Оформлення документів в ОДС

План

Вступ

1. Документ - основний вид ОДС

2.Текстове оформлення документів

3. Логічна послідовність документів

4. Граматична форма документів

Висновок

Список літератури

Вступ

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується. В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу: 1).письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки, 2).офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо) матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація. 3).достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль - збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Сфера функціонування, основне призначення, функції офіційно-ділового стилю. Використовуючи мову в повсякденному житті, люди, залежно від потреб, вдаються до різних мовних засобів. Відповідь на заняттях відрізняється від виступу на зборах. Коли студент пише твір, він старанніше добирає слова й будує речення, ніж коли він пише приватного листа. В мові відбувається певне розрізнення за набором мовних засобів, специфічними особливостями і мовному оформленні.. Літературна мова поділяється на стилі. Слово „стиль” - багатозначне, воно походить від латинського (stylus - „паличка для письма”, тобто письмове знаряддя, яке використовувалося в часи античного Риму і середньовіччя. Стиль - це різновид літературної мови, що обслуговує певну сферу суспільної діяльності мовців і відповідно до цього має свої особливості добору й використання мовних засобів.

В українській мові виділяють традиційно п'ять функціональних стилів: 1) науковий; 2) офіційно-діловий; 3) публіцистичний 4) художній; 5) розмовний.

Офіційно-діловий стиль - це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет, розписок тощо. Основна функція офіційно-ділового стилю - інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне спілкування. Власне функція офіційно-ділового стилю полягає в тому, що він надає висловлюванню характер документа, а відображеним у ньому різним сторонам людських стосунків - офіційно-ділового забарвлення. ОДС слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Основне призначення - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях. ОДС має такі підстилі:-законодавчий,-дипломатичний,-юридичний,-адміністративно-канцелярський. Специфіка ОДС полягає в певних стильових рисах:

Нейтральний тон викладу змісту, точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю й стислістю, документальність, наявність усталених одноманітних мовних зворотів, сувора регламентація тексту. Уміння складати ділові папери, вдумливо читати їх правильно розуміти - обов'язок кожної сучасної людини.

1. Документ - основний вид ОДС

Документ - основний вид офіційно-ділового стилю. Основною одиницею ОДС є документ. Документ - це зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації. Разом із папером зараз широко використовується такі носії: магнітні стрічки, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби. Документування - регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Відповідно до цього документи класифікуються: за найменуванням (заява, лист, телеграма, довідка), за походженням (службові, особисті), за місцем виникнення (внутрішні, зовнішні), за призначенням (щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні), за напрямом (вхідні, вихідні), за формою (стандартні, індивідуальні), за терміном виконання (звичайні, безстрокові, термінові, дуже термінові), за ступенем гласності (для загального користування, службового, таємні), за стадіями створення (оригінал, дублікат), за складністю (прості, складні) за терміном зберігання (тимчасового до 10 р., тривалого понад 10р., постійного зберігання, за технікою відтворення (рукописні, відтворені механічним способом), за носієм інформації (на папері, диску, фотоплівці, перфострічці, дискеті). Основні реквізити документа Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняються постійні - реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Є два види бланків: а)для листів; б)для інших документів.

2. Текстове оформлення документів

Документ - має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.

Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення.

За походженням виділяють службові й приватні документи; службові функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, де подається інформація про організацію роботи установи, закладу, підприємства; статутні - з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі, в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію, необхідну для діяльності даної організації чи підприємства.

Документи розрізняють ще й за структурними ознаками, вони можуть бути стандартними й нестандартними, що залежить від багатьох об'єктивних та суб'єктивних факторів.

Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.

Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це - конструкторська, технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.

Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.

Питаннями складання текстових документів віддають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.

Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість. Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками.

Текст - головний елемент документа. Крім параграфів, пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.

Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші - на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Наприклад, у виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного - двох речень.

Найзручніші для сприйняття речення з трьох, п'яти, семи і найбільше - з дев'яти слів.

Щодо словосполучень, то слід пам'ятати, що в будь-якому діловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані форми. Це прискорює складання і сприйняття документа.

3. Логічна послідовність документів

Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад: Університет інформує про новий набір студентів; Завод повідомляє про виконання планів.

Є такий різновид документів, коли назва діючої особи вживається в давальному відмінку. Наприклад: Офісу потрібні менеджери; “Правексбанку” потрібні юрисконсульти. Окрему групу документів становлять ті, що мають дієслівну структуру типу: Запрошуємо на роботу! Повідомляємо всіх працівників тощо.

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою протиставлення. Наприклад: Підготовчі курси технологічного інституту повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які закінчили середню школу чи інший середній навчальний заклад.

Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім тощо.

Наприклад: Довго стоїть на ганку не наважуючись зайти, а потім, підібгавши уста, надавши своєму зораному зморшками обличчю гідності, одважується.(Є.Гуцало)

Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, тому що, для цього, з цією метою та ін. Наприклад: Необхідно навчати студентів мистецтву слова - найдавнішому засобу виховання, тому що мова - це не тільки засіб спілкування, а й море інформації про світ, про свій народ, його культуру, традиції, звичаї.

Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності (таким чином, у результаті, отже тощо). Наприклад, Отже, ліцензійна торгівля охоплює переважно електротехнічну й електронну промисловість, загальне машино-, приладобудування, автомобільну, авіаракетну промисловість, хімію і нафтохімію, біотехнологію, ресурсозберігаючі технології (підр.)

4. Граматична форма ділових документів

При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Наприклад: учитель --учителька, касир --касирка, лабо-рант --лаборантка, лікар --лікарка, фізик --фізичка, працівник --працівниця, викладач --викладачка.

Офіційні назви посад, професій-- іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду.

Наприклад: старший викладач Світлана Дмитрівна; касир управління Марія Семенівна; лаборант інституту Оксана Вікторівна; науковий співробітник Ольга Семенівна; головний прокурор Лідія 1ванівна Шевченко.

Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.

Наприклад: Старший викладач Г.І. Гаєвська відповідала на наші запитання. Головний лікар Л. 1.Ткаченко наголосила на цих рядках наказу директора.

У ділових документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, старша інженер поїхала, головна лікар порадила тощо.

Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сельчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, вживаються: мешканці села, мешканці міста, робітники заводу, службовці станції, працівники пошти.

Досить часто в ділових паперах замість множини зустрічається однина.

Наприклад: Полтавські фермери зібрали великий урожай цукрового буряку, соняшнику, картоплі.

Іноді в ділових документах іменники, що означають речовину {вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини.

Наприклад: На цьому підприємстві можна придбати сухі вина, мінеральні води, технічні мастила.

Чимало помилок у вживанні давального відмінка іменників. Так, іменники чоловічого роду мають переважно закінчення -у, хоча останнім часом надається перевага закінченню -ові, -еві: ректорові, директорові.

Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на -а, -я (документа), інші на -у, -ю (протоколу, принципу, факту). У випадках сумніву , слід заглянути до словника.

Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в діловому мовленні частіше вживані аналітичні форми. Наприклад: повний, більш повний, найбільш повний; вичерпний, більш вичерпний, найбільш вичерпний. Іще існує документ який має назву автобіографія. Це документ, в якому людина описує своє життя і діяльність. Подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова „автобіографія”, яке розміщається посеред рядка. Кожне нове повідомлення повинно починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа - підпис автора.

Тип мовлення в автобіографії - розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я. Основну увагу треба приділяти фактам, не вдаючись до міркувань. Всі відомості подаються в хронологічному порядку, щоб уявити життєвий шлях людини, ділову кваліфікацію, і громадську активність. Текст - головний елемент документа. Він повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.

Висновок

З реферату слід зазначити що головна суть документів має велике значення в ОДС. По перше, Офіційно-діловий стиль - це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет, розписок тощо. Основна функція офіційно-ділового стилю - інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалудженість. Більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне спілкування. Основне призначення - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях. ОДС має такі підстилі: -законодавчий,-дипломатичний,-юридичний,-адміністративно-канцелярський. Документ - основний вид офіційно-ділового стилю. Основною одиницею ОДС є документ. Документ - це зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації. Разом із папером зараз широко використовується такі носії: магнітні стрічки, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби. Документування - регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу. За допомогою ОДС можна складати ділові документи чи підписувати ділові угоди на юридичній основі. На основі написання документу ґрунтується: текстове оформлення документу, логічна послідовність документу та граматична форма ділових документів. У текстовому документі є головні правила написання документу це правопис, абзац та форма звертання тексту. Логічна послідовність необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою протиставлення. Наприклад: Підготовчі курси технологічного інституту повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які закінчили середню школу чи інший середній навчальний заклад. Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім тощо. Граматична форма тип мовлення в автобіографії - розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я. Основну увагу треба приділяти фактам, не вдаючись до міркувань. Всі відомості подаються в хронологічному порядку, щоб уявити життєвий шлях людини, ділову кваліфікацію, і громадську активність. Текст - головний елемент документа. Він повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень і тому треба дотримуватися певних граматичних норм для написання тексту.

Список літератури

1. Бойко Л.М «Складання тексту з економіки Українською мовою»-Херсон. 2002 рік.-83 с.

2. Паламар Л.М , Кацавець Г.М «Мова ділових паперів»- Київ 1997 р. 208с.

3. “Сучасне українське діловодство”. Теренович К. А.

4. Головащук С.І. Українське літературне слововживання: Слов.-довід. - К.: Вища шк., 1995. -319с.