Использование архивных документов в научных и культурно-просветительных целях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция. Использование архивных документов в научных и культурно-просветительных целях

Формы использования документов в научных и культурно-просветительских целях очень многообразны:

организация выставок документов;

использование документов архива в средствах массовой информации;

организация вечеров-встреч с общественностью;

организация экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей; читательских конференций, открытых уроков для студентов и школьников. Рассмотрим самые интересные.

Организация выставок документов

Выставки документов - это художественно оформленная подборка документов или копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования). Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Чаще других архивисты прибегают к помощи профессионалов - музейных работников, художников-оформителей. В идеале каждый государственный архив должен иметь постоянно действующий выставочный зал. Так, в 2000 году в Москве открылся выставочный зал Росархива. Ведомственные архивы, как правило, готовят выставки временные, посвященные юбилею учреждения, отрасли, историческому событию и т.д.

Выставки могут быть стационарными, передвижными, межархивными, межрегиональными, всероссийскими и международными, экспонироваться в помещениях архива, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях. По времени функционирования выставки бывают постоянно действующими или временными.

На базе выставки могут проводиться экскурсии, научно-практические конференции, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, "круглые столы"). При организации выставки документов разрабатываются ее тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов.

Подготовка даже небольшой краткосрочной выставки - ответственное, трудоемкое и рискованное мероприятие. Речь идет как о коммерческом риске (квалифицированная подготовка выставки требует значительных вложений), так и о риске хищения или повреждения экспонируемых документов. Но даже в самые тяжелые времена (в годы ВОВ и в 1990-е гг.) выставочная работа архивов не прекращалась, так как талантливо подготовленная выставка дает возможность понять важность сохранения архивных документов.

В тематическом плане (концепции) определяется структура и содержание разделов выставки. На основе этого плана проводится выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки.

Кроме документов на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные экспонаты. Все отобранные документы и материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания. Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий.

Использование архивных документов в СМИ

Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач, кинофильмов. Именно средства массовой информации дают исключительную возможность донести до многомиллионной аудитории сведения обо всех архивных богатствах.

Для периодической печати архив готовит статьи о составе и содержании документов, архивных находках и т.п., статьи и подборки документов по определенной тематике. Использование документной информации в радио и телепередачах проводится в форме цикла тематических бесед, хроник, информаций, интервью, репортажей, рекламных сообщений.

Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм.

Документы могут быть предоставлены архивом кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям печатных изданий, издательствам и т.п. для подготовки сценарных планов, создания художественных, документальных, художественно-публицистических, научно-популярных и учебных программ и фильмов, издания печатной продукции.

Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом в различных формах. Проведение их сопровождается выступлениями и сообщениями работников архива, в том числе в режиме "вопрос - ответ", показом тематических подборок документов, кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кино-программ, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов и др.

Встречи с общественностью могут быть тематические, предполагающие выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов, и информационные, на которых участники информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах.

Экскурсии в архив могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (с демонстрацией комплекса документов архива по определенной тематике).

Презентации, "Дни открытых дверей" проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.

Лекции, доклады готовятся по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах.

Устные журналы, как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.

Читательские конференции организуются для пользователей, работающих или намеревающихся работать в читальном зале архива, в целях информации о составе и содержании архивных фондов и НСА к ним, о новых поступлениях, рассекреченных документах, об информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания в читальном зале. Во время читательских конференций изучаются потребности пользователей, их оценки работы архива по информационному обслуживанию.

Уроки для студентов и школьников организуются на основе договоров архива с высшими и средними учебными заведениями в соответствии с согласованными с ними планами. Уроки носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий.

документ архив публикация выставка

3. Публикационная деятельность архива

Публикационная деятельность архива - совокупность работ по подготовке документальных публикаций, включающая определение типа, вида и формы публикации, организацию подготовки публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством.

Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.

Виды изданий документов определяются составом публикуемых источников и в соответствии с этим издания могут быть пофондовыми, тематическими или включать документы одной разновидности. Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части; тематические - из разнообразных исторических источников по определенной теме, независимо от их фондовой принадлежности; публикации документов одного вида включают документы одного вида (разновидности) независимо от их фондовой принадлежности.

Формы публикации документов:

- печатная: корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и продолжающихся изданиях;

- публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша;

- электронная: дискеты, мультимедиа, CD-диски, база данных, в информационной сети Интернет и др.

Архив осуществляет мероприятия, необходимые для обеспечения научно-исследовательских и технических процессов подготовки документальных публикаций: формирование редакционной коллегии, коллектива составителей, составление организационно-методических документов, заключение договора с другими заинтересованными организациями и издательством и т.п.

Для научного руководства и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия или назначается редактор. В состав коллегии входят представители всех организаций - участников подготовки издания. Редколлегия определяет тип и форму публикации, утверждает план-проспект, формирует коллектив составителей, поручает участникам подготовку необходимых организационно-методических документов, определяет сроки их представления и график работы, рассматривает вместе с составителями состав и содержание документов, отобранных к публикации, принципы их отбора, систематизации, а также научно-справочный аппарат публикации, рекомендует рукопись к печати.

Коллектив составителей определяет источники выявления документов, проводит первичный отбор документов, непосредственную археографическую работу с ними (передача текста, археографическое оформление, составление примечаний по тексту и содержанию), подготовку других частей научно-справочного аппарата и приложений. К обязанностям составителей относится также сверка копий документов, в том числе текстов, введенных в компьютер, с оригиналами, и подготовка оригинал-макета издания в электронной форме.

Размещено на Allbest.ru