Учет и контроль экспортных операций

- схема проводок учета экспортных операций посредником;

- схема проводок учета экспорта товара через посредника за наличный расчет.

В ООО «Сибирь Лес» используется общая схема учета экспортных операций. На экспортера, по условиям контракта, может распространяться ответственность, связанная с оплатой расходов по транспортировке, перевозке, хранению товаров на складах за пределами своей таможенной территории. Эти затраты наряду с издержками по таможенному оформлению (таможенная пошлина, брокерские услуги, другие таможенные сборы) формируют его расходы по сбыту и в конечном итоге являются частью фактической себестоимости реализованного товара. В дальнейшем указанные накладные расходы исключаются из валовой экспортной выручки (выручки-брутто).

ООО «Сибирь Лес» реализовало на экспорт продукцию на сумму 100 000 долларов США.

Себестоимость реализованной продукции составила 1 500 000 руб.

Право собственности на товар переходит в момент его передачи перевозчику.

Сумма таможенной пошлины составила 75 000 руб.

Уплачены таможенные сборы в размере 0,1% в рублях и 0,05% в валюте от контрактной стоимости продукции.

Оплата за экспортируемую продукцию поступила на счет ООО "Сибирь Лес" через пять дней после реализации товаров на экспорт.

ООО «Сибирь-Лес» определяет выручку в целях налогообложения «по отгрузке».

Официальный курс доллара США, установленный ЦБ РФ, составлял:

- в день перехода права собственности - 30 руб. за 1 доллар США;

- в день поступления оплаты - 30,5 руб. за 1 доллар США.

В бухгалтерском учете ООО «Сибирь Лес» сделаны следующие проводки:

Дебет 45 Кредит 43

- 1 500 000 руб. - отгружена иностранному покупателю партия экспортной продукции;

Дебет 90 субсчет "Экспортные пошлины" Кредит 68

- 78 000 руб. (100 000 USD х 0,1% х 30 руб/USD + 75 000 руб.) - начислена таможенная пошлина и таможенный сбор в рублях;

Дебет 90 субсчет "Экспортные пошлины" Кредит 68

- 1500 руб. (100 000 USD х 0,05% х 30 руб/USD) - начислен таможенный сбор в иностранной валюте;

Дебет 62 Кредит 90 субсчет "Выручка"

- 3 000 000 руб. (100 000 USD х 30 руб/USD) - отражена реализация продукции в момент перехода права собственности;

Дебет 90 субсчет "Себестоимость продаж" Кредит 45

- 1 500 000 руб. - списана себестоимость реализованной экспортной продукции;

Дебет 44 Кредит 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

- 300 000 руб. - начислены затраты по перевозке груза сторонней организацией

Дебет 90 субсчет "Себестоимость продаж" Кредит 44

- 300 000 руб. - списаны на реализацию расходы по перевозке груза

Дебет 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" Кредит 99

- 1 120 500 руб. (3 000 000 - 1 500 000 - 300 000 - 78 000 - 1500) - отражена прибыль от реализации продукции;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- 224 100 руб. (1 120 500 руб. х 20%) - начислен налог на прибыль;

Дебет 52 субсчет "Транзитный валютный счет" Кредит 62

- 3 050 000 руб. (100 000 USD х 30,5 руб/USD) - поступила экспортная выручка;

Дебет 62 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 50 000 руб. (100 000 USD х (30,5 руб/USD - 30 руб/USD) - начислена положительная курсовая разница;

Дебет 91 субсчет "Прочие доходы" Кредит 99

- 50 000 руб. - присоединена к прибыли положительная курсовая разница;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- 10 000 руб. - начислен налог на прибыль с суммы положительной курсовой разницы;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль" Кредит 51

- 234 100 руб. (224 100 + 10 000) - уплачен налог на прибыль;

Дебет 60 субсчет «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51

- 300 000 руб. - уплачены расходы по перевозке груза сторонней организацией.

2.3 Учет НДС при осуществлении экспортных операций

В Российской Федерации реализация товаров на экспорт освобождается от уплаты НДС, а налог, уплаченный при производстве экспортных товаров, принимается к вычету. В этой связи за экспортом товаров установлен усиленный контроль со стороны налоговых органов.

При реализации товаров, вывезенных в указанном таможенном режиме, применяется налоговая ставка 0%.

Необходимым условием применения налоговой ставки 0% является фактический вывоз товаров за пределы таможенной территории РФ.

При выполнении операций по реализации товаров, облагаемых по нулевой ставке, производится вычет НДС, уплаченного поставщикам (п.3 ст.172 НК РФ).

Вместе с декларацией в соответствующий налоговый орган необходимо представить документы, обосновывающие применение нулевой ставки НДС и право на налоговые вычеты. Список документов для различных случаев реализации установлен ст.165 НК РФ:

- контракт (копия контракта) налогоплательщика с иностранным лицом на поставку товара за пределы таможенной территории Российской Федерации;

- выписка банка (копия выписки), подтверждающая фактическое поступление выручки от иностранного лица-покупателя указанного товара на счет налогоплательщика в российском банке;

- грузовая таможенная декларация (ее копия) с отметками российского таможенного органа, осуществившего выпуск товаров в режиме экспорта, и российского таможенного органа, в регионе деятельности которого находится пункт пропуска, через который товар был вывезен за пределы таможенной территории Российской Федерации;

- копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов с отметками пограничных таможенных органов, подтверждающих вывоз товаров за пределы территории Российской Федерации.

Документы (их копии) представляются налогоплательщиками для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки 0% в срок не позднее 180 дней, считая с даты оформления региональными таможенными органами грузовой таможенной декларации (далее - ГТД) на вывоз товаров в таможенном режиме экспорта (пп 9 ст.166 НК РФ).

В декабре 2011 года ООО «Сибирь Лес» сформировал пакет документов по применению нулевой ставки НДС, т.е. собраны все вышеперечисленные документы, заверенные подписью руководителя и главного бухгалтера.

20 января 2012 года организация сдает в налоговый орган налоговую декларацию за декабрь 2011 года и пакет документов, подтверждающих применение нулевой ставки.

Декларация по нулевой ставке заполняется на основании книг продаж и книг покупок, поэтому в декабре 2011 года ООО «Сибирь Лес» регистрирует в книге продаж счет-фактуру, выписанный покупателю экспортного товара, а в книге покупок - счета-фактуры от поставщика на соответствующие суммы.

При реализации товаров, вывезенных в таможенном режиме экспорта, моментом определения базы по НДС является последний день месяца, в котором собран полный пакет документов, предусмотренных ст.165 НК РФ. Данный порядок определения налоговой базы действует вне зависимости от принятой налогоплательщиком налоговой политики для исчисления НДС.

При определении базы по НДС выручка налогоплательщика в иностранной валюте пересчитывается в рубли по курсу Центробанка РФ на дату реализации товаров (п.3 ст.153 НК РФ). При этом дата реализации товаров, по мнению Минфина России, должна определяться в соответствии со ст. 167 НК РФ.

Учитывая изложенное, при определении базы по НДС выручка, полученная организацией в иностранной валюте, пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на последний день месяца, в котором собран полный пакет документов, предусмотренных ст.165 НК РФ.

Следует отметить, что, в связи с тем что на основании ст.176 НК РФ сумма НДС возмещается лишь после налоговой проверки, субсчет «НДС по экспорту к возмещению» не влияет на налоговые обязательства декабря.

Возврат НДС налогоплательщику производится не позднее трех месяцев, считая со дня представления им налоговой декларации по нулевой ставке и установленных НК РФ документов.

В течение указанного срока налоговый орган производит проверку обоснованности применения налоговой ставки 0% и налоговых вычетов и принимает решение о возмещении путем зачета или возврата соответствующих сумм либо об отказе (полностью или частично) в возмещении.

Не позднее последнего дня трехмесячного срока с даты подачи налоговой декларации с приложенными к ней документами налоговый орган принимает решение о возврате сумм налога из соответствующего бюджета и в тот же срок направляет это решение на исполнение в соответствующий орган федерального казначейства.

В нашем случае решение будет вынесено 20 апреля 2012 года, если решение будет вынесено положительно, то в бухгалтерском учете будет сделана проводка:

Дебет 68.2 Кредит 19.12 - 54 199,68 руб. - возмещен экспортный НДС.

Если у организации нет недоимки по налогам, НДС возвращается на расчетный счет экспортера органом федерального казначейства:

Дебет 51 Кредит 68.2 - 54 199,68 руб.- осуществлен возврат НДС.

Отсутствие какого-либо из документов, предусмотренных ст.165 НК РФ, или неправильное оформление документов не позволяет налогоплательщику подтвердить свое право на применение ставки 0% и налоговые вычеты.

Не подтвердив документально свое право на применение ставки 0% по экспортным традиционным операциям в течение 180 дней и в течение 90 дней по экспортным операциям, налогоплательщик должен уплатить НДС по указанным операциям по соответствующим налоговым ставкам 10% или 18%.

Если полный пакет документов, предусмотренных ст.165 НК РФ, не собран на 181-й день считая с даты помещения товаров под таможенный режим экспорта, момент определения налоговой базы по указанным товарам определяется в соответствии с пп.1 п.1 ст.167 НК РФ, то есть как день отгрузки товаров.

Таким образом, если полный пакет документов не собран на 181-й день, считая с даты помещения товаров под таможенные режимы экспорта, операции по реализации указанных товаров подлежат включению в декларацию по ставке 0% за налоговый период, на который приходится день отгрузки товаров. При этом налогоплательщик уплачивает пени за каждый календарный день просрочки исполнения обязанности по уплате налога, начиная со следующего за установленным законодательством дня уплаты налога.

Уплата налога по операциям, признаваемым объектом налогообложения на территории РФ (включая реализацию товаров на экспорт), производится по итогам каждого налогового периода исходя из фактической реализации товаров за истекший налоговый период, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. Следовательно, в случае отсутствия на 181-й день документов, подтверждающих фактический экспорт товаров, пени будут начисляться за каждый календарный день просрочки исполнения обязанности по уплате НДС, начиная с 21-го числа месяца, следующего за тем месяцем, на который приходится день помещения товаров под таможенный режим экспорта.

Рассмотрим пример. Организация реализовала товар в Китай по контракту № 152 от 1 июля 2011 года. ГТД № 10414030/160805/0001242 оформлена 16 августа 2011 года (дата отметки «Выпуск разрешен»). Стоимость отгруженного товара определена в 10 000 долл. Оплата производится в долл. Право собственности на товар перешло к покупателю в момент отгрузки - 1 августа 2011 года. Курс долл. на момент перехода права собственности составляет 30 руб./долл. Покупатель оплатил товар в сентябре, курс валюты составил 30,3 руб./долл.

Документы, определенные ст. 165 НК РФ, на 181-й день с даты проставления на ГТД штампа «Выпуск разрешен» организацией не собраны.

При экспорте дата реализации товаров определяется в соответствии с положениями ст.167 НК РФ. Поэтому для определения базы по НДС иностранная валюта пересчитывается по курсу на день отгрузки (помещения под режим экспорта) товаров.

В бухгалтерском учете к моменту начисления НДС была отражена реализация товаров:

Дебет 62 Кредит 90 - 300 000 руб. - отражена реализация экспортного товара.

ГТД оформлена в августе 2011, поэтому налогоплательщик вносит исправления в декларацию за август, заполнив раздел 2 Декларации по нулевой ставке.

Внесение исправлений (а также расчет налога) будет осуществляться в декларации за тот налоговый период, на который приходится либо день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), либо день их оплаты.

В контракте с иностранным покупателем сумма НДС не предусмотрена, поэтому налогоплательщик начисляет налог в бюджет сверх стоимости товара.

Таким образом, экспортер делает следующие проводки:

Дебет 68 «НДС по экспорту к возмещению» Кредит 68 «Расчеты с бюджетом» - 63 000 руб.- начислен в бюджет НДС (300 000 руб. х 18%).

В соответствии с п. 9 ст.165 НК РФ налогоплательщик может впоследствии представить в налоговые органы документы (их копии), обосновывающие применение налоговой ставки в размере 0%. При этом уплаченные суммы налога подлежат возврату налогоплательщику в порядке и на условиях, которые предусмотрены ст.176 НК РФ.

Если пакет документов не будет собран в течение трех лет со дня окончания соответствующего налогового периода (п.2 ст.173 НК РФ) либо организация примет решение не собирать соответствующие документы, НДС следует отнести на расходы:

Дебет 91 Кредит 68 «НДС по экспорту к возмещению» - 63 000 руб. - при неподтверждении налогоплательщиком обоснованности применения налоговой ставки в размере 0% сумма НДС отнесена в состав прочих доходов и расходов. Для целей исчисления налога на прибыль эта сумма в качестве расхода не учитывается.

По тем или иным причинам налоговый орган может отказать налогоплательщику в праве применения нулевой ставки, не признав реализацию поставкой на экспорт.

Тогда у налогоплательщика есть три пути:

- признать, что поставка не является экспортной, отказавшись от дальнейшего сбора доказательств;

- готовить новый пакет документов для подтверждения экспорта;

- обращение в арбитражный суд.

ООО «Сибирь Лес» предоставил в налоговый орган 20 января 2012 года для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки 0% и налоговых вычетов налоговую декларацию по нулевой ставке за декабрь 2011 года и пакет документов согласно ст. 165 НК РФ в полном объеме.

3. Организация внутреннего контроля экспортных операций в ООО «Сибирь Лес»

3.1 Цели и задачи внутреннего контроля экспортных операций

Система внутреннего контроля состоит непосредственно из органов контроля, т. е. органов, учрежденных в организации в целях осуществления внутренних проверок, ревизий. Это могут быть службы внутреннего аудита, контрольно-ревизионный отдел, инвентаризационное бюро или даже сторонняя организация, призванная осуществлять постоянный внутренний контроль на фирме на договорных началах.

Объекты внутреннего контроля - это предметы контроля, т. е. активы и обязательства, источники средств, капиталы, резервы, виды проводимых операций (по заготовке, снабжению, сбыту, инвестициям, производству и т. д.), центры ответственности по затратам, прибыли, финансовым вложениям, доходам и т. д. Серебрякова Т.Ю. Риски организации и внутренний экономический контроль. - М.: Монография, 2010. С.70.

Контроль должен осуществляться набором средств, в первую очередь это технические средства в виде помещений, наборов измерительных, контрольных инструментов, систем обработки полученной информации (ЭВМ); финансовые средства - это зарплата, к ней система штрафов и надбавок, финансовые ресурсы; процедуры и методы (приемы) контроля - это те мероприятия, с помощью которых обеспечивается надежный и эффективный контроль (тесты, прослеживание, инвентаризация, опрос, наблюдение, анализ, сверка и т. д.). Одна из важных составляющих системы внутреннего контроля - база показателей, это могут быть нормативные, статистические, справочные данные, плановые показатели, отраслевые показатели прошлых периодов. Также должны быть положения о службе внутреннего контроля с описанием порядка взаимодействия между подразделениями и отделами субъекта, по обмену информацией. Еще одна составляющая системы - документация. Разрабатывается самостоятельно экономическим субъектом. Система внутреннего контроля экономического субъекта должна включать в себя:

контрольная среда;

процесс оценки рисков аудируемым лицом;

информационная система, в том числе связанная с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности;

контрольные действия;

мониторинг средств контроля.

Система внутреннего контроля может с определенной степенью вероятности подтвердить, что цели, ради которых она была создана, достигнуты. Причиной этого являются следующие неизбежные ограничения системы внутреннего контроля:

естественное требование руководством экономического субъекта того, чтобы затраты на осуществление контрольных мероприятий были меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий;

тот факт, что большинство средств контроля имеет своей целью выявление нежелательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;

свойство человека делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктивных материалов;

умышленное нарушение системы контроля в результате сговора сотрудников экономического субъекта, как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;

нарушение системы контроля вследствие злоупотреблений со стороны представителей руководства, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;

распространенная практика существенного изменения условий ведения хозяйственной деятельности, в результате чего принятые контрольные процедуры могут перестать выполнять свои функции.

Средства контроля экономического субъекта должны использоваться с учетом следующего:

хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;

все операции фиксируются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени;

доступ к активам возможен только с разрешения соответствующего руководства;

соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов определяется руководством с установленной периодичностью Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: учебное пособие. - М.: Инфра, 2010. С.60-65..

Цель внутреннего контроля - обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля - порядок проведения инвентаризаций, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и неденежные измерители.

Успешно применяются натуральные показатели: штуки, метры, тонны, литры - в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы. При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия: снабжения, производства, реализации.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности.

Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки, периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля - целесообразность и экономичность Зимакова Л.А. Совершенствование организации контроля за остатками производственных ресурсов на предприятиях. -М.: Новое знание ,2009. С. 98..

Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер. Внутренний контроль призван организовывать его структуру, а также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внешнего контроля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом, основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленными правилами Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: учебное пособие. - М.: Инфра, 2010. С. 30. .

Внутренний контроль решает следующие задачи:

контроль над состоянием активов и недопущение убытков;

подтверждение выполнения внутрисистемных контрольных процедур;

анализ эффективности функционирования системы внутреннего контроля и обработки информации;

оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой Зимакова Л.А. Совершенствование организации контроля за остатками производственных ресурсов на предприятиях. -М.: Новое знание ,2009..

Таким образом, в рамках внутреннего аудита осуществляется не только детальный контроль над политикой и качеством менеджмента.

Внутренний аудитор выполняет следующие функции:

проверка систем контроля в целях выработки политики компании в рамках законодательства;

оценка экономичности и эффективности операций компании;

проверка уровня достижений программных целей;

подтверждение точности информации, используемой руководством при принятии решений.

Ответственность за выполнение своих обязанностей внутренний аудитор несет только перед руководством предприятия.

3.2 Процедуры внутреннего контроля экспортных операций в ООО «Сибирь Лес»

Процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

* перечень продавцов или потребителей;

* условия отгрузки продукции;

* процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.

При отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры контроля, естественно, выполняются вручную. При наличии КОД некоторые процедуры контроля осуществляются с использованием компьютерных программ. Такие процедуры контроля получили название “программируемые”. Одной из программируемых процедур контроля является сравнение при помощи компьютера счетов-фактур на приобретение товарно-материальных ценностей с файлами записей по полученным товарам. Процедуры контроля должны охватывать всю систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению, занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии компьютера необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйственных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля, как и большинство профилактических мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами.

Процедуры контроля, осуществляемые на основе системы подтверждения полномочий, имеют много разновидностей, две из которых -- специальная система паролей, дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной подписью, позволяющие людям входить в помещения с банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях. На ООО «Сибирь Лес» как - раз такая форма контроля особо развита.

Установление границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не выходить за пределы суммы, в рамках которой он может принимать решение, или должностных обязанностей. Когда людям не предоставлены полномочия на ведение какой-либо деятельности, их возможности совершить мошенничество значительно сокращаются.

Например, если человек не имеет права скреплять своей подписью ту или иную сделку, он просто не может вписать в счет некую сумму для себя и заставить свое предприятие оплатить эти расходы. Эффективность внутреннего контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с активами.

Разделение обязанностей также снижает риск намеренного воровства или сговора. Например, разделение обязанностей по физической защите средств и ведению документации является эффективным механизмом борьбы с потенциальным мошенничеством. Аналогичным образом лицо, подписывающее платежные поручения, не должно иметь доступа к документам по выплате денег, т.е. таким образом, предупреждается несанкционированное перечисление денег. Эффективность контроля возрастает в случае, если ни лицо, подписывающее чеки, ни бухгалтер не ведут периодического сравнения наличности в кассе и в банке с наличностью, указанной в документах.

Тот факт, что зарегистрированные данные по хозяйственным операциям действительно отражают реальные экономические действия, может быть проверен несколькими способами. В совершенных системах процедуры контроля за выдачей разрешений интегрированы в систему таким образом, что проверка хозяйственных операций на наличие ожидаемых последствий производится автоматически. Такие последствия должны анализироваться лицами, визирующими эти операции.

Обычные процедуры выдачи разрешений предусматривают утверждение сделки официальным лицом, имеющим полномочия, составление отчетов по отклонениям, компьютерное сравнение утвержденной нормативно-справочной информации и данных по хозяйственным операциям, а также процедуры, ограничивающие доступ к программам и файлам данных лиц, не имеющих разрешения. Официальное лицо, имеющее полномочия, может выдать разрешение путем введения пароля и личного кода с терминала. За исключением случаев визирования документов вручную Эффективность вышеперечисленных методов будет зависеть от работы программируемых процедур контроля, а также от средств защиты файлов.

Некоторые процедуры контроля за выдачей разрешений удостоверяют в том, что зарегистрированы данные только по операциям, действительно имевшим место, и что данные по каждой операции регистрировались только один раз.

На предприятии ООО «Сибирь Лес» осуществляется окончательное погашение документов, свидетельствующих о совершении сделки по закупке товарно-материальных ценностей, что исключает возможность их повторного использования.

Другим видом контроля является использование документов или записей на машиночитаемых носителях. Документы редко служат для предупреждения мошенничества, зато они незаменимы для расследования уже совершившегося злодеяния.

Процедура контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе, разработана для удостоверения в том, что все первичные данные по хозяйственным операциям введены и приняты на обработку. Начальная регистрация данных по этим операциям часто предусматривает выполнение ручных действий перед введением данных по хозяйственным операциям в компьютер, хотя во многих системах ручной этап не используется. В ручной системе процедуры контроля разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем имевшим место хозяйственным операциям внесены в контрольный документ (отчет о получении товара или документов на отгрузку) и зарегистрированы. При отсутствии соответствующих процедур контроля полноты данных существует вероятность утери документов или их неправильной сортировки, что в свою очередь может привести к неправильной регистрации данных по хозяйственным операциям. Независимо от средств обработки следует предусматривать процедуры контроля, обеспечивающие корректировку и повторный учет выбракованных позиций.

В ООО «Сибирь Лес» проводится проверка обработки всех данных путем применения так называемых “контрольных сумм”.

Такая проверка может быть проведена в компьютерной системе путем группировки документов-источников и выяснения количества документов в каждой группе.

Проводится сравнение данных из разных источников. Примером этого вида контроля может быть согласование входных данных по хозяйственным операциям в пределах группы неупорядоченных документов (например, согласование между накладными на получение товаров и данными, занесенными в файл заказов на покупку) с периодическим контролем либо вручную, либо с помощью компьютера, чтобы убедиться, что документ не был потерян в процессе обработки данных.

Определяется, была ли внесена в документы информация по всем хозяйственным операциям. Так, при учете вручную все рабочие часы, подлежащие оплате, должны быть указаны в табельном журнале; при этом их число должно соответствовать времени, за которое производится оплата конкретному работнику.

Процедуры контроля необходимы для удостоверения в том, что данные по каждой хозяйственной операции внесены в полном объеме, на нужный счет и в нужное время. Точность в сумме и счете в большинстве случаев достигается внедрением процедур контроля за результатами расчетов и классификацией счетов. В системах, где расчеты ведут вручную и риск ошибки при обработке данных по хозяйственным операциям невелик, периодически следует проводить двойную проверку с привлечением лица, которое повторило бы расчеты и классифицировало счета.

Физические способы контроля подразумевают охрану имущества, ограничение доступа к нему и проведение периодической инвентаризации. Физическая охрана средств ООО «Сибирь Лес» применяется для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи “с секретом”, затрудняют доступ к содержимому хранилищ и тем самым снижают вероятность совершения мошеннических действий. Физические способы контроля применяются для хранения оборудования, которое содержится в запертых ящиках или на складах, для хранения мелких приспособлений, инструментов, запираемых в столах, а также наличных денег.

В ООО «Сибирь Лес» применяются простейшие формы физического контроля, которые предполагают установку прочных, запирающихся дверей, пользование сигнализацией, привлечение охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к активам лиц, не имеющих на то разрешения. Процедуры контроля должны также обеспечивать защиту активов и учетных записей от физического повреждения, например случайного уничтожения, порчи или просто неправильного хранения.

Физические процедуры контроля ограничивают также доступ злоумышленников к активам предприятия. Эффективность контроля зависит от правильного распределения обязанностей. Для предупреждения воровства и других противозаконных действий необходимо ограничить доступ ко всему, что может быть использовано для осуществления сделки, т.е. продажи имущества предприятия.

В компьютеризированной системе учета ООО «Сибирь Лес» проводятся процедуры контроля, ограничивающие доступ к файлам лиц, не имеющих специального разрешения, благодаря чему уменьшается вероятность совершения несанкционированных хозяйственных операций. Процедуры контроля, направленные на обеспечение защиты компьютерных программ и данных, хранящихся в памяти машины, имеют особую важность для компьютерных систем, в которых имеется потенциальная возможность широкого доступа к программам и данным с терминалов. Такой контроль обычно устанавливается благодаря проведению общих процедур, имеющих отношение к сохранности программ и файлов.

Еще одним способом физического контроля за сохранностью имущества в ООО «Сибирь Лес» является инвентаризация. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49 (С изменениями и дополнениями от: 8 ноября 2010 г.), физическому контролю (инвентаризации) подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.

Основными целями инвентаризации являются:

* выявление фактического наличия имущества;

* сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

* проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

* при передаче имущества организации в аренду, его выкупе и продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

* перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов -- один раз в пять лет);

* при обмене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

* при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

* в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

* при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В состав инвентаризационной комиссии включаются генеральный директор ООО «Сибирь-Лес» и работники бухгалтерской службы ООО «Сибирь Лес».

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием “до инвентаризации на дату, что должно служить основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие -- списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств указываются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации, которые создаются не менее чем в двух экземплярах. (В дальнейшем “инвентаризационные описи” и “акты инвентаризации” будут именоваться “описи”.)

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о финансовых обязательствах и фактических остатках основных и денежных средств, запасов, товаров, другого имущества, обеспечивает правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета его количества, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки -- сформировать бригаду для перевешивания и перемещения грузов, снабдить инвентаризационную комиссию технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов готовит раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общее их количество в натуральных показателях, записанных на данной странице.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проведении проверки цен, таксировки (умножение количества на цену за единицу) и подведении итогов за подписями лиц, производивших эту проверку,

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проведение комиссией проверки имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи о получении, а сдавший -- о сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (обеденный перерыв, ночное время, другие причины) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Обнаружив после инвентаризации ошибки в описях, материально ответственные лица должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности осуществления инвентаризации, в которых принимают участие члены инвентаризационных комиссий и материально ответственные лица обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (унифицированная форма ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (унифицированная форма ИНВ-25).

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, по числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица предоставляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения. В том случае, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации, который и принимает окончательное решение о зачете.

3.3 Рекомендации по повышению эффективности системы внутреннего контроля экспортных операций в ООО «Сибирь Лес»

Формально установленные процедуры внутреннего контроля ООО «Сибирь Лес» должны включать следующие основные элементы:

1) на основе детально разработанных должностных инструкций формальное определение и документальное закрепление порядка деятельности (действий и взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;

2) определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и о реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;

3) определение точек контроля для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление критических точек контроля, где риск возникновения ошибок, искажений и других нежелательных явлений особенно велик;

4) выбор типов и методов проведения контроля. Понятие среды внутреннего контроля (СВК) определяют: управленческая философия и стиль работы руководителей организации (отношение управляющих к коммерческим, финансовым и внутрифирменным рискам; адекватное понимание ими роли внутреннего контроля в управлении организацией; конкретные действия в плане организации СВК и ее совершенствования; склонность к авторитарному стилю в управлении и т.д.); организационный статус отдела внутреннего аудита, т. е. положение в организационной структуре этого важного координационного центра ответственности; принятый организацией курс действий (ее ориентиры), цели и стратегии; виды и масштаб деятельности организации; соответствие оргструктуры размерам и степени сложности организации; регламентация взаимоотношений между звеньями организации, сотрудниками, наличие кодекса поведения; определение и документальное закрепление процедур контроля; определение и документальное закрепление полномочий и ответственности сотрудников; методы доведения установленных правил до сотрудников; изучение руководителями выявленных в результате контроля отклонений, своевременность принятия ими решений по данным отклонениям; налаженность системы коммуникаций и системы информационного обеспечения управления; налаженность систем бюджетирования, бизнес - планирования, подготовки финансовой отчетности для внешних и внутренних пользователей; адекватность системы документации и документооборота организации ее размерам и структуре; рациональность кадровой политики, т. е. механизмов управления персоналом; конфликтность в коллективах; мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка, интеллектуальный уровень, наклонности, личностные качества, этические принципы, а также физические, психические, половые и возрастные характеристики работников организации; внешние влияния -- уровень развития экономики, экономическая и политическая устойчивость рынка, развитие законодательной базы рыночного типа, налоговая политика государства; соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами контроля; неопределенность и риск деятельности, а также иные условия, специфичные для каждой конкретной организации.

Одним из важнейших элементов СВК в международной науке и практике принято также считать систему бухгалтерского (финансового и управленческого) учета. Об эффективности учетной системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации:

1) наличие -- отражены действительно существующие операции;

2) полнота -- отражены все реальные операции;

3) арифметическая точность -- все операции правильно подсчитаны;

4)разноска по счетам -- все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;

5) формальная разрешенность -- на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;

6) временная определенность -- все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;

7) представление и раскрытие данных в отчетности -- все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.

Важной задачей системы учета ООО «Сибирь-Лес» должно являться обеспечение контроля за наличием и движением имущества (ресурсов) и его рациональным использованием в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Эффективная система учета, которой должен способствовать внутренний контроль, также должна не допускать возникновения ошибок и возможности злоупотреблений (искажений) работников организации.

Под основными целями СВК ООО «Сибирь Лес» следует понимать:

1) сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциалов организации;

2) своевременную адаптацию организации к изменениям во внутренней и внешней среде;

3) обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции. Достижение целей СВК обеспечивается реализацией задач, которые, по мнению автора, заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

1) соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е. целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

2) устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;

3) сохранность ресурсов и потенциалов организации;

4) должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

5) показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации -- наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

6) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

7) соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур -- положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

8) соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления. Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной СВК. Результативность СВК характеризует экономия потерь, т. е. ущерба, обусловленная ее функционированием (иными словами -- разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при функционирующей СВК). Очевидно, что СВК организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования СВК определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на создание и содержание СВК, не должны превышать ожидаемых убытков от отсутствия соответствующей СВК.