Особенности языка и стиля служебных документов
Характеристика особенностей языка и стиля служебных документов, составление распоряжения. Распоряжение как правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжение государственного или муниципального органа управления.
Рубрика | Иностранные языки и языкознание |
Вид | реферат |
Язык | русский |
Дата добавления | 26.07.2010 |
Размер файла | 27,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Введение
Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения.
Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов - это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение и др.
Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
Особое внимание уделяется языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками.
Цель данной работы: охарактеризовать особенности языка и стиля служебных документов, составить проект распоряжения.
Работа состоит из введения, двух частей и списка использованной литературы. Общий объем работы 15 страниц.
1. Особенности языка и стиля служебных документов
Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.
Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.
Для этого стиля характерно:
1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах .
3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).
Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
- объективность и достоверность информации;
- составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
- полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.
Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.
- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
- лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
- убедительность служебных документов достигается:
- наличием достоверной информации;
- наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
- логикой изложения;
- безупречностью формулировок в юридическом отношении;
-обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
-употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
- авторам - оперативно составлять документы;
- адресатам - облегчить восприятие документов,
- создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.
Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.
Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.
- ограниченная сочетаемость слов.
Правильно Неправильно
Вносить предложения Давать предложения
Предоставить кредит Выдать кредит
Обладать правом Владеть правом
Вступать в силу Входить в силу
Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.
Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.
Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).
При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.
В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.
- использование отглагольных существительных.
Правильно Неправильно
Оказать содействие Посодействовать
Оказать поддержку Поддержать
Произвести ремонт Отремонтировать
- употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
- использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
- использование универсальных слов с неопределенным значением;
- исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).
Правильно Неправильно
Продлить пролонгировать
объявление анонс
представить репрезентовать
Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:
1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:
В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...
Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:
выполнили договорные условия, что позволяет...
Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.
В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.
2.Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):
Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;
2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:
...постановляет:
1. Определить... а)... б)... в)...;
2. Организовать... а)... б)... в)...;
3.Назначить...,
причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.
На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:
исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...
3. Активное использование страдательных конструкций типа:
представляется возможность..., комиссией было обнаружено...
и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.
4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:
закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.
Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.
Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.
Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.
Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.
Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.
2. Распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:
- о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;
- передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
- применении правил работы с конфиденциальными документами;
- сроках предоставления авансовой отчетности;
- порядке использования служебного автотранспорта;
- проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.
Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Распоряжение должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.
Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной:
- в констатирующей части указывают основания издания распоряжения;
- в распорядительной части указывают: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»; «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывают конкретную работу); «до какого числа» (сроки ее окончания).
Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например: всем сотрудникам пройти инструктаж или работникам отдела кадров провести аттестацию и т.д.
Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия.
ЗАО «РОСТЕРМИКА»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
15.05.2006 № 15
О подготовке к семинару
«Актуальные вопросы
управления архивным делом»
В связи с проведением 31 мая 2006 года семинара «Актуальные вопросы управления архивным делом» ПРЕДЛАГАЮ:
1. Ведущему специалисту Управления сбыта информационных систем Кондратьеву А.С. составить письмо-приглашение на семинар и организовать его рассылку архивным органам и учреждениям, а также пользователям и потенциальным пользователям тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)».
Срок исполнения до 20.05.2006.
2. Ведущему специалисту Управления производства и внедрения информационных систем Покровецкому В.В. подготовить текст доклада «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) - официальная система Росархива (новый этап развития)».
Срок исполнения до 25.05.2006.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Юдакову Е.А.
Генеральный директор Подпись __________ В.И.Ковригин
Соловьева 236 01 26
rasp15.doc
Список использованной литературы
1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / М.И.Басаков, О.А.Замыцкова. - М., 2000.
2. Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России N 65-ст. от 3 марта 2003 г.
3. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М.Дёмин. - СПб.: Питер, 2003.
4. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. В.И.Максимова. - М., 2000.
5. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В.Стенюков. - М.: Издательство «ПРИОР», 2002.
6. Чуковенкова А.Ю. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю.Чуковенкова - М.: Издательство Дело, 2004.
Подобные документы
Понятие служебного документа. Вопрос об унификации служебных документов. Процесс создания трафаретных документов. Необходимость создания шаблонов документов. Проведение споров, дискуссий. Требования истинности, правильности, честности. Ошибки в тезисе.
контрольная работа [29,7 K], добавлен 28.03.2009Официально-деловой стиль - язык делового общения. Унификация и композиция языка служебных документов. Характеристика типичных ошибок в языке и стиле деловой корреспонденции. Рекомендациb по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации.
дипломная работа [440,7 K], добавлен 09.03.2011Роль языка в научном осмыслении и освоении мира. Литературный язык: понятие и стили. Определение и особенности научного стиля литературного языка. Общие черты научного стиля. Виды и жанры научного стиля. История возникновения научного стиля.
реферат [25,7 K], добавлен 22.02.2007Черты научного стиля, которые отличают его от других стилей английского языка. Функции и признаки текстов научного стиля, их разновидности. Исследование основных лексических, грамматических и стилистических особенностей текстов английской научной речи.
курсовая работа [603,0 K], добавлен 21.04.2015Общественные функции языка. Особенности официально-делового стиля, текстовые нормы. Языковые нормы: составление текста документа. Динамика нормы официально-деловой речи. Виды речевых ошибок в деловом письме. Лексические и синтаксические ошибки.
курсовая работа [52,6 K], добавлен 26.02.2009Композиционные особенности и стандарты основных жанров служебных и деловых документов. Функции служебной записки и заявления, состав их элементов. Наличие повелительных глаголов во вступительной части постановления. Характеристика должностной инструкции.
реферат [130,4 K], добавлен 24.07.2011Стили русского языка. Факторы, влияющие на его формирование и функционирование. Особенности научного и официально-делового стиля. Публицистический стиль и его особенности. Особенности стиля художественной литературы. Особенности разговорного стиля.
реферат [23,7 K], добавлен 16.03.2008Организационно–распорядительная документация. Главные отличия официально-делового стиля. Грамматика языка деловых документов. Основные жанры письменной деловой речи. Документ, деловые письма. Основные виды деловых писем, документов и договоров.
презентация [132,4 K], добавлен 20.10.2013Типы функциональных стилей современного русского языка, их отличительные черты и условия применения. Общая характеристика официально-делового стиля, его роль, форма реализации и особенности соблюдения норм. Специфика языка и стиля судебного акта.
реферат [39,9 K], добавлен 15.05.2011Многообразие функциональных стилей русского языка. Использование языковых стереотипов при написании официальных бумаг. Функции научного стиля. Особенности морфологии разговорной речи. Эмоциональность как характерная черта публицистического стиля.
реферат [26,4 K], добавлен 26.09.2013