Официально-деловой стиль как функциональный стиль русского языка

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

• Введение
• 1. Место официально-делового стиля в системе стилей современного русского языка
• 1.1 Особенности официально-делового стиля
• 1.2 Лексические особенности официально-делового стиля
• 1.3 Морфологические особенности официально-делового стиля
• 1.4 Синтаксические особенности официально-делового стиля
• 2. Проблема нарушения норм литературного языка в текстах служебных документов
• 2.1 Требования к текстам документов
• 3. Основные типы ошибок и пути исправления ошибок
• 3.1 Лексические ошибки
• 3.2 Синтаксические ошибки
• 3.3 Исправление ошибок, встречающихся в текстах документов
• Заключение
• Список источников и литературы
• Введение
• Язык как социальное явление выполняет различные функции, связанные с той или иной сферой человеческой деятельности. Важнейшие общественные функции языка следующие: общение, сообщение, воздействие.
• Для реализации этих функций исторически сложились и оформились отдельные разновидности языка, характеризующиеся наличием в каждой из них особых лексико-фразеологических, частично и синтаксических, средств, используемых исключительно или преимущественно в данной разновидности языка. Эти разновидности называются функциональными стилями речи.
• В соответствии с названными выше функциями языка выделяются следующие стили: разговорный (функция общения), научный и официально-деловой (функция сообщения), публицистический и литературно-художественный (функция воздействия). Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Функция официально-делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.
• Актуальность курсовой работы определяется необходимостью всестороннего изучения функциональных стилей русского языка вообще и официально-делового стиля в частности, а также недостаточной лингвистической изученностью официально-делового стиля - стиля деловой переписки как одного из важнейших жанров современного документооборота. В данной курсовой работе рассматриваются основные причины возникновения речевых ошибок, приведены примеры речевых ошибок и правила их устранения.
• Целью курсовой работы является рассмотрение официально-делового стиля как функционального стиля русского языка, изучение проблем нарушения норм литературного языка в текстах служебных документов, рассмотрение основных типов ошибок.

В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику официально-делового стиля, учитывая его лексические, морфологические и синтаксические особенности.

2. Выявить проблемы нарушения норм литературного языка в текстах служебных документов, проанализировать требования, предъявляемые к текстам документов.

3. Рассмотреть основные типы ошибок, встречающихся в текстах документов.

При написании данной работы руководствовалась различной литературой. Все использованные материалы можно разделить на 2 группы:

1. учебные пособия, содержащие сведения по конкретным вопросам, в частности, информацию о характеристике официально-делового стиля;

2. периодические издания, в которых затрагиваются различные темы, касающиеся вопросов составления текстов служебных документов.

Первая группа литературы представлена учебным пособием Колтуновой М.В. «Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет». В данном издании деловое общение и его язык являются единственной рассматриваемой темой, и наиболее ярким достоинством издания является четкое разделение лексики, грамматики и синтаксиса письменной деловой речи. Наиболее полным набором сведений о лексике делового общения обладает учебник «Организация работы с документами» под редакцией профессора В.А. Кудряева.

Вторую группу литературы составляют периодические издания, такие как «Секретарское дело». Отдельно взятые из данного журнала статьи Кузнецовой Т.В. «Назначение документа», Басовской Е.Н. «Языковые трудности, связанные с составлением документов» раскрывают функции служебных документов, а также определяют основные языковые трудности при их составлении.

Курсовая работа включает введение, три главы, заключение, и список использованных источников и литературы. Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, цели, задачи, структура и содержание работы. В первой главе рассматривается понятие и сущность официально-делового стиля, его место в системе стилей современного русского языка, а также определяются особенности данного стиля: лексические, морфологические, синтаксические.

Во второй главе «Проблема нарушения норм литературного языка в текстах служебных документов» приводится определение понятию «языковая норма», перечисляются типы языковых норм, встречающихся в литературном языке. Также в данной главе описываются требования, предъявляемые к текстам служебных документов.

В третьей главе «Основные типы ошибок и пути исправления ошибок» приводятся лексические и синтаксические ошибки, а также указываются пути их исправления.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения.

1. Место официально-делового стиля в системе стилей современного русского языка

деловой стиль язык норма служебный

Стиль это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения Розенталь Д.Э. «Словарь-справочник лингвистических терминов» - М., 1985. - С. 345).. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Рассматривая само понятие «официально-деловой стиль», необходимо отметить, что, прежде всего это язык делового общения, который используется главным образом при составлении управленческих документов. К нему в полной мере применимы нормы литературного языка, однако он обладает и своими ярко выраженными особенностями.

В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен наиболее четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

Деловой стиль это совокупность языковых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. И далее: «Широта этой сферы позволяет различать по меньшей мере три подстиля (разновидности) делового стиля: 1) собственно официально-деловой (канцелярский); 2) юридический (язык законов и указов); 3) дипломатический» Культура русской речи. М., 1998. С. 216..

Официально-деловой стиль это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. Мн.: ТетраСистемс, 2004. С. 49.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению.

Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации.

Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

1.1 Особенности официально-делового стиля

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.).

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. С.95:

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.

В соответствии с названными свойствами официально-деловой речи ее неотъемлемыми, специфическими стилевыми чертами являются точность, лаконичность, конкретность, объективность и доступность. Точность в деловом стиле играет особую роль, так как в официальных документах обязательна однозначность выражения. Четкость формулировок, строгая нормализация и стандартизация необходимы в деловом документе. Официально-деловая речь характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств, поэтому в ней возникают языковые штампы. Они вызваны тем, что тематика деловой речи строго определенна, ограниченна, ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны. Однотипные факты оформляются документами определенного вида, однородными по наименованию, форме и содержанию. Примерами канцелярских штампов являются выражения типа во исполнение приказа, в целях улучшения, за истекший период, довести до сведения - стереотипные, шаблонные, однако уместные в деловом документе, в типовых официально-деловых текстах.

Штамп в деловом документе помогает конкретнее, лаконичнее и общепонятнее выразить мысль. Следовательно, то, что принято называть канцелярским штампом, есть вполне оправданная и даже необходимая примета официально-делового функционального стиля.

Лексические, морфологические и синтаксические особенности деловой речи определяются основными чертами делового стиля и варьируются в зависимости от жанра и содержания делового документа, т.е. в зависимости от принадлежности последнего к той или иной отрасли государственной и общественной деятельности.

Эти языковые особенности официально-делового стиля в силу их закрепленности за деловой речью, их функциональной обусловленности и постоянства употребления являются функционально-стилистической нормой официально-делового стиля.

1.2. Лексические особенности официально-делового стиля

Для лексики делового стиля характерно широкое использование профессиональной терминологии (правовой и др.): иск, кодекс, дееспособность.

Характерной особенностью делового стиля является употребление устойчивых словосочетаний, стандартных оборотов: подлежит удовлетворению, во избежание, налагать взыскание, прийти к соглашению; уголовное дело, прокурорский надзор, следственные органы.

Широкое использование канцеляризмов (нижеподписавшиеся, надлежащий, нижеследующий).

Употребление ведомственных слов (учебная часть, зачетная книжка, командировочное удостоверение).

Деловая речь отличается отсутствием в ней слов со значением субъективной оценки, что объясняется свойствами речи, задачей объективного отношения к излагаемым событиям, лишенного эмоциональности и субъективного взгляда на вещи.

Конкретность деловой речи требует употребления слов только в прямом значении.

1.3. Морфологические особенности официально-делового стиля

Официально-деловой стиль носит сугубо именной характер. Поэтому для него характерно преобладание имени над глаголом, широкое употребление отглагольных существительных (несоблюдение, выполнение), а также использование многочисленных именных словосочетаний, которые придают тексту официальную тональность.

Существительные, обозначающие должности, в деловом стиле, как правило, употребляются только в мужском роде (глава администрации Иванова, свидетель Петрова, директор, бухгалтер).

Для деловых текстов характерно также использование существительных, обозначающих названия людей по признаку, связанному с каким-либо действием или состоянием, например: свидетель, усыновитель, покупатель, обвиняемый, потерпевший.

Необходимость точности и объективности изложения событий в деловом документе вызывает преобладание существительных над местоимениями в деловом стиле.

Для деловых текстов характерно частое употребление глаголов в повелительном наклонении и инфинитивов. Эта языковая особенность связана с императивным характером официально-делового стиля, с его предписывающе-регулирующей функцией: Суд должен был оставить заявление без рассмотрения и разъяснить право предъявить иск на общих основаниях.

Для деловой речи характерно также употребление сложных предлогов: в силу, в части, в целях, в отношении.

1.4 Синтаксические особенности официально-делового стиля

В целях достижения лаконизма и точности в деловом стиле часто употребляются параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные обороты, конструкции с отглагольными существительными).

Нанизывание падежных форм: для анализа результатов экспериментов, осуществление решений совещания, ознакомление собравшихся с достижениями передового производства.

Особая форма сказуемого: ударить - нанести удар, оскорбить - нанести оскорбление, обвинить - предъявить обвинение.

Пассивные конструкции: обнаружены следы, осужден за мошенничество, брак расторгнут.

Характерной особенностью деловой речи является также преобладание сложных предложений: простое предложение не может отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в официально-деловом плане: Он признан виновным в том, что, воспользовавшись жилищными затруднениями Попова, злоупотребив его доверием, получил от него 2 млн. рублей, якобы за уплату в ЖСК, а спустя некоторое время он обманул Марчука тем же способом.

Для синтаксиса делового стиля характерен строгий и определенный порядок слов в предложении. Это вызвано требованием логичности, последовательности, точности изложения мысли в деловых текстах. Большую роль в официально-деловом стиле играет графика, написание и расположение реквизитов.

Итак, официально-деловой стиль как одна из разновидностей литературной речи имеет четко выраженную специфику, отражающую его социальное назначение.

2. Проблема нарушения норм литературного языка в текстах служебных документов

Языковая норма - это правила использования речевых средств в определенный период развития литературного языка, т.е. правила употребления слов, грамматических и стилистических форм, произношения и правописания. Это единообразное, образцовое, общепринятое употребление элементов языка (слов, словосочетаний, предложений). Норма обязательна как для устной, так и для письменной речи и охватывает все стороны языка. Нормы помогают литературному языку сохранять свою целостность и общепонятность. Они защищают язык от потока диалектной речи, жаргонизмов, просторечий. Это позволяет литературному языку выполнять свою основную функцию - культурную.

В литературном языке различают следующие типы норм:

· нормы письменной и устной форм речи;

· нормы письменной речи;

· нормы устной речи.

К нормам, общим для устной и письменной речи, относятся:

· лексические нормы;

· грамматические нормы;

· стилистические нормы.

Специальными нормами письменной речи являются:

· нормы орфографии;

· нормы пунктуации.

Только к устной речи применимы:

· нормы произношения;

· нормы ударения;

· интонационные нормы Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет. Учеб. Пособие для вузов. - М.: ОАО «НПО «Экономика»», 2000.

Языковые нормы - явление историческое. Изменение литературных норм обусловлено постоянным развитием языка. То, что было нормой в прошлом столетии, и даже 15-20 лет назад, сегодня может стать отклонением от нее.

2.1 Требования к текстам документов

Текст является основным реквизитом формуляра документа.

Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2001.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется наличием специфического принципа «линейной» подачи информации.

Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Продуманное расположение слов позволяет привлечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого понимания. Например:

«Учащиеся школы помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка», данный порядок слов в предложении затрудняет восприятие главной мысли.

Следует написать: «Во время каникул учащиеся школы помогали взрослым в работе по благоустройству парка».

При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.

Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д.

Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: «Поставить во главу угла...»; «Развернуть культмассовую работу...»; «В части удовлетворения запросов...»; «Имеет место рост производительности труда...» и т.д.

Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика-обязательно резкая, поддержка всегда горячая, размах обычно широкий и т.д.

Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. «pleonasmos» многословие), например: своя автобиография (в слове «автобиография» уже заключено понятие «своя»); отступать назад; не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.).

Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: «Следует отметить следующие недостатки...»; «В целях улучшения работы целесообразно...»; «Объединить воедино...»; «Хронометраж времени...» и т.д.

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: утрировать вместо преувеличивать, индифферентно равнодушно, конвенция условие, дефекты недостатки и т.д. Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: договор условие, согласование; известие извещение, сообщение, новость; взгляд убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д. Составление и оформление служебных документов. Практиче-ское пособие для коммерческих фирм, общественных организа-ций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецо-вой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например: Удмуртский государственный университет УдГУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз высшее учебное заведение.

Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например: завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец., зам., зав., пом. и т.д.

В сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения строчными, например: НИИбуммаш.

Встречающиеся в документах сокращения «т.к.» (так как), «т.о.» (таким образом), «п.ч.» (потому что), «т.н.» (так называемый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны.

Не допускается сокращение слов через косую черту, например: н/заводе (на заводе) и т.п.

Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г.Ижевск, р.Кама.

Слово «город» сокращают до одной буквы г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г.» При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 2009-2010 гг.

Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 2009/10 г.

Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 2008 года».

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 2008 г., 19.12.2008, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.

Употребляются и сокращения, принятые в планово-учетной документации, например: госбанк, квит. №, накл. №, расч. счет и т.д.

При употреблении фамилии и инициалов в текстах документов перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: «Поручить сотрудникам Г.М. Ивановой и В.А. Смирновой...»

При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы; применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение после управляющего слова, обстоятельственные слова ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения».

3. Основные типы ошибок и пути исправления ошибок

3.1 Лексические ошибки

Лексические ошибки. Неправильное использование слов и терминов. Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. При выборе слова следует учитывать не только значение, которое ему присуще в литературном языке, но и лексическую сочетаемость. Далеко не все слова могут сочетаться друг с другом. Наиболее распространенными в деловых текстах являются следующие лексические ошибки:

1. Неправильное использование слов-терминов. Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении «приспособление, снижающее скорость вращения валов». Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» «производить монтаж», вместо «внедрить» -- «осуществить внедрение».

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен»; «презентовать» вместо «представить». При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы». Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы. Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция условие, экстраординарный особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине. Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.

3. Плеоназм и тавтология. Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: «польза от использования навесных агрегатов»; «следует учитывать следующие факторы». Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Плеоназмом (греческое pleonasmos излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир подарок на память), передовой авангард (авангард те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.

4. Не различение слов-паронимов. Смысловая точность речи одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является не различение слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный гарантированный; поместить разместить; проводить производить; оплатить заплатить и т. д. Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника). Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу завода). Например: «Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции».

5. Ошибки в употреблении синонимов. Синонимы обогащают язык, делают образной нашу речь. У синонимов может быть разная функционально-стилистическая окраска. Так, слова ошибка, просчет, оплошность, погрешность - стилистически нейтральны, общеупотребительны; проруха, накладка - просторечные; оплошка - разговорное; ляп - профессионально-жаргонное. Употребление одного из синонимов без учета его стилистической окраски может привести к речевой ошибке. Например: «Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001.» В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

6. Употребление архаизмов. Архаизмы - слова, называющие существующие реалии, но вытесненные по каким-либо причинам из активного употребления синонимичными лексическими единицами, - должны соответствовать стилистике текста, иначе они совершенно неуместны. Пример: Ныне в университете был день открытых дверей. Здесь устаревшее слово ныне (сегодня, теперь, в настоящее время) совершенно неуместно. К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

3.2 Синтаксические ошибки

Синтаксические ошибки это ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Так, например, из предложения «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию» непонятно, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года».

1. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает...»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...» «, «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге. Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».

2. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. Например: «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию». В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно -- расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: «Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года».

3. Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошибка неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с...» и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно: «На наше предприятие»).

4. Неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: «Согласно Вашей просьбы...»; «Согласно приказа...»; «Согласно решения...». Правильно: «Согласно Вашей просьбе...»; «Согласно приказу...»; «Согласно решению...».

Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать: «Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия». Правильно: «Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия».

5. Морфологические ошибки. Согласование определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные. Неправильно: «Выводы комиссии обоснованные и справедливы»; «Данное решение обязательное для исполнения». Правильно: «Выводы комиссии обоснованны и справедливы»; «Данное решение обязательно для исполнения»

6. Ошибки при употреблении количественных имен числительных. При употреблении количественных числительных в деловых письмах следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семьюдесятью семью рублями и т. д. Например: «Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (правильно «семидесятью») шестью рабочими завода», «Операции будут проводиться пятидесятью процентами акций холдинга» (правильно: «с пятьюдесятью процентами»), «Более восемьсот тысяч пенсионеров могут жить теперь достойно» (правильно: «более восьмисот тысяч пенсионеров»).

Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

7. Ошибки при склонении фамилии.

Следует помнить:

1) Не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами. Например: Крыса, Сало, Шило и т. п.

2) Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

3) Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

4) Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

8. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.

Например: «Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное» (нежелательно). В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

3.3 Исправление ошибок, встречающихся в текстах документов

Соревнования намечены на апрель месяц. Плеоназмы, то есть словосочетания, содержащие излишний в смысловом отношении компонент; в слове апрель уже заключено понятие месяца. Соревнования намечены на апрель.

Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия. Неправильное согласование в падеже. Слово “руководство” требует после себя не родительного, а творительного падежа. Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия.

Ваш институт должен предоставить список сотрудников, желающих принять участие в конференции. Ошибка в использовании слов-паронимов: глагол “представить” имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника); глагол “предоставить” имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу завода). Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции.

Директор завода отметил о важности поставленной проблемы. Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом “о” и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: “вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с …” и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога “о”, что создает языковые помехи. Директор отметил важность поставленной проблемы.

 Заключение

В заключении подведем основные итоги курсовой работы.

В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен наиболее четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.

В результате проделанной работы были выполнены поставленные задачи, достигнута общая цель работы. Была определена основная характеристика официально-делового стиля, приведены примеры, сделаны выводы. В процессе изучения материалов для написания работы столкнулась с тем, что, не смотря на достаточное количество материалов по теме работы, все они являются в большей степени теоретическими, чем практическими, что обуславливает возможность и необходимость дальнейшего изучения данного вопроса.

Список источников и литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов н/Д, «Феникс», 2001. 215с.

2. Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, № 1

3. Голуб И.Б., «Русский язык и культура речи»», - М, изд-во «Логос», 2002

4. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. Мн.: Тетра Системе, 2004. 356с.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2003. 298с.

6. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет. Учеб. Пособие для вузов. - М.: ОАО «НПО «Экономика»», 2000. - 271с.

7. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. С.95

8. Кузнецова Т.В. Назначение документа (функции документа) // Секретарское дело. №12. 2004. 14-19 с.

9. Культура русской речи. Учебник для вузов под ред. Л.К. Граудиной, Е.Н. Ширяева

10. Культура устной и письменной речи делового человека: справочник. - М., 2000.

11. Леонова Г.В. О некоторых особенностях употребления заимствованных слов в деловой речи // Секретарское дело. - 1997, № 4;

12. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 592с.

13. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов Учеб. пособие для сред спец учеб заведений 3-е изд., испр. -М., Высш. шк., 1988. С. 16

14. Розенталь Д.Э. Современный русский язык /Учеб. Пособие для вузов/ М.: Издательство РОЛЬФ, 1999 - 444с.

15. Розенталь Д.Э., Джанжакова Е.В., Кабанова Н.П. Справочник по правописанию и литературному редактированию. - М., 2001.

16. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления /Практ.пособие/ - М.: Издательство «Б.и.», 2000 - 397с.

17. Русский язык и культура речи: Учебник/Под ред. проф. В.И.Максимова. - М., 2000.

18. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

Размещено на Allbest.ru