В соответствии с нашей договоренностью ...

На основании распоряжения о...

Согласно постановлению правительства...

Согласно протоколу о взаимных поставках...

Согласно спецификации ...

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов ...

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...

В целях безопасности прохождения груза ...

В ответ на Ваш запрос ...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам ...

К ним же относятся этикетные фразы:

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) ...

Примите наши поздравления ...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как прави-ло, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на ос-новании которых делаются заявления, осуществляются речевые дейст-вия, представляющие вторую, основную часть письма:

Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы ...

Просим рассмотреть наше предложение ...

Просим подтвердить получение груза ...

Предлагаем в счет взаимных поставок на... год ...

На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем...

Направляем вам протокол согласований...

Подтверждаем получение партии ТНП ...

Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клиши-рованных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование.

"Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтак-сических конструкций, закрепленных за каждым аспектом"*, -- пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.

*Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М.. 1990.

Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе*. Одна-ко процесс составления регламентированных писем нельзя все же счи-тать только механическим соединением стандартных конструкций. Стан-дартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистичес-кой подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

*Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю, М., 1998.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового пись-ма -- речевое действие.

С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform -- действо-вать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким речевым актам относятся:

1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уве-домляем и т.п.;

3) подтверждения: подтверждаем;

4) заявления: заявляем, объявляем;

5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой',

6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

7) напоминания: напоминаем;

8) предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребля-ются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже -- в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламенти-рованные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентирован-ных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обо-роты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним отно-сятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представле-ние и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерчес-ких отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, уч-реждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представле-ния) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь се-годня массовыми видами деловой корреспонденции.

Особенностью языка этого вида корреспонденции является соче-тание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия -- с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации за-мысла.

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентиро-ванной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использо-вания этикетных средств.

Этикет делового письма -- это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма. Подробнее об этом будет сказано в главе V книги.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять -- пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности вхо-дит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обо-сновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

Образцы деловой переписки

Письмо-напоминание

Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помо-щью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о не-обходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении приня-тых решений, договоренностей и указания мер, которые будут пред-приняты в случае их невыполнения.

Помета "вторично", помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

Российская Федерация Администрация Самарской области Главное управление образования 443010, г. Самара, ул. Фрунзе, 106 №645 4.10.95г.	ДиректоруТОО «Самарская книга» Кропу А.Л.

Напоминаем, что в 1995 г. соглашение между Главным управлением об-разования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное уп-равление образования не будет.

Начальник Главного управления образования	Е.Я.Коган

Письмо-просьба

Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побужде-ние к какому-либо действию адресата в форме просьбы -- самый рас-пространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.

Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб -- однотипных рече-вых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:

Прошу… Одновременно прошу… А также прошу…	Просим… Также просим… А также просим…

Нередко просьбе предшествует мотивация:

Поскольку оптовые цены выросли на 5%, просим Вас ...

В связи с переходом на новый график работы...

По причине отсрочки платежа ...

Ходатайство содержит просьбу в оказании содействия при реше-нии сложных или спорных вопросов.

ТОО "Аякс"

г. Самара, ул. Товарная, 18/2

Промышленное отделение

№ 8231 Сбербанка РФ

ТОО фирма "Аякс" расчетный счет № 508201/1634 в связи с тем, что основная деятельность предприятия -- оптовая торговля, просит дать разрешение на использование торговой выручки на хозяйственно-операци-онные нужды, командировочные расходы и выдачу заработной платы.

Генеральный директор Главный бухгалтер	Петюхин И.С. Лущаева Г.Г.

Ходатайство

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САМАРЫ

РОССИЯ, 443010, г. Самара, ул. Куйбышева, 135

тел.: (846 2) 322 068 факс: (846 2) 332 635

17.11.97г. №03-358 на № ___________
	г. Самара, Волжский пp-m, 19 Председателю ликвидационной комиссии "Прима-банка" ТУЛИНУ П.Б.

Уважаемый Павел Борисович!

Прошу Вас оказать содействие в получении денежного вклада на сумму 2 млн. руб. пенсионерке, вдове участника Великой Отечественной войны. Абрамовой Лидии Алексеевне, проживающей по адресу: г. Самара, ул. Советской Армии, 239-23.

На иждивении у гражданки Абрамовой Л.А. находится престарелая мать в возрасте 87 лет, сама Абрамова Л.А. является инвалидом дет-ства.

Семья Абрамовой Л.А. действительно нуждается в помощи.

Первый заместитель Главы администрации города	А.Б.Борисевич

Информационное письмо

К информационным письмам относятся письма-извещения, пись-ма-сообщения, письма-заявления. Информация в том или ином объе-ме обычно входит в любое почтовое отправление, однако только ин-формирование адресата является целью данного вида корреспонденции.

Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. К информационным письмам относят и рекламно-информационные письма.

Российская Федерация Администрация Самарской области ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ 443010, г.Самара, ул.Фрунзе, 106 Телефон 32-11-07 №562 7 августа 1995г.	Генеральному директору Акционерного общества "Производственное объединение "САМВЕН" Буракову В.В. Вх. № 3от 8.08.95 г. Копия: Начальнику комитета по экономике и финансам Горбунову А.В.

Уважаемый Вячеслав Викторович!

Сообщаю, что на 1 августа 1995 года из 800 миллионов кредита (рас-поряжение Главы администрации Самарской области № 722 от 30.12.94 г.) Вами возвращено 321 541 662 (триста двадцать один миллион пятьсот сорок одна тысяча шестьсот шестьдесят два) рубля. Из них на 231 019 123 (двести тридцать один миллион девятнадцать тысяч сто двадцать три) рубля отгружено литературы Главному управлению образования:

1. Буквари по системе Занкова	15500 экз.	217000000 руб.
2. Тезисы докладов	1000 экз.	1170227 руб.
3. Информац.-методический сборник № 21	3000 экз.	1197990 руб.
4.-----\\----- № 22	З000 экз.	1936103 руб.
5.-----\\---- № 23	2000 экз.	1068593 руб.
6. Адресные папки	60 экз.	819180 руб.
7. Метод, пособие по экономике	5000 экз.	1827030 руб.
Находится в работе:
1. Уроки самоопределения. Метод, пособие	2000 экз.	5762745 руб.
2. Основы физкульт. среднего школьника	10000 экз.	41878620 руб.
3. Основы физкульт. старшего школьника	10000 экз.	42881174 руб.

На общую сумму 90 522 539 (девяносто миллионов пятьсот двадцать две тысячи пятьсот тридцать девять) рублей.

Также сообщаю, что у Вас в производственном отделе находятся 2 ру-кописи, сданные 15 мая и 1 июня с.г., работы по которым до сих пор не на-чаты:

1. Самарская область.

2. Основы самоопределения.

Предлагаю Вам назначить дату, время и место встречи для согласова-ния путей и сроков возврата оставшегося кредита в размере 478 458 338 (четыреста семьдесят восемь миллионов четыреста пятьдесят восемь тысяч триста тридцать восемь) рублей.

И.о. начальника Главного управления образования администрации Самарской области	Прудникова В.А.

Письмо-приглашение

Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых кон-тактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физи-ческого лица), представляющего ту или иную организацию. При необ-ходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Сис-тема факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения кор-респонденции.

Госстандарт РФ Всесоюзный научно-исследовательский институт по нормализации в машиностроении ВНИИНМАШ	Главному конструктору завода "Прогресс" канд. Техн. наук Аристову А.В.
Адрес:… Телефон... Телетайп... расч.счет… в…

Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

16 апреля 1997 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института со-стоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие, в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ____________

Председатель Ученого совета института	П.Н.Сергеев
Секретарь ученого совета	А.Д.Сухов

Извещение-приглашение

Уважаемый г-н Бобылев,

Международный Аэропорт Самара совместно с канадским институ-том ИАМТИ ч при Вашем непосредственном активном участии заканчи-вает разработку генерального плана реконструкции и развития Междуна-родного Аэропорта Самара, и я с удовольствием приглашаю Вас принять участие в презентации результатов разработки.

Это важное событие для нашей организации, и мы готовы с учетом всех Ваших пожеланий и предложений представить Вам итоги нашей со-вместной деятельности, с тем чтобы сделать наш аэропорт максимально удобным и комфортабельным для клиентов и пользователей.

Презентация состоится 19 сентября в депутатском зале Междуна-родного Аэропорта Самара в 14 часов.

Просим подтвердить свой приезд письмом или по факсу 22-75-45.

С уважением,	В.Ф.Чернавин Генеральный директор Международного Аэропорта Самара

Благодарственное письмо

Благодарственные письма все активнее входят в практику делово-го общения. Широкое использование этого жанра в западноевропей-ском менеджменте определяется не только стандартом поведения ме-неджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партне-ров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

Уважаемый господин Кутю,

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного Аэропорта Самара.

Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэро-порта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинте-ресованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслужи-вания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгод-ным.

С уважением,	В.Ф.Чернавин

Гарантийное письмо-запрос

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения опре-деленных обещаний или условий осуществления сделки. Гарантиро-ваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, ка-чество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, опла-та полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержа-ние целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Министерство Транспорта РСФСР
ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ ПАССАЖИРСКОГО А ВТОМ0БИЛЬН0Г0 ТРАНСПОРТА "МОСТРАНСАВТО"
ВОСКРЕСЕНСКОЕ ПАССАЖИРСКОЕ АВТОТРАНСПОРТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ	Директору завода «ЭКРАН» 443022, г. Самара, ул. Кирова, д. 24.
г.Воскресенск, ул.Заводская, д. 7 тел. 2-37-18 Расчетный счет № 425902 в Воскресенском отделении Промстройбанка от 20.10.93 г. №250 на№ ___________

Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик "Рас-ход-7" для измерения расхода воды холодной питьевой.

Диаметр трубопровода	-- 80 мм
Максимальный расход	-- 1,2 м3/ч
Минимальный расход	--0,1 м3/ч
Максимальное давление воды в трубопроводе	-- 0,5 Мпа
Максимальное удаление счетчика от измерительного участка	-- 145 м
Температура воды	-- от 7°С до 20°С

Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Воскресенском фи-лиале ММКБ, МФО № 211059. Код С-6.

Директор Воскресенского ПАТП	В.В.Сиволобов
Главный бухгалтер	М.П.Притула

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, на-пример, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функ-цию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

Международный Аэропорт Самара	Генеральному директору ОАО Авиакомпания "Самара" Господину Козлову А.Ф.

Уважаемый Александр Федорович,

Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор на использова-ние подъездного пути № 216д/97.

Просим Вас в срок, предусмотренный законом, рассмотреть, подпи-сать, скрепить печатью и 1 экземпляр договора и протоколы разногласий к нему, если таковые возникнут, вернуть в наш адрес. В случае несогласия с пунктами договора представитель Вашей организации может решить спорные вопросы в отделе коммерческих услуг ОАО "Международный аэро-порт Самара".

Надеемся на добрые и взаимовыгодные отношения.

Коммерческие письма представляют собой коммерческие доку-менты, которые составляются при выполнении и заключении коммер-ческой сделки.

Письмо-запрос -- это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную ин-формацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос

443022 ПО "Экран" Самара, пр. Кирова, 24 03.03.97г. № 50-279/561	АО "Кольмекс"
О запросе предложения на запасные части

Просим вас выслать в наш адрес предложение в 3 экземплярах на по-ставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.

Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспорти-ровки.

Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки ваше-го предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за Ваше со-общение об этом в минимальный срок обратной почтой.

При ответе просим ссылаться на наш номер.

Заранее благодарим.

Коммерческий директор	Л. Н. Шишаков

Коммерческое предложение (оферта)

Предложение (оферта) -- Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение о заключении сделки может быть направлено и ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или в порядке инициативы.

В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юри-дическую силу и подлежит обязательному рассмотрению.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение ко-торого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным.

000 "НОУКРУС" 07.0297г. №21/ОР-03	Директору рекламной фирмы "Прайм-тайм" Шляпину С. А.
Предложение о размещении рекламы

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о прове-дении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой продук-ции: хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера. Сроки проведения рекламной компании -- I квартал 1997 года. Условия сделки -- предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.

Наш адрес: ...

Ответ на предложение (акцепт)

В письме-ответе на предложение в случае принятия условий предло-жения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается за-ключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключе-ние контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение назы-вается акцептом, а лицо, принимающее предложение, -- акцептантом.

Если положительный ответ не исключает возражений по отдель-ным пунктам, между контрагентами завязывается переписка.

Фонд развития профессиональных связей и информации в области

страхового дела

125040, г. Москва, А-40, а/я 30	Тел. (095) 946-15-82, тел/факс 945-16-82
Исх. № 30/97 от 08 июля 1997г.	Генеральному директору ВЦ "ЭКСПО-ДОМ" Г-же Якубовской М. А.

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела под-тверждает свое намерение об организации и проведении в октябре 1997 года совместно с ВЦ "ЭКСПО-ДОМ" в г. Самаре выставки "Страхова-ние Поволжья-97".

Проведение Выставки планируется с участием Самарской инспекции страхового надзора и Союза страховщиков Поволжья.

Ориентировочное количество участников -- 40 страховых компаний. Прошу направить в наш адрес проект Договора с ВЦ "ЭКСПО-ДОМ".

Исполнительный директор Фонда	Л.В.Ярошенко

Рекламация

Рекламация -- это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязатель-ства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества това-ров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других усло-вий контракта.

Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию.

К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.

	Директору ОАО "Бумлесторг" Фиклистову О. А.
О просрочке поставки товара

Олег Алексеевич!

По контракту № 24 от 17.10.97 г. Ваше предприятие должно было по-ставить товар не позднее 01.09.97 г. Однако в нарушение п.4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня.

На основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в раз-мере ... руб.

Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет № ... в Инкомбанке.

В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуж-дены обратиться в арбитраж.

Приложение: Акт приема товаров от 23.09.97 г.

Директор фирмы...	подпись

Служебная телеграмма*

*Раздел написан с использованием материалов статьи: Веселов П.В., Овчин-никова Н.В. Служебная телеграмма // Рус. речь. 1990. № 3.

Как известно, служебная телеграмма в качестве официального до-кумента используется для передачи экстренной информации. Теле-грамма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фак-тами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграм-ма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише).

В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется свое-образным языком и композицией, которые получили название "теле-графный стиль".

Этот стиль сложился под влиянием двух факторов. Во-первых, вы-сокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием "тарифное слово", ко-торое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог "в отношении к" определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стрем-ление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предло-ги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наре-чия. По возможности сокращаются глагольные формы.

Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифро-вом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только одно-словные числительные.

В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложе-ния, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложения-ми, которые часто представляют собой неполные или усеченные вы-сказывания.

Все это требует особого навыка при составлении и обработке теле-графных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания:

Ликвидации последствий землетрясения отгрузить не позднее 10 июня Джамбульская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнад-цать

Второй фактор, сформировавший телеграфный стиль, -- доступ-ность, понятность информации для адресата. Очевидно, что оба на-званных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать:

степень осведомленности адресата о сообщаемом;

определенные трансформационные правила: использование име-нительного падежа вместо косвенных для обозначения места и време-ни (Джамбульская область, второй квартал), замена глаголов отгла-гольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, от-грузка и т.п.);

возможности сокращения слов (сельхозспецстрой);

возможности усечения синтаксических единиц -- словосочетаний (Казахской), предложений (...второй квартал шесть штук...).

При обратной трансформации приведенный выше текст будет вы-глядеть следующим образом:

С целью ликвидации последствий землетрясения приказываю отгру-зить не позднее 10 июня в Джамбульскую область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской республики: во втором кварта-ле -- шесть штук, в третьем квартале -- шестнадцать.

Оптимальное сочетание лаконизма и доступности информации до-стигается в стандартных бланках служебной телеграммы. Однако ис-пользование их ограничивается сферой применения -- промышлен-ность (отгрузочные телеграммы).

Бланки служебных телеграмм

Дата _ отгружено станции __ вагон № _ накладная _ название изде-лий __ размер _ количество _ вес брутто-нетто __ мест _ для _ завод-поставщик __

Номер заказа __ транс __ количество мест _ вес _ вагон _ наклад-ная __ станция назначения __ номера мест __ завод-поставщик __

В других жанрах служебной телеграммы тенденция к стандартиза-ции проявляет себя в жесткой композиционной структуре текста. Иссле-дователи языка телеграмм видят в ней три обязательных компонента.

Схема текста служебной телеграммы

1. Констатируются (чрезвычайно важные) факты: Ваш завод со-рвал поставку станков... фонду девяти месяцев, Поставка колосников задерживается отсутствия колосниковой стали.

2. Высказывается отношение адресанта к изложенному факту. Для этого языком телеграмм выработались штампы (клише), описываю-щие, например, аварийные ситуации: Завод на грани остановки. Завод крайне затруднительном положении, Срывается ввод важных объек-тов, Положение угрожающее.

3. Вводится речевое действие (просьба, требование, инструкция, распоряжение): Отгрузку сообщите. Сообщайте ежедневно ходе вы-полнения поставок, Примите все меры отгрузке. Действуйте инструк-ции техники безопасности.

Тенденция к стандартизации языка телеграмм наиболее четко про-явила себя в выработке системы устойчивых выражений. К таким стандартным фразам-клише относятся: "Оплата гарантируется предъявлению счета", "Выполнение заказа гарантируется", "Получение груза ... подтверждаем", "Ждите распоряжений", "Приказ последует",

"Подробности письмом", "Ответ оплачен", "Удовлетворить просьбу не представляется возможным" и др.

Клише языка телеграмм оказывают влияние на стандартизацию языка деловых писем. Прежде всего это проявляется:

в усилении роли глагола (речевые действия): прошу отгрузить, прошу командировать;

в широком использовании отглагольных существительных: выпол-нение графика поставок угрозой, отгрузка произведена 12/10;

в увеличении числа аббревиатур (номенклатурных обозначений, текстовых сокращений и общепринятых сложносокращенных слов).

Стандартизация в построении текста служебной телеграммы гар-монично сочетается с системой словесных сокращений. Система эта находится в состоянии постоянного изменения и обновления.

Специфическими аббревиатурами для языка телеграмм являются использующиеся при необходимости вместо знаков препинания аб-бревиатуры: ТЧК -- точка, ЗПТ -- запятая, ДВТЧ -- двоеточие, КВЧ -- кавычки.

Международные телеграммы транслитерируются, т.е. передаются латинскими буквами. Использование латинского алфавита в междуна-родном телеграфном наборе узаконено Всемирным почтовым союзом, по решению которого официальным языком международного обще-ния является французский. Правила Госстандарта России (с ними можно ознакомиться на любом телеграфе, где принимаются междуна-родные телеграммы) упорядочивает систему транслитерации русских букв.

Что опускается и сокращается в "телеграфном стиле":

1. В предложениях, как правило, опускаются сказуемые: "Подроб-ности письмом"; "Последняя отгрузка 20 мая".

1. В текстах телеграмм опускаются предлоги, союзы и союзные слова: "Пуск линии (под) угрозой срыва"; "Сообщите (об) отгрузке обо-рудования ", (При) Затягивании отгрузки принимайте меры ".

3. Сокращаются многословные названия организаций в одно слож-носокращенное слово: Кузбаскомплектоборудавание, Промгазнефтестрой.

4. Этим же правилом руководствуются при обозначении должнос-тей: замначсахалинупрснаб; начглавупрремстрой.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. - 320 с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство - Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.

4. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов - Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.

5. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

6. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.

7. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050

8. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005