Документ як система

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ЛУГАНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ ТАРАСА ШЕВЧЕНКА

Кафедра документознавства та інформаційної діяльності

Курсова робота

ДОКУМЕНТ ЯК СИСТЕМА

за спеціальністю «Документознавство та інформаційна діяльність»

ГРИГОРОВА ЮЛІЯ ОЛЕКСАНДРІВНА

Науковий керівник - кандидат філологічних наук,

доцент Малюк Ольга Юріївна

Луганськ

2009

План

Вступ

1. Характеристика документа як системного об'єкта

1.1 Поняття документа

1.2 Інформаційна складова документа

1.3 Матеріальна складова документа

2. Структура документа

2.1 Внутрішня структура документа

2.2 Зовнішня структура документа

2.3 Реквізити документа

3. Властивості, ознаки і функції документа

3.1 Властивості і ознаки документів

3.2 Функції документу

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Актуальність теми. Поняття “документ” є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, збереженню, пошуку, розповсюдженню та використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх галузях суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знань перебуває одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографо-, архіво- й музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності - бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинництвом).

Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Документ - складний об'єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З'ясувати його суть - це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу - методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методів дослідження складно організованих об'єктів - систем.

Потреба системного вивчення документа диктується, насамперед, необхідністю як ідентифікації того чи іншого матеріального (речовинного) носія інформації, яким виступає документ, так і визначенням його функцій як об'єкта тієї чи іншої сфери соціально-комунікативної діяльності (бібліотечної, бібліографічної, архівної, а також інформатики, документознавства тощо). Тому, з одного боку, документ виступає сам як проста система (у єдності матеріального носія та інформації), а з іншого - документ стає елементом більш загальної системи - документного потоку або масиву.

Предмет дослідження - документ.

Об'єктом дослідження є документ як система.

Основною метою курсової роботи є розкриття сутності поняття документа і єдності тих складових без яких він існувати не може, а це, насамперед, матеріальна і інформаційна складові.

Для досягнення мети необхідно розв'язати такі завдання:

1) визначити характеристики документа як системного об'єкту;

2) з'ясувати структуру документа (внутрішню і зовнішню);

3) проаналізувати всі складові документа: властивості, ознаки і функції, інформаційну та матеріальну складові, реквізити.

Методи дослідження - описовий та метод спостереження.

Джерельною базою дослідження є наукові статті, навчальні та навчально-методичні посібники, підручники.

Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків та списку літератури. Загальний обсяг роботи 30 сторінок.

документ документознавство інформація

1. Характеристика документа як системного об'єкта

1.1 Поняття документа

Документ - являє собою систему - велику кількість закономірно пов'язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент - найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною [14].

Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін. [3].

Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв'язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.

При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування [10].

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об'єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний [9].

1.2 Інформаційна складова документа

Документ створюється для збереження та передачі соціальної інформації у часі та просторі. Саме документ організовує, систематизує інформацію, подає її у фіксованому вигляді. У будь-якому документі вона подається у певному порядку, узагальненні, взаємозв'язку різноманітних даних.

У документі інформація та її носій генетично пов'язані воєдино. Однак для розуміння сутності документа необхідно умовно розподілити інформаційну та матеріальну сторони документа та розглянути їх окремо.

Слово “інформатика” (лат. information - роз'яснення, викладення) має безліч значень, із яких найбільш загальне та широке - “ відображене розмаїття”. Таке значення дозволяє розглядати як інформаційні безліч процесів, що трапляються у технічних механізмах, живій та неживій природі, у суспільстві.

У інформатиці під інформацією прийнято розуміти відомості, повідомлення, викладені знання тощо. У теорії інформації усе розмаїття її форм прийнято поділяти на елементарну - інформацію, що циркулює у неживій природі; біологічну - що циркулює у живій природі; соціальну - продуману людським товариством.

Функцію елементарної інформації коротко можна звести до передачі енергії шляхом структурної взаємодії матеріальних об'єктів. Біологічна інформація включає в себе як кодування генетичної інформації, так і управління складними психологічними процесами у вищих тварин на основі передачі енергії. Соціальна інформація створюється та використовується суспільством (соціумом).

Соціальна інформація - це спосіб (форма) передачі знань, емоцій та вольових впливів у суспільстві. Узагальнено соціальну інформацію можна визначити як відомості, що призначені для передачі у суспільстві. Саме така інформація, що міститься в документі, є об'єктом вивчення документознавства, а також інформатики, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства, теорії масових комунікацій та інших наук документно-комунікативного циклу.

Соціальна інформація - явище складне, що розподіляється на різновиди за різними принципами поділу.

Першим принципом розподілу соціальної інформації є її соціальне значення. З цієї точки зору інформація поділяється на масову та спеціальну. Масова інформація - соціальна, призначена для усіх членів суспільства. Інформація цього роду доступна будь-якій людині, тому вона називається масовою. Спеціальна інформація призначена для окремих соціальних груп, зокрема, спеціалістів. Масова у свою чергу поділяється на публіцистичну, естетичну та звичайну. Спеціальна - на наукову, технічну, планово-економічну та інші різновиди. Це обумовлює зміст та цільове призначення різних видів та типів документів, розповсюдження їх через канали спеціальних та неспеціальних (масових) комунікацій.

При цьому обидві комунікативні структури можуть містити одну й ту саму відповідно оформлену інформацію, чітко направлену певному адресату. Виняток становлять твори мистецтва та художня література, що адресовані переважно масовій аудиторії.

Другий принцип розподілу ґрунтується на способі відображення інформації людською свідомістю. Коли людина сприймає інформацію різного виду аналізаторами, вона відображає її головним мозком, який функціонально асиметричний. Ліва півкуля головного мозку здійснює логічну діяльність, права - образно-асоціативну. Відповідно до цього інформація умовно розподіляється на логічну та естетичну.

Логічна інформація - результат пізнання та логічного осмислення законів природи, суспільства та мислення. Вона передається знаковою формою шляхом відображення оточуючої дійсності лівою півкулею головного мозку та акумулює всі знання, накопичені людством за тривалий період засвоєння природи суспільства та мислення. Логічна інформація різноманітна та розрізняється відповідно з приналежністю до різних галузей людської діяльності. Частіше за все вона диференціюється за приналежністю до пізнавальної та практично-перетворювальної діяльності.

Даний різновид інформації відповідно до приналежності до різноманітних галузей людської діяльності визначає різновиди документів за цільовим призначенням, серед них виділяються наукові, науково-популярні, технологічні, нормативні, виробничо-практичні, управлінські тощо.

Естетична інформація - результат образно-асоціативного, переважно художньо-естетичного відображення дійсності. У сукупності з фізіологічними особливостями сприйняття естетична інформація розповсюджується наступними видами мистецтва: 1) живопис та графіка, просторові форми (архітектура, скульптура) тощо; 2) музика, художнє слово тощо; 3) театр, хореографія, кіно тощо.

Після фіксації інформації на відповідних матеріальних носіях отримують різноманітні види документів (візуальні, аудіальні, аудіовізуальні), що циркулюють переважно у галузі мистецтва. У реальності логічна та естетична інформація тісно взаємопов'язані.

Третій принцип розподілу базується на фізіологічних особливостях сприйняття інформації людиною. З цією метою природа наділила людину наступними органами почуття: зір, слух, нюх, сприймання дотиком, смак. Розрізняють наступні різновиди інформації:

візуальна - сприймається зором;

аудіальна - слухом;

нюхова - аналізаторами запаху;

тактильна - дотиком;

смакова - аналізаторами смаку.

Соціальна інформація розрізняється низкою інших ознак.

1. За способом розповсюдження соціальна інформація поділяється на два різновиди: опублікована (що розповсюджується тиражним розмноженням документів) та неопублікована (та, що не розрахована на широке розповсюдження та не пройшла апробації).

2. За ступенем переробки соціальна інформація розподіляється на первинну та вторинну.

3. За галузями отримання та використання інформації у різноманітних галузях соціальної діяльності виділяють декілька різновидів соціальної інформації: наукова, виробнича, технічна, естетична, спортивна, політична, масова, популярна, публіцистична, педагогічна, управлінська, побутова. Кожен з названих різновидів інформації може бути об'єктом відображення в документі.

Відомості, які призначені для передачі, знаходяться у повідомленні. Інформація - це вміщення деякого повідомлення. Одну й ту саму інформацію можна передавати за допомогою різноманітних повідомлень, наприклад, різними мовами.

Передачу інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передачі повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Смисл і значення цих знаків вимагає відповідного сприйняття та розуміння.

Сукупність знаків для споживача може залишитися тільки повідомленням і не перетворитися для нього в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст іноземною мовою, витвори авангардного живопису, математичні формули тощо). Здатність сприймати інформацію повністю залежить від отримувача, його можливостей та здібностей.

Сприймачем інформації може бути людина або технічний прилад (ЕОМ, контрольно-вимірювальний прилад і т. ін.). Отже, поняття інформації суб'єктивне: без сприймаючого об'єкта інформація не реалізується, залишається «річчю в собі». Інформація має об'єктивну форму у вигляді повідомлень та суб'єктивну - як процес її сприйняття та розуміння. Із суб'єктивної точки зору інформація є результатом сприйняття (виділення сигналу із навколишнього середовища), її розпізнавання (ідентифікації), перекодування та систематизації (віднесення до класу понять).

1.3 Матеріальна складова документа

Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа - одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якої він не може існувати [15].

Матеріальна складова документа - це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації - матеріальний об'єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію [7].

Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень [13].

Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т.п.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т.п.). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.) [18].

Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

1. матеріальну основу документа;

2. форму носія інформації;

3. спосіб документування чи запису інформації [2].

Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі - полімерні документи [17].

До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін. [14].

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу - він дозволяє тиражувати інформацію. [11].

Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об'ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото - і кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері [14].

2. Структура документа

2.1 Внутрішня структура документа

Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і зв'язок [3].

Визначену структуру мають як окремі елементи документа, так і документ в цілому. Обкладинка книги - це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги теж ціле, його складають спеціально підібраний шрифт, титульний листок, рядки заголовку, що гармонують із вмістом, гарно надруковані ілюстрації, - єдиним цілим є і текст книги. Це означає, що документ в цілому - це сукупність усіх елементів і компонентів, що його складають [3].

Структура - відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об'єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність, цього об'єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов. Доки зберігається структура, зберігається і система вцілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі [14].

По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Іншими словами, простий документ - це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат, десертація, відкритка) [20].

Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов'язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складний документ - це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках (збірка віршів, журнал і ін.) [7].

Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи.

Таким чином, структура документа - скоординована більшість документів, взаємозв'язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі), дозволяє відрізнити книгу від журналу, грампластинку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокаркту від географічної картки і т.д. [14].

Оформлення документа - це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа - це його зовнішня і внутрішня структура.

Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, набір взаємопов'язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію. Вона об'єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному [14].

Вміст внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішню структуру документа можна побачити на прикладі видань - книг, журналів, газет і т. ін.

Видання повинно включати розміщені у визначеній послідовності наступні елементи і частини:

елементи видання, на яких розміщуються вхідні дані;

зміст;

передмову;

вступну частину;

основну частину;

післямову;

допоміжні покажчики;

додатки [14].

Вихідні дані - сукупність даних, що характеризують документ і призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку і інформування користувачів.

До основних елементів вихідних даних відносяться: автор, заголовок, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, анотація, місце і рік видання, видавництво.

Автор - особа, яка створила документ чи приймала участь у його створенні, а також заклад чи організація від імені яких публікується матеріал. В особі автора можуть виступати одна чи декілька людей - авторський колектив.

Заголовок документа - слово, фраза чи закінчена пропозиція, в яка формує зміст (тема, ідея, предмет, об'єкт), твору, що друкується. Видання може мати декілька варіантів заголовків (на титульному аркуші, обкладинці, корінці видання і т. ін.) ідентичних або різних.

Місце видання - місцезнаходження видавництва, що випускає документ.

Місце друку - місцезнаходження поліграфічного закладу, яке надрукувало документ.

Рік видання - рік виходу документа в світ.

Головними носіями інформації про видання є: титульний листок (верхня частина першої сторінки з текстом), перша сторінка видання, зворотній бік титульного листка, остання сторінка видання чи кінцева полоса - в книгах, брошурах, альбомах, нотних виданнях, журналах, бюлетенях, збірниках; перша сторінка (або верхня частина першої сторінки) і нижня частина останньої сторінки - в буклетах, листівках, газетах і календарях (крім кишенькових і мініатюрних табелів-календарів); верхня частина листка і нижнє поле листка - афішах, графіках руху транспорту, текстових і показових плакатах, художніх репродукціях, естампах і ін. [14].

Зміст - елемент апарату видання, що являє собою перелік творів, надрукованих у виданні, або прізвищ авторів і заголовків творів, а також заголовків розділів, що входять в склад твору, з зазначенням сторінок, на яких починаються ці розділи чи твори.

Передмова - елемент апарату видання, який передує основному тексту, що вміщує пояснення тексту і містить пояснення мети, особливостей твору і ін. Може належати автору, видавництву, редактору, перекладачеві.

Текст - тематично взаємопов'язана послідовність висловлювань чи одна думка, що виражається за допомогою деякої системи знаків, а також письмова орієнтація висловлювань; основна частина літературного твору, що виражається у вигляді пов'язаних лексично, логічно, стилістично фраз, які передають його зміст.

Післямова - елемент апарату видання, розміщений після основного тексту, що вміщує необхідні пояснення, відомості про автора, його творах, розрахований на читача, що знайомий з його основним текстом.

Допоміжний покажчик - частина видання, що відтворює дані про текст в іншому аспекті ніж основний текст з посиланням на відповідні бібліографічні записи.

Додатки - довідкова чи документальна частина видання, розміщена вкінці (статті, документи, карти, схеми, таблиці та ін.).

В залежності від виду документа набір внутрішніх елементів і їх розміщення можуть змінюватись [14].

2.2 Зовнішня структура документа

Зовнішня структура документа (конструкція) - це його зовнішня форма, яка дозволяє ідентифікувати його як вид документа. Мета - надання документу такої форми, яка викликала б у споживача бажання читати, шукати ту чи іншу потрібну інформацію.

Так, основними елементами зовнішнього оформлення картографічних видань, що випускаються на листках є заголовок карти, обкладинка, папка, конверт. Наприклад атлас має таку зовнішню структуру: титульний листок, обкладинку чи перепліт, суперобкладинку, папку, шмуцтитул і авантитул. Кінофонофото документи мають наступний набор зовнішніх елементів: етикетка, титри діафільмів і кінофільмів, пакувальний контейнер (конверт, альбом), рамка діапозитива, кадр. Особливе значення зовнішній вигляд книжкових видань: яскрава і витривала обкладинка, міцний перепліт, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифту та ін. надають виробництву особливого значення і цінність [13].

До зовнішніх структурних елементів книжкових видань відносять: обкладинку, суперобкладинку, перепліт, книжковий блок, форзац, титульний листок, корінець, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр.

Обкладинка - зовнішнє покриття видань, нерозраховане на довготривале збереження, за звичай із твердого паперу, інколи захищене плівкою прозорого кольору, з'єднане з книжковим блоком без форзаців.

Суперобкладинка - допоміжна, за звичай об'ємна обкладинка книги чи брошури у вигляді листка паперу з клапанами, загнутими на внутрішню чистину сторін переплету чи обкладинки.

Перепліт - міцне покриття з картону, пластмаси чи картонних сторін, покритих шкірою, тканиною, папером, яке з'єднується з книжковим блоком за допомогою форзаців і служить для захисту блока від пошкодження і забруднення, а також для початкової інформації про видання і в якості елементу художнього оформлення.

Книжковий блок - комплект скріплених зошитів чи листків, що містять всі сторінки і комплектуючі деталі майбутнього видання.

Форзац - зігнутий листок паперу, який з'єднує перший і останній листок книги з переплітною кришкою.

Титульний листок - заголовочний листок видання (книги, брошури), що містить основні відомості про нього, дозволяє відрізнити його від будь-якого іншого, що служить основою для вміщення бібліографічного опису.

Авантитул - перша сторінка книжкового блоку, видань, що передує титульному розвороту і має декоративно-композиційне значення.

Шмуцтитул - сторінка із заголовком більшої частини твору.

Контртитул - ліва частина розгорнутого титульного листка, що містить відомості, які відносять до багатотомного або серійного видання в цілому, чи титульні відомості на мові джерела в періодичному виданні [20].

Колонтитул - довідкова інформація над основним текстом лінії, що пояснюють цитату, який матеріал надрукований на сторінці.

Колонцифра - порядковий номер сторінки чи стовпчика книжки, періодичного видання і т. ін., найчастіше розміщується у верхньому чи нижньому полі верхньої сторінки.

Корінець - бокова сторона книжкового блоку, місце з'єднання його листків, а також пересікаюча цю сторону блоку частина переплетеної книжки.

Футляр - коробка, призначена для упаковки найбільш цінних видань з метою їх захисту.

Особливості оформлення зовнішніх елементів документа залежать від його типових характеристик, цільового призначення, використаних матеріалів і технологій творів [20].

2.3 Реквізити документа

Реквізити документа - це сукупність обов'язкових даних у документі, встановлених стандартом чи положенням. Наявність реквізитів дозволяє ідентифікувати об'єкт в соціальній комунікації.

Розрізняють постійні і змінні реквізити.

Основні реквізити наводяться, як правило у вихідних даних документів. Набір і послідовність реквізитів для кожного виду документа індивідуальна. Проте, для документів одного виду він ідентичний. До основних реквізитів видання відноситься: відомості про автора та інших осіб, які приймали участь в створенні видання; заголовок, надзаголовочні дані; підзаголовочні дані; нумерація; вихідні дані; шифр збереження видань; індекс УДК; реферат, анотація; знак охорони авторського права; міжнародні стандартні номера. Склад реквізитів і їх розміщення залежать від виду видань.

Автор видання. Кожний документ, в тому числі і видання, має свого автора. Ним може бути окрема особа чи колектив, тобто автор буває колективним і індивідуальні. Автори вказуються на титульному листку чи його звороті. Якщо їх багато, документ видається під назвою, а передмові чи звороті титульного листка вказується розподіл обов'язків між авторами, найменування закладів і організацій, від імені яких вони працюють [10].

Імена особи, які приймали участь в створенні видання, вказують на окремому листку. Прізвища та ініціали наукового редактора вказуються на титульному листку чи на його звороті. Імена інших редакторів розміщуються на звороті титульного листка чи в кінці книги.

Заголовок видання - словесне позначення документа. Воно виступає в якості пошукового образу документа, повинно бути коротким, точно відображати вміст документа чи його ідею, правильно орієнтувати користувача. Заголовок вказують в такому вигляді, в якому він встановлений чи затверджений автором, видавництвом чи організацією, яка дає дозвіл на видання. Випуск видань без заголовка не допускається. Заголовок для всіх типів випусків, номерів видання повинен бути оформлений однотипно і відрізнятися від останніх відомостей на титульному листку.

Надзаголовочні дані - відомості, що розміщуються над заголовком видання: найменування організації від імені якої випускається видання; заголовок серії.

Підзаголовочні дані - відомості, що розміщуються під заголовком видання.

Вихідні дані включають: місце випуску видання, назву видавництва і рік випуску видання.

Анотація - коротка характеристика документа з точки зору вмісту, призначення, форми та інших особливостей.

Реферат - скорочений виклад змісту документа.

Випускні дані - включають: дату здачі оригіналу в набір; дату підписання в друк; формат листка і долю листка, вид і номер паперу, спосіб друку, об'єм видання в умовних друкованих листках, об'єм видання в звітних видавничих листках, ціна, назва і поштова адреса видавництва чи видавничої організації.

Реквізити документа - це його допоміжний апарат, який допомагає користувачу орієнтуватися в потоці інформації, а професіоналу - правильно його відбирати, обробляти, зберігати і рекламувати [10].

3. Властивості, ознаки і функції документа

3.1 Властивості і ознаки документів

Як і будь-який об'єкт, документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:

Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати.

Документ, як єдина система складається з двох основних складових - інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в недокумент (усний вислів, предмет) [47].

Документ має дві сторони: зміст (духовна дійсність, думки. ідеї) і форму (матеріальну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна дійсність документа є головною ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне чи інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація документа). Саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грампластинки і ін. Інколи до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і знакову [48].

Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв'язок, що прийнято використовувати особливий термін «документна інформація».

2.Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ - поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітнюстю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації [49].

3.Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Набір перелічених властивостей документа - це особлива цілісна система, яка виконує усі на неї покладені суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісни, що відокремити їх одне від одного можна лише умовно[50].

До основних ознак документа відносяться:

1.Наявність логічного змісту.

Документ - носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення) є його обов'язковою ознакою.

2.Стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.

3.Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи - це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

4.Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чернетки, ескізи) [51].

3.2 Функції документу

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна - будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати - причина укладання документа.

Соціальна - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна - документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська - документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова - документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична - коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. [52].

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

Система документацій - це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Офіційні документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації [53].

Основними комплексами всієї документації є:

- організаційно-правова документація;

- планова документація;

- інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

- звітна документація;

- документація щодо особового складу;

- фінансова документація;

- документація з матеріально-технічного забезпечення;

- договірна документація;

- документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована документація, яка відображає діяльність конкретного закладу [54].

Висновки

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов'язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам'ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в житті людини.

Отже, дослідження документа як системи дозволяє зробити такі висновки:

- Документ - являє собою систему - велику кількість закономірно пов'язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент - найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною

- По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов'язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях.

- Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, набір взаємопов'язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію. Вона об'єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному

- Зовнішня структура документа (конструкція) - це його зовнішня форма, яка дозволяє ідентифікувати його як вид документа.

- Реквізити документа - це сукупність обов'язкових даних у документі, встановлених стандартом чи положенням. Наявність реквізитів дозволяє ідентифікувати об'єкт в соціальній комунікації.

- Документ володіє багатьма властивостями (атрибутивність, функціональність, структурність).

- До основних ознак документа відносяться: наявність логічного змісту, стабільна матеріальна форма, призначення для використання в соціальній комунікації, завершеність повідомлень. У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

- До загальних функцій документа належать: інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна.

- До специфічних функцій документа належать: управлінська, правова, історична.

Таким чином, усе вищезазначене дає підстави для безумовного віднесення документа до категорії складноструктурованих систем.

Список використаної літератури

1. Асєєв Г.Г., Шейко В.Н. Інформаційні технології в документознавстві: Учб.пособие. - Х.: ХГІК,1997.

2. Басаков М.І. Діловодство і кореспонденція у питаннях і відповідях: Уч.посібник для ст.ВНЗ - 2-ге вид., перер. і доповн., Ростов - на Дону, 2000.

3. Воробьев Г.Г. Документ: інформаційний аналіз. - М.: Наука, 1973.

4. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посібник для вищих та сер.спец. навч.закладів. - К.: А.С.К., 1998.

5. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посібник для сер.спец.навч.закладів. 3-тє видання. пер.і.доп. - К: А.С.К., 2002.

6. Головач А.С. Зразки оформлення документів: для підприємств та громадян. - Донецьк: Сталкер, 1997.

7. Горбул О.Д. Ділова українська мова: Навч.посібник для ВНЗ - К.: Знання, 2002.

8. Горбул О.Д. Ділова українська мова: Навч.посібник.- К.:Т-во «Знання», 2000.

9. Зубков М. Сучасна українська ділова мова. 3-те видання доп. - Х.: Торсінг, 2003.

10. Ильюшенко М.П., Кузнєцова Г.В. Документознавство. Документ і системи документацій. - М.: МГИАН, 1997.

11. Кавторьова Я. Документообіг: організація і ведення. Метод.посібник, - Х.,2001.

12. Крайская З.В., Челліні Є.В. Архівознавство: Підручник для сер.спец.уч.закладів. - М.: Норма, 1996.

13. Комова М.В. Документознавство. - Львів-Київ: Тріада плюс, 2007.

14. Кузнєцова Т.В. Діловодство: Посібник для вузів, - М, 2001р.

15. Кушнаренко Н.Н. Документоведение:Посібник - 2-е вид., доп. і пер. - К.: Т-во «Знання», КОО, 2000.

16. Немцов В.Д. Культура для спілкування: Навч.посібник для ВНЗ.: - К, 2002.

17. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. «Мова ділових паперів»: Практ.посібник. - К.: Либідь, 1995.

18. Палеха Ю.І., Леміш Н.О. Загальне документознавство. Навчальний посібник. - К.: Ліра-К, 2008.

19. Стенюков М.В. Діловодство в управлінні персоналом, - М, 2001р.

20. Стенюков М.В. Секретарська справа. - М.: «Издательство ПРИОР», 2001.

21. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч.посібник для студентів інститутів культури /Рівн.держ. інститут культури. - К.: Кн.палата України, 1998.

Размещено на http://www.allbest.ru/