Официально-деловой стиль речи

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Официально-деловой стиль: сфера употребления, виды документов, языковые особенности

Официально-деловой стиль - это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный. Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.

Официально-деловой стиль вполне равноправен с другими стилями и играет важную роль в формировании и развитии русского литературного языка. Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

1.1 Общая характеристика и сфера употребления официально-делового стиля

Официально-деловой стиль обслуживает правовые отношения между гражданами и государством и применяется в различных документах -- от государственных актов и международных договоров до деловой переписки.

Важнейшие функции этого стиля -- сообщение и воздействие. Они реализуются в таких официальных документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, деловая переписка, заявления, расписка и др. Другое его название -- деловая речь -- свидетельствует о том, что этот стиль -- самый древний из книжных стилей, его истоки -- в деловой речи эпохи Киевского государства, в котором юридические документы (договоры, «Русская правда», различные грамоты) создавались уже в X веке.

Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом; средством общения предприятий, учреждений, организаций; средством официального общения людей на производстве и в сфере обслуживания.

В зависимости от области применения деловой речи и стилистического своеобразия соответствующих текстов обычно выделяют три подстиля:

- дипломатический

Виды документов: международные договоры, соглашения, конвенции, меморандумы, ноты, коммюнике и т.д.. Эта разновидность стиля обслуживает область международных отношений. Сфера документирования дипломатического подстиля - право и в большей степени, чем в других подстилях. - политика, так как он связан с осуществлением международной политики государства;

- законодательный

Виды документов: законы, указы, гражданские, уголовные и другие акты государственного значения. Юридические документы отличаются большей стилистической и языковой однородностью, чем документы других подстилей. В этих текстах можно отметить широкое использование юридической терминологии (апелляция, истец, трибунал, неприкосновенность, кормилец). Язык законов оказал большое влияние на формирование всего официально-делового стиля, он исконно был основой деловой речи.

- управленческий

Виды документов: уставы, договоры, приказы, распоряжения, заявления, характеристики, доверенности, расписки и т.д.; устные формы - доклад, выступление, служебный телефонный разговор, устное распоряжение. Управленческий подстиль располагает собственной административно-управленческой терминологией.

1.2 Признаки официально делового стиля

Основными признаками официально-делового стиля являются:

- преимущественно письменный характер изложения, т.к. в основном этот стиль реализуется в официальных бумагах, обладающих юридической силой;

- стандартизованность: в рамках каждого жанра официально-делового стиля существует особая «модель», шаблон, по которому строится текст вне зависимости от того, кто является его автором, - композиция официально-делового текста не претерпевает изменений;

- высокая степень регламентированности (определенный запас средств выражения и способов их комбинирования): обращение к ограниченному набору языковых средств позволяет строить текст таким образом, чтобы при его толковании не возникало разночтений;

- строгость и простота изложения: использование слов в их прямых значениях, отсутствие образности, предпочтительное употребление простых, однозначно трактуемых синтаксических конструкций;

- информативная насыщенность: авторы текстов официально-делового стиля стремятся передать максимум информации, используя минимум языковых средств;

- императивность (долженствующе-предписующий характер): для текстов данного стиля не характерно использование экспрессивно окрашенных слов и синтаксических конструкций;

- безличность: тексты официально-делового стиля носят объективный характер, поэтому в них отсутствуют языковые средства, указывающие на автора (например, вводно-модальные конструкции по моему мнению).

1.3 Языковые признаки официально-делового стиля речи

- лексические признаки. Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю. Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

- морфологические. К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:

1) существительные- названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

3) отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

4) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

5) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф…).

7) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

- синтаксические признаки. К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными, например: …штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…);

4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

1.4 Текстовые нормы в сфере культуры деловой речи

В процессе составления делового текста выбор его жанра играет роль пускового механизма, включающего действие конкретных текстовых норм: в речевом сознании пишущего возникает некий «образец», или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости:

1) образец-матрица

Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: набора содержательных элементов (реквизитов), их последовательности, их пространственного расположения. Примером служат готовые бланки заявлений, анкет, счетов-фактур и т.д. Для них характерно ограничение всех параметров наиболее полная унификация и прозрачность документа.

2) образец-модель

Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу - при фиксированности двух основных параметров текста: набора основных содержательных элементов (реквизитов) и их последовательности. Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем. Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и отправки документа. Ужесточение образца-модели может приводить к превращению текста документа в образец-матрицу.

3) образец-схема

Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста. По этому типу составляются объяснительная или докладная записка, служебное письмо.

Форма документа - это сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема.

Всякий документ канцелярского подстиля представляет собой совокупность постоянных элементов содержания (реквизитов). Реквизиты - это данные:

1) об адресате (кому адресован документ);

об адресанте (кто является автором, составителем документа);

наименование жанра документа, причем в отдельных документах - это наличие обязательно (приказ, заявление, служебное письмо, доверенность, справка). В некоторых документах (например, деловое письмо) наименование жанра не ставится;

опись документов, если они прилагаются

подпись с указанием должности автора документа;

дата.

Образцы документов:

Доверенность

Я, Петров Павел Михайлович, студент механического факультета МарГТУ, доверяю Ивановой Анне Сергеевне, проживающей по адресу: г. Йошкар-Ола, ул. Вишневая, д.6, кв. 9, паспорт: серия 8009 № 145676, выдан Заречным отделением милиции г. Йошкар-Олы 10 марта 2000 г., получить мою стипендию за июнь 2008 г. в сумме 850 (восемьсот пятьдесят) рублей.

01.06.2008г. _____________ П. М. Петров

(Доверенность заверяется

в отделе кадров вуза)

Ректору МарГТУ

Романову Е.М.

Васильевой Ольги Геннадьевны,

студентки экономического

факультета группы ФК-45

заявление.

Прошу предоставить мне академический отпуск сроком на 1 год с 01.02.2008 на основании медицинской справки от 29.01.08, выданной поликлиникой №2 г. Йошкар-Олы.

Справка прилагается.

1.5 Правила оформления делового письма

Имидж любого специалиста включает не только такие характеристики, как внешний облик, поступки, устная речь, но и умение выражать свои мысли в письменной форме. В устном общении можно быстро оценить, как воспринимается речь, можно вернуться к ранее сказанному, изменить, уточнить, пояснить сказанное и т.д. В письменном сообщении отсутствует немедленная обратная связь: нет возможности изменить послание в случае, если адресат чего-то не понял. Он будет воспринимать информацию в меру своего понимания.

Перед автором письменного текста поставлены более сложные задачи: он должен яснее, точнее составить свое послание, чем если бы обращался устно. Сложнее всего, когда общение через письменный текст оказывается первым контактом и более того - единственным. В письменном сообщении отражается не только понимание, знание некоторой информации. Письменный текст может сказать очень многое о личности, характере, эрудиции автора письма.

Рассмотрим правила составления текста?

1) Текст деловых бумаг должен составлять сам автор.

2) В тексте должны быть четко выделены идеи, мысли адресанта, его точка зрения, аспект рассмотрения проблемы.

3) Должны быть отражены интересы, цели и устремления адресанта, то, что имеет для него значение.

4) Должны быть учтены интересы адресата, его язык и возможности понимания сообщения.

5) Должны быть тщательно подобраны языковые средства, которые бы позволили лучше понять идеи, мысли, просьбы и т.д. Здесь могут использоваться два метода - опрокинутой и обычной пирамиды. В случае опрокинутой пирамиды в первом абзаце сообщается вся информация, затем - подробности; в случае обычной пирамиды, наоборот, изложение идет от частного к общему.

6) Необходимо использовать шесть вопросов:

- кто? (кто пишет, кому пишут),

- что? (о чем нужно сказать, что адресат должен понять);

- когда? (когда случилось, когда нужно сделать и т.д.);

- где? (где случилось, где пройдет мероприятие и т.д.);

- почему? (почему это необходимо и т.д.);

- как? (как, какими средствами это можно осуществить и т.п.).

7) Текст должен быть доступным для понимания, корректным, последовательным, убедительным.

8) Помнить, что данное послание не единственное для получателя. Поэтому не следует использовать пустые фразы, абстрактные понятия. Письмо должно быть лаконичным, но информативно насыщенным. Лучше использовать короткие предложения с действительным залогом.

9) После того как документ будет составлен, необходимо проверить его, отредактировать и, если требуется, переписать вновь.

1.6 Правила составления резюме

Резюме - документ, содержащий краткую автобиографию с характеристикой деловых качеств, предоставляемый кандидатом на какую-либо должность и т.п.

Типовое резюме включает:

персональные данные соискатели (Ф.И.О., дата и место
рождения, семейное положение);

адреса и телефоны соискателя с указанием времени для
контактов;

наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учёбы в обратном хронологическом порядке, с указанием полного (официального) наименования организации, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (или учебной специальности);

дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);

прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

отличия и награды, учёные степени (данная информация не является обязательной);

интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой соискателем профессии (содержание - на усмотрение соискателя, данная информация не является обязательной);

иная вспомогательная информация (содержание - на усмотрение соискателя);

рекомендации (сведения о рекомендациях);

11) дата написания резюме;

12) подпись соискателя.

Образец резюме:

АНТОНОВА Белла Михайловна

родилась в г. Ростове-на-Дону

30 августа 1978 г.

Домашний адрес Адрес учебного заведения

Домашний телефон (места работы)

Рабочий телефон/факс

Позиция: гид-переводчик в летнее время

Сведения об образовании

и опыте работы:

РГУ (г. Москва), факультет иностранных языков, студентка 3-го курса заочного отделения сент. 1998 - настоящее время.

Курсы иностранных языков при МИДе РФ (г. Москва) - 1997-1998.

Средняя школа № 36 г. Ростова-на-Дону - 1985-1995

Дополнительные сведения:

Работала в качестве переводчика с группой американских туристов июль-август 1997 г. (сне штата в гостинице «Интурист» г Москвы).

Переводчик на международной конференции «Безопасность в больших городах» (г. С.-Петербург, май 1998г.).

Прочие сведения:

Читаю, говорю и перевожу с английского. Пользователь ПЭВМ (свободно владею программами Word 8.0, Ехсе1).

Имею водительские права на управление транспортом категории А и В.

Интересы, склонности: Увлекаюсь живописью, театром.

Иная вспомогательная информации: По характеру общительна. К порученному делу отношусь творчески и ответственно.

Сведения о рекомендациях: Рекомендации с прежних мест работы имеется и при необходимости могут быть представлены.

29 марта 2008г. ___________ Антонова Б. М

официальный деловой стиль речь

Заключение

Официально-деловой стиль выделяется среди других книжных стилей своей стабильностью и стандартизованностью. Несмотря на большое разнообразие деловых документов, их язык строго подчиняется требованиям официально-делового изложения. К этому стилю относятся все деловые документы, поэтому важно знать особенности этого стиля, его закономерности. Каждый грамотный человек должен уместно использовать те или иные языковые средства, знать закрепленные нормы словоупотребления. Составляющему документ, необходимо знать сумму реквизитов, их взаимосвязь и последовательность изложения.

Размещено на Allbest.ru