Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Документоведение»

на тему:

«Официально-деловой стиль как функциональный стиль русского языка»

Введение

В русском языке выделяют стили письменной речи (книжные) и стили устной речи (разговорные). Стиль - приемы, способы, манера использования этих средств, совокупность лексических, грамматических и синтаксических особенностей, которые придают речи определенную окраску и делают речь научной, официальной, или разговорной.

Тема работы является актуальной, потому что официально-деловой стиль как функциональный стиль русского языка играет неотъемлемо важную роль при создании, движении и развитии управленческих документов. Язык служебных документов, официально-деловой стиль литературного языка, функции официально-делового стиля речи, клиширование, функциональные стили речи - неотъемлемая основа функционально-делового стиля русского языка.

Целью данной работы будет являться подробное рассмотрение одного из видов стиля современного русского языка - официально-делового стиля.

Задачами курсовой работы явились: выявить недостатки в несовершенстве состояния составления документов в соответствии с правилами стилистики функционального стиля русского языка.

Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный. Соблюдая нормы официально-деловой речи, мы отдаем дань не штампам и канцеляризмам, а объективно сложившейся традиции построения речи в соответствии с выражаемым содержанием, обстановкой и целью высказывания. Такова традиция, такова форма и манера написания заявлений и других деловых бумаг. И эта форма целесообразна, оправданна в данной сфере общения. Она вырабатывалась если не веками, то десятилетиями. Официально-деловой стиль вполне равноправен с другими стилями и играет важную роль в формировании и развитии русского литературного языка.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль русского литературного языка, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

1. Официально-деловой стиль - функциональный стиль русского литературного языка

1.1 Функциональные стили речи

Слово стиль происходит от греческого стилос - палочка. Происхождение слова стиль проясняет суть стилистики. А именно: стилистика всегда связана с проблемой выбора. Одну и ту же мысль можно выразить и так, и по-другому, и в-третьих… А как лучше? Поискам лучшего, оптимального варианта выражения мыслей и учит стилистика - наука о стилях. Язык как явление социальное выполняет различные функции, связанные с той или иной сферой человеческой деятельности. Важнейшие общественные функции языка следующие:

1) общение

2) сообщение

3) воздействие

Для реализации этих функций исторически сложились и оформились отдельные разновидности языка, характеризующиеся наличием в каждой из них особых лексико-фразеологических, частично и синтаксических, средств, используемых исключительно или преимущественно в данной разновидности языка. Эти разновидности называются функциональными стилями [3].

В соответствии с названными выше функциями языка выделяются следующие стили: разговорный (функция общения), научный и официально-деловой (функция сообщения), публицистический и литературно-художественный (функция воздействия).

1.2 Специфика стиля изложения документов делового общения

Текст документа делового общения от начала до конца должен быть изложен в так называемом официально-деловом стиле.

Подобный стиль - не прообраз «бывшего советского новояза», это функциональная разновидность русского языка, предназначенная для использования в процессе управления организацией.

Официально-деловой стиль, как признают все исследователи, носит сугубо именной характер. Для него характерно преобладание имени над глаголом, широкое употребление отглагольных существительных, обладающих способностью называть не само конкретное действие, а общее представление, понятие о нем, что и создает необходимую деловой речи однозначность и одновременно обобщенность смысла (иногда с отрицательной частицей), а также использование многочисленных именных словосочетаний, которые придают тексту официальную тональность:

- Если в процессе выполнения работ выяснится невозможность продолжения выполнения работ Подрядчиком своими силами… (Договор на предоставление услуг по деповскому ремонту вагонов №13/77-106 от 13.11.2005, ОАО «Волгоградский алюминий» - Волгоградское отделение ПЖД) [1].

- Споры, связанные с изменением условий заключенного договора или его расторжением, неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств по договору, рассматриваются в Арбитражном суде (Договор №513/34 от 19.04.2005, ЗАО «Сервис-Металл» - Вагонное Депо ст. «Сарепта»).

Специфическими чертами данного стиля являются:

- подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах общения между должностными лицами, соблюдении строго определенных правил оформления документов;

- адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, отправлений (адресантов) и получателей (адресатов) документов;

- повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью находящихся в постоянном обращении при составление документов;

- тематическая ограниченность документов, в которых почти никогда не освещается более одного-двух деловых вопросов»

- нейтральный тон изложения информации, содержащейся в водной (констатирующей) части документа, что не исключает, впрочем, введения в распорядительные документы (или соответствующие части документов) частей речи в повелительном наклонении;

- точность и ясность изложения содержания документа, исключающие его разночтение и двоякое толкование;

- лаконичность изложения содержания документа, предполагающая отказ от «лирических отступлений», вольных эпитетов и многословия.

Текст документов делового общения излагается в большинстве случаев от третьего лица единственного числа или от первого лица множественного числа:

«Вышеупомянутым постановлением утвержден особый порядок использования…»

«Настоящим уведомляем Вас о…».

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (таких, как положение инструкция) либо дающих оценку фактам (содержащим сведения), изложение ведется от третьего лица («отдел выполняет», «комиссия установила»).

Документы, исходящего от конкретного лица, излагаются от первого лица единственного числа:

«В связи с вышеизложенным приказываю…».

Документы коллегиальных органов излагаются от третьего лица:

«Комиссия подтверждает факт незаконной передачи…»;

Общими требованиями к стилю изложения текста документа являются лаконичность, ясность и точность. А также:

1) использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; и т.п.

2) употребление сложных синтаксических конструкций: сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.

3) употребление номинативных предложений: вознаграждение за труд, охрана труда.

4) высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения).

5) официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует).

6) безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

7) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств.

8) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.).

9) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств.

10) слабая индивидуализация стиля [5].

Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: официально-документальный и обиходно-деловой.

В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги.

1. Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени, подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавлением слова «уважаемый» (но оно факультативно), и заканчивается перед подписью так называемым «комплиментом»: «Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении». Поверенному в делах: «Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении». Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций.

2. Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует, прежде всего, точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли. Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: «Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом». Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения.

Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность языка законов не исключают его выразительности. Она заключается не в образности, не в словесных украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей [2].

В качестве примера можно привести Французский гражданский кодекс 1804 г., известный также как Кодекс Наполеона. Это, по мнению специалистов, образцовый свод законов буржуазного общества, созданный на основе римского права. Вот некоторые отрывки из него:

Титул V

О БРАКЕ

Глава I. О качествах и условиях, необходимых для заключения брака

144. Мужчины до достижения полных 18 лет, женщины до достижения полных 15 лет не могут заключить брака.

146. Нет брака, если нет согласия.

147. Нельзя заключить второй брак до расторжения первого брака.

288. Женщина может заключить новый брак лишь по истечении

300 дней после расторжения предыдущего брака.

229. Муж может требовать развода по причине прелюбодеяния жены и т.д.

3. Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.

4. Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т.д., следует писать коротко и ясно. Сложноподчиненные предложения с большим количеством придаточных в документе неуместны, требуется пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями. Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, должны быть заменены словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга, и т.п. Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений.

5. Язык деловой переписки - представляет собой периферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль отличает:

- высокая степень терминированной лексики:

юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);

экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

- именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

погашение кредита - погасить кредит,

§ решение вопроса - решить вопрос,

§ использование кредита - использовать кредит,

§ отгрузка товара - отгружать товар,

§ отсрочка платежа - отсрочить платеж;

- в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

- развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений:

§ настоящие правила,

§ настоящий договор,

§ действующие расценки,

§ надлежащие меры,

§ надлежащее обращение,

§ с ненадлежащим качеством,

§ в установленном порядке;

- стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:

§ контроль обычно возлагается,

§ сделка - заключается,

§ платеж - производится,

§ счет - выставляется (или оплачивается),

§ цена - устанавливается,

§ право - предоставляется,

позиции бывают конструктивными / неконструктивными; деятельность - успешной; необходимость - настоятельной; скидки - значительными; разногласия - существенными / несущественными и т.д.;

- стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:

§ в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью;

§ в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств;

§ договор вступает в силу со дня подписания;

§ жалобы подаются в установленном законом порядке;

§ поставка производится автотранспортом;

- формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

§ 1. Предмет договора

§ 1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением и водоснабжением.

§ 1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

o отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

o максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (таких, как положение инструкция) либо дающих оценку фактам (содержащим сведения), изложение ведется от третьего лица («отдел выполняет», «комиссия установила»).

Документы, исходящего от конкретного лица, излагаются от первого лица единственного числа:

«В связи с вышеизложенным приказываю…».

Документы коллегиальных органов излагаются от третьего лица:

«Комиссия подтверждает факт незаконной передачи…»;

Общими требованиями к стилю изложения текста документа являются лаконичность, ясность и точность.

Некоторые важнейшие рекомендации:

1. Служебные документы пишутся в нейтральном тоне: изъявления чрезмерной любезности, ровно, как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

2. Не пробуждать адресата к спешке при внесении решений словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки».

3. Быть умеренным в своих просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов, гуманным при определении мер дисциплинарного воздействия.

4. Не следует содержанием или подтекстом документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.

5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить», потому что добросовестный подчиненный может затаить обиду, не слишком умный начальник - впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

6. В том случае, если извещается кто-то о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не надо начинать послание с констатации отказа - изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернутся.

При составлении документов также рекомендуется:

- пользоваться преимущественно простыми предложениями;

- применять устойчивые словосочетания и обороты речи, а термины - в однообразном, общепринятом толковании;

- использовать прямой порядок слов в предложении, при котором подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, вводные слова находятся в начале предложения;

- не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов;

- не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в существо предложения, избегать неоправданного употребления иностранных слов;

- использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается», «содержится»), либо в повелительном («выполнить», «решить») наклонении.

Терминология документа должна соответствовать установленной нормативными документами для той или иной деятельности. Термины, значение которых может быть адресатом непонятно, должно быть или исключены из текста документа, или пркоментированы в подстрочном примечании.

1.3 Разновидности и функции официально-делового стиля

Функция делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:

Официально-документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр - это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.

Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.).

Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично - объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально - деловом стиле высок уровень общения и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является также широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально - деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.

1.4 Сущность официально-делового стиля

Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде (и зафиксирован по всем правилам), то любой, кто его прочтет, может быть уверен в точности содержащейся в ней информации. Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо.

Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально - деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различий в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартизованность изложения; долженствующее - предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которые свойственны и научной речи.

Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований. Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и прочее, т.е. стандартизованность многих деловых документов. Например, листок по учету кадров, анкету, заполняемую, например, для получения визы, квитанцию на оплату жилищно-коммунальных услуг и т.п.

Лексический состав текстов этого стиля имеет свои особенности, связанные с указанными чертами. Прежде всего, в этих текстах используются слова и словосочетания литературного языка, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску, например истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, заключение под стражу, пассажироперевозки, поставка, удостоверение личности, научный сотрудник и др., среди них значительное количество профессиональных терминов. Многие глаголы содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить и прочее. Следует заметить, что в официально-деловой речи наблюдается самый высокий процент употребления инфинитива среди согласных форм. Это также связано с императивным характером официально-деловых текстов. Рассмотрим пример:

«При изучении любого международного соглашения, а в особенности соглашения об устранения двойного налогообложения, прежде всего, необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:

- налоги, на которые распространяется действие соглашения;

- территории, на которые распространяется действие соглашения».

(Консультант. 1997. №24).

Даже в этом коротком отрывке имеются слова и словосочетания с официально - правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги), выражающее долженствование словосочетание необходимость определить, такие черты, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.

Для официально-делового стиля характерна тенденция к сокращению числа значений слов, упрощению их семантической структуры, к однозначности лексических обозначений, вплоть до узкой терминологизации. Поэтому достаточно часто в текстах данного стиля даются точные определения применяемых слов и понятий, т.е. четко ограничивается их семантический объем. Здесь недопустимы полисемия (многозначность), метафорическое использование слов, употребление слов в переносных значениях, а синонимы употребляются в незначительной степени и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Типичным для делового языка являются сложные слова, образованные то двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например пункт назначения, высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и прочее. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер. Рассмотрим пример:

«Нотариус, занимающийся частной практикой, должен быть членом нотариальной палаты, совершать все предусмотренные законодательством нотариальные действия от имени государства, вправе иметь контору, открывать расчетный и другие счета, в том числе валютный, иметь имущественные и личные неимущественные права и обязанности, нанимать и увольнять работников, распоряжаться поступившим доходом, выступать в суде, арбитражном суде от своего имени и совершать другие действия в соответствии с законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации» (Консультант. 1997. №24).

Этому тексту присущи многие типичные черты делового стиля: стилистически отмеченные слова и словосочетания (нотариус, нотариальная палата, расчетный счет, арбитражный суд и прочее); «долженствующее - предписывающий» характер изложения, передающийся инфинитивными конструкциями (должен быть, должен совершать, вправе иметь и др.); композиционное построение, подчиненное основной теме этого предложения - изложению прав и обязанностей нотариуса, занимающегося частной практикой; беспристрастная констатация фактов, изложенных по мере их значимости; полное отсутствие какой-либо оценки.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена в семантическом отношении, т.е. устранено все остросвоеобразное, конкретное, неповторимое, а на передний план выдвинуто типичное. Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например, прибыть (приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (автобус, самолет, «Жигули» и т.д.), населенный пункт (деревня, город, село и т.д.) и др. При названии лица употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением или действием (преподаватель Сергеева Т.Н., свидетель Молотков Т.П., ректор университета Старов Е.И. и т.п.) [8].

Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных, которых в официально-деловом стиле больше, чем в других стилях, и причастий: прибытие поезда, предоставление жилплощади, обслуживание население, пополнение бюджета, принятие мер; данный, указанный, вышепоименованный и т.п.; широко используется сложные отыменные предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении и др.

Обычно предложение содержит достаточно большой объем информации и рассчитано на повторное прочтение. Простые предложения часто осложняются однородными членами, что обусловлено необходимостью исчерпать, предмет сообщения. Активно используются пассивные конструкции; как и в научной речи, большое место занимают сложноподчиненные предложения с придаточным условием:

«Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваются объяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеим сторонам первым выступает истец» (Хозяйство и право. 1997. №1).

В этом отрывке первое предложение - сложноподчиненное с придаточным условием. В последующих предложениях несколько причастий (участвующих, подавшее), пассивный глагол (заслушиваются), сложный отыменный предлог (в случае). Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст исполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы.

В официально-деловом стиле нет места проявлению авторской индивидуальности. Этот стиль очень замкнут, малопроницаем для других стилей речи. В нем установлены определенные формы документов.

Деловой речи, как уже упоминалось, свойственны безличность изложения и отсутствие оценочности. Здесь имеют место беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому первое лицо допустимо только в ограниченном числе ситуаций, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством, например при оформлении различных доверенностей, при заключении трудового соглашения и т.п.

Так, доверенность имеет вид:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Алексеева Анна Ивановна, проживающая по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Пражская, д. 35, кв. 127, паспорт УШ-ВИ №964863, выданный 12 отд. милиции г. Санкт-Петербурга 26 января 1992 г., доверяю Хитровой Ольге Александровне, проживающей по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Кораблестроителей, д. 65, кв. 98, заключение договора с издательством «Юристъ» от моего имени.

24.12.2002 Алексеева

Однако даже в таких ситуациях форма написания многих документов клиширована и ориентирована на безличность. Вот, как пишется заявление о предоставлении отпуска:

Заведующему кафедрой физики

проф. И.С. Петрову

от преподавателя С.И. Андреева

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной отпуск за 2001/2002 учебный год с 25.12.02.

24.12.01 Андреев

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения (в отличие от личностно ориентированного общения, предметом которого выступает именно характер отношений между его участниками).

Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение, носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:

1. Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.

2. Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.

3. Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

4. Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

В то же время деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих важных принципов:

1) Сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.

2) Рациональная организация процесса беседы, что, прежде всего, означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация усложняют усвоение самого существенного.

3) Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

4) Беседа не монолог, а диалог, т.е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу. Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника выразить свое отношение к изложенному мнению.

Так как диалог контролирует спрашивающий, то с помощью вопросов он может направить процесс передачи информации в русло, соответствующее его планам и пожеланиям; перехватить и удержать инициативу в беседе; активизировать собеседника, переходя от монолога к диалогу, дать возможность собеседнику проявить себя. Следовательно, умение задавать вопросы становится ключевым инструментом для быстрого и точного получения необходимой информации.

Вопросы можно классифицировать по разным основаниям. В управленческой деятельности проводить различия между следующими категориями вопросов: по характеру ожидаемых ответов; по заключенному в них содержанию; по функциям, которые они выполняют [7].

По такому основанию, как цели и методы ведения разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы. Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц, соответственно такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные совещания - дорогое удовольствие, как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию. На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения.

Для любой организации главное место при совещании занимает официально - деловой стиль [5].

1.5 Основные особенности языка служебных документов

Основными особенностями языка служебных документов являются следующие:

1. Употребление канцелярских штампов - воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…).

2. Использование слов - наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).

3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация…).

4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо - составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

5. Преобладание имен существительных.

6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).

7. Большинство форм глагола выступают в значении долженствования (считать, обязать).

8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.

9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).

10. Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).

11. Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.

12. Использование прямого порядка слов в предложениях.

1.6 Клиширование

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, которые характеризуют типовые ситуации. При помощи языковых формул - заготовок, которые можно «составит», т.е. расположить в строго определенной последовательности, создается текст делового документа.

Употребление предлогов предложных сочетаний

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Важно правильно использовать эти предлоги с именами существительными, в основном стоящими в Родительном и Дательном падеже.

Следует также помнить, что в деловой письменной речи предлог «по» в предложных сочетаниях с временным значением пишется раздельно с существительными, стоящими в предложном падежи: «по прибытии», «по окончании» и так далее.

Использование глагольных конструкций

Основная информация в деловых бумагах выражена глагольной конструкцией. Глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и, следовательно, текста документа в целом.

Глаголы-действия употребляются чаще в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица речевые действия передаются описательно: ОАО «Алмаз» просит … СП «Эсконт» предоставляет…От 1-го лица речевое действие высказывается непосредственно: На основании … приказываю … Причем форма 1-го лица в деловых письмах выражает позицию юридического лица, т.е. организации, в других деловых бумагах - позицию должностного лица или коллегиального органа.

Использование шаблонов

Шаблон (клише, трафарет) - это документ, который содержит типовой текст с унифицированной информацией и пропусками для заполнения.

Такие тексты, внесенные в компьютер, значительно ускоряют процесс подготовки документов и позволяют сосредоточится на содержании.

Например, при подготовке типовых писем, предназначенных для массовой рассылки, использование шаблона позволяет, создав текст письма с предусмотренным в нем месте для адресата и сообщения и соединив со списком адресатов, организовать печать писем со стандартным содержанием.

2. Анализ состояния делового стиля русского литературного языка на протяжении XVII-XX вв.

2.1 Краткая история развития официально-делового стиля

Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в., с эпохи Киевской Руси, и связано с оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Важнейший памятник древнерусского права - «Русская правда», сборник законодательных установлений древнерусского государства. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык. В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов, т.е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи. В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный русский литературный язык.

документ официальный стиль язык

2.2 Развитие официально-делового стиля в древнерусском государстве

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» - оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочинительными союзами «и», «да», «же», а также бессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще - если): В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), вено вопи кое (выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ»… («Вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот: «Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати…» (з «Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов»). Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

2.3 Анализ развития официально-делового стиля в 17-18 вв.

Официально-деловой стиль формировался на протяжении нескольких веков, и большое значение в его развитии имел период XVII-XVIII вв., связанный с формированием московского приказного языка и с деятельностью Петра I. В «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

Приказный язык, почти свободный от элементов церковнославянских, к середине XVII в. достиг большого развития и имел все данные стать литературным. На нем писались не только государственные и юридические акты, договоры и пр., но и почти вся корреспонденция московских князей, царей и московской интеллигенции, а также статьи и книги самого разнообразного содержания: своды законов, мемуары, хозяйственные, политические, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книги и т.д. Таким образом, приказный язык постепенно становится в XVII в. единым государственным языком Московской Руси [2].

Среди многочисленных и разнообразных по своей социальной значимости, по сфере использования и по своим формальным особенностям деловых документов XVII века особо привлекают внимание челобитные. Это наиболее распространенная и массовая в XVII в. разновидность документов. Так назывались в XVI-XVII вв. всякого рода прошения, заявления, жалобы на имя царя, членов его семьи, патриарха, феодала. Огромное количество челобитных XVII в., написанных представителями (или от имени представителей) всех социальных групп русского общества того времени, сохранилось до наших дней в документации правительственных учреждений того времени (приказов, воеводских изб и т.д.) и в частных собраниях. Большое количество челобитных вошло в сборник актов, изданных в XIX - начале XX вв. и в советское время.

Челобитные Московской Руси представляют особый интерес, так как, с одной стороны, отражают традиционную приказную стихию, а с другой - отличаются широтой охвата действительности, тематическим разнообразием и включением в свою сферу элементов живой разговорной речи. Таким образом, данные документы являются одним из интереснейших объектов для анализа, как с точки зрения языковых особенностей, так и с точки зрения документной специфики. Если говорить о содержании челобитных, то, по-видимому, нет такой стороны русской жизни XVII в., которой бы не касался этот документ. Просили о приеме на службу, об освобождении от нее по старости или увечью, о служебном перемещении, писали челобитные с просьбой о суде по кражам и грабежам, нарушениям договоров, невыплате долгов и т.д. Широкий охват русской действительности XVII в., богатство бытовыми подробностями обеспечивают разнообразие лексического фонда челобитных.

Как показывают памятники письменности XIV-XVII вв., слово «челобитная» (акт, письменное прошение, жалоба, исковое заявление) появляется в московской деловой письменности в последней четверти XVI в., заменяя употреблявшийся до этого термин «жалобница», имевший более узкое значение (акт, содержащий жалобу). При образовании существительного «челобитная» была использована сложившаяся к середине XVI в. продуктивная словообразовательная модель: обозначение актов субстантивированными именами прилагательными женского рода (беглая, бессудная, данная, купчая и др.).

Челобитная в XVII в. - многофункциональный документ. Термин «челобитная» являлся в XVII в. родовым наименованием определенной группы актов (прошений, официальных заявлений, жалоб, доносов по «государеву слову и делу» и др.). Вместе с тем слово «челобитная» использовалось и как видовое название прошения или жалобы (собственно челобитная) и как эквивалент видовых двухчленных наименований разновидностей челобитных: исковая челобитная (иск) - «судебное заявление», явочная челобитная (явка) - «официальное уведомление властей о чем-либо», известная челобитная (извет) - «донос по государеву слову или делу», повинная челобитная - «признание своей вины и просьба о смягчении наказания», мировая челобитная (мировая) - «заявление о достижении соглашения спорящих сторон до суда», отсрочная челобитная - «просьба о переносе срока судебного разбирательства», ставочная челобитная (ставка) - «заявление о явке на суд и об отсутствии противной стороны».

Такая многозначность термина челобитная в официально-деловой речи, в повседневной частно-деловой и бытовой практике опиралась как на единство структуры и формальных (формулярных) особенностей всех разновидностей челобитных, так и на то, что любое обращение низшего к высшему (царю как лицу, облеченному высшей властью; феодалу-вотчиннику или помещику; духовному владыке; хозяину-купцу и т.д.), будь то просьба, заявление, жалоба или донос, оформлялось как униженное прошение.

Челобитные занимают промежуточное положение между актами официально-делового (государственного, правительственного) и частно-делового характера. Официально-деловой характер челобитных обусловлен, прежде всего тем, что по законам того времени всякое обращение в правительственные органы адресовалось на имя царя-самодержца; известную роль играло и то, что челобитные на имя царя составлялись в земских избах, где сосредотачивалось управление «посадской общиной», т.е. в органах, стоящих на грани правительственных и частных учреждений. Челобитные относятся к официально-деловой письменности, так как они либо представляют собой документ судебной (юридической) практики (исковая челобитная, известная челобитная, повинная челобитная, ставочная челобитная, отсрочная челобитная, мировая челобитная), либо являются документами, на основе которых верховная власть принимает определенное решение и издает соответствующий официальный акт (указ, наказ), выдает жалованную, льготную или какую-нибудь другую грамоту, дает указание «подписать» данную челобитную, т.е. сделать на ней имеющую силу указа помету о принятом по челобитной решении (собственно челобитные - разнообразные прошения и жалобы) или же официально регистрирует чье-либо заявление о чрезвычайном событии (побеге, чьей-либо неожиданной смерти, недостойном поведении, угрозе убийством или пожаром и т.п.), тем самым снимая с заявителя вину за возможные последствия происшедшего или предупреждая возможность преступления (явочная челобитная) [5].