Пресс-конференции, их назначение и подготовка к проведению

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова

Филиал в г. Коряжма Архангельской области

Факультета экономики и управления специальности

Кафедра государственного и муниципального управления

Контрольная работа

по предмету «Управление общественными отношениями»

Тема:

Пресс-конференции, их назначение и подготовка к проведению

Сдал: студентка VI курса

Меледина Н.М.

Проверил: к. п. н.,

Монастырева Т.А.

Коряжма 2011



Содержание:

Введение

Глава 1 Взаимоотношение со СМИ

1.1 Мир масс-медиа

1.2 Взаимоотношение с журналистами

Глава 2 Подготовка к проведению пресс-конференций. Основные правила

2.1 Принципы проведения пресс-конференций

2.2 Правила для эффективного проведения пресс-конференций

2.3 Общие правила подготовки ПР-текстов

2.4 Материалы для распространения

2.5 Виды рабочих ПР-документов в работе со СМИ

Заключение

Список литературы



Введение

Отношение общества к ПР-технологиям неоднозначно. Аналитики, настроенные благоприятно, считают, что основная функция ПР - это гармонизация общественных отношений и информирование общества при осуществлении общественно значимых кампаний. С этой точки зрения ПР-деятельность приносит обществу очевидную пользу. Другие учёные основную функцию ПР определяют, как контроль над людьми, управление их поведением и мыслями, что ущемляет свободу личности и позволяет одним людям манипулировать другими. Обе точки зрения имеют определённые основания в практике ПР. Таким образом, ПР-инструмент, который может быть использован во, как во благо, так и во вред людей.

Формирование общественного мнения и управление общественными отношениями основываются на доступе к информации и регулировании информационных потоков. Именно информация во многом определяет темы и характер развития современного общества - недаром оно получило статус информационного. Существенно изменился статус информации, и резко возросла роль профессий, которые связаны с её созданием, сбором, обработкой, хранением и использованием. Право человека на получение информации определяется, как одно из основных свобод, наравне с другими фундаментальными правами.

Пресс-конференция- это публичное предоставление обществу определённой информации



Глава 1. Взаимоотношения со средствами массовой коммуникации

1.1 Мир масс-медиа

Масс-медиа является основным инструментом связи с общественностью, поэтому ему придаётся особое значение в ПР. Исследователи считают, что масс-медиа задают «повестку дня», которую и обсуждает затем общество. Американские исследователи называют следующие принципиальные особенности масс-медиа, во многом определяющие подход к ним, как к инструментарию ПР:

1) Массовая коммуникация воздействует не сразу. Только многократное обращение масс-медиа к данному вопросу может привести к изменениям в поведении, сформировать то или иное отношение, тот или иной стереотип.

2) Масс-медиа сообщают нам, в первую очередь, о существовании вокруг нас продуктов, услуг, компаний, идей. Это важно, поскольку нельзя принимать решения, вообще не зная об их существовании.

3) Масс-медиа предпочитают негативные события типа аварий, инцидентов, скандалов, ошибок. Следует признать, что в целом это не столько «странность» масс-медиа, сколько людской интерес к более яркому и зрелищному событию, в котором всегда заложен конфликт, противоборство сторон. И в этом случае возникает очень серьёзная проблема для ПР-мэнов, которые, как раз и не являются поставщиками плохих новостей. Всё это требует особого искусства в создании таких новостей, которые могут быть не только интересны для масс-медиа, но и важны для ПР.

1.2 Взаимоотношения с журналистами

Должны быть максимально эффективными и плодотворными, ведь мир сегодня в сильной степени зависит от их интерпретаций, правил и анализов, которые распространяют масс-медиа. Ведь недаром они получили название «четвёртой власти».

Журналисты ждут от ПР честных взаимоотношений. И профессионалы ПР заинтересованы в том, чтоб предоставить журналистам информацию, поэтому специалисты по ПР не должны нарушать требований честной игры, в противном случае журналисты отвернутся от них.

Потоки информации в масс-медиа достаточно организованы, это своего рода каналы по которым сообщения достигают своей аудитории.

Выделяют три таких основных канала:

- рутинный: официальные сообщения, пресс-релизы, пресс-конференции;

- неформальный: утечка информации, сообщения из других информационных структур и т. д.;

- свободный: собственные интервью репортёров с людьми, собственные рассуждения, события, которые репортёр увидел сам.

Оказалось, что свободный канал стал источником всего лишь 25% сообщений, в то время, как рутинный дал все 60%. Эта статистика показывает во многом реальное соотношение свободной и организованной информации в масс-медиа. Средства массовой коммуникации сами заинтересованы в информации, только она должна быть представлена в соответствии с требованиями новизны, а также с требованиями конкретного канала коммуникации (пресса/радио/ТВ). Американские специалисты по ПР выработали следующие правила работы с прессой:

1) Говорите с точки зрения интересов общественности, а не своей организации

2) Сделайте новости лёгкими для чтения и употребления

3) Сообщайте в первую очередь наиболее важные факты

4) Не спорьте с репортёром, не теряйте контроля

5) Если репортёр задаёт прямой вопрос, дайте ему прямой ответ

6) Если вы не знаете ответа на вопрос, просто скажите об этом

7) Говорите правду, даже если она тяжела

8) Не собирайте пресс-конференцию, если у вас нет того, что журналисты считают новостью

В следующей главе рассмотрим конкретное коммуникативное событие, которое одновременно является частью ПР-работы и частью журналистской профессиональной деятельности.

общественный мнение пресс конференция



Глава 2. Подготовка к проведению пресс-конференции. Основные правила

Пресс-конференция- это ПР-мероприятие, целью которого является прямой личный контакт объекта ПР с представителями СМИ, для демонстрации чего-то или кого-то и ответов на вопросы.

2.1 Принципы проведения пресс-конференции:

- не следует созывать пресс-конференцию, если этого можно избежать, и если вы не уверены, что новость, которую вы хотите сообщить, действительно является важной;

- пресс-конференцию надо созывать обязательно, если есть двусмысленность в положении организации и впечатление, что организация что-то скрывает;

- следует произвести аудио и видеозапись конференции, которые должны остаться в архиве ПР-отдела;

- СМИ, которые не смогли прийти на пресс-конференцию, можно предложить эти аудио и видеоматериалы;

- целесообразно собрать всю возможную информацию о репортёрах, которые пришли на пресс-конференцию (имена, телефоны, какие СМИ они представляют)- это может понадобиться в дальнейшей работе по подготовке пресс-конференций;

- на все вопросы журналистов ведущий обязан давать ответы;

- нельзя отвечать на вопросы враждебно, крайне нежелателен ответ «без комментариев».

- подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов, хорошо, если какое-то время будет потрачено и на репетицию устного диалога, а репетиция всего события в целом тоже является важным элементом, способствующего его эффективному проведению.

2.2 Правила для эффективного проведения пресс-конференции:

1) Нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это делается посредством пресс-релиза.

2) Если после пресс-конференции предполагается какое-нибудь угощение, то об этом надо упомянуть в приглашении.

3) Первое приглашение на пресс-конференцию высылают за неделю. Второе- за два дня до пресс-конференции. За сутки целесообразно позвонить в СМИ.

4) Пресс-конференцию назначают с 11.00.-11.30. или с 14.30.-15.00. Если пресс-конференция назначена на 11.00. первые приглашенные могут прийти за 20 минут до назначенного времени. Пресс-конференция может начаться с опозданием в 5 минут.

5) Пресс-конференции не назначают на пятницы.

6) Чтобы облегчить приглашенным поиск зала для пресс-конференции, лучше развесить объявления на входной двери, указатели со стрелками.

7) Около входа ставят один или два стола (для участников и журналистов), у которых журналисты регистрируются и получают пресс-релизы и фотографии. Фотографии раздаются в конвертах, за исключением случаев, когда все материалы конференции раздаются журналистам в специальных папках (пресс-киты).

8) Выступающие должны сидеть на возвышении, перед каждым табличка с фамилией, именем и должностью.

9) За спинами «президиума» располагают логотип организатора пресс-конференции.

10) Все сотрудники приглашающей стороны должны иметь значки с именами (бэйджи)

11) На вопросы журналистов должен отвечать кто-то из высшего менеджмента организации, ведущие специалисты, а также ПР-менеджер или пресс-секретарь. Выступление должно быть кратким, от 5 до 7 минут.

12) На пресс-конференции должны иметься отпечатанные тексты всех выступлений.

13) Продолжительность пресс-конференции от 30 до 60 минут. Более короткая пресс-конференция (брифинг (от 15 до 30 минут, брифинг проводят стоя, не рассаживая журналистов.

2.3 Общие правила подготовки ПР-текстов

1) Краткость и ясность

2) Использование простых слов

3) Убедительность: факты и цифры

4) Естественность изложения

Для достижения ясности, предложения не должны содержать более одной идеи. Средняя длина предложения - не более 20 слов. Оптимальная длина предложения 12-15 слов.

Удачным ритмом считается чередование предложений разной длины (длинное - короткое - очень короткое - немного длиннее).

Для оценки ясности и понятности текста используют метод оценки «читабельности» текста (индекс туманности) Fi:

Fi = (Nws + Nwt)*0, 4, где

Nws- среднее число слов в предложении

Nwt- среднее число слов длиной три слога и более

Чем меньше значение Fi, тем читабельней текст.



2.4 Материалы для распространения

Пресс-релиз- это сообщение для СМИ, содержащее информацию, потенциально интересную для широкой аудитории. Пресс-релиз является наиболее массовым по количественным характеристикам.

Пресс-релиз после события будет написан уже в прошедшем времени, будет содержать имена знаменитостей, которые присутствовали, упомянет, сколько людей приняло участие в мероприятии.

Главные компоненты пресс-релиза:

- заголовок (не более 10-15 слов) отображает тему

- анонс (краткое сообщение, суть новости)

- основная часть - полностью раскрывает содержание пресс-релиза и строится по формуле SOLAADS, где

S- предмет

O- организация

L- месторасположение

A- преимущества

A- заявления

D- детали

S- источники

Пресс-релиз-анонс - короткое сообщение (не более одной страницы) о предстоящем мероприятии с приглашением журналистов принять участие.

Новостной пресс-релиз - сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Распространяется в ходе пресс-конференции, презентации. Объём 1-2 страницы.

Пресс-релиз-техническое сообщение- развёрнутая информация о продукте или услуге. Объём любой.

Пресс-релиз объявление - короткая (1-2 абзаца) информация, не предполагающая проведение каких-либо мероприятий.



2.5 Виды рабочих ПР-документов в работе со СМИ

«Бэк-граундер» - информация базового характера, не является новостью или сенсацией: информация о профиле деятельности, планах организации, её история.

«Биография» - опорная фактическая информация о конкретной личности (н-р: сборники биографий всех руководителей организации).

«Заявление» - краткий документ, призванный объяснить позицию одной или нескольких организаций по какому-либо вопросу.

«Меморандум» - положение к заявлению, обоснование его содержания в торговле, маркетинге, письмо с напоминанием.

«Медиа-хит» - комплект материалов для СМИ: пресс-релиз, бэк-граундер, биография, фото, видео, факт-листы с таблицами и графиками.



Заключение

Общественные отношения окружают нас повсеместно, а молодая для России наука Паблик Рилейшнз прочно вошла в нашу жизнь. Успех любой организации или кампании напрямую зависит от умения информировать общество в выгодном для себя свете, неся, естественно, за это полную ответственность.

Такое ПР-мероприятие, как пресс-конференция позволяет организации:

- завоевать доверие клиентов;

- создать долговременные отношения со СМИ;

- повысить престиж и положительную репутацию;

- разрешать недоразумения;

- принять экстренные меры в отношении неблагоприятных публикаций

и многое другое. На сегодняшний день это не только плодотворный инструментарий ПР., но и крайне актуальный.

В своей работе я попыталась раскрыть алгоритм проведения такого важного мероприятия, как пресс-конференция. Это один из тех случаев, когда на подготовку мероприятия уходит намного больше времени, чем на его проведение. И, всё - таки, «игра стоит свеч». Грамотно проведённая пресс-конференция позволит вам добиться вышеперечисленных результатов. Нужно помнить, что цель ПР. - это, прежде всего достижение согласия, стремление к честному диалогу, поэтому, преобладающими деловыми качествами пиармена должны быть: способность быстро обучаться, интуиция, богатое воображение, дар общения, справедливость и мужество для признания ошибок.



Список используемой литературы:

1. Душенко К.В. Большая книга афоризмов. 6-е изд., испр.М.: ЭКСМО Пресс, 2002.

2. Реклама от «А» до «Я»: Словарь рекламных терминов./ Под ред. Пушкарева. М.: Аструм, 1992.

3. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. М.: «Рефл-бук», К.: «Ваклер» -2000. - 624с.

4. Управление общественными отношениями. Под ред. Ю.К. Федулова. М.: Вузовский учебник, 2005.

5. Управление общественными отношениями. КОПР-5. М.: ВЗФЭИ, 2005.

Размещено на Allbest.ru