Документи з особового складу, специфіка та види

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Документи з особового складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і так далі.

До цієї групи документів належать і заяви, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий лист з обліку кадрів, особова справа.

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання ( наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія ), адміністрація зобов'язана вимагати пред'явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку ; особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов'язково подати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.

Розроблена і застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою уніфікованої системи організаційно - розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документованих комплектів, придатних до використання в автоматизованих системах керування (АКС) і в умовах застосування традиційних методів. Зазначення підсистем документів рекомендовано до використання на всіх рівнях управління.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар - референт, технічний секретар, офіс - менеджер ) повинен звірити усі відомості, анкету й автобіографію з оригіналами документів ( паспортом, дипломом, трудовою книжкою).



ЗАЯВА

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне твердження або прохання.

Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік дається після основного тексту заяви перед підписом.

Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.

Розрізняють два основних види заяв:

особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

Зовнішні:

а) особисті, в яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового квитка, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами .

Внутрішні, де не є обов'язковими вимоги, зазначені у зовнішніх заявах.

Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа.

Заява складається з таких реквізитів:

Адресат (з великої літери праворуч) - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява.

Адресант (без прийменника з малої літери): назва установи або посада, прізвище, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою.

Назва виду документа (без крапки).

Текст (з абзацу).

Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності .

Дата написання (ліворуч).

Підпис адресанта (праворуч).

За аналогічною схемою складають й інші заяви з кадрових питань, але у цих документах є наявними певні особливості у написанні деяких реквізитів:

при їх адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

у тексті заяви формується прохання (висновок) і дається обґрунтування (докази).

Різновидами заяв також є повні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів, заяви про облік житла, заяви-зобов'язання, позовні заяви.

Зразок:

Ректорові національного

університету харчових технологій

професору Українцю А. І.

Петрова Івана Івановича,

що проживає в м. Києві,

вул. Житомирська, буд. 76, кв. 1

Заява

Прошу допустити мене до вступних іспитів на енергетичний факультет зі спеціальності промислова теплоенергетика.

До заяви додаю: 1) атестат про освіту за № 54789; 2)характеристику ;

3) автобіографію;

4) довідку про стан здоров'я (форма № 086);

5) 6 фотокарток.

17.02.93

ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика - це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента).

Характеристика пред'являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці повинно вказуватися по-перше - прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, національність, освіта (розташовують у стовпчик справа);

по-друге - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.);

по-третє - власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, стосунки у трудовому колективі. Вказується згадка про нагороди або заохочування;

по-четверте - висновки, де зазначено призначення характеристики;

по-п'яте - посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі - інших відповідальних осіб). Дата укладання документу (ліворуч).

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.

Характеристика видається на руки або надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Зразок:

ХАРАКТЕРИСТИКА

Миронова Сергія Миколайовича

1965 року народження

освіта вища,

бухгалтер планового відділу

Харківського тракторного заводу

м. Харків

Миронов С.М. працює на посаді бухгалтера з 1990 року після закінчення Харківського технічного інституту.

Службові інструкції та доручення виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань нарахування коштів, оплати праці й бухгалтерського обліку.

Підвищує кваліфікацію в Харківському інституті народного господарства. Користується повагою й авторитетом у колективі.

Миронову С.М. рекомендується більше уваги приділяти питанням господарсько-фінансової діяльності та опановувати роботу на комп'ютері.

Характеристику видано для надання в атестаційну комісію.

Зав. відділу О. Я Яремчук

Головний бухгалтер З. М. Фелімон

09.04.98

АВТОБІОГРАФІЯ

Автобіографія - це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова “автобіографія”, яке розміщується посередині рядка. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа - підпис автора.

Тип мовлення автобіографії - розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я. Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділяти фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.

Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини .

Незважаючи на довільний виклад тексту, автобіографія має такі реквізити:

Назву виду документа.

Прізвище, ім'я та по батькові (у Н. відмінку однини).

Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район

(у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися у час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

Нагороди, стягнення, заохочення.

Відомості про громадську роботу.

Короткі відомості про склад сім'ї (без займенників).

Якщо неодружені:

батько, мати (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім'ї (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

Якщо одружені:

дружина, чоловік (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання );

діти (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

Повна домашня адреса, номер телефону.

Дата укладання (ліворуч).

Підпис укладача (праворуч).

Зразок:

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Волош Микола Пилипович, народився 15 квітня 1973 року в селі Високе Балаклійського району Харківської області.

Після закінчення 1990 року Балаклійської середньої загальноосвітньої школи № 3 працював механізатором колгоспу “Велике”.

З 1991 року до 1993 року - служба в армії.

З 1994 року - студент механіко-математичного факультету Харківського авіаційного університету. Закінчив Харківський авіаційний університет у 1998 році за фахом викладач математики.

З 1998 року працюю вчителем математики Харківської середньої загальноосвітньої школи № 65.

З 1999 року - аспірант Харківського авіаційного університету.

Склад сім'ї:

Дружина - Волош Надія Миколаївна, 1974 року народження, викладач хімії в середній загальноосвітній школі № 65;

Син - Волош Сергій Миколайович, 1998 року народження;

Домашня адреса: 30131, Харків, вул. Дзержинського, будинок 72, квартира 37

Телефон 35-26-35

23 жовтня 2003 р.

НАКАЗ ПРО ОСОБОВИЙ СКЛАД

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організації праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні, з питань основної діяльності).

Серед організаційних наказів розрізняють:

а) ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині організації (підприємства);

б) на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Накази складаються з констатуючої та розпорядчої частини. Однак у наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Констатуючої частини може також не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують роз'яснень та з різнопланових питань. У таких випадках текст наказу складається з параграфів.

У наказі мають бути такі реквізити:

Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

Назва виду документа.

Дата підписання.

Номер наказу.

Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа.

Заголовок (короткий зміст наказу) “про…”.

Текст:

констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (вказується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядження вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передається зміст певного розподілу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу;

розпорядча частина починається словесними “Наказую”, “Зобов'язую”, “Пропоную”, “Доручаю” і т. ін.

Вона складається із пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі (“Зарахувати”, “Призначити”, “Здійснити”, “Наголосити”, “Звільнити” і т. ін.). Якщо ж фактові надається значення більш, ніж особі, тоді вживається пасивна форма (“Грубі порушення виявлено…”), активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (“…завідувач навчальної частини зобов'язаний …”).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.

Якщо розпорядча частина значна за кількістю пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).

Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, паспорт, рапорт, заява тощо).

Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

Візи (якщо є) “Проект наказу внесено…”, “Проект наказу погоджено…”.

Проект наказу погоджується:

із заступником керівника установи (підприємства);

з куратором питань, розглянутих у документі;

з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу з чинними правовими актами та розпорядженнями керівників установ.

Окрім обов'язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами:

У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу (відділу);

в) вид прийняття (переведеннями, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);

г) особливі умови (з прийняттям відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.);

ґ) умови платні (відповідно до штатного розкладу).

У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

а) з якої посади на яку;

б) вид, термін (постійно, тимчасово);

в) мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).

У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

основна, тарифна;

додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв'язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємств; як винагорода чи заохочення;

навчальна, академічна;

у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; після операційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок;

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної і додаткової).

У наказах про звільнення зазначають:

а) дату звільнення;

б) мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов'язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, підприємства.

Зразок:

Міністерство освіти і науки України

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

Н А К А З

16.11.96 № 150-а

м. Київ

Про особовий склад

Наказую:

Зарахувати:

1.Томах Катерину Володимирівну - викладача філософії на посаду старшого лаборанта кафедри філософії за сумісництвом з 21 листопада 1996 року з окладом відповідно штатного розкладу.

Підстава: заява Томах К.В. з візами та резолюцією.

Перевести:

2.Хміль Ганну Сергіївну - вахтера гурт. № 1 на посаду гардеробниці навчального корпусу в зв'язку з скороченням з 16 листопада 1996 року на 1 ставку з окладом 103 (сто три )гривень.

Підстава: заява Хміль Г.С. з візами та резолюцією.

Надати:

3.Величку Сергію Миколайовичу - лаборанту кафедри фізики та математики тарифну відпустку з 18 листопада 1996 року на 28 календарних днів за період роботи з 20 червня 1995 по 19 червня 1996 року.

Підстава: графік відпусток.

Звільнити:

4.Корха Миколая Івановича - учбового майстра кафедри механізації в зв'язку з виходом на пенсію по статті 36 пункт 2 КЗпП України з 21листопада1996 року.

Підстава: заява Корха М.І. з візами та резолюцією.

Ректор В. В. Пилипчук

Резюме

Резюме - це поширений документ про прийом на роботу до комерційних підприємств. Особливістю резюме є виклад відомостей про освіту і трудову діяльність у зворотному хронологічному порядку . У графі "Додаткові відомості" можна вміщувати будь-яку інформацію: володіння іноземними мовами, наявність друкованих праць, професійні навички за іншим фахом та інше.

У резюме мають бути такі реквізити:

Назва виду документа

Текст:

Анкетні дані

Відомості про роботу

Відомості про навчання

Додаткові відомості

3. Дата

4. Підпис

Зразок:

Резюме

П. І. По б.: Борисенко Андрій Іванович

Адреса : 252001, м. Київ,

вул. Хрещатик, б. 7, кв.12

Телефон : 6546887

Дата і місце народження : 15 березня 1973 р., Київ

Громадянство : Україна

Сімейний стан : одружений, маю сина

Освіта : 1990-1995 - Український державний університет харчових технологій за спеціальністю "Технологія хлібопекарних виробництв" з наданням фаху ІНЖЕНЕР-ТЕХНОЛОГ. 1980-1990 - середня школа № 294 (м. Київ). По закінченні школи отримав свідоцтво про присвоєння фаху ПРОГРАМІСТ. заява автобіографія документ робота

Досвід роботи: з 1997 р.-головний технолог хлібокомбінату №2.

З 1995 - 1997 - змінний технолог хлібокомбінату №2.

ДОДАТКОВІ ВІДОМОСТІ : Маю досвід роботи з електронними таблицями, текстовим і графічним редакторами у середовищі DOS і WINDOWS, а також володію системами програмування на мовах PASCAL, C і CUBD таких як DBASE і FOXPRO та ін.

Володію англійської мовою ( читаю і перекладаю із словником).

На вимогу можу додати необхідні рекомендації.

А. І. Борисенко

Оформлення особових справ працівників

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона займає основне місце у системі персонального обліку працівників.

Особові справи працівників органів державної податкової служби ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731. У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

- особова картка (форма П-2 ДС) із відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 6 сантиметрів;

- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

- відповідно до статті 13 Закону України “Про державну службу” відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі - претендент), і членів його сім'ї;

- підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

- довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

- біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

- погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

- довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

- направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

- заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

- заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

- заява щодо призначення на відповідну посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

- наказ, розпорядження про призначення на посаду;

- копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

- текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

- копії документів про надані пільги;

- копія паспорта;

- копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

- опис документів особової справи.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров'я (вони не підлягають тривалому зберіганню).

Копії документів про освіту, які включаються до особової справи, повинні бути засвідчені в установленому порядку. Це ж стосується копій наказів або витягів із них.

Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.

На обкладинці особової справи необхідно зазначити:

- повну назву ОДПС;

- номер справи;

- прізвище, ім'я та по батькові (у називному відмінку);

- дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову справу. У додатку до особової справи робиться запис про звільнення працівника.

Після цього особова справа вилучається та зберігається у підрозділі по кадрах протягом двох років, потім здається на зберігання в архів ОДПС.

При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші підсумковий запис.

У ньому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи і окремо (через “+”) кількість аркушів внутрішнього опису.

Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.

Трудова книжка

Трудова книжка - це документ встановленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій усіх форм власності, які працювали на них понад 5 днів.

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню, трудові книжки не ведуться.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.

Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або уповноважений ним орган повинен оформити її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості: про працівника - його прізвище, ім'я, по батькові; про роботу - переведення на іншу постійну роботу, звільнення; про нагородження державними нагородами та відзнаками, про заохочення за успіхи в роботі; про відкриття, на які видано диплом, використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.

Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу, але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення - у день звільнення) і мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дати пишуться арабськими цифрами (число і місяць - двозначними).

З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці.

В разі потреби власник або уповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг з трудової книжки.



Висновок

Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

особисті та особові документи працівників;

організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація. До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації -стадії: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).



Список використаної літератури

1. Шевчук С.В. Українська ділове мовлення :Навч. посібник. -К.: Літера ЛТД, 2002.-480 с.

2. Кононенко П.П., Кадомцева Л.О., Мацько Л.І. Українська мова: Навч. посібник - К.: Либідь, 1991. - 224 с.

3. Український правопис /АН УРСР, Ін-т мовознавства ім. О.О.Потебні - 3-тє вид., випр. й доп. - К.: Наук. думка, 1990. - 240 с.

4. Тараненко О.О., Брицин В.М. Російсько-український словник (сфера ділового спілкування) /Заг. Ред. О.О.Тараненка. - К.: УНВЦ “Рідна мова”, 1996. - 287 с.

5. Бабич М.Д. Історія української літературної мови: Навч. посібник - Львів: Світ, 1993. - 376 с.

6. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник - К.: А.С.К., 2000. - 174 с.

7. Глущик С. В. та інші Г55 Сучасні ділові папери : Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. - 3-тє вид., перероб. і допов.-К.: А.С.К., 2001.-400с.

8. Ділова українська мова : Навч. посіб./ О. Д. Горбул, Л. І. Галузинська, Т. І. Ситнік, С. А. Яременко; За ред. О. Д. Горбула. - К.: Т-во "Знання", КОО,2000.-226с.

9. Діденко А. Н. Сучасне діловодство : Навч. посібник. - К.: Либідь, 1998.-256с.

Размещено на Allbest.ru