Мероприятия для прессы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Мероприятия для прессы

Пресс-конференция

Это основное мероприятие для прессы, и оно требует основательной подготовки. В нормальном режиме - не менее двух недель.

Важно продумать все три составляющие этого мероприятия:

идейное наполнение,

информационное содержание,

логистика.

В этом мероприятии участвует несколько спикеров. Фактически пресс-конференция - это особая разновидность интервью, когда большое число интервьюеров задает вопросы одному или нескольким представителям, компетентным в вопросах заявленной темы. Важно пригласить на это мероприятие только тех (участники, СМИ) кому интересна ваша новость.

Поводов для организации пресс-конференции значительно меньше, чем для написания пресс-релиза, поскольку не каждая новость достойна того, чтобы ради нее собирать журналистов в одну аудиторию. Прежде чем браться за подготовку пресс-конференции, честно ответьте себе, сможете ли вы обойтись без этого мероприятия. Есть ли для новости, которую вы хотите вынести на пресс-конференцию, достойный визуальный ряд, демонстрация? Может ли речь ваших спикеров быть действительно зажигательной? Эта новость действительно достойна живого общения с журналистами?

Процесс организации пресс-конференции можно рассматривать как маленький проект. Для подготовки пресс-конференции в нормальном режиме требуется не менее 2 недель.

Пресс-папку с базовыми материалами следует дополнить пресс-релизами, тезисами выступлений.

Не забудьте о табличках с указанием фамилий участников и индивидуальных бэйджах.

Пригласить представителей выбранных СМИ следует заранее (не менее чем за 3-5 дней), разослав приглашения по почте. Обязательно нужно повторить приглашение по телефону за день до события.

Недопустимо общение журналистов с выступающими до начала пресс-конференции.

Не обязательно приглашать на пресс-конференцию всех, кто может прийти. Когда 20 журналистов из разных изданий увидят друг друга, а потом получат одинаковую информацию, - не напечатает никто.

Не стоит отвергать тех, с кем вы категорически не согласны, - вам нужен хороший оппонент. Спор на пресс-конференции привлечет других журналистов, а критика в печати, даже очень жесткая, обратит на вас внимание читателей.

Обычно продолжительность пресс-конференции - не более 1 часа, причем на доклады спикеров отводится минут 30-40. 7 минут на вводное слово, 2-3 минуты - заключительное. Остальное время - ответы на вопросы журналистов.

Чтобы удержать внимание журналистов и стимулировать их к новым вопросам, речь выступающего должна быть достаточно лаконичной, энергичной, с ясно сформулированными основными положениями, уверенной, обращенной к аудитории.

Лучше иметь перед собой все необходимые записи, но обращаться к ним только по мере крайней необходимости (тезисно), демонстрируя свободное владение материалом. Речь не должна быть монотонной, самые важные моменты в ней нужно выделять интонацией. Важно сохранять зрительный контакт с залом. И, разумеется, заботиться о том, чтобы каждое слово было всем хорошо слышно.

Если до истечения регламентного срока количество вопросов к выступающему падает, конференцию можно заканчивать. Но желательно оставить у журналистов ощущение недосказанности: выступающий знает намного больше, чем говорит. Это поддержит журналистский интерес как к нему персонально, так и к той информации, которой он располагает как представитель организации.

Одновременно с окончанием пресс-конференции журналистам могут быть переданы пресс-папки с вложенными туда стенограммами выступлений. Их необходимо передать (переслать) и тем приглашенным журналистам, которые по каким-то причинам не смогли участвовать в пресс-конференции.

Наиболее типичные ошибки участников пресс-конференции:

отсутствие детального и ясного видения темы,

недостаточная готовность к ответам на вопросы,

размытость ответов, неумение отвечать по существу, неточное выражение мысли.

Брифинг

Некоторые путают пресс-конференцию с брифингом, который, по сути, представляет собой краткий инструктаж для журналистов. Он призван сориентировать представителей СМИ в том, как наиболее полно осветить для населения конкретное событие или факт (например, в кризисных ситуациях). В организации и проведении данного мероприятия важнее всего оперативность, поэтому некоторыми элементами, присущими пресс-конференции, в данном случае можно пренебречь. В брифинге принимают участие 1-2 спикера с заявлениями на 10-15 минут, после чего следуют вопросы журналистов.

Интервью и комментарии

Интервью - это диалог. Целенаправленный, записанный на диктофон или видеокамеру и предназначенный для дальнейшего распространения в СМИ. Но получателем речи здесь является не только журналист, задающий вопросы, но и будущий читатель, зритель или слушатель, которому предназначены ответы на эти вопросы. Журналист в данном случае, скорее, является посредником между интервьюируемым и массовым адресатом его речи.

При этом очень важно понимать, что вы даете интервью как представитель организации. Прежде всего вы - выразитель идеи организации, ее член или лидер, и потому в своих ответах на вопросы выступаете от ее имени.

Логика интервью может выстраиваться вокруг двух смысловых центров:

социально-психологического портрета личности: «человек и его дело», «человек и время»;

анализа актуального события, явления или общественной проблемы через восприятие конкретной персоны.

Поэтому в этом жанре самыми популярными являются интервью-сообщения, интервью-мнения.

Интервью-сообщение отличается краткостью и подчеркнутой информационной направленностью. Ответы собеседника журналист либо дает в изложении, либо воспроизводит в сокращенном виде. Интервью-мнение имеет вид развернутого комментария к факту, событию или проблеме.

Если с вами работает популярный журналист, то это гарантирует вам повышенное внимание зрителей - раз. И дополнительный «бонус» благодаря воздействию на аудиторию образа самого интервьюера - два.

Вообще классическое интервью - это диалог интересных друг другу людей. Но ситуация необязательно складывается благоприятным образом. Интервьюер может оказаться не объективным и непредвзятым журналистом, а тем, кто стремится вписать обсуждаемое в интервью событие в некую заранее заданную схему. Причем причиной этому не всегда является ангажированность его или СМИ, которое он представляет. Не исключено, что он просто не понял, либо понял вас неправильно. Но какой бы ни была причина неэффективности коммуникации, последствия всегда оказываются плачевными. В интервью могут быть искажены не столько сами слова, сколько их смысл благодаря тому, что журналист не привел их полностью или поместил в другой контекст. Чтобы этого избежать, старайтесь говорить настолько просто, ясно, точно и логично, чтобы никто не смог не понять эту речь или понять ее не так.

Дни открытых дверей

Еще один вид пресс-мероприятия являются дни открытых дверей, которые также направлены на налаживание и укрепление коммуникаций со средствами массовой информации. В рамках этого мероприятия могут проводиться презентации новых продуктов и услуг, выставки, круглые столы и др.

Пресс-тур

Для крупных компаний-производителей в рамках «Дни открытых дверей» рекомендуется регулярно проводить такие мероприятия как посещение производственных площадей - пресс-туры на производство. Данный вид мероприятий пользуется популярностью в основном у производителей различных товаров, чьи производственные мощности вызывают большой интерес общественности, прежде всего, с точки зрения влияния на окружающую среду и экологию. Средствам массовой информации в рамках пресс-тура можно продемонстрировать такие важные особенности как новые технологические процессы, новые объекты, совершенствование системы организации производства и управления, развитие социальной сферы и другое.

Для приглашения журналистов осуществляется рассылка приглашения. В приглашении обязательно указываются следующие пункты: цель пресс-тура, точное место нахождения предприятия, место и время сбора приглашенных гостей, место встречи делегации, схема проезда на личном транспорте, время начала и окончания основных экскурсий, условия размещения, проживания и питания приглашенных лиц.

При подготовке к такому мероприятию необходимо тщательно продумать и спланировать маршрут движения приглашенных гостей. Это может быть как одна, так и несколько групп. Особое внимание необходимо уделить подготовке экскурсоводов, которые познакомят с историей компаний, работой компании и другой интересующей информацией. Экскурсовод должен быть обеспечен микрофоном. После завершения экскурсии всем приглашенным выдается информационно-рекламный пакет. Руководители и специалисты компании смогут ответить на вопросы журналистов. Для журналистов на протяжении всего пресс-тура должно быть предоставлено оборудованное помещение, оснащенное всей необходимой техникой и средствами связи. Затем для приглашенных гостей устраивают обед.

Данные мероприятия целесообразно проводить не только для средств массовой информации, но и для другой целевой аудитории - партнеров, дистрибьюторов, представителей власти, студентов и других групп в зависимости от PR стратегии компании.

Круглый стол

На сегодняшний день такая форма проведения мероприятия как круглый стол является одним из самых продуктивных и распространённых методов проведения переговоров и встреч.

Чаще всего организация круглых столов осуществляется с целью вынесения общих соглашений и решений по целому ряду вопросов.

Так же в ходе данного мероприятия собеседники могут высказать свои идеи и мнения относительно данной проблематики, обобщить идеи и тезисы. Круглые столы рассчитаны на небольшое количество человек. В основном данное мероприятие не превышает одного рабочего дня.

Этапы организации круглого стала:

- поиск и выбор подходящего места проведения;

- подбор ведущего мероприятия;

- подготовка ведущего и определение ключевых тем и направлений;

- организация технической части мероприятия (установка мультимедийного оборудования: проекционное оборудование, телевизоры, плазменные панели, записывающие устройства, системы для синхронного перевода на несколько языков и т.д.);

- кейтеринговые услуги (организация кофе-брейков, небольших фуршетов);

- непосредственно проведение круглого стола.

пресса конференция брифинг интервью

Размещено на Allbest.ru