неодушевленные предметы, и субстантивированные несклоняемые слова (совместное коммюнике, шелковое кашне, строгое жюри, наше завтра); к мужскому роду относятся существительные, обозначающие лиц мужского пола (расторопный портье, новый атташе, строгий рефери) и животных (крикливый какаду, кенгуру скрылся), а также слово кофе; к женскому роду относятся существительные, обозначающие лиц женского пола (леди, мадам).

Род сложносокращенных слов, аббревиатур, образованных посредством соединения начальных букв слов, определяется по роду опорного слова: МГУ (Московский государственный университет - муж.род) открыл курсы, крупная ТЭЦ (электростанция - жен.род), КРУ (управление - ср.род) объявило.

Распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления.

Часто используют различные падежи управления, т.е. имеют различные модели управления. Смешение этих моделей называется контаминацией. Причиной ее является механический перенос синтаксических сочетаемостных свойств на близкие по значению или однокоренные слова.

В деловой письменной речи некоторые словосочетания с одним и тем же предлогом могут вступать в синонимичные отношения:

поступать сообразно (чему) правилам, требованиям и поступать сообразно (с чем) с правилами, с требованиями;

действовать согласно (чему) закону, приказу и действовать согласно (с чем) с законом, с приказом.

При составлении словосочетаний с предлогами «по» и «на» нужно помнить, что предлог «по» традиционно используется в словосочетаниях со значением:

названия лица по профессии, деятельности: менеджер по продажам, мастер по резьбе, специалист по радиотехнике;

названия разного рода бумаг, документов, учреждений, предприятий: комиссия по ликвидации последствий землетрясения, агентство по продаже недвижимости, решение по перестройке работы, пункты по выдаче приватизационных чеков, группы по сбору подписей, комитет по правам и обращениям граждан, расходы по транспортировке товара, план по реорганизации предприятия;

названия какого-либо вида деятельности: действия по недопущению срыва графика работ; работа по укреплению производственной дисциплины.

Не менее важную роль в документах играет четкость синтаксической организации текстов: неправильный порядок слов, рассогласование подлежащего со сказуемым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения. Например, причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы является отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следствием такого отрыва является рассогласование причастия с определяемым словом в форме падежа, реже - числа. Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

составные и фразеологизированные сказуемые несет ответственность, принимает на себя обязательства;

клишированные и устойчивые словосочетания, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, по причине срыва графика поставок и т.п., за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями;

клишированные предложения: Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами. Контроль за выполнением данною постановления возложить на...;

причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за график поставок, но не ответственное лицо за график поставок...);

нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слов, которое оно распространяет. [10, C. 103]

Употребление деепричастных оборотов. Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В деловых письменных текстах нарушается основное требование использования деепричастий - деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначают действия одного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и абсурдности высказывания:

поэтому ошибочно употреблять деепричастный оборот в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций);

невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием. [10, C. 107]

Конструкции с однородными членами. Чтобы избежать ошибок, связанных с логической несочетаемостью однородных членов предложения, следует помнить, что:

в качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия, например: Магазину требуются продавцы оптовой техники и телевизоров. В данном случае нарушение нормы вызвано тем, что в качестве однородных членов использованы родовое понятие «бытовая техника» и видовое «телевизоры»;

однородными членами предложения не могут быть слова, выражающие так называемые скрещивающиеся понятия, т.е. слова, значение которых в чем-то совпадает. Недопустимы конструкции: Руководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными подарками. Значение слов отметить и премировать во многом совпадает;

недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова, обозначающие разноплановые понятия, например: Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции. [3, C. 7]

В качестве однородных членов не могут использоваться: причастные обороты и придаточные предложения, причастные и деепричастные обороты.

Структура сложного предложения. В деловой письменной речи, преобладают простые предложения. Однако это не означает, что сложные предложения менее значимы для текстовой организации в официально-деловой письменности. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций. Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным.

Язык написания деловых документов имеет некоторые особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых норм на определенных участках текстов документов.

2.2 Языковые нормы устной деловой речи