Облік бібліотечного фонду в контексті сучасних нормативних документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОБЛІК БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ В КОНТЕКСТІ СУЧАСНИХ НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Ольга Посмєтна,

мол. наук. співроб.,

Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського

Тетяна Клочок,

завсектору,

Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського

Розглянуто основні підходи до формування показників у бібліотечній статистиці, питання термінології та методики їх визначення. Підкреслено значення стандартизації обліку документів в оптимізації бібліотечної статистики. Надано пропозиції щодо подальшого вдосконалення нормативно-методичних і практичних розробок у вітчизняній статистиці щодо роз'яснення та впровадження показників міжнародних стандартів. Наголошено на потребі уніфікації української термінології базових понять основних показників, що наводяться у стандартах, та методик їх отримання для удосконалення обліку, форм статистичної звітності, що потребує оновлення всього облікового механізму бібліотеки.

Ключові слова: бібліотечна статистика, показники бібліотечно-інформаційної діяльності, термінологія показників у міжнародному стандарті.

статистика бібліотечний стандартизація

Olha Posmietna,

Junior Research Associate,

V.I. Vernadsky National Library of Ukraine Tetiana Klochok,

Head of the Sector,

V.I. Vernadsky National Library of Ukraine

Accounting of Library Collections the Context of Modern Normative Documents

The basic approaches to forming of indexes of library statistics, the questions of terminology and methods of their definition are considered. To increase the quality of library activities results evaluation, the proposals to improve the accounting indexes of library fund, and recommendations for harmonizing current library statistics formats and indexes of accounting with international standards are given. The proposals for further improvement of normative and methodological and practical developments in the domestic librarianship statistics on explanation and introduction of indicators of international standards are given.

Keywords: library statistics, indexes of library and information activity, terminology of indexes of international standard.

З метою реалізації державної політики в галузі бібліотечно-інформаційної діяльності, спрямованої на інтеграцію вітчизняних бібліотек у міжнародне співтовариство та міжнародний інформаційний простір бібліотечно-інформаційних ресурсів, Кабінет Міністрів України своїм розпорядженням від 23.03.2016 р. № 219-р. схвалив Стратегію розвитку бібліотечної справи на період до 2025 року «Якісні зміни бібліотек для забезпечення сталого розвитку України». У цьому документі зазначено, що в умовах глобального інформаційного середовища для всіх сфер бібліотечної галузі, зокрема практики, науки, освіти, управління, важливе розширення міжнародного співробітництва. Його головним аспектом є запровадження міжнародних стандартів бібліотечно-інформаційної діяльності, обміну бібліографічними даними, електронної доставки документів, міжнародного книгообміну, корпоративної каталогізації та створення баз даних, реалізації спільних науково-дослідних проектів тощо [10].

Реалізація політики держави в напрямі інтеграції країни у світове співтовариство потребує адаптації інформаційного середовища, і перш за все облікової інформації, до міжнародних вимог та стандартів. Упровадження стандартизації в бібліотечну діяльність полягає у встановленні й застосуванні єдиних норм, правил, положень і вимог до різних ланок бібліотечної справи з метою забезпечення взаємозамінної технічної та інформаційної сумісності послуг бібліотеки, уніфікації термінології, одиниць та форм обліку і звітності, єдиних вимірів ресурсів, продукції і послуг бібліотек, бібліотечного обслуговування. Стандартизація обліку документів у контексті управління бібліотечно-інформаційними ресурсами має істотне значення в оптимізації бібліотечної статистики.

Стаття має на меті розглянути вимоги нових нормативних документів та міжнародних стандартів до обліку бібліотечного фонду і методик отримання статистичних показників відповідно до сучасних практик наукових бібліотек.

Проблематика формування системи статистичних показників, зокрема і в частині організації використання бібліотечного фонду відповідно до міжнародних стандартів, перебуває у центрі уваги бібліотекарів ще з початку 2000-х років. Так, ці питання досліджувались і висвітлювались у публікаціях О. Василенко [1-3], К. Картузова [5], а також інших бібліотечних фахівців.

Зокрема, О. Василенко висловлювала думку, що саме недосконалість бібліотечної статистики України, її відомча розмежованість, відсутність єдиного координаційного органу та узгодженого перспективного плану розвитку стандартизації бібліотечної статистики на національному рівні призвели до певної відмежованості у заходах на рівні міжнародному. Створення загальнодоступної бази даних на вищих рівнях бібліотечної статистики передбачається, перш за все, через вирішення таких питань, як оновлення системи статистичних показників, зміна методик збирання та узагальнення статистичної інформації [3]. Деякі бібліотекознавці у своїх публікаціях також акцентували увагу на проблемах оновлення національних стандартів, які б відповідали сучасним трансформаціям бібліотек у зв'язку з активізацією інформаційно-бібліотечної діяльності, пов'язаної із впровадженням новітніх інформаційних технологій відповідно до існуючих вимог. Статистика досліджує кількісну сторону явищ бібліотечної діяльності у невід'ємному зв'язку з їх якісним змістом. Метою бібліотечної статистики є надання органам державного та суспільного управління бібліотечною справою різних рівнів повної та достовірної статистичної інформації про стан бібліотечної системи та інформування суспільства про результати діяльності бібліотек.

У Маніфесті ІФЛА про бібліотечну статистику зазначено, що точні, надійні та порівнянні дані мають рішуче значення для ствердження цінності й корисності бібліотечної статистики. Якість національної та міжнародної бібліотечної статистики залежить від точності та своєчасності надання даних кожною бібліотекою і ретельного редагування для недопущення помилок та невірного тлумачення. У зв'язку з цим зазначено, що необхідно використовувати однакові визначення та методики для того, щоб результати були порівнянні. Для досягнення цієї мети бібліотеки мають співпрацювати у рамках регіональних або національних мереж збору бібліотечної статистики, це забезпечить ефективне функціонування національної бібліотечної системи [6].

Забезпечення повного та достеменного обліку документів бібліотечного фонду, його руху та операцій з бібліотечного обслуговування потребує застосування єдиних підходів до формування термінології, системи статистичних показників, одиниць обліку і виміру. Це можливо за умови використання нормативних документів однаковою мірою усіма суб'єктами бібліотечної діяльності.

Основними видами обліку документів бібліотечного фонду є: оперативний (первинний), статистичний та бухгалтерський.

Оперативний облік - це систематична реєстрація кожного процесу роботи бібліотеки з руху бібліотечного фонду на підставі первинних документів (накладних, актів прийому та актів списання документів).

У Національній бібліотеці України імені В. І. Вернадського (далі - НБУВ) оперативний і статистичний облік здійснюються відділом комплексного формування бібліотечних ресурсів у книзі сумарного обліку. Оперативний облік електронних документів ведеться окремо відділом наукової організації електронних інформаційних ресурсів у електронному вигляді.

Статистичний облік встановлює точні дані про розмір, склад та рух бібліотечного фонду. Основою статистичного обліку є первинний облік.

Усі відомості статистичного обліку формуються на основі даних оперативного обліку за певні звітні періоди.

Бухгалтерський облік ведеться сумарно і здійснюється шляхом реєстрації надходження та вибуття документів бібліотечного фонду на підставі первинних документів, що надаються до бухгалтерії (в тому числі й на електронні документи, розміщені на фізичних носіях). У НБУВ первинні документи по надходженню та вибуттю мережевих електронних документів до бухгалтерії не надаються, тому бухгалтерський облік їх не ведеться.

З метою недопущення помилок у звітності щомісяця дані оперативного та бухгалтерського обліку звіряються.

У сфері обліку документів бібліотечного фонду застосовуються такі віди стандартів:

- міжнародний стандарт - документ, прийнятий міжнародною організацією зі стандартизації (ISO);

- міждержавний стандарт - документ, прийнятий країнами СНД, що приєднались до Угоди про проведення погодженої політики в галузі стандартизації, метрології та сертифікації, і застосовується ними безпосередньо;

- національний стандарт - документ, прийнятий органами зі стандартизації однієї держави. Наприклад, ДСТУ є національним стандартом України, затвердженим Державним комітетом України зі стандартизації, метрології та сертифікації;

- галузевий стандарт - документ, розроблений і затверджений галузевим міністерством чи відомством.

Відповідно до наказу національного органу стандартизації - Українського науково-дослідного і навчального центру проблем стандартизації, сертифікації та якості (ДП «УкрНДНЦ») - від 22.08.2016 р. № 244 «Про прийняття національних нормативних документів України, гармонізованих з міжнародними та європейськими нормативними документами, та скасування національних стандартів України» на виконання Програми робіт з національної стандартизації на 2016 р. з 1 вересня 2016 р. введено в дію такі національні нормативні документи, що стосуються діяльності бібліотек: ДСТУ ISO 2789:2016 «Інформація та документація. Міжнародна бібліотечна статистика», ДСТУ ISO 16439:2016 «Інформація та документація. Методи та процедури оцінювання впливу бібліотек»,

ДСТУ ISO 11620:2016 «Інформація та документація. Показники функціонування бібліотек» [7].

На жаль, ці стандарти прийняті англійською мовою без офіційного перекладу державною мовою, що ускладнює їх упровадження окремими бібліотеками. У разі самостійного перекладу можуть бути допущені різні тлумачення окремих термінів та понять.

Зокрема, ці стандарти визначають одиниці обліку окремих документів фондів бібліотек та одиниці обліку обслуговування користувачів бібліотечних послуг, методи підрахунку електронних ресурсів та послуг, дають поняття окремих термінів, вживаних у бібліотечній діяльності, та одиниць виміру.

Стандарт ДСТУ ISO 2789:2016 «Інформація та документація. Міжнародна бібліотечна статистика» побудований таким чином, що надається визначення поняття за окремими видами документів, а також по кожному з них - порядок підрахунку, надходження та вибуття.

Цим стандартом (п. 2.3.28) поняття «бібліотечний фонд» ідентифікується як «бібліотечна колекція», це всі документи, що надає бібліотека своїм користувачам. Крім того, наводиться роз'яснення, що до складу колекції бібліотеки входять також електронні інформаційні ресурси, які зберігаються локально, і віддалені ресурси, на які було придбано право доступу [4].

Сьогодні в НБУВ, як і в інших бібліотеках країни, такі електронні ресурси не включені до статистичного обліку бібліотечного фонду і не розглядаються як складова загальнобібліотечного фонду, як того вимагає новий стандарт. Якщо облік документів електронних інформаційних ресурсів, які зберігаються локально, бібліотеками певною мірою організовано, то віддалені ресурси не враховуються у статистичному обліку. У цьому зв'язку є потреба узгодження порядку обліку документів відповідно до положень нових стандартів, для чого необхідно вирішити питання оновлення системи обліку бібліотечного фонду та порядку включення віддалених ресурсів до статистичної звітності на державному рівні.

Також стандартом ДСТУ ISO 2789:2016 (п. 2.3.2) визначено поняття «поповнення» колекції. Вказується, що поповнення колекції може бути здійснене шляхом додавання документа або елемента до колекції через придбання, ліцензування, обов'язковий примірник, оцифрування, дарування або обмін [4]. У стандарті визначається порядок підрахунку надходження окремо по кожному виду документа, тобто підраховується:

а) число фізичних одиниць (примірників), що надійшли до фонду в цілому;

б) число назв, що надійшли.

У разі визначення вибуття підраховується число виключених фізичних одиниць.

Для підрахунку числа надходження/вибуття електронних документів без фізичного носія визначається кількість назв документів, що надійшли/ вибули.

При роз'ясненні поняття «вилучення» документа або елемента в стандарті (п. 2.3.51) вказується, що вилучення можуть бути здійснені, наприклад, шляхом списання, передачі або, в разі електронних ресурсів, шляхом видалення файлів або анулювання ліцензії [4]. Таке визначення має уточнення в нормативному документі по списанню, яким є «Порядок складання типових форм з обліку та списання основних засобів суб'єктами державного сектору», затверджений наказом Міністерства фінансів України від 13.09.2016 р. № 818. У п. 8.1 цього положення зазначається, що вилучення з бібліотечного фонду та списання з обліку документів здійснюється, якщо вони морально застарілі, фізично зношені, непрофільні, дублетні або втрачені користувачами [8]. Облік вилучення документів здійснюється окремо по кожній причині списання.

У міжнародному стандарті ISO 2789:2013 (п. 6.3) при визначенні порядку підрахунку фонду вказується, що необхідно підрахувати:

- кількість фізичних одиниць у фонді в цілому;

- кількість фізичних одиниць, розміщених на полицях відкритого доступу;

- кількість назв у фонді в цілому [4].

У примітці № 1 до цього пункту зазначено, якщо підрахунок фізичних одиниць неможливий, то альтернативною мірою служить довжина полиць (метрополиця), зайнятих фондом. Також вказано, що цю одиницю обліку можна використовувати для оцінки кількості фізичних одиниць [4]. Однак використання такого методу підрахунку фізичних одиниць бібліотечного фонду потребує додаткової інформації, а саме - середніх норм кількості фізичних одиниць окремих видів документів, що розміщуються на одному метрі полиць.

Кількість розміщуваних фізичних одиниць бібліотечного фонду на 1 м полиць залежить від багатьох факторів: способу розміщення, розміру окремих примірників та їх формату. Тому, щоб мати змогу використовувати такий спрощений спосіб підрахунку кількості фізичних одиниць бібліотечного фонду за допомогою довжини полиць, зайнятих фондом, необхідно мати норми розміщення кількості фізичних одиниць фонду на 1 м полиць, що потребує розробки окремих нормативних документів та їх затвердження з метою застосування в необхідних випадках.

Сьогодні, на наш погляд, така додаткова одиниця виміру, як метро- полиця, може використовуватись також і для підрахунку працевитрат на обслуговування бібліотечного фонду, наприклад знепилення, переміщення, перевірки на правильність розстановки фонду тощо, а також для проектування книгосховищ для розміщення бібліотечного фонду.

У бібліотечній статистиці в частині формування бібліотечного фонду (поповнення, вибуття документів) та у статистичній звітності використовують такі одиниці виміру як кількість фізичних одиниць (примірників) та кількість назв у фонді. Якщо для обліку надходжень використовують кількість фізичних одиниць (примірників) та кількість назв, то для обліку вибуття документів бібліотечного фонду - тільки кількість фізичних одиниць (примірників).

Інструкцією з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженою наказом Міністерства культури і туризму України № 22 від 03.04.2007 (п. 3.3), також визначено, що основними одиницями обліку всіх видів документів, які включені до бібліотечного фонду (крім газет), є примірник і назва [9].

Наведений стандартом перелік показників може застосовуватись вибірково, залежно від специфіки бібліотеки, складу її фондів, переліку послуг, що надаються, виходячи із конкретних цілей отримання первинних статистичних даних. Обов'язковими є ті показники, що використовуються в офіційному статистичному обліку та звітності. Проте для організації обліку бібліотечного фонду, визначення ефективності його формування та використання потрібні додаткові статистичні відомості. Тому зазвичай статистична форма бібліотеки має більш розгалужену систему статистичних показників.

У сучасному бібліотекознавстві щодо формування системи показників бібліотечної статистики розглядаються комплексний, збалансований, інтегральний підходи [1]. Комплексний підхід традиційно застосовувався в організації бібліотечної системи, натомість збалансований та інтегральний підходи пов'язані з новизною в системі статистичних досліджень роботи бібліотек та потребують подальшого розвитку методологічних і практичних засад бібліотечної статистики [1].

Інформаційним базисом для формування системи статистичних показників державного рівня слугує набір показників, визначений формами державної статистичної звітності 6-НК. У зв'язку з введенням в дію нових національних стандартів виникла потреба в оптимізації бібліотечної статистики та створенні оновлених форм статистичного спостереження з оновленим набором статистичних показників відповідно до сучасного стану розвитку інформаційних технологій у бібліотечній системі та вимог міжнародних стандартів [5].

Упровадження в дію національного стандарту в кожній бібліотеці потребує проведення ретельної підготовки до цього процесу і, перш за все, підготовки до змін у системі обліку документів бібліотечного фонду. Для цього необхідно вирішити питання уніфікації української термінології базових понять основних показників, наведених у стандартах, та методик їх отримання, щоб уможливити вдосконалення обліку, форм статистичної звітності, що потребує оновлення всього облікового механізму бібліотеки. Особливу увагу при цьому слід приділити обліку електронних документів, і зокрема інформаційних ресурсів віддаленого доступу, які сьогодні у наукових бібліотеках не включаються до складу бібліотечної колекції, як того вимагає міжнародний стандарт. В умовах стрімкого розвитку інформаційно-комунікативних технологій особлива увага має приділятися саме цим документам, як складовій загального обсягу бібліотечної колекції, доступної для користувачів бібліотеки.

У цілому подальше впровадження зазначених національних стандартів потребує розробки нормативно-методичної бази, зокрема інструкції з обліку бібліотечного фонду з урахуванням електронної складової. Це значною мірою сприятиме оптимізації та уніфікації системи обліку бібліотечно-інформаційної діяльності взагалі та інтеграції інформаційних ресурсів і бібліотечної статистики України до міжнародної бібліотечно-інформаційної системи.

Література

1. Василенко О. Бібліотечно-інформаційна діяльність: гармонізація статистики / О. Василенко // Наук. пр. Нац. б-ки України ім. В. І. Вернадського. - Київ, 2013. - Вип. 38. - С. 37-52.

2. Василенко О. Стандартизація діяльності бібліотек як умова корпоративних зв'язків / О. Василенко // Інформаційно-культурна складова освіти: основні проблеми і перспективи у формуванні особистості: матеріали Міжнар. наук.-практ. конф. (Харків, 23-24 листоп. 2006). - Харків, 2006. - С. 240-250.

3. Василенко О. Статистичні БД моніторингу інформаційних потреб користувачів бібліотек / О. Василенко // Наук. пр. Нац. б-ки України ім. В. І. Вернадського. - Київ, 2005. - Вип. 14. - С. 454-460.

4. ISO 2789:2013 (en). Information and documentation - International library statistics [Electronic resource]. - Mode of access: http://www.iso.org/ obp/ui/. - Title from the screen.

5. Картузов К. М. Реформування бібліотечної статистики як механізм модернізації державного управління бібліотечною справою в Україні [Електронний ресурс] / К. М. Картузов. - Режим доступу: lib.chdu.edu. ua/pdf/naukpraci/govormgmf/2013/214-202-9.pdf. - Назва з екрана.

6. Манифест ИФЛА о библиотечной статистике [Электронный ресурс]. - Режим доступа: htpp://vvv/ifla/org/files/statsstscs-and-evalution/ publications/library-statistics-manifesto-ru/pdf/. - Загл. с экрана.

7. Про прийняття національних нормативних документів України, гармонізованихзміжнароднимитаєвропейськиминормативнимидокумен- тами, та скасування національних стандартів України : Наказ ДП «УкрНДНЦ» від 22.08.2016 р. № 244 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://uas.org.ua/servicesstandartizatsiya/nakazi-dpukrndnts/2016- 2/serpen/. - Назва з екрана.

8. Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб'єктами державного сектору та порядку іх складання: Наказ Міністерства фінансів України від13.09.2016 р. № 818. [Електронний ресурс]. - Режим доступу: zakon/rada/gov/ua/laws/show/z1336-16. - Назва з екрана.

9. Про затвердження Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах: Наказ Міністерства культури і туризму

України від 03.04.2007 р. № 22 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http;//zakon/rada/gov/ua/laws/show/z0530-07. - Назва з екрана.

10. Про схвалення Стратегії розвитку бібліотечної справи на період до 2025 року «Якісні зміни бібліотек для забезпечення сталого розвитку України» : Розпорядження Кабінету Міністрів України від 23.03.2016 р. № 219-р [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon0.rada.gov. ua/laws/show/219-2016-р. - Назва з екрана.

References

1. Vasylenko, O. (2013). Bibliotechno-informatsiina diialnist: harmo- nizatsiia statystyky [Library and Information Activities: Harmonization of Statistics]. Naukowi pratsi Natsionalnoi biblioteky Ukrayiny imeni V. I. Vernadskoho - Transactions of V. I. Vernadsky National Library of Ukraine, issue 14, pp. 454-460. Kyiv [in Ukrainian].

2. Vasylenko, O. (2006). Standartyzatsiia diialnosti bibliotek yak umova korporatyvnykh zviazkiv [Standardization of the activity of libraries as a condition of corporate ties]. Proceedings from The Information and cultural component of education: the main problems and perspectives in the formation of personality: Mizhnarodna naukovo-praktychna konferen- tsiia (Kharkiv, 23-24 lystop. 2006) - International Scientific and Practical Conference. (pp. 240-250). Kharkiv [in Ukrainian].

3. Vasylenko, O. (2005). Statystychni BD monitorynhu informatsiinykh potreb korystuvachiv bibliotek [Statistical databases monitoring the information needs of library users]. Naukowi pratsi Natsionalnoi biblioteky Ukrayiny imeni V. I. Vernadskoho - Transactions of V. I. Vernadsky National Library of Ukraine, issue 38, pp. 37-52. Kyiv [in Ukrainian].

4. ISO 2789:2013 (en) Information and documentation - International library statistics. Retrieved from http://www.iso.org/obp/ua/ [in English].

5. Kartuzov, K. M. (2013). Reformuvannia bibliotechnoi statystyky yak mekhanizm modernizatsii derzhavnoho upravlinnia bibliotechnoiu spravoiu v Ukraini [Reforming library statistics as a mechanism for modernizing public administration in library business in Ukraine]. Retrieved from lib.chdu.edu. ua/pdf/naukpraci/govormgmf/2013/214-202-9.pdf [in Ukrainian].

6. Manifest IFLA o bibliotechnoі statistike [IFLA Manifesto on Library

Statistics]. Retrieved from htpp://wv/ifla/org/files/statsstscs-and-evalution/ publications/library-statistics-manifesto-ru/pdf/ [in Russian].

7. Pro pryinyattia natsionalnykh normatyvnykh dokumentiv Ukrayiny, harmonizovanykh z mizhnarodnymy ta yevropeiskymy normatyvnymy dokumentamy ta skasuvannta natsionalnykh standartiv Ukrainy : Nakaz DP «UkrNDNTS» vid 22.08.2016 № 244 [On adoption of national normative documents of Ukraine, harmonized with international and European normative documents, and abolition of national standards of Ukraine: Order of the State Enterprise «UkrNDNTS» dated August 22, 2016, No. 244]. Retrieved from http://uas.org.ua/services/standartizatsiya/nakazi-dp-ukrndnts/2016-2/ serpent [in Ukrainian].

8. Pro zatverdzhennia typovykh form spysannia osnovnykh zasobiv subiektiv derzhavnoho sektoru ta poriadku yikh skladannia: Nakaz Minis- terstva finansiv Ukrainy vid 13.09.2016 r. № 818 [On approval of standard forms for accounting and write-offs of fixed assets by public sector entities and the procedure for their compilation: Order of the Ministry of Finance of Ukraine as of 09.09.2016, No. 818]. Retrieved from zakon/rada/gov/ua/ laws/show/z1336-16 [in Ukrainian].

9. Pro zatverdzhennia instruktsii z obliku dokumentiv, shcho znakhodi- atsia v bibliotechnykh fondakh: Nakaz M-va kultury i turyzmu Ukrainy vid 03.04.2007 № 22 [On approval of the Instruction on accounting for documents in library funds: Order of the Ministry of Culture and Tourism of Ukraine dated April 3, 2007 No. 22]. Retrieved from http;//zakon/rada/gov/ua/laws/ show/z0530-07 [in Ukrainian].

10. Rozporiadzhennia Kabinetu Ministriv Ukrainy vid 23.03.2016 r. № 219-r «Yakisni zminy bibliotek dlia zabezpechennia staloho rozvytku Ukrainy» [On Approval of the Strategy for the Development of the Library Case for the Period up to 2025 «Qualitative Changes in Libraries for the Sustainable Development of Ukraine»: Order of the Cabinet of Ministers of Ukraine dated March 23, 2016 No. 219-p]. Retrieved from zakon/rada/gov/ ua/laws/show/219-2016 [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru