Документы, относящиеся к внешнеэкономической деятельности организаций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документы, относящиеся к внешнеэкономической деятельности организаций, условно можно разделить на три вида.

1. Деловая переписка, которая включает в себя коммерческие письма по самым разным вопросам, начиная с письма-запроса, письма-представления, письма-предложения (оферты) и заканчивая письмами с выражением благодарности или претензиями.

Оферта - предложение о готовности заключить договор.

2. Документы, оформляющие внешнеторговые сделки. К таким документам можно отнести договора, контракты и документы, сопутствующие заключению контрактов: спецификации, коносаменты, акты и др. документы. коммерческий контракт внешнеторговый международный

Договор (Контракт) - это двухстороннее или многостороннее соглашение, где оговорены права его участников.

Договор (Контракт) типовой - содержит унифицированные условия сделок, разработанные крупными экспортерами, международными организациями на поставку определенных товаров или группы товаров, используются большинством контрагентов.

Договор может заключаться как межу юридическими лицами, так и между юридическими и физическими лицами. Существует множество видов договоров: договор поручительства, договор поставки, договор аренды, договор на оказание аудиторских услуг, догов о полной индивидуальной материальной ответственности и др.

В настоящее время используются типовые формы договоров. В практической деятельности можно встретить различные модификации, связанные с особенностями использования типовых форм, или специально разработанные формы контрактов для конкретных ситуаций.

3. Претензионные документы по внешнеторговым сделкам. Претензии предъявляются в определенные международным законодательством сроки в письменном виде с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих юридическую силу.

Претензия - документ, содержащий требования кредитора к должнику о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением его имущественных прав и интересов.

Претензионный документ содержит основания для предъявления претензий: сертификат качества, договор (контракт), акт приемки - передачи товара и т.д. Претензии подписывает руководитель предприятия и визирует главный бухгалтер.

Претензионный порядок урегулирования споров в российской Федерации определяется Положением о претензионном порядке урегулирования споров, устанавливающим правила разрешения экономических споров и споров в сфере управления.

Рекламация - это документ, предъявляемый контрагенту по поводу неудовлетворительного качества продукции (товара), недостаче и недостатках, с требованием возмещения убытков. Составляется рекламационный акт, который подписывается всеми участниками проверки качества продукции (товара) и заверяется печатью.

Все перечисленные документы оформляются по международным стандартам с учетом законодательства и практики той страны, с которой ведутся переговоры.

Классификация коммерческих писем

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем:

запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.

Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов. Оферта -- письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора.

Акцепт -- письмо, выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить.

Рекламные письма -- это одно из средств продвижения товаров и услуг, стимулирующее интерес потенциальных потребителей товаров и услуг к продукции организации. Такие письма широко используются в прямой почтовой рекламе, а также на выставках и презентациях. Рекламное письмо может быть написано и в дружеском, и в деловом, и в авторитарно-повелительном стиле. Текст рекламного письма может быть несколько более длинным (до двух-трех страниц текста), чем в других видах писем, но форма подачи материала в виде заголовка и основного текста остается такой же. Рекламные письма прямой почтовой рассылки, подготовленные с помощью компьютерных программ, например в программе Word, могут содержать автоматически проставленное личное приветствие и упоминание имени адресата в тексте (для этого необходимо подготовить таблицы с соответствующей информацией). К письму может прилагаться бланк ответа, который потенциальный покупатель или заказчик услуг может заполнить и прислать в приложенном к письму конверте с маркой или в почтовой открытке. Текст рекламного письма содержит краткое описание предлагаемого товара или услуги, а также перечень преимуществ и выгод для заказчика. В рекламном письме рекомендуется придерживаться дружелюбного искреннего тона, важно подобрать подходящее словосочетание перед подписью. Нейтральное выражение «С уважением» подойдет для всех случаев. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Претензионное письмо (претензия) -- письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств. Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд.

Особенности составления и оформления коммерческих писем международного образца: контракт, соглашение, письмо-просьба, письмо-ответ.

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране. При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

- сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);

- ссылки на документы отправителя и получателя;

- дата;

- адрес получателя письма;

- указание на конкретное лицо;

- вступительное обращение;

- краткое содержание письма;

- текст письма

- заключительная формула вежливости;

- подпись;

- ссылка на приложение;

- сведения о рассылке копий письма.

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе.

Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя к получателя составляют рёквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон 6ланка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма, а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).

Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма -- «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа краткое обозначение вида документа (например, OR order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.

Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты -- британский (европейский) и американский.

Британский способ: 20 Мау 2002 или: 20 Мау, 2002

Американский способ: Мау 20 2002 или: Мау 20, 2002

Адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается: кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:

номер дома или здания, название улицы;

название города;

страна.

Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника:

Если фамилия лица неизвестна, может быть указана только должность.

Краткое содержание письма -- не обязательный элемент письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом.

Текст письма -- самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей.

В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма. Заключительная формула вежливости -- форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца.

Подпись размещается под Заключительной формулой вежливости от границы левого поля.

В подписи указываются: название фирмы так как оно дано в бланке письма, на следующей строке -- подпись лица, затем -- инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строк и может указываться наименование подразделения (отдела, департамент). Письмо может подписываться работником фирмы по поручению руководства, в этом случае в подписи обязательно указание -- «по поручению».

Ссылка на приложение. Реквизит письма, используемый в случае если письмо содержит документы-приложения, размещается в левом нижнем углу.

Сведения о рассылке копий письма. Реквизит используется при необходимости разослать письмо нескольким адресатам

Международный контракт (международный коммерческий договор, внешнеэкономическая сделка) -- сделка (соглашение) между двумя или более сторонами, находящимися в разных странах (являющимися субъектами права разных государств), по поставке некоторого количества товара, оказанию услуг или иным видам хозяйственной деятельности в соответствии с согласованными сторонами условиями. Международный контракт лежит в основе внешнеэкономической деятельности хозяйствующих субъектов.

Контракт будет считаться международным, если он заключён между сторонами, которые находятся под юрисдикцией разных государств. В соответствии с Венской конвенцией о договорах международной купли-продажи товаров обязательным условием такого договора является местонахождение коммерческих предприятий сторон контракта в разных государствах. Например, контракт будет считаться международным, если он заключён между фирмами одной государственной принадлежности, коммерческие предприятия которых находятся в различных государствах. И наоборот, контракт, заключённый между находящимися на территории одного государства фирмами разной государственной принадлежности, в соответствии с условиями Венской конвенции не будет считаться международным.

В зависимости от объекта договора, а также иных условий существуют разные виды международных контрактов, которые существенно отличаются по форме и по содержанию.

Международные контракты подразделяются на основные и обеспечивающие[3]..

К основным контрактам относят:

· контракты купли-продажи товара;

· контракты, связанные с товарообменными операциями;

· контракты по уступке прав на объекты интеллектуальной собственности (лицензионные контракты):

· контракты по оказанию научно-технических услуг (инжиниринг, консалтинг);

· договоры аренды (лизинг);

· контракты в сфере международного туризма и другие.

К обеспечивающим, или называемым также контрактами товародвижения, относят:

· договоры на международную перевозку грузов;

· контракты на оказание транспортно-экспедиторских услуг;

· договоры по страхованию;

· договоры по хранению грузов при международных перевозках;

· договоры по оказанию посреднических услуг;

· договоры на оказание услуг по международным расчётам;

· договор на оказание факторинговых услуг;

· другие обеспечивающие основную деятельность на международном рынке договоры.

Существуют две формы международного коммерческого контракта -- устная и письменная. Первая предполагает наличие устной договорённости сторон о заключении контракта. Вторая -- фиксацию волеизъявления сторон на материальном носителе, под которым понимается как наличие единого документа, подписанного обоими контрагентами, так и сообщения, переданные по телеграфу, телефаксу, телетайпу и т. п.

Международный контракт может быть заключён путём составления одного документа, подписанного сторонами, либо путём обмена офертой и акцептом. Как оферта, так и акцепт могут быть представлены письмами, телеграммами, телефонограммами, телефаксами и т. п., подписанными стороной, которая их направляет.

Размещено на Allbest.ru