Культура деловой речи

15

УНИВЕРСИТЕТ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ ОБРАЗОВАНИЯ

(УРАО)

НОВОМОСКОВСКИЙ ФИЛИАЛ

ФАКУЛЬТЕТ ПСИХОЛОГИИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по культуре речи

Деловая речь и ее культура.

Выполнила студентка I курса:

Буркина Ольга Анатольевна

Группа: П - 03

Проверила:

Новомосковск 2003

Содержание:

Введение.

1. Особенности делового общения.

2. Виды делового общения.

2.1. Деловая беседа.

2.2. Деловое совещание.

2.3. Деловые переговоры.

3. Телефонный разговор.

Литература.

Введение

Деловое общение занимает значительное место в жизни многих людей. Ведь постоянно приходится обсуждать вопросы, связанные с организацией производства, с жизнью трудового коллектива, выполнением должностных и служебных обязанностей, с предпринимательской деятельностью, заключением различно города сделок, договоров, принятием решений, оформлением документов и т. д. Умелое деловое общение во многом определяет успех деятельности.

Практически, все дела начинаются, осуществляются и завершаются при помощи речевых взаимодействий между людьми. В жизни любой организации или предприятия эти виды делового общения занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого - некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Вместе с тем, деловые беседы, деловые совещания можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга не только целями, ради которых проводятся, формой контакта, но и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.

1. Особенности делового общения.

Деловое общение должно строиться на партнерских началах, учитывая взаимные запросы и потребности его участников, исходить из интересов дела.

Деловое общение, основанное на принципах сотрудничества и взаимопонимания, повышает деловую и творческую активность людей, является важным фактором технологического процесса производства.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т. е. подчинение установленным правилам и ограничениям.

Эти правила определяются видом делового общения, степенью его официальности, целями и задачами конкретной встречи, национальными и культурными традициями.

Существуют так называемые «писаные» И «не писаные» правила поведения в той или иной ситуации общения. Например, довольно часто приходится слышать такие выражения, как «согласно протоколу», «в соответствии с протоколом», «по протоколу».

Слово протокол - это термин, который используется в. области международных отношений. Дипломатический протокол - это совокупность правил, условностей, традиций, регулирующих порядок совершения дипломатических актов.

Многие тонкости общения, представленные протоколом, учитываются и в других сферах деловых отношений.

Все большее распространение в деловых кругах получает деловой этикет, отражающий накапливающийся опыт, нравственные представления и вкусы определенных социальных трупп.

Деловой этикет включает в себя правила приветствия и представления, регламентирует поведение во время презентации, на приеме, за столом; предписывает, как, дарить и принимать сувениры, как пользоваться визитными карточками, вести деловую переписку и т. д.

Большое внимание в этикете уделяется внешнему виду деловых людей, их одежде, умению управлять отрицательными и положительными эмоциями, манере разговаривать.

Знание правил делового этикета позволяет человеку чувствовать себя уверенно и непринужденно, не испытывать неловкости из-за промашек и неправильных действий, избежать насмешек со стороны окружающих. Нарушение этикетных норм может привести к нежелательному результату в процессе общения, поставить человека в нелепое положение, создать анекдотическую ситуацию.

Регламентированность делового общения требует и более строгого отношения к использованию его участниками речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является употребление слов ограниченной сферы употребления (жаргонизмов, диалектизмов, профессионализмов), не следует злоупотреблять терминами и иностранными словами.

Неприятное впечатление производят ошибки, связанные с нарушением норм современного литературного языка, неточность словоупотребления, непонятность высказывания, многословие.

Все это свидетельствует о низкой речевой культуре говорящих и, естественно, подрывает доверие к ним и их словам.

Умение пользоваться языком включает в себя также знание и соблюдение речевого этикета.

Под речевым этикетом понимаются разработанные обществом правила речевого поведения, система устойчивых речевых формул общения.

Действительно, различные ситуации требуют использования определенных речевых оборотов. Вот, к примеру, выражения, которые могут употребляться при знакомстве:

- Давайте познакомимся (будем знакомы)

- Позвольте (разрешите) познакомиться с вами

- Позвольте (разрешите) представиться

- Познакомьте, пожалуйста, меня с...,

- Представьте меня вашему (вашей)...

- Познакомьтесь, пожалуйста. Это мой (моя)...

- Позвольте (разрешите) Познакомить вас...

- Позвольте (разрешите) Представить вам моего...

Конечно, нельзя просто механически заучить эти выражения. Очень важно учитывать, насколько та или иная формула речевого этикета уместна в конкретной ситуации, соответствует ли она социальному статусу говорящего, его индивидуальным особенностям, приемлема ли для собеседника.

Использование этикетных речевых оборотов помогает собеседникам установить контакт, наладить взаимопонимание, создать благоприятную психологическую обстановку, поддерживать общение в определенной тональности в соответствии с социальными ролями его участников.

Речевой этикет в определенной мере отражает нравственное состояние общества, его моральные устои.

Известно, что в некоторых - странах были изданы законы, предписывающие, как надо обращаться к представителям различных слоев общества. Такие законы, изданные великим преобразователем Петром 1, неукоснительно действовали и в нашей стране вплоть до 1917 года.

В настоящее время ведется работа по подготовке Словаря русского речевого этикета, основу которого должны составить слова и устойчивые выражения доброжелательного обхождения из произведений русской художественной литературы XIX-XX веков. Такой словарь, бесспорно, будет способствовать повышению культуры речевого этикета.

Следует учесть, что речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения.

Знание особенностей национального этикета, его речевых формул, понимание специфики делового общения той или иной страны, народа помогают приведении переговоров, установлении контактов с зарубежными партнерами.

Регламентированность делового общения означает и ограниченность его определенными временными рамками. Не случайно в народе говорят: «Время деньги». Деловые люди знают цену времени, стараются использовать его рационально и обычно расписывают свой рабочий день по часам и минутам. Поэтому, как правило, деловые встречи имеют строгий регламент. А чтобы-отведенное время было использовано эффективно, важно четко определить круг обсуждаемых проблем и тщательно подготовиться к встрече.

2. Виды делового общения.

2.1 Деловая беседа.

Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда, имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

К числу целей, требующих проведения деловой беседы можно отнести стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

Деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимоотношения в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.

2.2 Деловое совещание.

Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц, соответственно такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты.

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные совещания - дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию.

2.3 Деловые переговоры.

Переговоры - это обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо ,вопросу. Так толкуется это слово в четырехтомном академическом «Словаре русского языка».

Переговоры являются важным видом, делового, общения. С их помощью устанавливаются деловые связи, заключаются договоры, принимаются важные решения, подписываются ответственные документы, координируется совместная деятельность различных фирм, учреждений, предприятий.

Переговоры - эффективное средство разрешения конфликтов, спорных вопросов, установления доброжелательных отношений и налаживания сотрудничества.

Переговоры - это не спор, не поле битвы, не театр военных действий, поэтому садиться за стол переговоров с настроением одержать верх над противником недопустимо.

Переговоры необходимы для принятия совместных решений. Как подчеркивают многие специалисты по ведению переговоров, успешные переговоры - это, прежде всего, взаимовыгодные решения, т. е. наиболее приемлемые для той и другой стороны в данной ситуации.

«Краткий курс ведения переговоров» Харви Маккея заканчивается словами: «Кто выиграет? Как всегда, тот игрок, у которого больше информации, лучше план и выше мастерство».

В этой лаконичной формуле названы важнейшие слагаемые успеха деловых переговоров.

Диалог может быть плодотворным только в том случае, если обе стороны хорошо разбираются в обсуждаемой проблеме, компетентны в данной области. Кроме того, очень важно, чтобы получаемая информация не была односторонней и не искажала реальной действительности.

Участникам переговоров приходится прилагать немалые усилия для сбора необходимой информации, но чем большей информацией они располагают, тем увереннее себя чувствуют.

Положительные результаты будут зависеть и от умело разработанного плана ведения переговоров. Поэтому не нужно жалеть времени на подготовку к деловым переговорам, необходимо тщательно продумать все тонкости и детали предстоящего обсуждения, подобрать возможные аргументы для обоснования своей позиции, наметить, как лучше использовать те или иные приемы воздействия на оппонента.

И, конечно, в переговорах выигрывают; как правило, те участники, которые имеют хорошую подготовку, большой опыт, владеют культурой устной и письменной речи, правилами делового этикета и т. д., одним словом, у кого «выше мастерство».

3.  Телефонный разговор.

Телефонный разговор - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.

Статистики утверждают, что бизнесмены, чья деятельность связанна с необходимостью установления деловых контактов, тратят на переговоры по телефону от 25 до 75% рабочего времени.

У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации. Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии; непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи.

Телефонные разговоры занимают значительное место в деловой жизни. По подсчетам специалистов, на них тратится до 27 процентов рабочего времени. А сколько деловых разговоров приходится вести по телефону дома, находясь на отдыхе и т. д.

Основные требования предъявляемые к разговору по телефону:

· Лаконичность

· Логичность

· Информативность

· Отсутствие повторов и длиннот

· Дружелюбный тон

· Четкое произношение слов особенно фамилий и чисел

· Средний темп речи

· Обычная громкость голоса

Чтобы освоить правила эффективного ведения телефонных переговоров, необходимо сначала осознать отличительные характеристики этого вида контактов и учесть все значимые компоненты этой типичной коммуникационной ситуации.

Деловому человеку следует знать, что телефонный разговор имеет свою структуру, строится по определенному образцу. Вот основные элементы композиции разговора по телефону:

1. Взаимное представление (20 ±5 секунд).

2. Введение собеседника в курс дела (40±5 секунд).

3. Обсуждение ситуации (100±15 секунд).

(Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов требующих короткого и конкретного ответа).

4. Заключительное слово (20±5 секунд).

Умение говорить по телефону, не растрачивая времени и при этом, решая все вопросы, предполагает владение определенным набором речевых формул.

Серьезное нарушение этикета - заставить ждать у телефона говорящего с вами человека, решая в это время свои проблемы «на месте». В этом случае даже извинения бывает не всегда достаточно, лучше договориться о повторном звонке собеседнику через какое-то время.

Телефонный разговор как вид делового взаимодействия визуального контакта между собеседниками усиливается значимость устно - речевых средств. Возрастают требования к предварительному продумыванию схемы и содержания разговора, владению определенным набором речевых формул, которые позволяют расположить к себе собеседника, вызвать доверие к вашей организации, а также тактично регулировать длительность разговора.

Литература

1. Русский язык и культура речи: Учебник/ Под ред.проф. В.И. Максимова. - М.:Гардариги, 2003. - 413 с.

2. Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова. Культура и искусство речи. Современная риторика. Ростов - на - Дону. Феникс.1995. - 576с.

3. Эстетика: Словарь/ под общ.ред. А.А.Беляева и др. - М.:Политиздат, 1989.-447 с.