Мова ділової документації
Особливості та основні риси писемного ділового мовлення, система його графічних знаків. Вимоги до мови ділових паперів. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю. Правила складання та оформлення документів, їх специфічні функції документа.
| Рубрика | Иностранные языки и языкознание |
| Вид | реферат |
| Язык | украинский |
| Дата добавления | 13.10.2011 |
| Размер файла | 20,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
11
Размещено на http://www.allbest.ru/
Зміст
- Вступ
- 1. Особливості писемного ділового мовлення
- 2. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю
- 3. Правила складання та оформлення документів
- 4. Мова ділових паперів
- Висновок
- Список використаних джерел
Вступ
Наша ділова мова документація відображає характер суспільних відносин у виробничій, управлінській та інших сферах життя суспільства. Тому питання мовленнєвого етикету в діловодстві набуває принципового, а не приватного мовленнєвого етикету переконливість документа. Вичерпна переконливість ділового документа досягається тоді, копи укладачеві його вдалося якнайповніше висловити розуміння ним громадських, а не лише вузьковідомчих чи особистих інтересів. Особисті стосунки відсуваються на задній план насамперед тому, що переважна більшість ділових паперів оформляється від третьої особи, а не від першої (така форма звертання як шановний або високошановний. зустрічається лише в деяких гарантійних листах, які містять прохання, звертання або пропозицію й адресовані конкретній особі чи особам). Використання форми третьої особи якраз і посилює громадський характер ділового документа.
Документ - основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.
Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення.
1. Особливості писемного ділового мовлення
Специфіка писемного ділового мовлення полягає в тому, що воно є вторинним стосовно усного. Писемне виникло пізніше від усного і спирається на нього, як на своє джерело.
Писемне мовлення має вироблену систему графічних знаків. Крім літер українського алфавіту, у ньому використовуються різні наукові символи, умовні позначки, схеми, малюнки тощо. Це дає можливість фіксувати інформацію і з допомогою різних технічних засобів забезпечує збереження та відтворення мовлення у просторі й часі. Написаний текст можна при необхідності перечитати, виправити, поліпшити, змінити.
Писемне мовлення відзначається більш суворою регламентацією, ніж усне. Особливо високі вимоги ставляться до мови ділових паперів. Загальнообов'язкові норми графіки, орфографії та пунктуації у писемних текстах ділового стилю підсилюються строгими правилами побудови ділових документів, зокрема правилами вживання стійких словосполучень, вибору лексичних одиниць тощо.
У писемному діловому мовленні особливо чітко проявляється диференціація текстів за сферами спілкування. Так, деякі тексти існують лише у письмовій формі, а інші можуть читатися вголос. Напр., резолюція, наказ, акт можуть бути зачитані, а накладна, квитанція, розписка чинні лише у писемній формі.
Основними рисами офіційно-ділового мовлення є стандартизованість, нейтральний тон мовлення, чіткість і точність висловлювання; лаконічність, стислість і послідовність викладу фактів; документальність, наявність реквізитів, які мають певну черговість; сувора регламентація тексту (виділення параграфів, пунктів, підпунктів); відсутність індивідуальних авторських мовних ознак.
2. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю
Основним видом писемного ділового мовлення є документ.
Документ - це діловий папір, оформлений у заведеному порядку, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об'єктивність і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.
Документи виконують різні функції. До загальних їх функцій належить інформаційна (документ зберігає інформацію), соціальна (документ є соціально значущим об'єктом), комунікативна (документ є засобом закріплення та передання культурних традицій).
Специфічними функціями документа є правова (документ є засобом закріплення і зміни правових норм та відносин у суспільстві), управлінська (документ виступає інструментом управління), історична (документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства).
Будь-який документ є складовою частиною системи документації.
Система документації - це сукупність певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.
Документація містить такі складові частини: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи, організаційні документи, розпорядчі документи. Є ще спеціалізована документація, яка стосується певного виду чи окремої сфери діяльності, напр., документи з організації зовнішньоекономічної діяльності, документи з господарської діяльності.
3. Правила складання та оформлення документів
Документи складаються з реквізитів. Реквізити - це структурні елементи документа, які поділяються на постійні і змінні. Постійні друкують при виготовленні документа, а змінні фіксують на ньому у процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа має свій формуляр. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.
Кількість реквізитів у документах не однакова. Вона визначається видом, змістом та призначенням документа. Кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, полегшує їх опрацювання.
Держстандарт встановлює максимальний склад реквізитів (31 елемент) і певний порядок розміщення їх у документах: державний герб; емблема організації чи підприємства; зображення державних нагород; код підприємства, установи, організації; код форми документа; назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа; повна назва установи, організації або підприємства - автора документа; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, номер рахунку у банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс та дату вхідного документа; місце укладання чи видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф узгодження; віза; печатка; відмітка про засвідчення копії; прізвище виконавця та номер його телефону; відмітка про виконання документа й скерування його до справи, відмітка про перенесення даних на машинний носій; відмітка про надходження.
Основним реквізитом документів є текст, який розміщується на всю ширину сторінки. Текст може складатися з таких логічних елементів: вступу (зазначається причина укладання документа, викладається історія питання тощо); доказу (визначається суть питання: пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали); закінчення (формулюється мета складання документа). Текст документа, що містить закінчення, є простим, а який має ше й інші логічні елементи - складним.
Обов'язковим реквізитом документів є дата. Документ датують днем їх написання або затвердження. Місце дати залежить від призначення та форми документа. На бланках дату ставлять у лівій верхній частині разом з індексом. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Її записують словесно-цифровим способом (у міжнародній практиці та в документах матеріально-фінансового характеру) або цифровим (у всіх інших документах).
Важливим реквізитом документів є підпис. Складовими частинами підпису може бути назва посади, організації, сам підпис і розшифрування його, тобто ініціали та прізвище особи, які не беруться у дужки. Підпис засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії.
Реквізитами майже усіх документів є адресат й адресант. Кожний елемент цих реквізитів пишеться з нового рядка, переважно без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі, то назва установи є складовою назви посади адресата. Такі реквізити розміщуються у документі здебільшого перед текстом.
Використання інших реквізитів, визначених Держстандартом, залежить від виду, змісту, форми та призначення документів.
Документи оформляють переважно на одній сторінці паперу. Якщо документ займає кілька сторінок, то не залишають на одній сторінці і не переносять на іншу два рядки тексту або інших реквізитів. Для складання службових документів в установах використовують бланки або папір формату А4, А5.
4. Мова ділових паперів
Документам властива строга фонетична організація висловлювання, свідоме уникнення незграбності у поєднанні звуків, напр.: в основному, а не у основному; зі студентами, а не з студентами.
На лексичному рівні в документах функціонують стилістично нейтральні, абстрактні і конкретні слова, терміни, напр.: гарантія, альтернатива, держава, консенсус, аудієнція, пролонгація; пароніми, рідше синоніми, антоніми, напр.: поверховий, поверхневий; генеральний, головний, основний; відправник, одержувач. Часто у ділових паперах вживаються слова, у написанні яких можуть траплятися помилки, напр.: численний, захід, зіставляти, наступний, а не багаточисельний, міроприємство, співставляти, слідуючий.
Документи широко послуговуються усталеними суспільно-політичними та адміністративно-канцелярськими виразами, стандартними формулами, напр.: взяти участь, регламентація дій, відповідно до плану, згідно з інструкцією. Для них характерна специфічна фразеологія, напр.: поставити до відома, взяти до уваги. Стійкість лексичного складу фразеологізмів не дозволяє їх змінювати, напр.: вносити вклад у банк, але робити внесок у культуру.
До морфологічних особливостей документів належить вживання слів на зразок автор, діяч, журналіст, професор, керівник, які є основними назвами посад, професій, звань, статусу осіб чоловічої і жіночої статі. Високою частотою у ділових паперах відзначаються віддієслівні іменники, безособові і наказові форми дієслів, напр.: виконання, рішення, розподіл, обмін, розглянуто, обговоріть.
Для ділового мовлення характерні розповідні речення з прямим порядком розміщення членів речення. Значною мірою у реченнях представлені дієслівні звороти, інфінітивні структури, конструкції з дієсловом у формі наказового способу, напр.: враховуючи висловлені думки, винести на обговорення, пропоную затвердити. Перевага надається простим реченням, рідше використовуються складні речення.
Висновок
Документ - основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.
Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.
Офіційно-діловий стиль має підстилі: інформаційний, дипломатичний, законодавчий, адміністративно-канцелярський. Ним написані найважливіші документи, в яких відбивається історія народу. Це стиль Конституції країни, законів, постанов, статутів, програм, наказів, звітів та інших ділових паперів. Документи відображають події, зберігають пам'ять через роки, пов'язуючи минуле з сьогоденням. Тексти в офіційно-діловому стилі повинні бути змістовними, точними. Для офіційно-ділового стилю характерні усталені мовні звороти, стандартні початки і закінчення документів, поділ на частини. В ньому закріпилося чимало специфічних термінів, традиційних форм. Цей стиль позбавлений образності й емоційності. Побудова речень відзначається лаконізмом. Речення чіткі й нескладні. Стиль законодавчих паперів значно відрізняється від канцелярського. В канцелярсько-діловій мові виразно виявляється безпосередній зв'язок мови з виробничою діяльністю людей.
мова ділова документація писемний
Список використаних джерел
1. Бабич Н.Д. Основи культури мовлення. - Львів, 1990. - С.5-139.
2. Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови. - К., 1999. - С.5-24.
3. Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови. - К., 2002. - С.5-29.
4. Ділова українська мова / За ред. О.Д. Горбула. - К, 2002. - С.7-13.
5. Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджм. - К., 2002. - С.7-55.
6. Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. - Х., 2002. - С.9-66.
7. Коваль А.П. Ділове спілкування. - К., 1992. - С.98-172.
8. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2000. - С.5-9.
9. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділов. паперів. - К., 2002. - С.5-9.
10. Пономарів О.Д. Стилістика сучасної української мови. - Тернопіль, 2000. - С.5-18.
11. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. - К., 1999. - С.174-180.
12. Сучасні ділові папери / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. - К., 2001. - С.13-64.
13. Шевчук С.В. Ділове мовлення. - К., 2003. - С.8-39.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Роль мови у суспільному житті. Стильові різновиди української мови. Офіційно-діловий стиль. Етика ділового спілкування. Текстове оформлення, логічна послідовність та граматична форма ділових документів. Вставні слова і словосполучення у діловому мовленні.
реферат [22,7 K], добавлен 29.05.2010Особливості офіційно-ділового стилю документів. Діловий текст та його складові частини. Виправлення тексту та технічні прийоми виправлень. Основні елементи тексту документа. Заголовки та підзаголовки як засоби рубрикації. Правила редагування документів.
курсовая работа [43,3 K], добавлен 17.07.2010Основні складові стилю мовлення. Головні напрямки усного мовлення, переваги та недоліки. Переваги письма, процес читання. Особливості розмовного, наукового, офіційно-ділового, публіцистичного та художнього стилю. Будова тексту, види зв’язків у ньому.
презентация [201,7 K], добавлен 13.01.2012Опис просодичного оформлення діалогічного англомовного та російськомовного дискурсу в квазіспонтанних ситуаціях офіційно-ділового спілкування. Огляд реплік, що входять до складу діалогічних єдностей, виокремлених з офіційно-ділового діалогічного дискурсу.
статья [83,1 K], добавлен 31.08.2017Культура усного ділового спілкування. Вимоги до усного ділового спілкування та його особливості. Усне професійне та ділове спілкування як складова частина ділового спілкування. Види усного професійного мовлення. Основні етапи підготовки публічної промови.
курсовая работа [45,9 K], добавлен 27.05.2015Офіційно-діловий стиль у документації. Правила оформлення. Вимоги та правила укладання листів, що не потребують відповіді. Написання цифр та символів у ділових паперах. Протоколи. Положення. Вказівки, розпорядження. Укладання договорів. Накази.
реферат [876,5 K], добавлен 05.02.2008Приналежність до офіційно-ділового функціонального стилю - характерна особливість статутів транснаціональних корпорацій. Дослідження співвідношення вживання речень з дієприкметниковими зворотами у текстах установчих документів міжнародних компаній.
статья [88,8 K], добавлен 05.10.2017Поняття літературної мови. Критерії класифікації документів. Правила та рекомендації щодо оформлення резюме. Особливості відмінювання чоловічих та жіночих прізвищ в українській мові. Порядок складання розписки. Переклад тексту на економічну тематику.
контрольная работа [21,0 K], добавлен 01.05.2010Норми української літературної мови: орфоепічні, графічні, орфографічні, лексичні та граматичні, стилістичні та пунктуаційні. Правила написання листа-рекомендації та виробничої характеристики співробітників як групи документів ділового спілкування.
контрольная работа [23,9 K], добавлен 01.11.2012Особливості ділової терміносистеми англійської мови. Основні методи перекладу складних термінів. Лінгвістичні параметри ділових паперів. Основні моделі термінів-композит в англійській мові. Багатозначність та варіативність відповідностей в перекладі.
курсовая работа [258,8 K], добавлен 30.04.2013
