Значение и состав групп критериев происхождения и внешних особенностей документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция. Значение и состав групп критериев происхождения и внешних особенностей документов

1. К критериям содержания относятся

значимость информации документа (уникальность и типичность);

повторение информации документа в других документах;

целевое назначение документов;

вид и разновидность документа;

подлинность.

а) На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:

-документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

-документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

-документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения -- 75 лет по заключению ЭПК.

Этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.

b) Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

"формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

-аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами выше-стоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

е). Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1 -- 2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

2. К критериям внешних особенностей относятся

а) форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа или внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов);

b) физическое состояние документа.

Эти критерии актуальны, в основном, для документов более раннего времени, где значение имеет необычный или редко встречающийся носитель документа - береста, пергамен, шелк и т.д., а также встречающиеся миниатюры, художественная роспись, орнаменты и пр. При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

Если документы имеют внешние повреждения, то сначала решают, заслуживают ли они восстановления - наиболее ценные реставрируются, фотокопируются и т.д. Внешний вид современных документов практически одинаков, а физическое состояние хорошее.

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения на государственное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев. Определить значение того или иного лица в жизни общества для архивиста чрезвычайно сложно, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о хранении документов личного происхождения необходимо учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии.

Если лицо представляют интерес для истории, то даже самые незначительные документы могут быть оставлены на постоянное хранение. Но особую ценность представляют рукописи, документы с подлинными подписями авторов, с авторскими правками, пометами и резолюциями.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы: