Главная
Коллекция "Otherreferats"
Иностранные языки и языкознание
Деловые письма на английском языке
Деловые письма на английском языке
Особенности оформления корреспонденции на английском языке, различия между британским и американским стилями. Изучение структуры делового письма, примеры видов писем: запрос, предложение, заказ, подтверждение заказа, рекламация, ответ на рекламацию.
| Рубрика | Иностранные языки и языкознание |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 23.07.2009 |
| Размер файла | 374,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
16
Содержание
- 1. Особенности оформления корреспонденции на английском языке 2
- Структура делового письма 2
- 2. Примеры писем 6
- Письмо-запрос 6
- Письмо-предложение 8
- Письмо-заказ 10
- Письмо-подтверждение заказа 12
- Письмо-рекламация. Ответ на письмо-рекламацию 13
- Письмо-ответ на рекламацию 15
- Литература 16
1. Особенности оформления корреспонденции на английском языке
Структура делового письма
Адреса в Англии и Америке имеют следующий вид:
Различия между британским и американским стилями представлены на следующей схеме:
British American
Дата
(Date)
12th December, 19 -- December 12, 19--
12 December 19-- 12 Dec. 19--
Приветствие
(Salutation)
Dear Sir, Dear Sir:
Dear Madam, - Dear Madam:
Dear Mrs. Smith, Dear Mrs. Smith:
For the attention of Attention: Mr. E.C. Wilson
Mr.E.Wilson Dear Sirs, Gentlemen:
Комплементарная концовка
(Complimentary Close)
Yours faithfully, Sincerely yours,
Yours sincerely, Yours truly.
В письмах не допускается никаких грамматических сокращений типа I'm, don't, we've, и т.п. Все эти слова нужно писать полностью.
Формат
1. Шапка письма
2. Внутренний адрес
3. Строка: Внимание (не обязательно)
4. Дата
5. Приветствие
6. Ссылка
7. Комплементарная концовка
8. Подпись, должность, отдел
9. Посылочные инициалы ..
10. Вложения
11. Копии
1. Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и прочие данные. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности.
2. Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.
3. Включается в тех случаях, когда письмо отправляется на фирму, но адресовано кому-то лично. Часто пишется на конверте в нижнем левом углу.
4. Обычно пишется следующим образом: March 1, 1995 или 7 March 1995.
5. За приветствием стоит двоеточие или запятая.
6. Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.
7. Обычные окончания: Yours truly, Yours sincerely, Yours faithfully.
8. Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом либо в правом углу письма. Иногда письмо может быть продиктовано одним человеком, а подписано другим, обычно секретарем. Например, директор, отправляясь в командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:
рр Diana Price
David Bradly
Managing Director,
где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то.
9. Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал (переводил) письмо и/или печатал его.
10. Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов.
11. Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.
2. Примеры писем
Письмо-запрос
(Inquiry)
Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:
-- получить подробную информацию о товарах (goods);
-- узнать, имеются ли они в наличии (availability of goods);
-- уточнить время и сроки поставки (delivery dates);
-- получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and dicounts), способе транспортировки (method of transportation), страховании (insurance);
-- получить информацию о ценах на товары (prices of goods);
-- получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.
При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.
В случае, если Вы обращаетесь с запросом в данную компанию первый раз, в письмо желательно включить следующие пункты:
1. Указание на источник информации о данной компании и ее товаре.
2. Суть вопроса.
3. Краткие сведения о Вашей компании.
4. Выражение надежды на сотрудничество.
Причем совсем не обязательно строго придерживаться данной последовательности. При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-отправителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.
Клише и выражения писем-запросов:
Кп.1:
-- We have heard of уour products from ... -- Мы узнали о продукции вашей компании из...
Кп.2:
-- We would like to have further details about... -- Мы бы хотели получить более подробную информацию о ...
-- Please send us samples of... (your catalogues, leaflets, etc.) -- Пожалуйста, вышлите нам образцы ... (свои каталоги, брошюры и т.п.)
Кп. 3:
-- We are distributors (importers, retailers, etc.) of... -- Мы являемся дистрибьюторами (импортерами, продавцами и т.п.) ...
Кп.4:
---- If your prices are competitive (the samples meet the standards, your equipment complies with our requirements, etc.) we may be able to let you have regular orders. -- Если ваши цены устроят нас (образцы будут удовлетворять требованиям стандартов, ваше оборудование будет удовлетворять нашим требованиям и т. п.), мы будем регулярно заказывать вашу продукцию.
-- Your prompt answer would be appreciated. -- Будем признательны за быстрый ответ
Shop-Rite Supermarket
47 South Road
Rio Grande, NJ, 08240
USA
13-th February, 1999
Dear Sir,
We have heard of your products from the K-Mart Supermarket of 29-th January. We would like to have further details about clothes for babies. Please send us your catalogues and leaflets, and also information about dates of delivery.
Our company specializes in distributing clothes for babies in Russia. We have more than 50 dealers and representatives in different regions. If your prices are competitive we may be able to let you have regular orders.
Your prompt answer would be appreciated.
Yours faithfully,
S. Sidorov
Store Manager
Письмо-предложение
(Offer)
Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциального клиента.
Структура письма-предложения:
1. Повод написания.
2. Ответы на вопросы потенциального заказчика.
3. Дополнительные предложения.
4. Выражение надежды на заказ.
Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или рисунками и/или образцами (samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопро-сы расходов на упаковку (packing), транпортных расходов (transportation costs), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment).
Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и других условий.
Клише и выражения письма-предложения:
Кп.1:
-- We were pleased to learn your interest in... -- Нам было приятно узнать о Вашей заинтересованности в ...
-- We take pleasure in sending you the desired samples and offer... -- С удовольствием посылаем выбранные вами образцы и предлагаем ...
Кп. 2:
-- We enclose our catalogue with the latest price-list. -- Мы прилагаем наш каталог с новейшим прейскурантом.
-- We can give you a 5 per cent discount. -- Мы можем предоставить вам 5 % скидку.
Кп. 4:
-- We ask you to consider our proposal once more and let us know if we can expect у our order, -- Мы просим вас еще раз обсудить наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа.
-- I encourage you to order as soon as possible as the quantity of this product available at our warehouse is limited. -- Я прошу вас быстрее оформить заказ, так как количество этого товара на складе ограничено.
-- If you are not happy with our proposal please let us know why. -- Если вас не устраивает наше предложение, просим сообщить нам о причине.
-- We are looking forward to hearing from you soon. -- С нетерпением ждем ответа.
Mr. Semen Sidorov
Store Manager
Supermarket “Star”
14-th February, 1999
Dear Mr. Sidorov,
We were pleased to learn your interest in our products. We take pleasure in sending you the catalogues and leaflets. We enclose our dates of delivery to Russia. We can give you a 3 per cent discount.
We ask you to consider our proposal once more and let us know if we can expect your order. I also encourage you to order as soon as possible as the quantity of this product available at our warehouse is limited.
If you are not happy with our proposal please let us know why.
We are looking forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,
Daniel Red
Письмо-заказ
(Order)
Для того чтобы сделать заказ (to place an order) на закупку тех или иных товаров обычно заполняют специальные бланки заказов (order forms), в которых указывается количество (quantity) изделий, их описание (description), цена (price), условия оплаты (terms of payment), дата поставки (date of delivery), скидки (discounts) и т.п. В ряде случаев, когда необходимо прояснить отдельные пункты заказа (to make certain points quite clear), пишется сопроводительное письмо (covering letter), к. которому прилагается бланк заказа.
Если Продавец (Seller) или Поставщик (Supplier) товара в состоянии выполнить заказ, он посылает Покупателю (Buyer) подтверждение заказа (order acknowledgement, or confirmation), кото-
рое чаще всего представляет собой копию заказа (order copy, or duplicate), подписанную Продавцом. Обычно подтверждение заказа прилагается к сопроводительному письму, в котором Продавец выражает благодарность за заказ, а также сообщает Покупателю о тех или иных изменениях (изменении цен, сроков поставки и т. п.).
Если Продавец либо Поставщик товара по каким-либо причинам не в состоянии выполнить заказ, он либо отказывается от заказа (tо refuse (to reject, to decline) the order), либо предлагает адекватную замену (substitute) товару, которого нет в наличии.
Клише и выражения писем-заказов:
-- In reply (response) to у our letter (fax) of (dated)... , we thank you for ... -- В ответ на Ваше письмо (факс) от ..., мы благодарим Вас за...
-- We accept your offer and have pleasure in placing an order with you for ... -- Мы принимаем ваше предложение и имеем удовольствие разместить у вас заказ на ...
Клише и выражения писем-подтверждений заказов:
-- Thank you very much for your order No ... of (dated) ... -- Благодарим Вас за Ваш заказ № ... от ...
-- We hope that'you will have a good turnover, and that we will be dealing with your company in the future. -- Надеемся, что вы будете иметь хороший оборот, и мы будем сотрудничать с вашей компанией и в дальнейшем.
Shop-Rite Supermarket
47 South Road
Rio Grande, NJ, 08240
USA
15-th February, 1999
Dear Sir,
Our Order for Shoes
In response to your letter of 14-th February, we thank you for sending us your catalogues and of men's shoes. We are sure there will be a great demand for them in Russia.
We accept your offer and we have pleasure in placing an order with you for men's shoes. We are enclosing our Order No. 14.
Yours sincerely,
S. Sidorov
Store Manager
Enc. Order No.14
O R D E R No.14
(please refer to
this number on all
correspondence)
Shop-Rite Supermarket
47 South Road
Rio Grande, NJ, 08240
USA
15-th February, 1999
Please supply 1000 clothes for babies in the titles and colors specified below:
Title Color Quantity
T-shirt red 300
T-shirt blue 200
T-shirt white 100
T-shirt black 100
T-shirt pink 300
Price: $ 4.99 each (total - $4,990)
Delivery: air freight
Payment: by letter of credit
Packing: standard
p.p. Chief Buyer
Supermarket “Star”.
Письмо-подтверждение заказа
Supermarket “Star”
P.O. Box 12
Moscow 342310
Russia
18 February, 1999
Ref: Order No. 14 of 15-th February, 1999
Dear Mr. Sidorov,
Thank you for your letter of 15-th February, 1999. We are pleased to acknowledge your order for 1000 babie's t-shirts and enclose the copy of it, as requested.
Delivery will be made immediately on opening a letter of credit with our bank for the amount of $ 4990.
We hope our shoes will be in great demand in Russia and you will be able to place large orders with us in the future.
Yours faithfully,
Daniel Red
Письмо-рекламация. Ответ на письмо-рекламацию
(Letter of Complaint. Answering a Complaint)
В деловой практике основными причинами отправки писем-рекламаций letters of complaint, claim letters) являются следующие:
-- недопоставка товара (short-delivery);
-- поставка недоброкачественных товаров либо не тех товаров, которые были заказаны (substandard or wrong goods);
-- задержки в поставке (delays in delivery);
-- отправка по неправильному адресу Misdirection and errors in addressing);
-- повреждения товара damages of goods);
-- производственные дефекты (manufacturing defects), обнаруженные при эксплуатации оборудования (equipment operating).
Несмотря на раздражение, которое может возникнуть у покупателя (заказчика) в связи с возникшими проблемами, в письме-рекламации ему следует как можно яснее изложить суть этих проблем и предложить свои пути их решения.
Особый такт следует соблюдать в ответе на письмо-рекламацию и в решении изложенных в нем проблем (in handling complaints). Если жалоба или претензия была обоснованной, то кроме извинений необходимо подробно написать, какие меры будут приняты для того, чтобы исправить, оплошность. Если жалоба или претензия была необоснованной, то необходимо подробно изложить свои доводы и предложить пути решения возникших проблем.
Клише и выражения писем-рекламаций:
-- We are returning... and would ask you to replace...-- Возвращаем вам ... и просим заменить ...
-- Four containers in the consignment were found to be damaged. -- Четыре контейнера в партии оказались поврежденными.
Shop-Rite Supermarket
47 South Road
Rio Grande, NJ, 08240
USA
3-rd March, 1999
Ref: Order No. 14 of 15-th February, 1999
Dear Sir,
Thank you for your delivery of men's shoes, which are ordered on 15-th February, 1999.
Three containers in the consignment were found to be damaged.
We are returning the defective shoes and would ask you to replace them.
We would appreciate a prompt reply.
Yours sincerely,
S. Sidorov
Store Manager
Письмо-ответ на рекламацию
Supermarket “Star”
P.O. Box 12
Moscow 342310
Russia
4-th March, 1999
Ref: Order No. 14 of 15-th February, 1999
Dear Mr. Sidorov,
Your letter of 3-rd March, 1999, was duly noted. We would ask you to return the faulty shoes at your convenience, carriage forward. A replacement for the substandard goods will be delivered next week.
If other problems arise, please do not hesitate to contact us.
Yours faithfully,
Daniel Red
Литература
Богацкий И.С., Дюканова Н.М. Бизнес-курс английского языка. Словарь-справочник. Под общей ред. Богацкого И.С. Киев: «Логос», 2008.
Подобные документы
Язык, стиль, культура оформления делового письма, его четкая структура, определенный набор реквизитов. Официально-деловой стиль, его признаки. Разные типы деловых писем. Правила оформления и структура письма личного характера на английском языке.
презентация [366,9 K], добавлен 01.05.2015Правила написания и оформления личных писем на английском языке с учетом ментальных особенностей англичан и требований этикета переписки. Отличительные черты обращения в письме к мужчине и женщине различных возрастов и степени личного знакомства.
практическая работа [19,5 K], добавлен 09.10.2009История развития писем. Деловые письма и их формы. Основные правила написания. Структурные, лексические и синтаксические особенности деловых писем. Современные немецкие и русские деловые письма. Подтверждение отправки товара или выполнения заказа.
курсовая работа [76,5 K], добавлен 16.06.2011Исследование институционально-делового дискурса в русле функциональной стилистики. Стиль английских официальных документов. Изучение особенностей использования синтаксических конструкций в текстах жанра коммерческой корреспонденции на английском языке.
курсовая работа [46,3 K], добавлен 12.01.2016Описание деловых писем как жанра официально-делового стиля, определение цели (интенции) каждого вида писем деловой практики и выявление языковых особенностей таких типов писем. Анализ английских деловых писем на грамматическом и лексическом уровнях.
дипломная работа [93,9 K], добавлен 10.06.2012Порядок и основные правила написания писем в ответ на приглашение на английском языке, требования к его содержанию и оформлению. Отличительные особенности обращения к получателю письма в зависимости от его положения, пола и степени личного знакомства.
практическая работа [19,6 K], добавлен 09.10.2009Логическая и синтаксическая структура отрицания. Отрицательное предложение в английском языке. Место отрицательных частиц и местоимений в английском предложении. Основные средства выражения отрицания в английском языке, его этикетные формулы и антонимы.
курсовая работа [45,7 K], добавлен 30.07.2015Особенности нетрадиционного словообразования в английском языке. Инициальные и комбинированные аббревиатуры. Закон экономии речевых средств. Примеры телескопных номинаций. Классификация слов-слитков, сферы употребления в современном английском языке.
курсовая работа [45,5 K], добавлен 24.03.2013Особенности функции порядка слов в английском языке. Типы порядка слов в английском языке. Основные случаи использования типов инверсии в английском языке. Анализ инверсии в произведении Алдоса Хаксли "Жёлтый Кром" (Aldous Huxley "Crome Yellow").
курсовая работа [41,3 K], добавлен 06.11.2011Определение термина. Особенности структуры терминов. Характер смысловых связей между компонентами английских терминологических словосочетаний. Сокращение числа составных частей термина. Однословные термины в английском языке.
курсовая работа [19,8 K], добавлен 24.01.2007
