Описание архивных документов

Для того чтобы информацию легко и быстро можно было отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению - описанию.

Для архива, в узком смысле, описание - это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстроты поиска и использования документов. Описание заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

Под описанием документов понимается:

процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;

собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

Описание начинается там, где заводится дело, т.е. в делопроизводстве учреждений - на обложках заведенных дел в начале года. Первоначально карандашом пишут список тех документов, которые были сформированы в дела.

В архивах описание производится, если дела поступили описанные неудовлетворительные или совсем не описанные. При научно-технической обработке большего комплекса документов описание производится сначала на карточках, что помогает исправлять неточности и облегчает их классификацию в дальнейшем (Пример: фонд 15 Татарский реском КПСС).

Описание документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, документ, которые и являются объектами описания.

При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива.

2. Пять групп элементов описания

описание архивный документ хранение

Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

1.Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объема единицы описания, крайних дат (даты создания) документов; вид носителя информации.

2. Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе; сведения по истории хранения документов до приема в архив и в архиве (история фонда).

3. Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда - сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа - сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

4. Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

5. В дополнительную информацию входят элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография.

3. Описание на уровне фонда

Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название фонда, справочные данные, информацию по истории образования и хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования.

Справочные данные состоят из номера фонда, объема фонда в единицах хранения, крайних дат документов по каждому виду документации, указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата.

Информация по истории образования и хранения фонда состоит из истории фондообразователя и истории фонда.

История фондообразователя включает следующие сведения:

- даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

- задачи и функции организации и их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации и ее изменения.

История фондообразователя для фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (ф.,и.,о., псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

История фонда включает следующие сведения:

- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- степень сохранности документов;

- особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

- сведения о наличии документов других организаций или лиц;

- состав научно-справочного аппарата к фонду.

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.д.

Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения, а также местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается ее составитель.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

4. Описание на уровне единицы хранения и документа

Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: название фонда; название структурной части фондообразователя; заголовок; справочные данные; вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования.

Заголовок единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения включает наименование вида единицы хранения; организацию, должность и фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов единицы хранения; название местности, с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов; даты событий.

Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения); крайние даты документов; объем единицы описания.

Вид носителя информации: для управленческой документации и документов личного происхождения - бумага, калька, пергамент, ткань и т.д.; для фонодокументов граммофонной записи - вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель и т.д.); для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты; для видеодокументов - тип видеопленки; для фото- и кинодокументов - формат пленки, цветопередача, вид основы; для машиночитаемых (электронных) документов - дискета, диск, лента и т.п.

Описание на уровне документа включает:

- заголовок документа: наименование вида документа; автор; адресат /корреспондент; вопрос или предмет, событие, факт, имя; название местности; даты изложенных в нем событий;

- справочные данные: номер фонда, описи, единицы хранения, листов; дата создания документа;

- вид носителя информации;

- информацию об условиях доступа и использования.

Размещено на Allbest.ru