Управлінське документознавство

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управлінське документознавство

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

Формуляр зв'язок -- це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити -- це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 -- Державний герб;

2 -- емблема організації;

3 -- зображення нагород;

4 -- код організації;

5 -- код документа;

6 -- назва міністерства чи відомства;

7 -- назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 -- назва структурного підрозділу; ,

9 -- індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 -- назва виду документа;

11 -- дата;

12 -- індекс (вихідний номер документа);

13 -- посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 -- місце складання чи видання;

15 -- гриф обмеження доступу до документа;

16 -- адресат;

17 -- гриф затвердження;

18 -- резолюція;

19 -- заголовок до тексту;

20 -- позначка про контроль;

21 -- текст;

22 -- позначка про наявність додатка;

23 -- підпис;

24 -- гриф погодження;

25 -- візи;

26 -- відбиток печатки;

27 -- позначка про завірення копії;

28 -- прізвище виконавця та номер його телефону;

29 -- позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 -- позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 -- позначка про надходження.

Реквізити бувають: * постійні; * змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні -- під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту -- це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а також наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з протоколу -- на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38-- 90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4 береги заштриховано).

Робоча площа документа -- це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа -- це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38-- 90 (відповідно до ГОСТ 9327-- 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38--90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

* лівого -- 20 мм (8 пробілів);

* правого -- не менше ніж 8 мм (3--4 пробіли);

* верхнього -- не менше ніж 10 мм (3--4 інтервали);

* нижнього -- не менше ніж 8 мм (2--4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39-- 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:

* лівого -- 35 мм (13 пробілів);

* правого -- не менше ніж 8 мм (3--4 пробіли);

* верхнього -- 20 мм (4-- 5 інтервалів);

* нижнього -- не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег -- це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній -- для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий -- 8 мм, правий -- 20 мм), а верхній і нижній -- залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1--4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38--90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22-- 28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

Реквізити документів та їх оформлення.

Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.

Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Повна назва установи, організації або підприємства -- автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м. Київ, вул. Пирогова,9, т.22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.

Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.

Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим -- трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік -- 17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара -- індекс структурного підрозділу, друга -- номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя -- порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 -- шифр структурного підрозділу; 10 -- номер справи, документа; 36 -- реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на N° 02-10/135 від 01.03.96, де 02 -- індекс структурного підрозділу; 10 -- номер справи за номенклатурою; 1 35 -- порядковий номер.

Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого боку під кодом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".

Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент -- назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса -- пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі -- тоді перед її прізвищем.

Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження -- спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.

Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: -- прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; -- вказівка про порядок у характері виконання документа; -- термін виконання документа; -- особистий підпис керівника; -- дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні, підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою.

Заголовок до тексту - друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника "про", має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Відмітка про контроль - розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль".

Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т.д.

Відмітка про засвідчення копій - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою.

Прізвище виконавця та номер його телефону - цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: -- прізвища виконавця; -- номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки документа.

Офіційно-правові документи

1. Позовна заява про визнання шлюбу недійсним. Шлюб вважається недійсним у таких випадках: ті, хто бере шлюб, приховали факт перебування в шлюбі; не досягли певного віку; перебувають у кровних відносинах; недієздатні через слабоумність або психічно хворі.

Фіктивний шлюб - це шлюб без наміру створити сім'ю, ним прокривається незаконна угода. Недійсним шлюб визнається за рішенням суду.

З позовною заявою про анулювання шлюбу може звернутися до суду подружжя (або один з них), заінтересовані особи (опікуни, прокурор).

Вимоги до оформлення заповітів. Заповіт може укласти дієздатна особа. Існує дві форми заповіту: нотаріальна форма і прирівняна до нотаріально посвідчених.

Заповіт складається у письмовій формі із зазначенням місця і часу його складання, власноручно підписується заповідачем і нотаріально посвідчується. Громадянин, на користь якого заповідається майно, не вправі бути присутнім при складанні заповіту і підписувати його замість відповідача.

У заповіті може бути вказана кожна особа, кому саме залишається майно. Можливе вказування в загальній формі: “моїм дітям”, “моїм батькам”, конкретно можна зазначити, яке майно виділяється. Заповіт за станом здоров'я громадян або з інших причин може бути складений і посвідчений нотаріусом вдома, у лікарні та інших закладах. Заповіти громадян, що знаходяться в армії, на кораблях, в експедиціях, посвідчуються першими керівниками і прирівнюються до нотаріальних.

Заповіт складається у дох примірниках, один з яких обов'язково зберігається в нотаріальній конторі або у виконкомі.

Заповіт посвідчується нотаріусом або іншою посадовою особою, що здійснює нотаріальні дії.

Організаційно розпорядчі документи.

До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Положення - це правовий акт, що встановлює основі правила підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими так і індивідуальними.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимог, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки. Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатацій залізничних колій.

Наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компентенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

Установчими документами підприємства називається комплект документів встановленої законом форми, згідно з якими підприємство виникає і діє як суб'єкт права. З точки зору правової природи, установчі документи є локальними нормативними актами, тобто актами, які набувають юридичної сили внаслідок затвердження їх одним або кількома засновниками підприємства.

Форму і зміст установчих документів визначають залежно від видів підприємств загальні закони про підприємства та закони про окремі види підприємств.

Інформаційні документи.

Заява -- це документ, що містить прохання або пропозицію. Заява може адресуватися установі чи посадовій особі. При складанні заяви необхідно дотримуватися такої форми:

* прізвище, ім'я, по батькові і посада особи чи назва організації, яким адресується заява;

* прізвище, ім'я, по батькові, посада, адреса заявника;

* назва виду документа (Заява);

* виклад прохання, пропозиції тощо;

* перелік документів, що додаються до заяви;

* дата;

* підпис.

Доручення -- це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні дії.

Доручення можуть видаватися на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, на представництво в органах суду, на розпорядження майном, здійснення банківських операцій тощо.

Службова записка -- це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка -- це документ, в якому викладається інформація про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану роботу. Вона може містити пропозиції, висновки, прохання автора.

Дуже часто в офіційно-діловій сфері використовується оголошення -- документ, що містить інформацію про будь-який масовий захід.

документ зразок реквізит

Зразки документів.

Добропільське виробниче об'єднання по видобутку вугілля “Добропільвугілля”

НАКАЗ

21.09.01 № 89 м. Добропілля

Про погодження планів розвитку гірничих робіт на 2002р.

08.09.01 виїздною техрадою управління Донецького округу у присутності керівників об'єднання і шахт розглянуті і погоджені плани розвитку гірничих робіт і нормативи втрат на 2002р.

Для забезпечення своєчасного виконання пропозицій і вимог органів Держгіртехнагляду і планів розвитку гірничих робіт на 2002р.

НАКАЗУЮ:

Затвердити графік пропозицій та вимог органів Держгіртехнагляду за планами розвитку гірничих робіт та витрат на 2002р.

Технічному директору Янкові С.В., директорові з виробництва А.Р., начальнику електромеханічної служби Іванову В.Є., забезпечити виконання затвердженого графіка у встановлений термін.

Працівникам, відповідальним за виконання пропозицій органів Держгіртехнагляду, інформувати їх виконання двічі на рік (05.07 02 та 05.12.02)

Контроль за виконанням даного наказу покласти на технічного директора Янка С.В.

Генеральний директор (підпис) П.В.Сенько

Ватуцька районна державна

адміністрація м. Києва

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

28.11.00 № 12 м. Київ

Про надання шевської

Допомоги установам освіти

Для поліпшення виховної роботи та матеріальної бази установах освіти району.

ПРОПОНУЮ:

1. Закріпити підприємства, установи, організації зареєстровані у ватуівському районі, за постановами освіти згідно з додатком 1.

2. Вважати рішення виконавчого комітету Ватутівської районної ради народних депутатів від 18.11.98р. №14 “ПРО НАДАННЯ ШЕВСЬКОЇ ДОПОМОГИ УСТАНОВАМ ОСВІТИ” таким, що втратила чинність.

3. Контроль за виконання цього розпорядження покласти на заступника голови районної держадміністрації Шевчука О.К та завідуючий відділом освіти Зайченко О.І.

Голова Ватутінської

держадміністрації (підпис) С.В.Головач

Заява

Прошу звільнити мене з посади у зв'язку із вступом на денне відділення юридичного факультету Київського національного університету ім. Т. Г. Шевченка.

Підпис 25 серпня 2000 р.

Директорові ЗА Т "Сатурн " Арутіну А. А.

виконроба будівельної дільниці № 2 Михайленка Олексія Івановича

ДОРУЧЕННЯ

Місто Київ 22 лютого 2001 р.

Видане Бойчуку Олексієві Івановичу, що мешкає за адресою: Київ- 124, вул. Сенченка, буд. 8, кв. 77, у тому, що він уповноважується вести справи від імені ТОВ "Глорія" в усіх державних, приватних і громадських установах, підприємствах та організаціях, бути представником у правоохоронних органах, арбітражному суді, органах прокуратури, в органах судів загальної юрисдикції з усіма правами, наданими законом позивачеві, відповідачеві, третій особі та потерпілому.

Для виконання представницьких функцій ТОВ "Глорія" надає Бойчуку О. І. право подавати від імені товариства заяви, укладати угоди, отримувати необхідні довідки та документи, одержувати належне довірителю майно, розписуватися від імені товариства, а також виконувати всі інші дії, пов 'язані з цим дорученням.

Повноваження з цього доручення не можуть передаватися іншим особам.

Доручення дійсне протягом трьох років, а саме до 21 лютого 2004 року.

Генеральний директор

ТОВ "Глорія" Підпис О. П. Гайдук

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

10 березня 2001 р.

6 березня 2001 р. студенти І курсу Іванчук Олексій, Мар 'яненко Оксана, Сидоренко Ігор виступили на Шевченківському святі, яке проводилося у Київському педагогічному університеті ім. М. Драгоманова. Прошу відзначити цих студентів на загальних зборах училища за те, що вони підготували змістовні номери і гідно представили наш навчальний заклад на цьому заході.

Підпис

Відділ Заступникові директора ЗАТ "Дніпро "

праці і зарплати Мироненкові С. С.

інженера відділу праці і зарплати Малюги Г. О.

Доповідна записка

13.03.2001р.

На підставі Вашого розпорядження №17 від 5 березня 2001 р. очолюваною мною комісією 11 березня 2001 р. перевірено зберігання матеріальних цінностей на складі № 2.

При перевірці виявлено:

1) приміщення складу № 2 не відповідає вимогам до зберігання виробів: у двох відсіках спостерігається підвищена вологість, відсутня належна вентиляція;

2) частина швейних виробів (ЗО спортивних костюмів і 12 курток-штормівок) втратила товарний вигляд;

3) один із трьох відсіків, призначених для зберігання швейних виробів, заповнений малоцінним інвентарем;

4) документація з обліку товарів ведеться задовільно.

Підпис П. П. Соколов

Склад № 2 Директорові BO "Рекорд "

Клименкові О. Я.

завідувача складу № 2 Гуски Надії Василівни

Список використаної літератури:

1. А.Н.Віденко “Сучасне діловодство”, Київ “Либідь” 1998 р.

2. А.С.Головач “Зразки оформлення документів”, Донецьк “Сталкер” 1997 р.

3. С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук “Сучасні ділові папери”, Київ “А.С.К.” 1998 р.

4. А.Н.Діденко “Сучасне діловодство”, К., Либідь 1998р.

5. А.С.Головач “Зразки оформлення документів”, Донецьк, Талкен, 1998р.

6. М.І.Молдаванов, Г.М.Сидорова “Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою”, К., 1992р.

7. С.В.Глущук “Сучасні ділові папери: навчальний посібник для вищих та середніх навчальних закладів”, К., 1998р.

8. А.М. Кушнаренко “Документоведення”, К., 2000р.

Размещено на Allbest.ru